Elektronische Datensätze erstellen

Die Erstellung elektronischer Datensätze mithilfe von Dokumenten- und Arbeitsdatenverwaltungssoftware hilft Ha Tinh, die administrativen Managementaktivitäten zu verbessern und den Aufbau von E-Government voranzutreiben.

Bislang gewährleisteten Papierdokumente, die durch Unterschrift und Siegel der zuständigen Behörde beglaubigt wurden, ihre Rechtmäßigkeit und dienten der Verwaltung und den Transaktionen staatlicher Behörden. Das Innenministerium hat den Volkskomitees der Provinzen zudem empfohlen, zahlreiche Richtlinien für die Verwaltung und Erstellung von Papierakten zu erlassen.

Die Umsetzung traditioneller Aufbewahrungs- und Archivierungsverfahren ist in einigen Behörden und Abteilungen jedoch noch nicht gemäß den geltenden Vorschriften gewährleistet: Dokumente wurden nicht vollständig erfasst, befinden sich noch im Rückstand, wurden nicht gesammelt, bearbeitet und bewertet... Ausgehend von dieser Realität hat Ha Tinh im Jahr 2021 die Initiative zur Erstellung elektronischer Aufzeichnungen mithilfe einer Dokumenten- und Arbeitsaufzeichnungsverwaltungssoftware erprobt.

Die Erstellung elektronischer Akten wird Beamten und Angestellten die Abwicklung von Verwaltungsverfahren erleichtern.

Der stellvertretende Direktor des Innenministeriums, Mai Truong Sinh – der Initiator der Initiative –, sagte: „Die Erstellung und Speicherung elektronischer Datensätze ist eine neue Art der Dokumentation, die sich in vielerlei Hinsicht von herkömmlichen Papierdatensätzen unterscheidet. Dokumente werden auf elektronischen Datenträgern erstellt oder von Dokumenten auf anderen Datenträgern digitalisiert. Digitale Dokumente können dank der im Dokumentenmanagementsystem integrierten Datensatzfunktion automatisch in Datensätzen in einer Netzwerkumgebung angelegt werden.“

Laut der Einschätzung ist Ha Tinh einer der führenden Orte bei der Einführung elektronischer Aufzeichnungen und der Digitalisierung elektronischer Dokumente; die Nutzung von Dokumenten wird organisiert, um öffentliche Online-Dienste teilweise und vollständig effektiv bereitzustellen.

Die Datensätze werden online in einem nahtlosen Prozess erstellt, wodurch Papierlagerung eingespart wird.

Im Jahr 2021 erprobte Ha Tinh das Programm in 6 Einheiten auf Provinzebene (Büro des Provinzvolkskomitees, Innenministerium, Finanzministerium, Ministerium für Information und Kommunikation, Ministerium für Wissenschaft und Technologie, Justizministerium) und 3 Einheiten auf Bezirksebene (Volkskomitee der Stadt Ha Tinh, Bezirk Cam Xuyen, Bezirk Thach Ha), wodurch 3.231 elektronische Datensätze erstellt wurden.

Bis 2022 wird die Erstellung elektronischer Arbeitsakten mithilfe der entsprechenden Software in allen Provinzbehörden, Zweigstellen und Volkskomitees der Bezirke, Städte und Gemeinden eingeführt. Die Gesamtzahl der in den einzelnen Einheiten und Ortschaften erstellten Datensätze beträgt über 51.600, davon sind über 13.000 vollständig. Im Jahr 2023 wird Ha Tinh die Erstellung elektronischer Arbeitsakten mit der entsprechenden Software weiter vorantreiben, mit dem Ziel, 90 % der Arbeitsakten auf Provinzebene, 80 % auf Bezirksebene und 30 % auf Gemeindeebene (ausgenommen Arbeitsakten, die Staatsgeheimnisse betreffen oder komplexe Dokumente enthalten) elektronisch zu erfassen.

In der Praxis hat die Schaffung elektronischer Aufzeichnungen viele Vorteile für die Staatsverwaltung gebracht, die Verwaltungsreform gefördert und die Effizienz der Dokumenten- und Archivarbeit verbessert.

Durch die erstellten elektronischen Datensätze wird die Suche und Bearbeitung von Dokumenten beschleunigt.

Frau Ho Thi Niem, Spezialistin der Abteilung für Verwaltungsreform und Dokumentenarchivierung (Innenministerium), erklärte: „Seit der Einführung elektronischer Akten in der Arbeitsverwaltungssoftware besteht der größte Vorteil darin, dass der Papierbestand deutlich reduziert wurde. Da die Akten im Netzwerk erstellt werden, ist die Suche und Bearbeitung von Textinformationen zudem schnell und komfortabel. Auch die Bearbeitung von Dokumenten ist einfacher und schneller geworden, da das wiederholte Drucken und Einholen von Stellungnahmen bei verschiedenen Abteilungen und Ämtern entfällt. Darüber hinaus verringert die elektronische Aktenführung das Risiko von Dokumentenverlusten, die bei Papierakten leicht auftreten können.“

Ein weiterer Vorteil der Erstellung elektronischer Datensätze in der Arbeitszeiterfassungssoftware besteht darin, dass bei der elektronischen Weiterleitung von Dokumenten alle Beamten und Angestellten des öffentlichen Dienstes im selben System an der Bearbeitung und Klärung von Dokumenten beteiligt sein können. Dies gewährleistet einen reibungslosen und einheitlichen Ablauf der Dokumentenbearbeitung. Zudem unterstützt es die Leitung von Behörden und Abteilungen bei der Beratung und Betreuung der einzelnen Beamten und Angestellten des öffentlichen Dienstes, wenn diese mit der Bearbeitung von Dokumenten betraut sind.

Das Ministerium implementiert die Erstellung elektronischer Datensätze in der Dokumenten- und Arbeitsdatenverwaltungssoftware für alle 216 Gemeinden, Stadtteile und Städte der Provinz mithilfe von Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Die zuständige Stelle hat außerdem ein Dokument herausgegeben, das den Prozess der Erstellung elektronischer Datensätze in der Arbeitsdatenverwaltungssoftware erläutert. Zu den wichtigsten Inhalten gehören: das Verfassen und Signieren elektronischer Dokumente, das Einpflegen der Aktenliste der Behörde in die Dokumenten- und Arbeitsdatenverwaltungssoftware sowie die Erstellung elektronischer Datensätze in der Software. Die Erstellung elektronischer Datensätze mag zwar komplex erscheinen, ist aber im Zuge des Aufbaus von E-Government und digitaler Verwaltung eine unabdingbare Voraussetzung.

Herr Mai Truong Sinh

Stellvertretender Direktor des Innenministeriums

Phuc Quang - Mai Hoang

Quelle: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm