Transformarea digitală a resurselor umane: „Blocajul” nu se află în software

Deși transformarea digitală este considerată cheia îmbunătățirii eficienței managementului, multe companii vietnameze se luptă încă între software și birocrație, între date și vechile obiceiuri. Se investește în tehnologie, dar nu eliberează forța de muncă și chiar creează mai multă presiune asupra departamentului de resurse umane (HR).

Companiile au nevoie să recruteze mulți lucrători în ultimele luni ale anului.

Tehnologia nu a ajuns încă în afaceri

Transformarea digitală în domeniul resurselor umane a fost menționată ca o tendință inevitabilă de mulți ani, dar odată implementată în practică, se confruntă cu numeroase obstacole. În multe companii, se achiziționează software de management al resurselor umane, se configurează sisteme de date, dar vechile procese de lucru rămân aceleași, ceea ce face ca munca nu numai să nu scadă, ci și să se dubleze.

La o companie specializată în fabricarea de piese auto din Zona de Procesare a Exporturilor Tan Thuan (orașul Ho Chi Minh ), dna Minh Thy, managerul de resurse umane al companiei, a declarat că firma are un software HRM de trei ani, dar toate înregistrările trebuie încă salvate în paralel pe hârtie. În fiecare lună, departamentul de resurse umane trebuie să proceseze zeci de înregistrări de demisii, angajări noi, evaluări de probă, pontaj, beneficii etc., dar datele introduse în software sunt doar pentru „comparație”, iar decizia finală se bazează în continuare pe hârtie.

„În trecut, era dificil să o facem manual, dar acum, cu software-ul, trebuie să o facem în continuare manual pentru că ne este teamă să nu facem greșeli. Așa că este de două ori mai greu”, a adăugat dna Minh Thy.

La Hanwan Company Limited din Tan Binh Ward, dna Nguyen Ha, angajată HR a acestei companii, a declarat că firma dorea să digitalizeze, dar pentru a economisi costuri, a ales un software ieftin cu funcții limitate, neconectat la sistemul de pontaj și salarizare, ceea ce i-a făcut pe angajați să introducă manual datele de două ori.

În plus, liderii companiei sunt încă obișnuiți să gestioneze pe baza sentimentelor, „le place să se uite la fețe pentru a atribui sarcini”, așa că rapoartele tehnologice sunt doar o formalitate. „Șeful încă crede în hârțogărie mai mult decât în ​​software, așa că sistemul digital este doar pentru prezentare”, a spus dna Ha.

Lucrătorii trebuie în continuare să declare pe hârtie atunci când desfășoară proceduri administrative publice.

În mod similar, dl. Nguyen Trong Dai, director de resurse umane al companiei de hârtie Dai Thanh, a declarat că, în contextul transformării digitale, companiile se confruntă cu dificultăți în recrutarea de personal cu experiență. Deși profilurile de pe rețelele sociale și platformele de recrutare sunt abundente, informațiile nu sunt autentice.

„Mulți oameni au profiluri foarte bune și titluri impresionante, dar atunci când încep să lucreze, capacitatea lor reală este de doar aproximativ 40%. De asemenea, este dificil să le verifici locul de muncă anterior, deoarece companiile adesea nu își împărtășesc datele despre personal”, a adăugat dl Trong Dai.

Conform unui raport realizat de ABeam Consulting, deși 68% dintre întreprinderile vietnameze intenționează să investească într-un sistem de management al resurselor umane (HRIS), majoritatea acestora încă utilizează Excel, cu date împrăștiate și lipsite de conexiuni. Acest lucru face ca tehnologia să nu joace un rol de sprijin, ci o povară. Aceste povești arată că cea mai mare problemă nu este lipsa tehnologiei, ci faptul că oamenii nu și-au schimbat modul de lucru, procesele nu au fost restructurate, datele nu au fost standardizate, iar liderii nu au responsabilizat pe deplin sistemul de operare digital.

