إدارة العمل للشركات الصغيرة والمتوسطة: الخطوة الأولى للوصول إلى البحر الكبير

(Baothanhhoa.vn) - في ظل اقتصاد فيتنام المتغير بسرعة، تلعب الشركات الصغيرة والمتوسطة دورًا محوريًا، حيث تُمثل أكثر من 90% من إجمالي عدد الشركات في البلاد. ومع ذلك، ومع محدودية الموارد وتزايد ضغوط المنافسة، تُصبح الإدارة الفعّالة للعمل أمرًا بالغ الأهمية للشركات الصغيرة والمتوسطة لتحقيق النجاح.

الشركات الصغيرة والمتوسطة الفيتنامية: إمكانات كبيرة وتحديات كبيرة

وفقًا لمكتب الإحصاء العام، تُساهم الشركات الصغيرة والمتوسطة بنحو 40% من الناتج المحلي الإجمالي، وستوفر فرص عمل لأكثر من 5 ملايين عامل في فيتنام بحلول عام 2024. ومع ذلك، لا تزال معظم هذه الشركات تُدير أعمالها بالطريقة التقليدية - باستخدام جداول بيانات Excel، أو تدوين الملاحظات يدويًا، أو عقد اجتماعات لا تنتهي. تُؤدي هذه الأساليب إلى:

- تأخير العمل : لا يتم توزيع المهام بشكل واضح، مما يتسبب في "انحراف" المواعيد النهائية.

- الافتقار إلى الشفافية : تنتشر المعلومات عبر الإدارات، مما يجعل من الصعب تتبع التقدم.

- إهدار الموارد : تؤدي الأخطاء في الإدارة المالية أو المادية إلى زيادة التكاليف غير الضرورية.

لقد حان الوقت للشركات الصغيرة والمتوسطة لتحسين الأداء

وتجعل هذه القيود من الصعب على الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التنافس مع المنافسين الأكبر حجماً، خاصة وأن فيتنام تندمج بشكل عميق في الاقتصاد العالمي من خلال اتفاقيات مثل اتفاقية الشراكة عبر المحيط الهادئ الشاملة والتقدمية أو اتفاقية التجارة الحرة الأوروبية الفيتنامية.

أصبحت برامج إدارة العمل، مثل Dogoo Office ، بمثابة "السلاح السري" الذي يساعد هذه الشركات على تحسين العمليات وتوفير التكاليف والاستعداد للتوسع في السوق الدولية.

برامج إدارة العمل: المفتاح للشركات الصغيرة والمتوسطة

تُوفر برامج إدارة العمل، مثل Dogoo Office ، حلاً شاملاً للشركات الصغيرة والمتوسطة للتغلب على هذه التحديات. بفضل واجهتها السهلة وسعرها المعقول وميزاتها الحديثة، لا تُساعد هذه الأدوات على تحسين العمليات الداخلية فحسب، بل تُوفر أيضًا منصةً للشركات الصغيرة والمتوسطة للوصول إلى آفاق جديدة. إليك أبرز مزاياها:

1. تعيين العمل وتتبعه بفعالية

تتيح برامج مثل Dogoo Office للمديرين تعيين المهام بوضوح وتتبع التقدم في الوقت الفعلي من خلال أدوات مرئية مثل لوحات كانبان أو مخططات جانت.

تطبيق عملي : تستخدم شركة إنشاءات صغيرة ومتوسطة في دا نانغ برنامج دوغو أوفيس لإدارة مشاريع بناء المساكن. من خلال توزيع المهام عبر النظام، يُقلل البرنامج وقت الاجتماعات الداخلية بنسبة 50%، ويضمن إنجاز جميع المهام، من التصميم إلى التنفيذ، في الوقت المحدد.

- تساعد التقارير التلقائية اليومية المديرين على فهم الموقف دون الحاجة إلى التوليف اليدوي.

الإدارة الفعالة للعمل هي الخطوة الأولى

2. زيادة الشفافية وتنسيق الفريق

يقوم Dogoo Office بدمج البيانات من الأقسام، من المحاسبة والموارد البشرية إلى الإنتاج، مما يساعد جميع الموظفين على الوصول إلى نفس مصدر المعلومات.

