Criar um perfil eletrônico

A criação de arquivos eletrônicos utilizando software de gerenciamento de documentos e arquivos de trabalho ajuda Ha Tinh a aprimorar a gestão administrativa e a promover o processo de construção de um governo eletrônico.

Historicamente, documentos em papel autenticados por assinaturas e selos de autoridades competentes têm sido considerados legalmente válidos e utilizados para o funcionamento, direção e transações de órgãos administrativos estatais. O Departamento de Assuntos Internos também recomendou ao Comitê Popular Provincial a emissão de diversas diretrizes e orientações sobre a gestão e a criação de arquivos em papel.

No entanto, a implementação de procedimentos tradicionais de preservação e arquivamento de documentos em algumas agências e unidades ainda não está em conformidade com as normas vigentes, como: documentos não totalmente arquivados, documentos que permanecem sem processamento e documentos que não foram coletados, organizados ou avaliados quanto ao seu valor... Diante dessa realidade, em 2021, a província de Ha Tinh implementou um projeto piloto para a criação de arquivos eletrônicos utilizando software de gerenciamento de documentos e arquivos de trabalho.

A criação de registros eletrônicos facilitará o trabalho de funcionários e servidores públicos no tratamento de procedimentos administrativos.

Segundo Mai Truong Sinh, Diretor Adjunto do Departamento de Assuntos Internos e autor da iniciativa: “A criação e o armazenamento de arquivos eletrônicos representam um novo tipo de sistema com muitas diferenças em comparação com a criação tradicional de arquivos em papel. Os documentos são criados em dispositivos eletrônicos ou digitalizados a partir de documentos em outras mídias de armazenamento. Os documentos digitais podem ser criados automaticamente em arquivos em um ambiente de rede graças à função de criação de arquivos integrada ao sistema de gerenciamento de documentos.”

Segundo avaliações, Ha Tinh é uma das localidades líderes na implementação da criação de registros eletrônicos e na digitalização de documentos eletrônicos; organizando a utilização de documentos para implementar de forma eficaz serviços públicos online, tanto parcial quanto totalmente.

Os registros são criados online por meio de um processo simplificado, economizando espaço no armazenamento de papel.

Em 2021, a província de Ha Tinh implementou o sistema em caráter piloto em 6 unidades de nível provincial (o Gabinete do Comitê Popular Provincial, o Departamento de Assuntos Internos, o Departamento de Finanças, o Departamento de Informação e Comunicações, o Departamento de Ciência e Tecnologia e o Departamento de Justiça) e 3 unidades de nível distrital (o Comitê Popular da Cidade de Ha Tinh, o Distrito de Cam Xuyen e o Distrito de Thach Ha), resultando na criação de 3.231 arquivos eletrônicos.

Em 2022, a criação de arquivos eletrônicos no software de gestão de processos administrativos havia sido implementada em todos os departamentos e agências provinciais, bem como nos Comitês Populares de distritos, cidades e municípios. O número total de arquivos criados nessas unidades e localidades ultrapassou 51.600, dos quais mais de 13.000 foram concluídos. Em 2023, Ha Tinh continuou a implementar fortemente a criação de arquivos eletrônicos no software de gestão de processos administrativos, visando garantir que 90% dos arquivos administrativos em nível provincial, 80% em nível distrital e 30% em nível municipal (excluindo arquivos classificados como segredos de Estado ou que contenham documentos complexos) fossem criados.

Na prática, a criação de registros eletrônicos comprovou oferecer inúmeros benefícios à gestão estatal, promovendo a reforma administrativa e melhorando a eficiência da gestão e arquivamento de documentos.

A criação de registros eletrônicos ajudará a acelerar o processo de busca e processamento de documentos.

A Sra. Ho Thi Niem, especialista do Departamento de Reforma Administrativa e Arquivamento de Documentos (Ministério do Interior), compartilhou: “Desde a implementação da criação de arquivos eletrônicos no software de gestão de trabalho, o primeiro benefício foi uma redução significativa na quantidade de arquivos em papel armazenados anteriormente. Além disso, com a criação de arquivos online, o processo de busca e processamento de informações e documentos torna-se mais rápido e conveniente. A edição de documentos também se torna mais simples e ágil, pois não há mais a perda de tempo com a impressão repetida de documentos em papel para obter feedback de diversos departamentos. Ademais, os arquivos eletrônicos também reduzem o risco de perda de documentos, que é mais provável de ocorrer com arquivos em papel.”

Outro benefício da criação de registros eletrônicos no software de gestão de registros de trabalho é que, quando documentos eletrônicos são compartilhados, todos os servidores e funcionários públicos podem participar do processamento e da resolução de documentos dentro do mesmo sistema. Isso garante um processamento de documentos ágil e consistente. Por outro lado, auxilia os líderes de agências e unidades a gerenciar o processo de orientação e execução das tarefas de cada servidor e funcionário público quando designados para liderar uma tarefa.

O Departamento está implementando a criação de arquivos eletrônicos no software de gerenciamento de documentos e arquivos de trabalho para todas as 216 comunas, distritos e cidades da província por meio de treinamento prático. A unidade também publicou um documento que orienta o processo de criação de arquivos eletrônicos no software de gerenciamento de documentos e arquivos de trabalho, com os seguintes pontos principais: o processo de elaboração e assinatura de documentos eletrônicos; o processo de inserção do catálogo de arquivos da agência no software de gerenciamento de documentos e arquivos de trabalho; e o processo de criação de arquivos eletrônicos no software de gerenciamento de documentos e arquivos de trabalho. Pode-se dizer que a criação de arquivos eletrônicos é bastante complexa, mas, no processo de construção do governo eletrônico e do governo digital, trata-se de um requisito essencial.

Senhor Mai Truong Sinh

Vice-diretor do Departamento de Assuntos Internos

Phuc Quang - Mai Hoang

Fonte: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm