Tillämpa teknik för att förbättra offentliga förvaltningstjänster.

Orter i Da Nang moderniserar gradvis sin administration genom implementering av nya modeller för ledning och tjänsteleverans.

"Online-bokningsmodellen för möten i kombination med AI-chatbot dygnet runt" vid Hoa Khanh-distriktets folkkommitté hjälper människor att flexibelt planera sin tid och undvika att stå i kö. Foto: QUOC KHANH

Förutom att förkorta väntetider och minska stress bidrar de modeller som implementeras också till ökad transparens och bekvämlighet, i syfte att betjäna människor mer effektivt.

Spara tid

Efter att ha tagits i bruk har modellen "Online-bokning av tider med AI-chatbot dygnet runt" vid Hoa Khanh Ward People's Committees servicecenter med allt-i-ett-system visat sig vara anmärkningsvärt effektiv och överträffat de ursprungliga förväntningarna. Systemet är utformat enligt principen "flerkanalig, mångsidig målgrupp", vilket säkerställer service till alla medborgare, från teknikkunniga individer till äldre.

Vid ankomst skannar besökarna en QR-kod för att få en elektronisk biljett med fullständig information om deras könummer, beräknad väntetid och behandlingsstatus i realtid; eller så kan de få ett nummer direkt vid disken på traditionellt sätt. Detta gör det möjligt för besökare att flexibelt schemalägga sin tid och undvika långa väntetider. Dessutom gör online-bokningsfunktionen det möjligt för besökare att proaktivt boka tider i förväg vid en tidpunkt som passar dem. Systemet påminner också automatiskt användare om tider via olika kanaler som SMS, e-post och Zalo OA. Hittills har över 200 tider bokats, vilket bidrar till att minska trycket under rusningstid.

En viktig funktion i modellen är dess AI-chatbot som är öppen dygnet runt och snabbt kan svara på frågor om procedurer, dokument och processer. Chatboten har hanterat nästan 3 000 förfrågningar, vilket avsevärt minskar personalens arbetsbelastning och gör det enkelt för medborgarna att få tillgång till information när som helst.

Dessutom betjänar de över 92 700 individer och organisationer, med ett genomsnitt på cirka 7 000 transaktioner per månad; och med över 17 500 besök för fjärrövervakning av köer, visar det att människors vanor gradvis förändras mot ett mer proaktivt och modernt tillvägagångssätt.

Det uppskattas att ungefär en tredjedel av transaktionerna sparade minst en timmes väntetid, vilket motsvarar över 30 900 timmar eller nästan 3 900 arbetsdagar. Detta förbättrar inte bara kundupplevelsen utan hjälper också serviceavdelningen att fungera mer effektivt , vilket minskar trafikstockningar och förbättrar servicekvaliteten genom en transparent utvärderingsmekanism efter varje transaktion.

Tran Van The, biträdande direktör för Hoa Khanh Ward Public Administrative Service Center, sa att tidigare, i början av veckan, var One-Stop Service Center ofta överbelastat, med folk som fick köa tidigt och vänta i många timmar. Men sedan implementeringen av det nya systemet har denna situation förbättrats avsevärt. Med elektroniska biljetter och QR-koder behöver folk inte längre vänta personligen utan kan proaktivt spåra sin tur på sin telefon och bara anlända när det nästan är deras tur.

Den offentligt visade bearbetningsordningen säkerställer transparens och rättvisa; samtidigt bidrar funktionen för utvärdering efter transaktionen till att förbättra kvaliteten på den service som personalen tillhandahåller. AI-chatboten, som är tillgänglig dygnet runt, hjälper till med förhandskontroller av procedurer, vilket minskar behovet av flera resor på grund av saknade dokument. Det är värt att notera att modellen fortfarande bibehåller det traditionella kösystemet för att betjäna äldre, vilket säkerställer att ingen lämnas utanför.

Stöd folket

I Cam Le-distriktet har valkretsens folkkommitté implementerat modellen "2 resor - 1 destination" för det offentliga administrativa servicecentret för att stödja medborgare, särskilt utsatta grupper som äldre, personer med funktionsnedsättning, ensamstående föräldrar och de som har svårt att få tillgång till digital teknik . Denna modell underlättar inte bara tillgången till offentliga administrativa tjänster utan bidrar också till att förbättra effektiviteten i administrativa reformer och digitala omvandlingar i området.

Lokala myndigheter moderniserar gradvis sina administrativa system för att bättre betjäna befolkningen. Foto: QUOC KHANH

Med tillämpning av denna modell har Ward Public Administrative Service Center utvecklat specifika stödrutiner, tydligt tilldelat uppgifter till varje anställd och allokerat tillräckligt med personal och utrustning. Den operativa processen säkerställer följande principer: prioritering av medborgare och organisationer i tjänst; transparens och snabb lösning; förbättrad tillämpning av informationsteknik och samordnade insatser mellan avdelningar; och icke-diskriminering av tjänstemottagare, med prioritet till utsatta grupper.

Baserat på det faktum att många medborgare fortfarande har svårigheter när de utför online-procedurer som att skapa offentliga servicekonton, logga in med elektronisk identifiering, skicka in ansökningar eller göra onlinebetalningar, är modellen byggd med två huvudprocesser: att stödja medborgarna i att skicka in ansökningar (personligen och online) och att ta emot resultat. En viktig funktion är "one-stop-shop"-systemet, där tjänstemän direkt levererar resultat till hemmen hos försäkringstagare, äldre, sjuka eller personer i svåra omständigheter.

Efter implementeringen har modellen uppnått många positiva resultat. Mer specifikt har centret gett stöd och levererat resultat till hemmen för 180 individer; 100 % av medborgarna är nöjda med tjänsten. Modellen bidrar till att minska restid och kostnader, ökar användningen av offentliga tjänster online, minimerar dokumentfel och förbättrar medborgarnas digitala färdigheter. Bilden av tjänstemän som levererar resultat till människors hem symboliserar inte bara administrativ reform utan visar också regeringens humanistiska natur och närhet till folket.

Enligt Nguyen Thi Hien, vice ordförande för folkkommittén i Cam Le Ward, kommer valkretsen under den kommande tiden att fortsätta förbättra servicekvaliteten, främja digital transformation, utöka stödomfattningen och förfina processen för att kopiera modellen. Detta anses vara en praktisk riktning som bidrar till att bygga en modern och vänlig förvaltning som tjänar folket ännu bättre.

Källa: https://baodanang.vn/ung-dung-cong-nghe-nang-tam-phuc-vu-hanh-chinh-cong-3337701.html