Durch die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe von Software zur Dokumenten- und Arbeitsdatenverwaltung kann Ha Tinh seine Verwaltungsaktivitäten verbessern und den Aufbau einer elektronischen Verwaltung vorantreiben.
Bisher dienten Papierdokumente sowie mit Unterschrift und Siegel der zuständigen Behörde beglaubigte Dokumente deren Rechtmäßigkeit und wurden für die Verwaltung, Leitung und Transaktionen staatlicher Verwaltungsbehörden verwendet. Das Innenministerium hat zudem die Volkskomitees der Provinzen angewiesen, zahlreiche Dokumente herauszugeben, die die Verwaltung und Erstellung von Papierunterlagen anleiten und lenken.
Allerdings ist die Umsetzung traditioneller Aufbewahrungs- und Archivierungsverfahren bei einigen Agenturen und Einheiten gemäß den geltenden Vorschriften noch nicht gewährleistet, beispielsweise: Dokumente wurden nicht vollständig erfasst, befinden sich noch im Rückstand, wurden nicht gesammelt, bearbeitet und bewertet... Vor diesem Hintergrund hat Ha Tinh im Jahr 2021 eine Pilotinitiative zur Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe von Software zur Dokumenten- und Arbeitsdatenverwaltung gestartet.
Durch die Erstellung elektronischer Akten wird die Abwicklung von Verwaltungsverfahren für Beamte und Staatsbedienstete erleichtert.
Mai Truong Sinh, stellvertretender Direktor des Innenministeriums und Initiator der Initiative, erklärte: „Die Erstellung und Speicherung elektronischer Aufzeichnungen ist eine neue Art der Dokumentenspeicherung und weist viele Unterschiede zu herkömmlichen Papieraufzeichnungen auf. Dokumente werden auf elektronischen Geräten erstellt oder aus Dokumenten auf anderen Informationsträgern digitalisiert. Dank der im Dokumentenmanagementsystem integrierten Funktion zur Aufzeichnungserstellung können digitale Dokumente in einer Netzwerkumgebung automatisch zu Aufzeichnungen umgewandelt werden.“
Der Einschätzung zufolge ist Ha Tinh einer der führenden Orte bei der Einführung elektronischer Aufzeichnungen und der Digitalisierung elektronischer Dokumente sowie bei der Organisation der Dokumentennutzung, um öffentliche Online-Dienste teilweise oder vollständig effektiv bereitzustellen.
Die Aufzeichnungserstellung erfolgt nahtlos online, wodurch die Papierlagerung gespart wird.
Im Jahr 2021 führte Ha Tinh das Programm in 6 Einheiten auf Provinzebene (Büro des Volkskomitees der Provinz, Innenministerium, Finanzministerium, Ministerium für Information und Kommunikation, Ministerium für Wissenschaft und Technologie, Justizministerium) und 3 Einheiten auf Bezirksebene (Volkskomitee der Stadt Ha Tinh, Bezirk Cam Xuyen, Bezirk Thach Ha) als Pilotprojekt durch. Dabei wurden 3.231 elektronische Aufzeichnungen erstellt.
Bis 2022 wird die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe der Arbeitsaufzeichnungssoftware in allen Provinzabteilungen, Zweigstellen und Volkskomitees der Bezirke, Städte und Gemeinden eingeführt. Die Gesamtzahl der in den Einheiten und Ortschaften erstellten Aufzeichnungen beträgt über 51.600 Aufzeichnungen, davon über 13.000 vollständige Aufzeichnungen. Im Jahr 2023 wird Ha Tinh die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe der Arbeitsaufzeichnungssoftware weiter intensivieren, um sicherzustellen, dass 90 % der Arbeitsaufzeichnungen auf Provinzebene, 80 % der Arbeitsaufzeichnungen auf Bezirksebene und 30 % der Arbeitsaufzeichnungen auf Gemeindeebene (mit Ausnahme von Arbeitsaufzeichnungen, die unter Staatsgeheimnisse fallen, Aufzeichnungen mit komplexen Dokumentkomponenten usw.) erstellt werden.
In der Praxis hat die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen der Staatsverwaltung viele Vorteile gebracht, die Verwaltungsreform vorangetrieben und die Effizienz der Dokumenten- und Archivarbeit verbessert.
Mit den erstellten elektronischen Aufzeichnungen erfolgt die Suche und Bearbeitung von Dokumenten schnell.
Frau Ho Thi Niem, Fachkraft der Abteilung für Verwaltungsreform und Dokumentenarchivierung (Innenministerium), erklärte: „Seit der Einführung der elektronischen Aktenführung in der Arbeitsmanagement-Software besteht der erste Vorteil darin, dass die Speicherung von Papierunterlagen deutlich reduziert wurde. Darüber hinaus ist die Suche und Verarbeitung von Textinformationen bei der Erstellung von Akten im Netzwerk schnell und bequem. Auch die Bearbeitung von Dokumenten wird einfacher und schneller, da das mehrfache Drucken von Papierdokumenten, um Stellungnahmen von Abteilungen und Ämtern einzuholen, entfällt. Darüber hinaus verringert die elektronische Akte den Dokumentenverlust, der bei Papierunterlagen leicht auftreten kann.“
Ein weiterer Vorteil der elektronischen Aktenführung mit einer Arbeitsdokumentationssoftware besteht darin, dass bei der Verbreitung elektronischer Dokumente alle Beamten und öffentlichen Angestellten an der Bearbeitung und Lösung von Dokumenten im selben System teilnehmen können. Dies gewährleistet einen reibungslosen und konsistenten Dokumentenprozess. Andererseits unterstützt es die Leiter von Behörden und Einheiten bei der Beratung und Bearbeitung der Arbeit jedes Beamten und öffentlichen Angestellten, wenn sie mit der Leitung der Lösung beauftragt sind.
Das Ministerium führt die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe der Dokumenten- und Arbeitsdateiverwaltungssoftware für alle 216 Gemeinden, Bezirke und Städte der Provinz in Form von Handbüchern ein. Die Abteilung hat außerdem ein Dokument herausgegeben, das den Prozess der Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe der Arbeitsdateisoftware leitet. Es enthält folgende Hauptinhalte: Erstellung und Unterzeichnung elektronischer Dokumente, Eintragung in die Datensatzliste der Behörde mithilfe der Dokumenten- und Arbeitsdateiverwaltungssoftware und Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe der Dokumenten- und Arbeitsdateiverwaltungssoftware. Die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen ist zwar recht kompliziert, beim Aufbau von E-Government und digitaler Verwaltung ist sie jedoch unabdingbar.
Herr Mai Truong Sinh
Stellvertretender Direktor des Innenministeriums
Phuc Quang - Mai Hoang
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