Elektronik kayıtlar oluşturun

Belge ve iş kayıt yönetimi yazılımında elektronik kayıtların oluşturulması, Ha Tinh'in idari yönetim faaliyetlerini iyileştirmesine ve e-devlet oluşturma sürecini teşvik etmesine yardımcı oluyor.

Bugüne kadar, yetkili makamın imzası ve mührüyle tasdik edilmiş kağıt belgeler ve evraklar yasallığını korumuş ve Devlet idari kurumlarının yönetimi, yönlendirmesi ve işlemlerinde kullanılmıştır. İçişleri Bakanlığı ayrıca, İl Halk Komitesi'ne kağıt kayıtların yönetimi ve oluşturulması konusunda talimat ve rehberlik sağlayan birçok belge yayınlamasını tavsiye etmiştir.

Ancak bazı kurum ve birimlerde geleneksel muhafaza ve arşivleme prosedürlerinin uygulanması, mevcut düzenlemelere göre henüz sağlanamamıştır: belgeler tam olarak kaydedilmemiştir, hala birikmiştir, toplanmamıştır, düzenlenmemiştir ve değerlendirilmemiştir... Bu gerçeklikten yola çıkarak, Ha Tinh 2021 yılında belge ve iş kayıt yönetimi yazılımlarında elektronik kayıt oluşturma girişimini pilot olarak uygulamaya koymuştur.

Elektronik kayıtların oluşturulması, memurların ve kamu görevlilerinin idari işlemleri yürütmesini kolaylaştıracaktır.

Girişimin yazarı İçişleri Bakanlığı Müdür Yardımcısı Mai Truong Sinh şunları söyledi: "Elektronik kayıtların oluşturulması ve elektronik belgelerin depolanması, geleneksel kağıt kayıtlara kıyasla birçok farklılığı olan yeni bir türdür. Belgeler elektronik ortamda oluşturulur veya diğer bilgi taşıyıcılarındaki belgelerden dijitalleştirilir. Dijital belgeler, belge yönetim sistemine entegre kayıt oluşturma işlevi sayesinde ağ ortamında otomatik olarak kayıtlara dönüştürülebilir."

Değerlendirmeye göre, Ha Tinh elektronik kayıtların uygulanmasında ve elektronik belgelerin dijitalleştirilmesinde; belgelerin kullanımının organize edilmesinde, çevrimiçi kamu hizmetlerinin kısmen ve tamamen etkin bir şekilde sunulmasında öncü yerel yönetimlerden biridir.

Kayıtlar sorunsuz bir süreçle çevrimiçi olarak oluşturulur ve kağıt depolamadan tasarruf edilir.

Ha Tinh, 2021 yılında programı il düzeyinde 6 birimde (İl Halk Komitesi Ofisi, İçişleri Bakanlığı, Maliye Bakanlığı, Bilgi ve İletişim Bakanlığı, Bilim ve Teknoloji Bakanlığı, Adalet Bakanlığı) ve ilçe düzeyinde 3 birimde (Ha Tinh Şehri Halk Komitesi, Cam Xuyen Bölgesi, Thach Ha Bölgesi) pilot olarak uyguladı ve 3.231 elektronik kayıt oluşturuldu.

2022 yılına kadar, tüm il müdürlüklerinde, şubelerinde ve ilçe, şehir ve kasabaların Halk Komitelerinde çalışma kayıt yazılımında elektronik kayıt oluşturma uygulaması yaygınlaştırılacaktır. Birim ve yerleşim birimlerinde oluşturulan toplam kayıt sayısı 51.600'ü aşarken, tamamlanmış kayıt sayısı 13.000'i aşacaktır. Ha Tinh, 2023 yılında çalışma kayıt yazılımında elektronik kayıt oluşturma uygulamasını güçlü bir şekilde yaygınlaştırmaya devam edecek ve il düzeyindeki çalışma kayıtlarının %90'ının, ilçe düzeyindeki çalışma kayıtlarının %80'inin, belediye düzeyindeki çalışma kayıtlarının %30'unun (devlet sırrı kapsamındaki çalışma kayıtları, karmaşık belge bileşenleri içeren kayıtlar hariç) oluşturulmasını hedefleyecektir.

Uygulamada elektronik kayıtların oluşturulması devlet yönetimine pek çok fayda sağlamış, idari reformu teşvik etmiş ve belge ve arşiv çalışmalarının verimliliğini artırmıştır.

Oluşturulan elektronik kayıtlarla belgelerin aranması ve işlenmesi süreci hızla gerçekleşecektir.

İdari Reform ve Belge Arşivleri Dairesi (İçişleri Bakanlığı) uzmanı Ho Thi Niem şunları söyledi: "İş yönetim yazılımında elektronik kayıt oluşturma özelliğinin uygulamaya konulmasından bu yana, ilk fayda, eskisi gibi kağıt kayıtların depolanmasının önemli ölçüde azalması oldu. Ayrıca, ağ ortamında kayıtlar oluşturulduğunda, metin bilgilerini arama ve işleme süreci hızlı ve kolay hale geliyor. Belgeleri düzenlemek de basit ve hızlı hale geliyor, çünkü artık eskisi gibi departmanlardan ve ofislerden görüş almak için kağıt belgeleri defalarca yazdırıp yeniden yazdırmak zaman almıyor. Ayrıca, elektronik kayıtlar, kağıt kayıtlarda kolayca meydana gelebilen belge kaybını da azaltıyor."

Çalışma kayıt yazılımında elektronik kayıt oluşturmanın bir diğer avantajı da, elektronik belgelerin dolaşımı sırasında tüm memur ve kamu çalışanlarının aynı sistem üzerinden belge işleme ve çözüm sürecine katılabilmesidir. Bu, belge işleme sürecinde sorunsuz ve tutarlı bir süreç sağlar. Öte yandan, kurum ve birim yöneticilerinin, karara başkanlık etmekle görevlendirilen her memur ve kamu çalışanının danışmanlığını ve çalışmalarını yönetme sürecini yönetmelerine yardımcı olur.

Bakanlık, il genelindeki 216 belediye, mahalle ve belde için belge ve iş kayıt yönetimi yazılımında elektronik kayıtların oluşturulmasını, yardımcı talimatlar şeklinde uygulamaktadır. Birim ayrıca, iş kayıt yazılımında elektronik kayıt oluşturma sürecini yönlendiren ve şu temel içerikleri içeren bir kılavuz yayınlamıştır: elektronik belgelerin hazırlanması ve imzalanması süreci; kurumun kayıt listesinin belge ve iş kayıt yönetimi yazılımına girilmesi süreci; belge ve iş kayıt yönetimi yazılımında elektronik kayıtların oluşturulması süreci. Elektronik kayıt oluşturmanın oldukça karmaşık olduğu söylenebilir, ancak e-devlet ve dijital devlet inşa etme sürecinde bu kaçınılmaz bir gerekliliktir.

Bay Mai Truong Sinh

İçişleri Bakanlığı Müdür Yardımcısı

Phuc Quang - Mai Hoang

Kaynak: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm