Erstellen Sie ein elektronisches Profil

Die Erstellung elektronischer Dateien mithilfe von Dokumenten- und Arbeitsdateiverwaltungssoftware hilft Ha Tinh, die administrative Verwaltung zu verbessern und den Aufbau einer E-Government-Plattform voranzutreiben.

Traditionell gelten Papierdokumente, die durch Unterschriften und Siegel zuständiger Behörden beglaubigt sind, als rechtsgültig und werden für den Betrieb, die Leitung und die Transaktionen staatlicher Verwaltungsbehörden verwendet. Das Innenministerium hat dem Volkskomitee der Provinz zudem empfohlen, zahlreiche Richtlinien und Anweisungen zur Verwaltung und Erstellung von Papierakten zu erlassen.

Die Umsetzung traditioneller Verfahren zur Dokumentenaufbewahrung und -archivierung entspricht in einigen Behörden und Abteilungen jedoch noch immer nicht den geltenden Vorschriften. So werden beispielsweise Dokumente nicht vollständig abgelegt, bleiben unbearbeitet und wurden weder gesammelt, geordnet noch auf ihren Wert hin bewertet. Angesichts dieser Realität startete die Provinz Ha Tinh im Jahr 2021 ein Pilotprojekt zur Erstellung elektronischer Akten mithilfe von Dokumenten- und Arbeitsdateiverwaltungssoftware.

Die Erstellung elektronischer Akten wird die Arbeit von Beamten und Angestellten im öffentlichen Dienst bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren erleichtern.

Laut Mai Truong Sinh, stellvertretender Direktor des Innenministeriums und Initiator der Initiative: „Die Erstellung und Speicherung elektronischer Dateien und Dokumente stellt ein neues System dar, das sich in vielerlei Hinsicht von der herkömmlichen papierbasierten Aktenführung unterscheidet. Dokumente werden auf elektronischen Geräten erstellt oder von Dokumenten auf anderen Speichermedien digitalisiert. Dank der in das Dokumentenmanagementsystem integrierten Dateierstellungsfunktion können digitale Dokumente in einer Netzwerkumgebung automatisch als Dateien angelegt werden.“

Laut Einschätzungen ist Ha Tinh einer der führenden Orte bei der Umsetzung der Erstellung elektronischer Aufzeichnungen und der Digitalisierung elektronischer Dokumente; bei der Organisation der Nutzung von Dokumenten zur effektiven Umsetzung von Online-Diensten der Öffentlichkeit, sowohl teilweise als auch vollständig.

Die Datensätze werden online in einem nahtlosen Prozess erstellt, wodurch Papierlagerung eingespart wird.

Im Jahr 2021 erprobte die Provinz Ha Tinh das System in 6 Einheiten auf Provinzebene (dem Büro des Provinzvolkskomitees, dem Innenministerium, dem Finanzministerium, dem Ministerium für Information und Kommunikation, dem Ministerium für Wissenschaft und Technologie und dem Justizministerium) und 3 Einheiten auf Bezirksebene (dem Volkskomitee der Stadt Ha Tinh, dem Bezirk Cam Xuyen und dem Bezirk Thach Ha), was zur Erstellung von 3.231 elektronischen Dateien führte.

Bis 2022 war die Erstellung elektronischer Akten mithilfe der Arbeitsdateisoftware in allen Provinzbehörden und -einrichtungen sowie in den Volkskomitees der Bezirke, Städte und Gemeinden eingeführt worden. Insgesamt wurden in diesen Einheiten und Gebieten über 51.600 Akten angelegt, von denen über 13.000 abgeschlossen waren. 2023 trieb Ha Tinh die Erstellung elektronischer Akten mithilfe der Arbeitsdateisoftware weiter voran, mit dem Ziel, 90 % der Arbeitsdateien auf Provinzebene, 80 % auf Bezirksebene und 30 % auf Gemeindeebene (ausgenommen als Staatsgeheimnisse eingestufte oder komplexe Dokumente enthaltende Akten) zu erstellen.

In der Praxis hat sich die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen als vorteilhaft für die staatliche Verwaltung erwiesen, da sie die Verwaltungsreform fördert und die Effizienz der Dokumentenverwaltung und Archivierung verbessert.

Die Erstellung elektronischer Datensätze wird dazu beitragen, den Prozess der Dokumentensuche und -verarbeitung zu beschleunigen.

Frau Ho Thi Niem, Spezialistin in der Abteilung für Verwaltungsreform und Dokumentenarchivierung (Innenministerium), erklärte: „Seit der Einführung elektronischer Akten in der Arbeitsverwaltungssoftware besteht der erste Vorteil in einer deutlichen Reduzierung des zuvor verwendeten Papierarchivs. Darüber hinaus ist die Suche und Bearbeitung von Informationen und Dokumenten durch die Online-Erstellung von Akten deutlich schneller und komfortabler. Auch die Bearbeitung von Dokumenten wird einfacher und schneller, da das wiederholte Ausdrucken von Papierdokumenten zur Einholung von Rückmeldungen aus verschiedenen Abteilungen entfällt. Zudem verringert die elektronische Aktenverwaltung das Risiko von Dokumentenverlusten, das bei Papierakten deutlich höher ist.“

Ein weiterer Vorteil der Erstellung elektronischer Datensätze in der Arbeitszeiterfassungssoftware besteht darin, dass bei der elektronischen Verteilung von Dokumenten alle Beamten und Angestellten an deren Bearbeitung und Klärung innerhalb desselben Systems beteiligt sein können. Dies gewährleistet eine reibungslose und einheitliche Dokumentenverarbeitung. Zudem unterstützt es die Leiter von Behörden und Abteilungen bei der Steuerung der Beratungs- und Arbeitsprozesse der einzelnen Beamten und Angestellten, denen eine Aufgabe übertragen wird.

Das Ministerium führt die Erstellung elektronischer Akten in der Dokumenten- und Arbeitsdateiverwaltungssoftware für alle 216 Gemeinden, Stadtteile und Städte der Provinz durch praxisorientierte Schulungen ein. Die zuständige Stelle hat zudem ein Dokument herausgegeben, das den Prozess der Erstellung elektronischer Akten in der Software erläutert. Zu den wichtigsten Inhalten gehören: das Verfassen und Signieren elektronischer Dokumente, das Einpflegen des Aktenverzeichnisses der Behörde in die Software sowie die Erstellung elektronischer Akten. Die Erstellung elektronischer Akten mag komplex erscheinen, ist aber im Zuge des Aufbaus von E-Government und digitaler Verwaltung unerlässlich.

Herr Mai Truong Sinh

Stellvertretender Direktor der Abteilung für Innere Angelegenheiten

Phuc Quang - Mai Hoang

Quelle: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm