Ακύρωση της συνάντησης για τη μείωση της κόπωσης των εργαζομένων.

[διαφήμιση_1]

Ο Τζόσουα Ζέρκελ στις ΗΠΑ πιστεύει ότι έχει φτάσει στο οριακό σημείο του με το γεμάτο πρόγραμμα συναντήσεων κάθε εβδομάδα.

«Θέλω να κλάψω όταν κοιτάζω το πρόγραμμα των συναντήσεων», είπε ο διευθυντής μάρκετινγκ της εταιρείας εφαρμογών διαχείρισης επιχειρήσεων Asana. Οι ατελείωτες συναντήσεις τον δυσκόλευαν να ολοκληρώσει τη δουλειά του.

Η αυξανόμενη ανησυχία του Ζέρκελ έγινε αντιληπτή από την εταιρεία, η οποία πρότεινε την προσωρινή ακύρωση των τακτικών συναντήσεων. Το ονόμασαν «Ημέρα της Κρίσης των Συναντήσεων» .

«Νομίζω ότι τα πράγματα βελτιώνονται», είπε ο Ζέρκελ.

Φωτογραφία εικονογράφησης: Washington Post — Φωτογραφία εικονογράφησης: *Washington Post*

Η υπερφόρτωση με συσκέψεις είναι ένα πρόβλημα που αντιμετωπίζουν πολλοί υπάλληλοι γραφείου. Νέα έρευνα που δημοσιεύτηκε από τη Microsoft δείχνει ότι το 68% δηλώνει ότι αντιμετωπίζει διακοπές στην εργασία του και δεν έχει αρκετό χρόνο για να συγκεντρωθεί λόγω συχνών συσκέψεων.

Οι εταιρείες αύξησαν τις συναντήσεις κατά τη διάρκεια της πανδημίας Covid-19 για να διατηρήσουν τις επαφές με τους εργαζομένους. Αυτή η πρακτική συνεχίστηκε τέσσερα χρόνια αργότερα, αλλά οι εταιρείες επανεξετάζουν σταδιακά την κουλτούρα των συναντήσεών τους. Μειώνουν τις συναντήσεις για να αυξήσουν την παραγωγικότητα και να μειώσουν την κόπωση των εργαζομένων.

«Υπάρχει αυτή τη στιγμή υψηλό ενδιαφέρον για τις συναντήσεις γραφείου», δήλωσε ο Στίβεν Ρόγκελμπεργκ, καθηγητής στο Πανεπιστήμιο της Βόρειας Καρολίνας.

Η ομάδα εννέα ατόμων του Zerkel αφαίρεσε τις συναντήσεις της Τετάρτης από το πρόγραμμα εργασίας τους, εξοικονομώντας τους 11 ώρες το μήνα. Στη συνέχεια, ο κανόνας της « Καταστροφής των Συναντήσεων» εφαρμόστηκε σε 60 άτομα, οδηγώντας την εταιρεία στη δημιουργία ενός εγχειριδίου που καθοδηγεί τα τμήματα σχετικά με τη μείωση των προγραμματισμένων συναντήσεων.

«Προσαρμόζουμε προσεκτικά τα χρονοδιαγράμματα και τις δομές των συναντήσεων», δήλωσε η Ρεμπέκα Χιντς, επικεφαλής στρατηγικής έρευνας στην Asana. «Η εταιρεία ακυρώνει συναντήσεις που δεν είναι πολύ παραγωγικές». Ταυτόχρονα, οι ηγέτες ενθαρρύνουν τους ανθρώπους να αρνούνται συναντήσεις που δεν έχουν αξία.

Στα τέλη Ιανουαρίου, η πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου Shopify ζήτησε από τους υπαλλήλους της να ακυρώσουν όλες τις συναντήσεις για δύο εβδομάδες. Προβλεπόταν ότι μέχρι τον Ιούλιο, οι εργαζόμενοι θα είχαν μειώσει τις συναντήσεις κατά 14% και αυτό το ποσοστό θα έφτανε το 18% μέχρι το τέλος του έτους.

Πέρυσι, η εταιρεία λογισμικού Techsmith δεν είχε καμία συνάντηση για ένα μήνα, επιλέγοντας αντ' αυτού την ανταλλαγή μηνυμάτων ή τη βιντεοσκόπηση . Μια εσωτερική έρευνα έδειξε ότι το 15% των εργαζομένων ήταν πιο παραγωγικοί και το 85% προσδιόρισε τις συναντήσεις που θα παραλείψει ή θα συντομεύσει. Ταυτόχρονα, μειώθηκε και ο αριθμός των συμμετεχόντων.

«Προστατεύουμε την ενέργεια των εργαζομένων μας, ώστε να μπορούν να αποδίδουν στο έπακρο», δήλωσε η Διευθύνουσα Σύμβουλος Γουέντι Χάμιλτον.

Η πλατφόρμα αυτοματισμού Zapier έχει εφαρμόσει μια πολιτική «εβδομάδας εστίασης» για τους υπαλλήλους της. Κάθε άτομο θέτει στόχους και ιεραρχεί την εργασία για ολόκληρη την εβδομάδα. Δεν παραλείπει εντελώς τις συσκέψεις, αλλά ενθαρρύνει την αποφυγή τους εάν δεν είναι απαραίτητο.

Σύμφωνα με έρευνα του Brandon Sammut, επικεφαλής ανθρώπινου δυναμικού της Zapier, το 80% των εργαζομένων δήλωσαν ότι είχαν επιτύχει τους στόχους τους.

Η εφαρμογή ανθρώπινου δυναμικού Slack εφαρμόζει επίσης την Εβδομάδα Καινοτομίας και τις Παρασκευές Εστίασης κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού, ώστε να επιτρέπει στους εργαζομένους να εργάζονται με συγκεντρωμένο και αδιάλειπτο τρόπο.

Πειραματίστηκαν με τη μείωση του αριθμού των συναντήσεων κατά 50% και την ενθάρρυνση περισσότερου χρόνου διακοπής λειτουργίας. Το Slack χρησιμοποίησε την Τεχνητή Νοημοσύνη για να συνοψίσει τα βασικά σημεία, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να παραλείπουν τις συναντήσεις.

Ωστόσο, αυτή η αλλαγή φέρνει επίσης πολλές προκλήσεις. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η μείωση των συναντήσεων σημαίνει λιγότερες ευκαιρίες για μάθηση και παρατήρηση των άλλων.

Ο καθηγητής Ρόγκελμπεργκ υποστηρίζει ότι μια στρατηγική για τη μείωση των συναντήσεων θα είναι αποτελεσματική εάν φτάσει σε όλα τα τμήματα. Οι ηγέτες είναι υπεύθυνοι για τον σχεδιασμό και την ενθάρρυνση των άλλων να συμμετάσχουν, ενώ οι εργαζόμενοι, με τη σειρά τους, πρέπει να αναπτύξουν τους δικούς τους στόχους. «Αυτός ο συνδυασμός θα τους αποτρέψει από το να σοκαριστούν όταν αλλάξει η κουλτούρα των συναντήσεων», είπε.

Ο Ζέρκελ εξέφρασε την ευγνωμοσύνη του στην εταιρεία για το νέο πρόγραμμα εργασίας. «Ήταν γενναίοι και αποφασιστικοί στην πραγματοποίηση των αλλαγών», είπε.

Ngoc Ngan (Σύμφωνα με την Washington Post )

[διαφήμιση_2]
Πηγή