Δημιουργήστε ηλεκτρονικά αρχεία

Η δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων σε λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και αρχείων εργασίας βοηθά την Ha Tinh να βελτιώσει τις δραστηριότητες διοικητικής διαχείρισης και να προωθήσει τη διαδικασία οικοδόμησης ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.

Μέχρι σήμερα, τα έντυπα έγγραφα και τα έγγραφα που έχουν επικυρωθεί με την υπογραφή και τη σφραγίδα της αρμόδιας αρχής έχουν διασφαλίσει τη νομιμότητά τους και έχουν χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση, την κατεύθυνση και τις συναλλαγές των κρατικών διοικητικών υπηρεσιών. Το Υπουργείο Εσωτερικών έχει επίσης συμβουλεύσει την Επαρχιακή Λαϊκή Επιτροπή να εκδώσει πολλά έγγραφα που κατευθύνουν και καθοδηγούν τη διαχείριση και τη δημιουργία έντυπων αρχείων.

Ωστόσο, η εφαρμογή των παραδοσιακών διαδικασιών διατήρησης και αρχειοθέτησης σε ορισμένες υπηρεσίες και μονάδες δεν έχει ακόμη διασφαλιστεί σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς, όπως: τα έγγραφα δεν έχουν καταγραφεί πλήρως, εξακολουθούν να εκκρεμούν, δεν έχουν συλλεχθεί, δεν έχουν υποστεί επεξεργασία και δεν έχουν αποτιμηθεί... Από αυτή την πραγματικότητα, το 2021, η Ha Tinh εφάρμοσε πιλοτικά την πρωτοβουλία δημιουργίας ηλεκτρονικών αρχείων σε λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και αρχείων εργασίας.

Η δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων θα διευκολύνει τους υπαλλήλους και τους δημόσιους υπαλλήλους στη διεκπεραίωση διοικητικών διαδικασιών.

Η Αναπληρώτρια Διευθύντρια του Υπουργείου Εσωτερικών Υποθέσεων, Μάι Τρουόνγκ Σινχ, η οποία συνέταξε την πρωτοβουλία, δήλωσε: «Η δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων και η αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων είναι ένας νέος τύπος, με πολλές διαφορές σε σύγκριση με τα παραδοσιακά έντυπα αρχεία. Τα έγγραφα δημιουργούνται σε ηλεκτρονικά μέσα ή ψηφιοποιούνται από έγγραφα σε άλλους φορείς πληροφοριών. Τα ψηφιακά έγγραφα μπορούν να δημιουργηθούν αυτόματα σε αρχεία σε περιβάλλον δικτύου χάρη στη λειτουργία δημιουργίας αρχείων που είναι ενσωματωμένη στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων».

Σύμφωνα με την αξιολόγηση, η Χα Τιν είναι μία από τις κορυφαίες τοποθεσίες στην εφαρμογή ηλεκτρονικών αρχείων και στην ψηφιοποίηση ηλεκτρονικών εγγράφων, οργανώνοντας την αξιοποίηση των εγγράφων για την αποτελεσματική ανάπτυξη ηλεκτρονικών δημόσιων υπηρεσιών εν μέρει και πλήρως.

Τα αρχεία δημιουργούνται ηλεκτρονικά με μια απρόσκοπτη διαδικασία, εξοικονομώντας χώρο αποθήκευσης σε χαρτί.

Το 2021, η Ha Tinh εφάρμοσε πιλοτικά το πρόγραμμα σε 6 μονάδες σε επαρχιακό επίπεδο (Γραφείο της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής, Υπουργείο Εσωτερικών Υποθέσεων, Υπουργείο Οικονομικών, Υπουργείο Πληροφοριών και Επικοινωνιών, Υπουργείο Επιστήμης και Τεχνολογίας, Υπουργείο Δικαιοσύνης) και 3 μονάδες σε περιφερειακό επίπεδο (Λαϊκή Επιτροπή της πόλης Ha Tinh, Περιφέρεια Cam Xuyen, Περιφέρεια Thach Ha) με αποτέλεσμα τη δημιουργία 3.231 ηλεκτρονικών αρχείων.

