Ψηφιοποίηση της διαχείρισης των υπηρεσιών διαμονής.

Στο πλαίσιο της ανάκαμψης και της επιτάχυνσης της τουριστικής βιομηχανίας, ο ψηφιακός μετασχηματισμός γίνεται αναπόφευκτη τάση για τα καταλύματα. Στην Thanh Hoa - μια περιοχή με περίπου 1.300 καταλύματα αυτή τη στιγμή - η εφαρμογή της ψηφιακής τεχνολογίας όχι μόνο βοηθά στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης, αλλά συμβάλλει και στη βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών, καλύπτοντας τις ολοένα και υψηλότερες απαιτήσεις των τουριστών.

Η ρεσεψιονίστ στο Muong Thanh Thanh Hoa Hotel επεξεργάζεται τα check-in χρησιμοποιώντας το λογισμικό διαχείρισης καταλυμάτων του ξενοδοχείου.

Βελτιστοποίηση λειτουργιών, τυποποίηση διαχείρισης

Προηγουμένως, η διαδικασία υποδοχής και διαχείρισης επισκεπτών σε πολλά ξενοδοχεία γινόταν κυρίως χειροκίνητα, από τον έλεγχο των εγγράφων ταυτοποίησης, τη φωτοτύπηση, τη συμπλήρωση εντύπων πληροφοριών έως την αναφορά στις αρχές. Αυτή η διαδικασία δεν ήταν μόνο χρονοβόρα, αλλά και επιρρεπής σε σφάλματα, προκαλώντας ταλαιπωρία τόσο για τους πελάτες όσο και για τους φορείς εκμετάλλευσης, ειδικά κατά τις περιόδους αιχμής του τουρισμού .

Ακριβώς λόγω αυτής της πρακτικής κατάστασης, η εφαρμογή λογισμικού διαχείρισης καταλυμάτων έχει καταστεί επείγουσα λύση. Σε πολλά ξενοδοχεία στην επαρχία, η διαδικασία check-in έχει απλοποιηθεί σημαντικά, καθώς το προσωπικό της ρεσεψιόν χρειάζεται μόνο να σαρώσει τον κωδικό QR στην ταυτότητα του πολίτη με ενσωματωμένο τσιπ και όλες οι πληροφορίες των πελατών ενημερώνονται αυτόματα στο σύστημα. Στη συνέχεια, τα δεδομένα συγχρονίζονται με τις αρμόδιες αρχές, διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς, ελαχιστοποιώντας παράλληλα τα σφάλματα.

Για τα καταλύματα με μεγάλο όγκο επισκεπτών, η ψηφιοποίηση των διαδικασιών όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά μειώνει επίσης σημαντικά την πίεση στο προσωπικό. Αντί να επεξεργάζεται κάθε έγγραφο χειροκίνητα, το τμήμα υποδοχής μπορεί να επικεντρωθεί περισσότερο στην εξυπηρέτηση και την υποστήριξη πελατών - ένας ολοένα και πιο σημαντικός παράγοντας στον ανταγωνισμό των υπηρεσιών. Η κα Bui Thi Hoai Thuong, Αναπληρώτρια Διευθύντρια Καταλυμάτων στο ξενοδοχείο Muong Thanh Thanh Hoa, δήλωσε: «Προηγουμένως, η διαδικασία check-in ήταν αρκετά περίπλοκη, με το προσωπικό να πρέπει να χειρίζεται πολλά χειροκίνητα βήματα, οδηγώντας σε σφάλματα. Από την εφαρμογή του λογισμικού διαχείρισης καταλυμάτων, η διαδικασία check-in έχει συντομευτεί, τα δεδομένα είναι πιο ακριβή και η ασφάλεια είναι εξασφαλισμένη. Οι πελάτες αισθάνονται επίσης πιο βολικοί και άνετοι, καθώς δεν χρειάζεται να παρέχουν τόσα πολλά έγγραφα όπως πριν».

Πέρα από την απλή λήψη δεδομένων, το λογισμικό διαχείρισης βοηθά στη σύνδεση και τον συγχρονισμένο έλεγχο όλων των λειτουργικών δραστηριοτήτων, από τη διαχείριση δωματίων και την παρακολούθηση της πληρότητας έως τα στατιστικά στοιχεία εσόδων και την αναφορά σε πραγματικό χρόνο. Η ψηφιοποίηση και η συγκέντρωση των δεδομένων διευκολύνει επίσης τις επιχειρήσεις να αναλύουν και να προβλέπουν τη ζήτηση της αγοράς, βελτιώνοντας έτσι την αποδοτικότητα των επιχειρήσεων.

Από το να εφαρμόζεται μόνο από μεγάλα ξενοδοχεία, ο ψηφιακός μετασχηματισμός έχει πλέον εξαπλωθεί σε πολλά καταλύματα σε διαφορετικά τμήματα. Αυτό δείχνει μια σημαντική μετατόπιση στην αντίληψη των επιχειρήσεων για τον ρόλο της τεχνολογίας - από ένα υποστηρικτικό εργαλείο σε μια βασική πλατφόρμα στη διαχείριση. Πέρα από την απλή βελτίωση της εσωτερικής αποδοτικότητας της διαχείρισης, ο ψηφιακός μετασχηματισμός ανοίγει επίσης θεμελιώδεις αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο τα καταλύματα προσεγγίζουν και εξυπηρετούν τους πελάτες.

Αναβάθμιση της εμπειρίας, στροφή προς τον έξυπνο τουρισμό.

Ενώ η ψηφιοποίηση βοηθά τις επιχειρήσεις διαμονής να λειτουργούν πιο αποτελεσματικά, η τεχνολογία αλλάζει επίσης τον τρόπο με τον οποίο οι ταξιδιώτες έχουν πρόσβαση και χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες. Αντί να βασίζονται σε μεθόδους άμεσης κράτησης όπως πριν, όλο και περισσότεροι ταξιδιώτες επιλέγουν να αναζητούν, να κάνουν κράτηση και να πληρώνουν μέσω ψηφιακών πλατφορμών. Αυτή η τάση αναγκάζει τις επιχειρήσεις διαμονής να προσαρμόζονται προληπτικά και να επεκτείνουν την διαδικτυακή τους παρουσία, από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης έως τις εφαρμογές κράτησης.

Στο Sam Son, το παραθαλάσσιο τουριστικό κέντρο της επαρχίας Thanh Hoa, αυτή η διαδικασία είναι αρκετά εμφανής. Με μεγάλο αριθμό καταλυμάτων και την πίεση για εξυπηρέτηση τουριστών κατά την περίοδο αιχμής, η εφαρμογή της τεχνολογίας όχι μόνο βοηθά στη βελτίωση της επιχειρηματικής αποδοτικότητας, αλλά συμβάλλει και στη δημιουργία ενός πιο επαγγελματικού και διαφανούς τουριστικού περιβάλλοντος. Η κα Nguyen Thao Du, εκπρόσωπος του ξενοδοχείου Hai Yen στην περιοχή Sam Son, δήλωσε: «Προηγουμένως, οι επισκέπτες έρχονταν κυρίως απευθείας για να κλείσουν δωμάτια, κάτι που ήταν αρκετά παθητικό. Από την προώθηση σε ψηφιακές πλατφόρμες, οι επισκέπτες μπορούν να κάνουν προληπτικές κρατήσεις δωματίων και να πληρώνουν μέσω της εφαρμογής. Αυτό μας βοηθά να προσεγγίσουμε περισσότερους πελάτες και διευκολύνει την οργάνωση και τη διαχείριση δωματίων».

Στην πραγματικότητα, σε πολλά καταλύματα, το ποσοστό των επισκεπτών που κάνουν κρατήσεις online έχει αυξηθεί σημαντικά, αντιπροσωπεύοντας ενδεχομένως το 60-70% του συνολικού αριθμού επισκεπτών κατά τη διάρκεια της τουριστικής περιόδου. Αυτό όχι μόνο βοηθά τις επιχειρήσεις να επεκτείνουν την αγορά τους, αλλά και ενισχύει τον επαγγελματισμό στην εξυπηρέτηση. Οι πληροφορίες σχετικά με τα δωμάτια, τις τιμές και τις υπηρεσίες είναι δημόσια και διαφανώς διαθέσιμες στο ψηφιακό περιβάλλον, διευκολύνοντας τους πελάτες να επιλέγουν και να λαμβάνουν αποφάσεις. Από την άποψη της διαχείρισης, η ψηφιοποίηση των δεδομένων καταλυμάτων προσφέρει επίσης πρακτικά οφέλη. Οι πληροφορίες για τους επισκέπτες ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο, υποστηρίζοντας τις αρχές στην παρακολούθηση, τη διαχείριση και τη διασφάλιση της ασφάλειας και της τάξης, ειδικά σε βασικές τουριστικές περιοχές όπως το Sam Son.

Είναι σαφές ότι ο ψηφιακός μετασχηματισμός στη διαχείριση υπηρεσιών διαμονής δεν είναι απλώς μια τεχνική λύση, αλλά γίνεται το νέο λειτουργικό θεμέλιο της τουριστικής βιομηχανίας. Από την τυποποίηση της διαχείρισης και τη βελτιστοποίηση των επιχειρήσεων έως την ενίσχυση των εμπειριών και τη διασφάλιση της ασφάλειας, η τεχνολογία συμβάλλει στη διαμόρφωση ενός έξυπνου τουριστικού οικοσυστήματος. Αυτός θα είναι ένας βασικός παράγοντας για τη βελτίωση της ανταγωνιστικότητάς της και την ανάπτυξη του τουρισμού σε μια επαγγελματική, σύγχρονη και βιώσιμη κατεύθυνση στο μέλλον.

Κείμενο και φωτογραφίες: Hong Tu

Πηγή: https://baothanhhoa.vn/so-hoa-quan-ly-dich-vu-luu-tru-281979.htm