Řešení pomáhá zaměstnancům stanovovat harmonogramy, přiřazovat úkoly a vhodně rozdělovat práci.

Nové a inovativní

Ředitel HueCIT, pan Le Vinh Chien, dostává každý den velké množství dokumentů a oficiálních dopisů od města, agentur a jednotek. Patří mezi ně dopisy týkající se implementace vládních nařízení č. 296, 312 a 317; plány na implementaci vládního usnesení č. 349; a rozhodnutí Lidového výboru města Hue, která oceňují agentury, podniky, vzdělávací instituce, obce a obvody, které splňují normy „Bezpečnosti a ochrany zdraví při práci“. Pokud by se soustředil pouze na včasné zpracování všech dokumentů, jeho profesionální práce by musela být dočasně odložena, někdy i zpožděna. Od zavedení softwaru umělé inteligence vyvinutého technickým týmem HueCIT však pan Chien potřebuje pouze chatovat s virtuálním asistentem, aby získal shrnutí hlavního obsahu dokumentu, agentury nebo jednotky, která vydala směrnici, doby implementace a termínů dokončení. To mu umožňuje přidělovat úkoly příslušným oddělením pro rychlé a přesné zpracování a implementaci směrnic.

Paní Nguyen Thi Thanh Thuy, zástupkyně výzkumného týmu a zástupkyně ředitele HueCIT, uvedla, že po zavedení dvoustupňového systému místní samosprávy se počet kontaktních míst snížil, ale objem dokumentů a pracovních požadavků pro každou pracovní pozici se zvýšil. Vzhledem k tomu, že bez inteligentních podpůrných nástrojů by byl tlak na úředníky obrovský, je tato aplikace považována za „elektronický stůl“, který má pomoci státním úředníkům „zjednodušit“ a „usnadnit“ provozní úkoly a umožnit jim více se soustředit na odborný obsah a poradenskou práci.

Tato aplikace je integrována do systému správy a administrace dokumentů města Hue (systém pracovních souborů). Systém, založený na umělé inteligenci, kombinující zpracování přirozeného jazyka (NLP), strojové učení a analýzu historických dat, podporuje úředníky ve většině fází administrativního procesu, od čtení, vyhledávání a klasifikace dokumentů, navrhování řešení až po sledování pokroku a poskytování poradenské podpory. Klíčovou inovací řešení je jeho schopnost učit se a přizpůsobovat se specifickým datům dané lokality. Umělá inteligence nejen provádí jednoduché automatizované operace, ale také analyzuje historická data dokumentů, aby poskytla řešení odpovídající kontextu, procesu a pravomocím každé agentury, jednotky a oddělení.

Díky mnoha inovativním funkcím a efektivitě právě získal projekt „Aplikace umělé inteligence (AI) pro zvýšení efektivity správy a administrativy dokumentů v modelu dvoustupňové správy“ první cenu v soutěži technických inovací města Hue 2025. Tento výsledek nejen potvrzuje výzkumné a aplikační schopnosti místních IT pracovníků, ale také demonstruje odhodlání města Hue být lídrem v zavádění vysoce praktických řešení digitální správy.

Modernizace veřejné správy

Projekt, který nad rámec původního technologického konceptu, byl nyní prakticky aplikován v kanceláři Lidového výboru města Hue a v HueCIT, kde nejprve prokázal svou proveditelnost a efektivitu v prostředí veřejné správy. V kontextu místních fúzí, zefektivnění administrativního aparátu a synchronizovaného zavádění dvoustupňového modelu místní samosprávy je to považováno za mocného „digitálního asistenta“, který pomáhá snížit pracovní zátěž státních úředníků a zlepšit kvalitu poradenství a řešení administrativních postupů vědeckým , rychlým a efektivním způsobem.

Aplikace této funkce integrované s umělou inteligencí pomáhá snižovat náklady na manuální správu, minimalizovat opakující se úkoly a šetřit čas a zdroje. Namísto navyšování počtu zaměstnanců nebo ručního vyhledávání systém podporuje rychlou extrakci informací z rozsáhlé, propojené textové databáze, což umožňuje administrativním pracovníkům snadno syntetizovat a analyzovat informace pro poradenskou práci, profesionální zpracování úkolů a včasnější a přesnější rozhodování.

Systém je navržen s otevřenou architekturou, která hluboce integruje stávající software pro správu dokumentů a provozní software, jakož i další sdílené softwarové systémy v rámci místního systému digitální správy. Proto jej lze dále rozvíjet a nasazovat napříč dalšími softwarovými systémy a v budoucnu škálovat na různých úrovních správy. Důležité je, že toto řešení lze nasadit s minimálními požadavky na infrastrukturu, což je v souladu s trendem outsourcingu IT služeb bez nutnosti počátečních investic do infrastruktury, což usnadňuje škálovatelnost.

Toto praktické, inovativní a kreativní řešení bude přínosem pro více než 7 000 státních úředníků v oblasti, a to snížením jejich pracovní zátěže a zlepšením kvality jejich poradenských služeb. Podle pana Le Vinh Chiena, ředitele HueCIT, se nejedná jen o softwarový produkt, ale o posun v myšlení o aplikaci technologií ve státní správě a modernizaci administrativy. Umělá inteligence bude doprovázet úředníky, podporovat rozhodování a zlepšovat kvalitu služeb pro občany a podniky a zároveň přispěje k budování digitální vlády v Hue, která bude efektivní, transparentní a zaměřená na lidi.

Text a fotografie: HOAI THUONG

Zdroj: https://huengaynay.vn/kinh-te/hieu-qua-cua-ban-lam-viec-dien-tu-161602.html