Ha Tinh'in belge ve iş dosyası yönetim yazılımı kullanarak elektronik dosyalar oluşturması, idari yönetimi iyileştirmesine ve e-devlet oluşturma sürecini desteklemesine yardımcı oluyor.
Tarihsel olarak, yetkili makamların imzaları ve mühürleriyle tasdik edilmiş kağıt belgeler yasal olarak geçerli kabul edilmiş ve devlet idarelerinin faaliyetleri, yönetimi ve işlemleri için kullanılmıştır. İçişleri Bakanlığı ayrıca İl Halk Komitesine kağıt dosyaların yönetimi ve oluşturulması konusunda çok sayıda yönerge ve kılavuz yayınlamasını tavsiye etmiştir.
Ancak, bazı kurum ve birimlerde geleneksel belge saklama ve arşivleme prosedürlerinin uygulanması, güncel düzenlemelere hala uymamaktadır; örneğin: belgeler tam olarak dosyalanmamış, işlenmemiş, toplanmamış, düzenlenmemiş veya değerleri değerlendirilmemiştir... Bu gerçeklikten yola çıkarak, 2021 yılında Ha Tinh ili, belge ve iş dosyası yönetim yazılımı kullanarak elektronik dosyalar oluşturma girişimini pilot uygulama olarak başlattı.
Elektronik kayıtların oluşturulması, memurların ve devlet memurlarının idari prosedürleri yürütmelerini kolaylaştıracaktır.
İçişleri Bakanlığı Müdür Yardımcısı ve girişimin yazarı Mai Truong Sinh'e göre: “Elektronik dosya oluşturma ve elektronik belge depolama, geleneksel kağıt tabanlı dosya oluşturmaya kıyasla birçok farklılığı olan yeni bir sistem türüdür. Belgeler elektronik cihazlarda oluşturulur veya diğer depolama ortamlarındaki belgelerden dijitalleştirilir. Belge yönetim sistemine entegre edilmiş dosya oluşturma işlevi sayesinde, dijital belgeler ağ ortamında otomatik olarak dosyalara dönüştürülebilir.”
Değerlendirmelere göre, Ha Tinh, elektronik kayıtların oluşturulması ve elektronik belgelerin dijitalleştirilmesi; kısmen veya tamamen çevrimiçi kamu hizmetlerinin etkin bir şekilde uygulanması için belgelerin kullanımının organize edilmesi konularında önde gelen yerleşim yerlerinden biridir.
Kayıtlar, sorunsuz bir süreçle çevrimiçi olarak oluşturuluyor ve böylece kağıt depolama maliyetinden tasarruf sağlanıyor.
2021 yılında Ha Tinh eyaleti, sistemi 6 eyalet düzeyindeki birimde (Eyalet Halk Komitesi Ofisi, İçişleri Bakanlığı, Maliye Bakanlığı, Bilgi ve İletişim Bakanlığı, Bilim ve Teknoloji Bakanlığı ve Adalet Bakanlığı) ve 3 ilçe düzeyindeki birimde (Ha Tinh Şehri Halk Komitesi, Cam Xuyen İlçesi ve Thach Ha İlçesi) pilot uygulama olarak hayata geçirdi ve bunun sonucunda 3.231 elektronik dosya oluşturuldu.
2022 yılına kadar, tüm il departmanları ve kurumlarının yanı sıra ilçe, şehir ve kasabaların Halk Komitelerinde elektronik dosya oluşturma yazılımı uygulamaya konulmuştu. Bu birim ve yerleşim yerlerinde oluşturulan toplam dosya sayısı 51.600'ü aşarken, bunların 13.000'den fazlası tamamlanmıştı. 2023 yılında Ha Tinh, il düzeyinde %90, ilçe düzeyinde %80 ve belde düzeyinde %30 oranında (devlet sırrı olarak sınıflandırılan veya karmaşık belgeler içeren dosyalar hariç) elektronik dosya oluşturma uygulamasını güçlü bir şekilde sürdürerek, elektronik dosya oluşturma yazılımının kullanımını artırmayı hedefledi.
Pratikte, elektronik kayıtların oluşturulmasının devlet yönetimine sayısız fayda sağladığı, idari reformu teşvik ettiği ve belge yönetimi ve arşivleme verimliliğini artırdığı kanıtlanmıştır.
Elektronik kayıtların oluşturulması, belgelerin aranması ve işlenmesi sürecini hızlandırmaya yardımcı olacaktır.
İçişleri Bakanlığı İdari Reform ve Belge Arşivleme Dairesi uzmanı Bayan Ho Thi Niem şunları paylaştı: “İş yönetimi yazılımında elektronik dosya oluşturma uygulamasını hayata geçirdiğimizden beri, ilk fayda daha önce kullanılan kağıt tabanlı dosya depolama miktarında önemli bir azalma oldu. Ayrıca, dosyalar çevrimiçi olarak oluşturulduğunda, bilgi ve belgeleri arama ve işleme süreci daha hızlı ve daha kolay hale geliyor. Çeşitli departmanlardan geri bildirim almak için kağıt belgeleri tekrar tekrar yazdırmak için harcanan zaman ortadan kalktığı için, belge düzenleme de daha basit ve hızlı hale geliyor. Ek olarak, elektronik dosyalar, kağıt dosyalarda daha sık görülen belge kaybı riskini de azaltıyor.”
İş kayıt yazılımında elektronik kayıt oluşturmanın bir diğer avantajı da, elektronik belgeler dolaşıma girdiğinde tüm kamu görevlilerinin ve yetkililerin aynı sistem içinde belgelerin işlenmesi ve çözümlenmesine katılabilmesidir. Bu, sorunsuz ve tutarlı belge işleme sağlar. Öte yandan, kurum ve birim liderlerinin, bir görevi yönetmekle görevlendirilen her kamu görevlisi ve yetkilinin danışmanlık ve iş yönetimi sürecini yönetmelerine yardımcı olur.
Bakanlık, il genelindeki 216 belediye, mahalle ve kasabanın tamamında belge ve iş dosyası yönetim yazılımında elektronik dosya oluşturma sürecini uygulamalı eğitim yaklaşımıyla hayata geçiriyor. Birim ayrıca, elektronik belge oluşturma sürecini yönlendiren bir belge yayınladı. Belgenin temel içeriği şunları içeriyor: elektronik belgelerin hazırlanması ve imzalanması süreci; kurumun dosya kataloğunun belge ve iş dosyası yönetim yazılımına girilmesi süreci; ve belge ve iş dosyası yönetim yazılımında elektronik dosya oluşturma süreci. Elektronik dosya oluşturmanın oldukça karmaşık olduğu söylenebilir, ancak e-devlet ve dijital devlet oluşturma sürecinde bu, olmazsa olmaz bir gerekliliktir.
Bay Mai Truong Sinh
İçişleri Bakanlığı Müdür Yardımcısı
Phuc Quang - Mai Hoang
Kaynak
![Tet bayramı sezonunda OCOP: [Bölüm 1] Ba Den muhallebi elmalarının 'altın mevsimi'](/_next/image?url=https%3A%2F%2Fvphoto.vietnam.vn%2Fthumb%2F402x226%2Fvietnam%2Fresource%2FIMAGE%2F2026%2F01%2F26%2F1769417540049_03-174213_554-154843.jpeg&w=3840&q=75)
Yorum (0)