- فوائد محددة : شاركت إحدى الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم في مجال تصنيع الأثاث في هانوي أنه بفضل Dogoo Office، يمكنهم بسهولة تتبع الطلبات، من تلقي طلبات العملاء حتى التسليم، مما يقلل من الأخطاء في الاتصالات الداخلية.

- بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، التي غالبًا ما تفتقر إلى فريق متخصص لإدارة البيانات، فإن البرامج تبسط العملية وهي مناسبة للموظفين ذوي المهارات التقنية المحدودة.

3. تحسين التكاليف والموارد

مع ارتفاع تكاليف المواد الخام والعمالة (على سبيل المثال، من المتوقع أن ترتفع أسعار الصلب بنسبة 10-15% في عام 2024)، يُعدّ ضبط التكاليف أمرًا بالغ الأهمية. يوفر Dogoo Office ميزات إدارة مالية وموادية، ويرسل تنبيهات عند وجود مخاطر في الميزانيات.

مشكلة إدارة التكاليف في الأعمال

4. الإدارة عن بعد عبر تطبيق الهاتف المحمول

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة التي لديها فروع متعددة أو شركاء في مواقع مختلفة، يسمح تطبيق Dogoo Office بإدارة العمل عن بعد عبر الهاتف.

- حالة محددة : تدير شركة خدمات لوجستية في كان ثو أسطولها وجدول التسليم عبر تطبيق جوال، مما يساعد المديرين على الموافقة على الطلبات وعرض تقارير التقدم حتى أثناء التنقل، مما يوفر عشرات الساعات من العمل كل شهر.

5. مواكبة موجة التحول الرقمي

تعمل الحكومة الفيتنامية على تعزيز التحول الرقمي من خلال سياسات مثل القرار 749/QD-TTg. وتساعد برامج إدارة العمل الشركات الصغيرة والمتوسطة على مواكبة هذا التوجه، مما يزيد من قدرتها التنافسية مع الشركات الكبرى والدولية.

بفضل تكلفته المعقولة وخطته المجانية، يسمح Dogoo Office للشركات الصغيرة والمتوسطة بنشر التكنولوجيا دون الحاجة إلى استثمارات كبيرة في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، وهو ما يناسب مواردها المحدودة.

تفعيل التحول الرقمي للشركات الصغيرة والمتوسطة اليوم

التحديات وكيفية التغلب عليها

على الرغم من الفوائد العديدة، إلا أن تطبيق برامج إدارة العمل لا يزال يواجه بعض العقبات:

- العادات التقليدية : لا يزال العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم معتادة على استخدام برنامج Excel أو تدوين الملاحظات يدويًا، خوفًا من التغيير.

- المهارات التكنولوجية : قد يفتقر الموظفون إلى مهارات البرمجيات، مما يتطلب تدريبًا أوليًا.

- تكاليف التنفيذ : تشعر بعض الشركات بالقلق بشأن تكاليف الاستثمار، على الرغم من أن الحلول مثل Dogoo Office لديها خطط مجانية ومنخفضة التكلفة.

ومع ذلك، بفضل واجهة سهلة الاستخدام، ودعم متعدد اللغات، وبرامج تدريبية من المُورِّد، يُمكن التغلب على هذه العوائق. لا تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة إلا إلى دورة تدريبية قصيرة لإتقان البرنامج.

الخلاصة: حجر الأساس للشركات الصغيرة والمتوسطة للمضي قدمًا

في سياق المنافسة الشرسة واتجاهات التكامل الدولي، فإن برامج إدارة العمل مثل Dogoo Office ليست مجرد أداة دعم ولكنها أيضًا بمثابة حجر الأساس للشركات الصغيرة والمتوسطة الفيتنامية للوصول إلى "البحر الكبير".

بفضل قدرتها على الأتمتة، وشفافية العمليات، والإدارة عن بُعد، تُساعد هذه الحلول الشركات على توفير الوقت، وخفض التكاليف، وتحسين الكفاءة. وتُمثل هذه الحلول، خاصةً للشركات الصغيرة والمتوسطة، التي تُعدّ القوة الدافعة للاقتصاد الفيتنامي، فرصةً للتحول الرقمي، ومنافسةً قويةً للشركات الكبرى.

نيويورك

المصدر: https://baothanhhoa.vn/quan-ly-cong-viec-cho-sme-buoc-dau-de-vuon-ra-bien-lon-254508.htm