Durch die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe von Dokumenten- und Arbeitsaufzeichnungsverwaltungssoftware kann Ha Tinh seine Verwaltungsaktivitäten verbessern und den Prozess des Aufbaus einer elektronischen Verwaltung vorantreiben.
Bisher wurden Papierdokumente und mit Unterschrift und Siegel der zuständigen Behörde beglaubigte Dokumente für die Verwaltung, Leitung und Abwicklung staatlicher Verwaltungsbehörden verwendet, um deren Rechtmäßigkeit sicherzustellen. Das Innenministerium hat außerdem den Volkskomitees der Provinzen empfohlen, zahlreiche Dokumente herauszugeben, die die Verwaltung und Erstellung von Papierunterlagen anleiten und lenken.
Allerdings ist die Umsetzung traditioneller Aufbewahrungs- und Archivierungsverfahren bei einigen Agenturen und Einheiten gemäß den geltenden Vorschriften noch nicht gewährleistet, beispielsweise: Dokumente wurden nicht vollständig erfasst, befinden sich noch im Rückstand, wurden nicht gesammelt, bearbeitet und bewertet … Vor diesem Hintergrund hat Ha Tinh im Jahr 2021 die Initiative zur Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe von Software zur Dokumenten- und Arbeitsaufzeichnungsverwaltung gestartet.
Die Erstellung elektronischer Akten erleichtert Beamten und Beamten die Abwicklung von Verwaltungsverfahren.
Der stellvertretende Direktor des Innenministeriums, Mai Truong Sinh, der Initiator der Initiative, sagte: „Das Erstellen und Speichern elektronischer Aufzeichnungen ist eine neue Art und weist viele Unterschiede zu herkömmlichen Papieraufzeichnungen auf. Dokumente werden auf elektronischen Geräten erstellt oder aus Dokumenten auf anderen Informationsträgern digitalisiert. Dank der im Dokumentenverwaltungssystem integrierten Funktion zur Aufzeichnungserstellung können digitale Dokumente in einer Netzwerkumgebung automatisch in Aufzeichnungen umgewandelt werden.“
Der Einschätzung zufolge ist Ha Tinh einer der führenden Orte bei der Einführung elektronischer Aufzeichnungen und der Digitalisierung elektronischer Dokumente sowie bei der Organisation der Dokumentennutzung, um öffentliche Online-Dienste teilweise oder vollständig effektiv bereitzustellen.
Die Aufzeichnungserstellung erfolgt nahtlos online, wodurch die Papierlagerung gespart wird.
Im Jahr 2021 führte Ha Tinh das Programm in 6 Einheiten auf Provinzebene (Büro des Volkskomitees der Provinz, Innenministerium, Finanzministerium, Ministerium für Information und Kommunikation, Ministerium für Wissenschaft und Technologie, Justizministerium) und 3 Einheiten auf Bezirksebene (Volkskomitee der Stadt Ha Tinh, Bezirk Cam Xuyen, Bezirk Thach Ha) als Pilotprojekt durch. Dabei wurden 3.231 elektronische Aufzeichnungen erstellt.
Bis 2022 wird die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe der Arbeitsaufzeichnungssoftware in allen Provinzabteilungen, Zweigstellen und Volkskomitees der Bezirke, Städte und Gemeinden eingeführt. Die Gesamtzahl der in den Einheiten und Ortschaften erstellten Aufzeichnungen beträgt über 51.600 Aufzeichnungen, davon sind über 13.000 vollständige Aufzeichnungen. Im Jahr 2023 wird Ha Tinh die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe der Arbeitsaufzeichnungssoftware weiterhin intensiv vorantreiben, um sicherzustellen, dass 90 % der Arbeitsaufzeichnungen auf Provinzebene, 80 % der Arbeitsaufzeichnungen auf Bezirksebene und 30 % der Arbeitsaufzeichnungen auf Gemeindeebene (mit Ausnahme von Arbeitsaufzeichnungen, die unter Staatsgeheimnisse fallen, Aufzeichnungen mit komplexen Dokumentkomponenten usw.) erstellt werden.
In der Praxis hat die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen der staatlichen Verwaltung viele Vorteile gebracht, die Verwaltungsreform vorangetrieben und die Effizienz der Dokumenten- und Archivarbeit verbessert.
Mit den erstellten elektronischen Aufzeichnungen erfolgt die Suche und Bearbeitung von Dokumenten schnell.
Frau Ho Thi Niem, Fachkraft der Abteilung für Verwaltungsreform und Dokumentenarchivierung (Innenministerium), erklärte: „Seit der Einführung der elektronischen Aktenführung in der Arbeitsverwaltungssoftware besteht der erste Vorteil darin, dass die Speicherung von Papierakten deutlich reduziert wurde. Darüber hinaus ist die Suche und Verarbeitung von Textinformationen bei der Erstellung von Akten im Netzwerk schnell und bequem. Auch die Bearbeitung von Dokumenten wird einfacher und schneller, da das mehrfache Ausdrucken von Papierdokumenten, um Stellungnahmen von Abteilungen und Ämtern einzuholen, entfällt. Darüber hinaus verringert die elektronische Aktenführung auch den Dokumentenverlust, der bei Papierakten leicht passieren kann.“
Ein weiterer Vorteil der elektronischen Aktenführung mit einer Arbeitsdokumentationssoftware besteht darin, dass bei der Verbreitung elektronischer Dokumente alle Beamten und öffentlichen Angestellten an der Bearbeitung und Lösung von Dokumenten im selben System teilnehmen können. Dies gewährleistet einen reibungslosen und konsistenten Dokumentenprozess. Andererseits unterstützt es die Leiter von Behörden und Einheiten bei der Verwaltung der Beratung und Bearbeitung der Arbeit jedes Beamten und öffentlichen Angestellten, wenn ihnen die Leitung der Lösung übertragen wird.
Die Abteilung implementiert die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe der Dokumenten- und Arbeitsdateiverwaltungssoftware für alle 216 Gemeinden, Bezirke und Städte der Provinz in Form von Handbüchern. Die Einheit hat außerdem ein Dokument herausgegeben, das den Prozess der Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe der Arbeitsdateisoftware anleitet und folgende Hauptinhalte enthält: den Prozess des Erstellens und Unterzeichnens elektronischer Dokumente, den Prozess der Eingabe der Datensatzliste der Agentur in die Dokumenten- und Arbeitsdateiverwaltungssoftware und den Prozess der Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe der Dokumenten- und Arbeitsdateiverwaltungssoftware. Man kann sagen, dass die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen ziemlich kompliziert ist, aber beim Aufbau von E-Government und digitaler Verwaltung ist dies eine unvermeidliche Anforderung.
Herr Mai Truong Sinh
Stellvertretender Direktor des Innenministeriums
Phuc Quang - Mai Hoang
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