Criar registros eletrônicos

A criação de registros eletrônicos em softwares de gerenciamento de documentos e registros de trabalho ajuda o Ha Tinh a melhorar as atividades de gestão administrativa e a promover o processo de construção do governo eletrônico.

Até o momento, documentos em papel e documentos autenticados pela assinatura e selo da autoridade competente têm garantido sua legalidade e têm sido utilizados para a gestão, direção e transações de órgãos administrativos estaduais. O Departamento de Assuntos Internos também aconselhou o Comitê Popular Provincial a emitir diversos documentos que orientam e orientam a gestão e a criação de registros em papel.

No entanto, a implementação de procedimentos tradicionais de preservação e arquivamento em algumas agências e unidades ainda não foi garantida de acordo com as regulamentações atuais, como: os documentos não foram totalmente registrados, ainda estão em atraso, não foram coletados, editados e valorizados... A partir dessa realidade, em 2021, Ha Tinh pilotou a iniciativa de criação de registros eletrônicos em software de gerenciamento de documentos e registros de trabalho.

Criação de registros eletrônicos - a base para a construção do governo digital

A criação de registros eletrônicos facilitará o manuseio de procedimentos administrativos por autoridades e servidores públicos.

O Diretor Adjunto do Departamento de Assuntos Internos, Mai Truong Sinh, autor da iniciativa, disse: "A criação de registros eletrônicos e o armazenamento de documentos eletrônicos são uma nova modalidade, com muitas diferenças em comparação aos registros em papel tradicionais. Os documentos são criados em mídia eletrônica ou digitalizados a partir de documentos em outros suportes de informação. Documentos digitais podem ser automaticamente transformados em registros em um ambiente de rede graças à função de criação de registros integrada ao sistema de gerenciamento de documentos".

De acordo com a avaliação, Ha Tinh é uma das principais localidades na implementação de registros eletrônicos e digitalização de documentos eletrônicos; organizando a exploração de documentos para implantar efetivamente serviços públicos on-line, parcial ou totalmente.

Criação de registros eletrônicos - a base para a construção do governo digital

Os registros são criados on-line com um processo contínuo, economizando armazenamento em papel.

Em 2021, Ha Tinh pilotou o programa em 6 unidades no nível provincial (Gabinete do Comitê Popular Provincial, Departamento de Assuntos Internos, Departamento de Finanças, Departamento de Informação e Comunicações, Departamento de Ciência e Tecnologia, Departamento de Justiça) e 3 unidades no nível distrital (Comitê Popular da Cidade de Ha Tinh, Distrito de Cam Xuyen, Distrito de Thach Ha), resultando na criação de 3.231 registros eletrônicos.

Até 2022, a criação de registros eletrônicos no software de registro de trabalho será implementada em todos os departamentos provinciais, filiais e Comitês Populares de distritos, cidades e vilas. O número total de registros criados em unidades e localidades é superior a 51.600, dos quais o número de registros completos ultrapassará 13.000. Em 2023, Ha Tinh continuará a implementar intensamente a criação de registros eletrônicos no software de registro de trabalho, com o objetivo de garantir que 90% dos registros de trabalho em nível provincial, 80% dos registros de trabalho em nível distrital e 30% dos registros de trabalho em nível municipal (exceto registros de trabalho no âmbito de segredos de Estado, registros com componentes documentais complexos, etc.) sejam criados.

Na prática, a criação de registros eletrônicos trouxe muitos benefícios à gestão do Estado, promoveu a reforma administrativa e melhorou a eficiência do trabalho documental e arquivístico.

Criação de registros eletrônicos - a base para a construção do governo digital

Com os registros eletrônicos criados, o processo de busca e processamento de documentos ocorrerá rapidamente.

A Sra. Ho Thi Niem, especialista do Departamento de Reforma Administrativa e Arquivos de Documentos (Departamento de Assuntos Internos), comentou: “Desde a implementação da criação de registros eletrônicos no software de gestão de trabalho, o primeiro benefício é a redução significativa do armazenamento de registros em papel, como antes. Além disso, quando os registros são criados em rede, o processo de busca e processamento de informações textuais é rápido e conveniente. A edição de documentos também se torna simples e rápida, pois não é mais necessário imprimir e reimprimir documentos em papel diversas vezes para solicitar pareceres de departamentos e escritórios, como antes. Além disso, os registros eletrônicos também limitam a perda de documentos, o que pode facilmente acontecer com registros em papel”.

Outro benefício da criação de registros eletrônicos no software de registro de trabalho é que, ao circular documentos eletrônicos, todos os servidores públicos e funcionários públicos podem participar do processo de processamento e resolução de documentos no mesmo sistema. Isso garante fluidez e consistência no processamento de documentos. Por outro lado, auxilia os líderes de órgãos e unidades a gerenciar o processo de consulta e tratamento do trabalho de cada servidor público e funcionário público quando designado para presidir a resolução.

Criação de registros eletrônicos - a base para a construção do governo digital

O Departamento está implementando a criação de registros eletrônicos no software de gerenciamento de documentos e registros de trabalho para todas as 216 comunas, distritos e cidades da província, na forma de instruções de apoio. A unidade também emitiu um documento que orienta o processo de criação de registros eletrônicos no software de registro de trabalho, com os seguintes conteúdos principais: o processo de elaboração e assinatura de documentos eletrônicos; o processo de inserção da lista de registros da agência no software de gerenciamento de documentos e registros de trabalho; o processo de criação de registros eletrônicos no software de gerenciamento de documentos e registros de trabalho. Pode-se dizer que a criação de registros eletrônicos é bastante complexa, mas no processo de construção do governo eletrônico e do governo digital, isso é um requisito inevitável.
Senhor Mai Truong Sinh
Diretor Adjunto do Departamento de Assuntos Internos

Phuc Quang - Mai Hoang

Fonte