Criar registros eletrônicos

A criação de registros eletrônicos em softwares de gestão de documentos e registros de trabalho ajuda Ha Tinh a aprimorar as atividades de gestão administrativa e a promover o processo de construção do governo eletrônico.

Até o momento, documentos em papel e papéis autenticados pela assinatura e selo da autoridade competente garantiram sua legalidade e foram utilizados para a gestão, direção e transações de órgãos administrativos do Estado. O Departamento de Assuntos Internos também orientou o Comitê Popular Provincial a emitir diversos documentos que orientam e direcionam a gestão e a criação de registros em papel.

No entanto, a implementação de procedimentos tradicionais de preservação e arquivamento em algumas agências e unidades ainda não foi garantida de acordo com as normas vigentes, como por exemplo: documentos não foram totalmente registrados, ainda estão acumulados, não foram coletados, editados e avaliados... Diante dessa realidade, em 2021, Ha Tinh lançou a iniciativa piloto de criação de registros eletrônicos em um software de gestão de documentos e registros de trabalho.

A criação de registros eletrônicos facilitará o trabalho de funcionários e servidores públicos no gerenciamento de procedimentos administrativos.

O vice-diretor do Departamento de Assuntos Internos, Mai Truong Sinh, autor da iniciativa, afirmou: "A criação e o armazenamento de registros eletrônicos representam uma nova modalidade, com muitas diferenças em relação aos registros tradicionais em papel. Os documentos são criados em mídias eletrônicas ou digitalizados a partir de documentos em outros suportes de informação. Os documentos digitais podem ser automaticamente criados como registros em um ambiente de rede, graças à função de criação de registros integrada ao sistema de gerenciamento de documentos".

Segundo a avaliação, Ha Tinh é uma das localidades líderes na implementação de registros eletrônicos e na digitalização de documentos eletrônicos, organizando a utilização de documentos para implantar, de forma eficaz, serviços públicos online, parcial ou totalmente.

Os registros são criados online por meio de um processo simplificado, economizando espaço de armazenamento em papel.

Em 2021, Ha Tinh implementou o programa em caráter piloto em 6 unidades a nível provincial (Gabinete do Comitê Popular Provincial, Departamento de Assuntos Internos, Departamento de Finanças, Departamento de Informação e Comunicações, Departamento de Ciência e Tecnologia, Departamento de Justiça) e 3 unidades a nível distrital (Comitê Popular da Cidade de Ha Tinh, Distrito de Cam Xuyen, Distrito de Thach Ha), resultando na criação de 3.231 registros eletrônicos.

Até 2022, a criação de registros eletrônicos no software de registro de trabalho será implementada em todos os departamentos provinciais, filiais e Comitês Populares de distritos, cidades e vilas. O número total de registros criados em unidades e localidades ultrapassa 51.600, dos quais mais de 13.000 serão registros completos. Em 2023, Ha Tinh continuará a implementar fortemente a criação de registros eletrônicos no software de registro de trabalho, visando garantir que 90% dos registros de trabalho em nível provincial, 80% em nível distrital e 30% em nível municipal (exceto registros de trabalho que envolvam segredos de Estado, registros com componentes documentais complexos, etc.) sejam criados.

Na prática, a criação de registros eletrônicos trouxe muitos benefícios para a gestão do Estado, promoveu a reforma administrativa e melhorou a eficiência do trabalho com documentos e arquivos.

Com os registros eletrônicos criados, o processo de busca e processamento de documentos ocorrerá rapidamente.

A Sra. Ho Thi Niem, especialista do Departamento de Reforma Administrativa e Arquivos de Documentos (Ministério do Interior), compartilhou: “Desde a implementação da criação de registros eletrônicos no software de gestão de trabalho, o primeiro benefício foi a significativa redução do armazenamento de documentos em papel. Além disso, como os registros são criados em ambiente de rede, o processo de busca e processamento de informações textuais torna-se rápido e conveniente. A edição de documentos também se torna simples e ágil, pois não é mais necessário imprimir e reimprimir documentos em papel diversas vezes para solicitar pareceres de departamentos e escritórios, como acontecia antes. Ademais, os registros eletrônicos também limitam a perda de documentos, o que era comum com documentos em papel”.

Outro benefício da criação de registros eletrônicos no software de controle de tarefas é que, ao circular documentos eletrônicos, todos os servidores públicos podem participar do processo de processamento e resolução de documentos no mesmo sistema. Isso garante fluidez e consistência no processo de processamento de documentos. Por outro lado, auxilia os chefes de órgãos e unidades a gerenciar o processo de consulta e acompanhamento do trabalho de cada servidor público quando designado para presidir a resolução.

O Departamento está implementando a criação de registros eletrônicos no software de gestão de documentos e registros de trabalho para todas as 216 comunas, distritos e cidades da província, por meio de instruções passo a passo. A unidade também emitiu um documento orientando o processo de criação de registros eletrônicos no software de gestão de registros de trabalho, com os seguintes tópicos principais: o processo de elaboração e assinatura de documentos eletrônicos; o processo de inserção da lista de registros da agência no software de gestão de documentos e registros de trabalho; e o processo de criação de registros eletrônicos no software de gestão de documentos e registros de trabalho. Pode-se dizer que a criação de registros eletrônicos é bastante complexa, mas, no processo de construção do governo eletrônico e do governo digital, essa é uma exigência inevitável.

Senhor Mai Truong Sinh

Vice-diretor do Departamento de Assuntos Internos

Phuc Quang - Mai Hoang

Fonte: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm