Khẩn trương chỉnh lý, số hoá tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy

Chiều 21/4, Phó bí thư Thường trực Tỉnh uỷ Nguyễn Đức Hiển chủ trì Hội nghị về công tác lưu trữ, quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu và số hoá tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Phó bí thư Thường trực Tỉnh uỷ Nguyễn Đức Hiển đề nghị các đơn vị khẩn trương thực hiện công tác chính lý, số hoá tài liệu đúng tinh thần, thời gian quy định tại Công văn số 64-CV/TW ngày 10/4/2025 của Ban Bí thư và các quyết định, công văn của Ban Thường vụ Tỉnh uỷ.

Thực hiện Công văn số 64-CV/TW ngày 10/4/2025 của Ban Bí thư về lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương (Công văn số 64-CV/TW); Công văn số 14204-CV/VPTW ngày 9/4/2025 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn một số nội dung về số hoá tài liệu khi sắp xếp đơn vị hành chính (Công văn số 14204-CV/VPTW), Ban Thường vụ Tỉnh uỷ yêu cầu các cấp uỷ, tổ chức đảng theo chức năng, nhiệm vụ quán triệt, tổ chức thực hiện nghiêm túc ý kiến chỉ đạo của Ban Bí thư Trung ương Đảng; khẩn hoàn thành việc số hoá tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã.

Đồng chí Lê Hoàng Phương, Phó bí thư Thường trực Thành uỷ, Chủ tịch HĐND TP Cà Mau phát biểu tại hội nghị. Đây cũng là một trong những đơn vị thực hiện tốt công tác lưu trữ, quản lý tài liệu.

Hội nghị nghe các đại biểu trình bày những kết quả đạt được trong công tác lưu trữ, quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu và số hoá tài liệu của cơ quan, đơn vị. Trong đó nổi lên khó khăn, vướng mắc về nhân sự, thiết bị, tài chính phục vụ công tác lưu trữ, quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu và việc số hoá tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Bên cạnh đó, với số lượng văn bản lưu trữ khá lớn việc chỉnh lý sẽ mất nhiều thời gian, công sức, một số đơn vị đã bố trí làm thêm giờ, tăng tốc thực hiện chỉnh lý và số hoá dữ liệu.

Đồng chí Lê Tuấn Hải, Chánh Văn phòng Tỉnh uỷ, hứa sẽ hỗ trợ về mặt nghiệp vụ, cố gắng hết sức cùng các địa phương, đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.

Trước những khó khăn, vướng mắc hiện nay, các cơ quan, đơn vị đề xuất một số giải pháp để thực hiện có hiệu quả công tác lưu trữ, quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu và từng bước số hoá tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy trong thời gian tới: Đề xuất phương án xử lý hồ sơ tồn đọng, thành lập 2 tổ phụ trách huyện uỷ, thành uỷ và tổ phụ trách MTTQ và các ban đảng hỗ trợ các cơ quan đơn vị, tháo gỡ khó khăn; đối với công tác số hoá dữ liệu, hiện tại tất cả các cơ quan chỉ số hoá bằng cách scan để lưu, đề xuất cấp kinh phí thuê số hoá lưu trữ lịch sử…

Đồng chí Trần Tấn Công, Phó bí thư Thường trực Huyện uỷ Trần Văn Thời, tham gia phát biểu tại hội nghị.

Phó bí thư Thường trực Tỉnh uỷ Nguyễn Đức Hiển nhấn mạnh: Việc số hoá tài liệu có vai trò đặc việc quan trọng, giúp quản lý, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo đúng các quy định của pháp luật. Với ý nghĩa đó, các địa phương cần ưu tiên nguồn lực để khẩn trương số hoá tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại, nhằm đảm bảo thời gian quy định theo chỉ đạo của Trung ương. Trong quá trình giao nộp, tiếp nhận tài liệu, các cơ quan, tổ chức liên quan phải kiểm tra, đối chiếu, lập biên bản, bảo quản an toàn, giữ gìn bí mật, không làm xáo trộn tài liệu của các cơ quan, tổ chức. Các địa phương, đơn vị chủ động đề xuất thiết bị scan đáp ứng nhu cầu chỉnh lý, số hoá tài liệu, lưu ý chọn lọc số liệu cần số hoá, không nên số hoá ồ ạt, tránh lãng phí tiền.

Về khó khăn, vướng mắc đề xuất của các đơn vị giao Văn phòng Tỉnh uỷ tổng hợp, sớm có báo cáo, trên cơ sở đó báo cáo về Ban Thường vụ Tỉnh uỷ có phương án hỗ trợ kịp thời, giúp các địa phương, đơn vị sớm hoàn thành công tác chỉnh lý, số hoá tài liệu, theo đúng tinh thần, thời gian quy định tại Công văn số 64-CV/TW ngày 10/4/2025 của Ban Bí thư và các quyết định, công văn của Ban Thường vụ Tỉnh uỷ đề ra.

Loan Phương