Schimbă-ți mentalitatea pentru a servi oamenii

Problema transformării digitale în managementul resurselor umane trebuie privită dintr-o perspectivă strategică. Conform unui raport al Băncii Mondiale, 63% dintre companiile din Asia de Sud-Est întâmpină dificultăți în recrutarea de personal cu competențele potrivite. În plus, rata de schimbare a locului de muncă în Vietnam rămâne la 20-25% pe an, cea mai mare fiind în rândul personalului tânăr. Acest lucru arată că păstrarea angajaților nu ține doar de salariu sau beneficii, ci și de mediul de lucru, cultura și mecanismul de dezvoltare a carierei.

Pentru a rezolva problema aplicării tehnologiei digitale în managementul resurselor umane, dna Van Hoang, reprezentantă a ABeam Consulting, a sugerat, de asemenea, că firmele pot aplica modelul Portofoliului HR. Acesta este un model care consideră oamenii ca active de investiții. În loc să stocheze doar înregistrări și să evalueze indicatorii cheie de performanță (KPI), firmele trebuie doar să construiască un sistem central de date privind competențele, capacitatea, costurile de formare și planificarea succesiunii. Acesta nu este un software, ci o modalitate de a reorganiza gândirea în managementul resurselor umane.

În consecință, unele organizații din Vietnam au demonstrat, de asemenea, eficacitate atunci când utilizează acest model. De exemplu, Techcombank aplică date despre resursele umane pentru a prognoza nevoile de capacitate, planificând astfel sistematic succesiunea și reducând rata de fluctuație a angajaților tineri cu 30%. Compania JUKI Vietnam a implementat programul „Smart Factory HR”, standardizând datele a 5.000 de angajați în timp real cu sistemul SAP SuccessFactors, contribuind la reducerea erorilor și la creșterea transparenței în evaluare...

Aplicarea tehnologiei digitale ajută la reducerea volumului de muncă și la creșterea capacităților de management.

„Viitorul resurselor umane constă în legătura dintre oameni - date - strategie. Oamenii din domeniul resurselor umane nu mai sunt doar persoane care gestionează fișiere, ci lideri ai schimbării, care utilizează datele pentru a prognoza nevoile de resurse umane și a dezvolta echipe”, a adăugat dna Hoang Van.

Din perspectiva managementului statal, profesorul asociat dr. Tran Van Minh, expert în administrație publică la Academia Națională de Administrație Publică, consideră că transformarea digitală este eficientă doar atunci când este însoțită de o reformă a proceselor. Dacă la vechiul proces se adaugă doar software, nu este diferit de condusul unei mașini pe un drum de țară. Înainte de digitalizare, este necesar să se standardizeze procesul, să se definească clar responsabilitățile, să se instruiască utilizatorii și mai ales să se creeze încredere în date. Tehnologia este doar un mijloc, oamenii sunt forța motrice. Pentru a se transforma digital eficient, companiile ar trebui să realizeze transformarea digitală în etape, testând într-un singur departament, apoi extinzându-se pe baza feedback-ului și a ajustărilor practice, în loc să o implementeze masiv.

Potrivit Asociației de Afaceri din Ho Chi Minh City, după fuziunea granițelor administrative, multe dosare de înregistrare a afacerilor și a terenurilor au fost întârziate din cauza software-ului administrativ public defectuos, a personalului insuficient și a operațiunilor nesincronizate. Rata dosarelor întârziate este de până la 41%, ceea ce arată că nici măcar sectorul public, unde transformarea digitală este puternic prioritizată, nu poate scăpa de situația de „software fără oameni”.

Prin urmare, transformarea digitală în managementul resurselor umane nu este o poveste despre software puternic sau slab, ci o poveste despre reorganizarea modului în care companiile gestionează oamenii. Tehnologia este cu adevărat valoroasă doar atunci când ajută la reducerea sarcinii, la creșterea productivității și la crearea unui mediu de lucru transparent, în loc să complice totul. Pentru a se transforma digital cu succes, primul lucru care trebuie schimbat este mentalitatea și încrederea în date.

Sursă: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm