Çalışanların daha az yorgun hissetmelerine yardımcı olmak için toplantıları iptal edin

Amerikalı Joshua Zerkel, yoğun haftalık toplantı programıyla artık sınırlarına ulaştığını düşünüyordu.

İş yönetimi uygulaması şirketi Asana'nın pazarlama direktörü, "Toplantı programıma baktığımda ağlamak istiyorum," diyor. Art arda yapılan toplantılar, işlerini yapmasını zorlaştırıyor.

Zerkel'in artan endişesi şirket tarafından fark edildi ve düzenli toplantıların geçici olarak iptal edilmesini önerdi. Buna Toplantıların Kıyameti adını verdiler.

Zerkel, "Sanırım işler düzeliyor" dedi.

Resim: Washington Post — Resim: *Washington Post*

Toplantı yoğunluğu birçok ofis çalışanı için bir sorundur. Microsoft tarafından yapılan yeni bir araştırmaya göre, insanların %68'i toplantılar nedeniyle dikkatlerinin dağıldığını ve konsantre olamadıklarını söylüyor.

Şirketler, Covid-19 sırasında çalışanlarıyla bağlantıda kalmak için toplantıları artırdı. Bu alışkanlık dört yıl sonra bile hâlâ devam ediyor, ancak şirketler toplantı kültürlerini yavaş yavaş yeniden değerlendiriyor. Verimliliği artırmak ve çalışanların tükenmişliğini azaltmak için toplantıları azaltıyorlar.

Kuzey Carolina Üniversitesi'nde profesör olan Steven Rogelberg, "Ofis toplantılarına olan ilgi oldukça yüksek" diyor.

Zerkel'in dokuz kişilik ekibi, Çarşamba toplantılarını programlarından çıkararak ayda 11 saat tasarruf sağladı. Ardından, 60 kişilik bir ekiple Kıyamet Günü Toplantıları başlatıldı ve şirket, departmanlara toplantıları genel olarak azaltmaları talimatını veren bir kılavuz uygulamaya başladı.

Asana'nın strateji şefi Rebecca Hinds, "Toplantıların programını ve yapısını dikkatlice değiştiriyoruz," diyor. "Pek bir anlam ifade etmeyen toplantıları iptal ediyoruz." Aynı zamanda liderler, insanları değer katmayan toplantıları reddetmeye teşvik ediyor.

E-ticaret platformu Shopify, Ocak ayı sonlarında çalışanlarından iki hafta boyunca tüm toplantıları iptal etmelerini istedi. Temmuz ayına kadar çalışanların toplantı sayılarının %14, yıl sonuna kadar ise %18 oranında azalması bekleniyor.

Geçtiğimiz yıl, yazılım şirketi Techsmith bir ay boyunca toplantı düzenlemeden, yazılı veya görüntülü konferans olanağı sunarak toplantılara ara verdi. Şirket içi bir anket, çalışanların %15 daha üretken olduğunu ve %85'inin toplantıları atlayacağını veya kısaltacağını belirtti. Katılım da azaldı.

CEO Wendy Hamilton, "Çalışanlarımızın en iyi işlerini yapabilmeleri için enerjilerini koruyoruz" diyor.

Otomasyon platformu Zapier, çalışanları için bir "odak haftası" politikası benimsedi. Her çalışan hedefler belirliyor ve haftalık işlerini önceliklendiriyor. Toplantıları tamamen ortadan kaldırmıyorlar, ancak gerekli olmadıklarında toplantılardan kaçınılmasını teşvik ediyorlar.

Zapier'da insan kaynakları direktörü olan Brandon Sammut'un yaptığı ankete göre çalışanların %80'i hedeflerine ulaştıklarını söylüyor.

İnsan kaynakları organizasyon uygulaması Slack ayrıca, çalışanların odaklanmış ve kesintisiz oturumlar halinde çalışmalarına olanak tanıyan Yaz Odak Cumaları ve Yaratıcı Haftaları'nı da kullanıma sundu.

Toplantıları %50 oranında azaltmayı ve daha fazla kesintiyi teşvik etmeyi deniyorlar. Slack, çalışanların toplantıları atlayabilmesi için önemli noktaları özetlemek amacıyla yapay zeka kullanıyor.

Ancak bu değişim birçok zorluğu da beraberinde getiriyor. Bazı durumlarda, toplantı sayısının azalması, başkalarından öğrenme ve gözlemleme fırsatlarının azalması anlamına geliyor.

Profesör Rogelberg, toplantı azaltma stratejisinin tüm departmana ulaşması durumunda etkili olacağını söylüyor. Liderler planlama ve başkalarını dahil etmekten sorumluyken, çalışanlar kendi hedeflerini geliştirmekten sorumludur. "Bu kombinasyon, toplantı kültürü değiştiğinde daha az şok edici olacaktır," diyor.

Zerkel, yeni çalışma programı için şirkete minnettar. "Değişiklikler konusunda cesur ve kararlıydılar," diyor.

Ngoc Ngan ( Washington Post'a göre)

[reklam_2]
Kaynak