Ακυρώστε τις συναντήσεις για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να αισθάνονται λιγότερο κουρασμένοι

[διαφήμιση_1]

Ο Αμερικανός Τζόσουα Ζέρκελ νόμιζε ότι είχε φτάσει στα όριά του με το φορτωμένο εβδομαδιαίο πρόγραμμα συναντήσεών του.

«Θέλω να κλάψω όταν κοιτάζω το πρόγραμμα των συναντήσεών μου», είπε ο διευθυντής μάρκετινγκ της εταιρείας εφαρμογών διαχείρισης επιχειρήσεων Asana. Οι διαδοχικές συναντήσεις τον δυσκολεύουν να ολοκληρώσει τη δουλειά του.

Η αυξανόμενη ανησυχία του Ζέρκελ αναγνωρίστηκε από την εταιρεία, η οποία πρότεινε την προσωρινή ακύρωση των τακτικών συναντήσεων. Το ονόμασαν «Ημέρα της Κρίσης των Συναντήσεων ».

«Νομίζω ότι τα πράγματα βελτιώνονται», είπε ο Ζέρκελ.

Εικονογράφηση: Washington Post — Εικονογράφηση: *Washington Post*

Η υπερφόρτωση των συναντήσεων αποτελεί πρόβλημα για πολλούς υπαλλήλους γραφείου. Μια νέα μελέτη της Microsoft διαπίστωσε ότι το 68% των ανθρώπων λένε ότι διακόπτονται και δεν μπορούν να συγκεντρωθούν λόγω των συναντήσεων.

Οι εταιρείες αύξησαν τις συναντήσεις κατά τη διάρκεια της Covid-19 για να παραμείνουν σε επαφή με τους εργαζομένους. Η συνήθεια αυτή διατηρείται ακόμη και τέσσερα χρόνια αργότερα, αλλά οι εταιρείες επανεξετάζουν σταδιακά την κουλτούρα των συναντήσεών τους. Μειώνουν τις συναντήσεις για να αυξήσουν την παραγωγικότητα και να μειώσουν την επαγγελματική εξουθένωση των εργαζομένων.

«Υπάρχει υψηλό ενδιαφέρον για τις συναντήσεις γραφείου», λέει ο Steven Rogelberg, καθηγητής στο Πανεπιστήμιο της Βόρειας Καρολίνας.

Η εννεαμελής ομάδα του Zerkel αφαίρεσε τις συναντήσεις της Τετάρτης από το πρόγραμμά της, εξοικονομώντας 11 ώρες το μήνα. Στη συνέχεια, εισήχθη το Doomsday Meetings με 60 άτομα, ωθώντας την εταιρεία να εφαρμόσει ένα εγχειρίδιο που έδινε οδηγίες στα τμήματα να μειώνουν τις συναντήσεις κατά κανόνα.

«Αλλάζουμε προσεκτικά το πρόγραμμα και τη δομή των συναντήσεων», λέει η Rebecca Hinds, επικεφαλής στρατηγικής στην Asana. «Ακυρώνουμε συναντήσεις που δεν έχουν και πολύ ουσιαστικό περιεχόμενο». Ταυτόχρονα, οι ηγέτες ενθαρρύνουν τους ανθρώπους να αρνούνται συναντήσεις που δεν προσθέτουν αξία.

Στα τέλη Ιανουαρίου, η πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου Shopify ζήτησε από τους υπαλλήλους να ακυρώσουν όλες τις συναντήσεις για δύο εβδομάδες. Μέχρι τον Ιούλιο, οι εργαζόμενοι αναμένουν να μειώσουν τις συναντήσεις κατά 14% και μέχρι το τέλος του έτους κατά 18%.

Πέρυσι, η εταιρεία λογισμικού Techsmith σταμάτησε τις συσκέψεις για ένα μήνα, προσφέροντας γραπτές ή βιντεοδιασκέψεις . Μια εσωτερική έρευνα διαπίστωσε ότι οι εργαζόμενοι ήταν 15% πιο παραγωγικοί και το 85% προσδιόρισε τις συσκέψεις που θα παραλείψουν ή θα συντομεύσουν. Η προσέλευση επίσης μειώθηκε.

«Προστατεύουμε την ενέργεια των εργαζομένων μας, ώστε να μπορούν να κάνουν την καλύτερη δυνατή δουλειά», λέει η Διευθύνουσα Σύμβουλος Γουέντι Χάμιλτον.

Η πλατφόρμα αυτοματισμού Zapier έχει υιοθετήσει μια πολιτική «εβδομάδας εστίασης» για τους υπαλλήλους της. Κάθε άτομο θέτει στόχους και ιεραρχεί την εργασία του για την εβδομάδα. Δεν καταργεί εντελώς τις συναντήσεις, αλλά ενθαρρύνει την αποφυγή τους εάν δεν είναι απαραίτητες.

Το 80% των εργαζομένων δηλώνουν ότι έχουν πετύχει τους στόχους τους, σύμφωνα με έρευνα του Brandon Sammut, διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού στη Zapier.

Η εφαρμογή οργάνωσης ανθρώπινου δυναμικού Slack κυκλοφόρησε επίσης τις Summer Focus Fridays και Creator Weeks , οι οποίες επιτρέπουν στους υπαλλήλους να εργάζονται σε εστιασμένες, αδιάλειπτες συνεδρίες.

Πειραματίζονται με τη μείωση των συσκέψεων κατά 50% και την ενθάρρυνση περισσότερου χρόνου διακοπής λειτουργίας. Το Slack χρησιμοποιεί την Τεχνητή Νοημοσύνη για να συνοψίσει τα βασικά σημεία, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να παραλείπουν συσκέψεις.

Ωστόσο, αυτή η αλλαγή φέρνει επίσης πολλές προκλήσεις. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η μείωση των συναντήσεων σημαίνει λιγότερες ευκαιρίες για μάθηση και παρατήρηση από τους άλλους.

Ο καθηγητής Ρόγκελμπεργκ λέει ότι μια στρατηγική μείωσης των συναντήσεων θα είναι αποτελεσματική εάν φτάσει σε ολόκληρο το τμήμα. Οι ηγέτες είναι υπεύθυνοι για τον σχεδιασμό και την εμπλοκή των άλλων, ενώ οι εργαζόμενοι είναι υπεύθυνοι για την ανάπτυξη των δικών τους στόχων. «Αυτός ο συνδυασμός θα κάνει λιγότερο σοκαριστικό το γεγονός ότι η κουλτούρα των συναντήσεων αλλάζει», λέει.

Ο Ζέρκελ είναι ευγνώμων στην εταιρεία για το νέο πρόγραμμα. «Ήταν γενναίοι και αποφασιστικοί σχετικά με τις αλλαγές», λέει.

Ngoc Ngan (Σύμφωνα με την Washington Post )

[διαφήμιση_2]
Πηγή