Μέχρι το 2022, η δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό αρχείων εργασίας θα έχει αναπτυχθεί σε όλα τα επαρχιακά τμήματα, παραρτήματα και Λαϊκές Επιτροπές περιφερειών, πόλεων και κωμοπόλεων. Ο συνολικός αριθμός αρχείων που δημιουργήθηκαν σε μονάδες και τοποθεσίες είναι πάνω από 51.600, εκ των οποίων ο αριθμός των πλήρων αρχείων θα φτάσει τα 13.000. Το 2023, η Χα Τιν θα συνεχίσει να αναπτύσσει δυναμικά τη δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό αρχείων εργασίας, με στόχο να διασφαλίσει ότι θα δημιουργείται το 90% των αρχείων εργασίας σε επαρχιακό επίπεδο, το 80% των αρχείων εργασίας σε περιφερειακό επίπεδο, το 30% των αρχείων εργασίας σε επίπεδο κοινότητας (εκτός από τα αρχεία εργασίας που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής των κρατικών μυστικών, τα αρχεία με σύνθετα στοιχεία εγγράφων...).

Στην πράξη, η δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων έχει αποφέρει πολλά οφέλη στη διοίκηση του κράτους, έχει προωθήσει τη διοικητική μεταρρύθμιση και έχει βελτιώσει την αποτελεσματικότητα του έργου των εγγράφων και των αρχειοθετήσεων.

Με τα ηλεκτρονικά αρχεία που δημιουργούνται, η διαδικασία αναζήτησης και επεξεργασίας εγγράφων θα πραγματοποιηθεί γρήγορα.

Η κα Ho Thi Niem - ειδικός του Τμήματος Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Αρχείων Εγγράφων (Υπουργείο Εσωτερικών Υποθέσεων) μοιράστηκε: «Από την εφαρμογή της δημιουργίας ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό διαχείρισης εργασίας, το πρώτο όφελος είναι ότι έχει μειωθεί σημαντικά η αποθήκευση των έντυπων αρχείων όπως πριν. Επιπλέον, όταν τα αρχεία δημιουργούνται σε περιβάλλον δικτύου, η διαδικασία αναζήτησης και επεξεργασίας πληροφοριών κειμένου είναι γρήγορη και βολική. Η επεξεργασία εγγράφων γίνεται επίσης απλή και γρήγορη, επειδή δεν χρειάζεται πλέον χρόνος για την εκτύπωση και επανεκτύπωση έντυπων εγγράφων πολλές φορές για να ζητηθούν γνώμες από τμήματα και γραφεία όπως πριν. Επιπλέον, τα ηλεκτρονικά αρχεία περιορίζουν επίσης την απώλεια εγγράφων, κάτι που μπορεί εύκολα να συμβεί με τα έντυπα αρχεία».

Ένα άλλο πλεονέκτημα της δημιουργίας ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό αρχείων εργασίας είναι ότι κατά την κυκλοφορία ηλεκτρονικών εγγράφων, όλοι οι δημόσιοι υπάλληλοι και οι υπάλληλοι του δημόσιου τομέα μπορούν να συμμετέχουν στη διαδικασία επεξεργασίας και επίλυσης εγγράφων στο ίδιο σύστημα. Αυτό διασφαλίζει την ομαλότητα και τη συνέπεια στη διαδικασία επεξεργασίας εγγράφων. Από την άλλη πλευρά, βοηθά τους επικεφαλής των υπηρεσιών και των μονάδων να διαχειριστούν τη διαδικασία διαβούλευσης και χειρισμού του έργου κάθε δημόσιου υπαλλήλου και δημόσιου υπαλλήλου όταν τους έχει ανατεθεί η προεδρία της επίλυσης.

Το Τμήμα εφαρμόζει τη δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και αρχείων εργασίας για όλες τις 216 κοινότητες, περιφέρειες και πόλεις της επαρχίας με τη μορφή χειρόγραφων οδηγιών. Η μονάδα έχει επίσης εκδώσει ένα έγγραφο που καθοδηγεί τη διαδικασία δημιουργίας ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό αρχείων εργασίας με κύρια περιεχόμενα όπως: τη διαδικασία σύνταξης και υπογραφής ηλεκτρονικών εγγράφων· τη διαδικασία εισαγωγής στη λίστα αρχείων του οργανισμού στο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και αρχείων εργασίας· τη διαδικασία δημιουργίας ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και αρχείων εργασίας. Μπορεί να ειπωθεί ότι η δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων είναι αρκετά περίπλοκη, αλλά στη διαδικασία οικοδόμησης ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και ψηφιακής διακυβέρνησης, αυτή είναι μια αναπόφευκτη απαίτηση.

Κύριος Μάι Τρουόνγκ Σινχ

Αναπληρωτής Διευθυντής του Υπουργείου Εσωτερικών Υποθέσεων

Φουκ Κουάνγκ - Μάι Χοάνγκ

Πηγή: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm