Η δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων χρησιμοποιώντας λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και αρχείων εργασίας βοηθά την Ha Tinh να βελτιώσει τη διοικητική διαχείριση και να προωθήσει τη διαδικασία οικοδόμησης ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.
Ιστορικά, τα έντυπα έγγραφα που έχουν επικυρωθεί με τις υπογραφές και τις σφραγίδες των αρμόδιων αρχών θεωρούνται νομικά έγκυρα και χρησιμοποιούνται για τη λειτουργία, την κατεύθυνση και τις συναλλαγές των κρατικών διοικητικών υπηρεσιών. Το Υπουργείο Εσωτερικών έχει επίσης συμβουλεύσει την Επαρχιακή Λαϊκή Επιτροπή να εκδώσει πολυάριθμες οδηγίες και κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τη διαχείριση και τη δημιουργία έντυπων αρχείων.
Ωστόσο, η εφαρμογή των παραδοσιακών διαδικασιών διατήρησης και αρχειοθέτησης εγγράφων σε ορισμένες υπηρεσίες και μονάδες εξακολουθεί να μην συμμορφώνεται με τους ισχύοντες κανονισμούς, όπως: τα έγγραφα δεν αρχειοθετούνται πλήρως, παραμένουν ακατέργαστα και δεν έχουν συλλεχθεί, οργανωθεί ή αξιολογηθεί ως προς την αξία τους... Με βάση αυτήν την πραγματικότητα, το 2021, η επαρχία Χα Τιν εφάρμοσε πιλοτικά την πρωτοβουλία δημιουργίας ηλεκτρονικών αρχείων χρησιμοποιώντας λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και αρχείων εργασίας.
Η δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων θα διευκολύνει το έργο των υπαλλήλων και των δημοσίων υπαλλήλων στη διεκπεραίωση διοικητικών διαδικασιών.
Σύμφωνα με τον Mai Truong Sinh, Αναπληρωτή Διευθυντή του Τμήματος Εσωτερικών Υποθέσεων και συντάκτη της πρωτοβουλίας: «Η δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων και η αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων είναι ένας νέος τύπος συστήματος με πολλές διαφορές σε σύγκριση με την παραδοσιακή δημιουργία αρχείων σε χαρτί. Τα έγγραφα δημιουργούνται σε ηλεκτρονικές συσκευές ή ψηφιοποιούνται από έγγραφα σε άλλα μέσα αποθήκευσης. Τα ψηφιακά έγγραφα μπορούν να δημιουργηθούν αυτόματα σε αρχεία σε περιβάλλον δικτύου χάρη στη λειτουργία δημιουργίας αρχείων που είναι ενσωματωμένη στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων».
Σύμφωνα με εκτιμήσεις, η Χα Τιν είναι μία από τις κορυφαίες τοποθεσίες στην εφαρμογή της δημιουργίας ηλεκτρονικών αρχείων και της ψηφιοποίησης ηλεκτρονικών εγγράφων, οργανώνοντας την αξιοποίηση των εγγράφων για την αποτελεσματική εφαρμογή ηλεκτρονικών δημόσιων υπηρεσιών, τόσο μερικώς όσο και πλήρως.
Τα αρχεία δημιουργούνται ηλεκτρονικά με μια απρόσκοπτη διαδικασία, εξοικονομώντας χώρο αποθήκευσης σε χαρτί.
Το 2021, η επαρχία Χα Τιν εφάρμοσε πιλοτικά το σύστημα σε 6 μονάδες σε επαρχιακό επίπεδο (το Γραφείο της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής, το Υπουργείο Εσωτερικών, το Υπουργείο Οικονομικών, το Υπουργείο Πληροφοριών και Επικοινωνιών, το Υπουργείο Επιστήμης και Τεχνολογίας και το Υπουργείο Δικαιοσύνης) και 3 μονάδες σε περιφερειακό επίπεδο (τη Λαϊκή Επιτροπή της πόλης Χα Τιν, την περιφέρεια Καμ Ξουγιέν και την περιφέρεια Ταχ Χα), με αποτέλεσμα τη δημιουργία 3.231 ηλεκτρονικών αρχείων.
Μέχρι το 2022, η δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό αρχείων εργασίας είχε εφαρμοστεί σε όλα τα επαρχιακά τμήματα και οργανισμούς, καθώς και στις Λαϊκές Επιτροπές των περιφερειών, των πόλεων και των κωμοπόλεων. Ο συνολικός αριθμός αρχείων που δημιουργήθηκαν σε αυτές τις μονάδες και τις περιοχές ήταν πάνω από 51.600, εκ των οποίων ολοκληρώθηκαν πάνω από 13.000. Το 2023, η Ha Tinh συνέχισε να εφαρμόζει δυναμικά τη δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό αρχείων εργασίας, με στόχο να διασφαλίσει ότι θα δημιουργείται το 90% των αρχείων εργασίας σε επαρχιακό επίπεδο, το 80% σε περιφερειακό επίπεδο και το 30% σε επίπεδο κοινότητας (εξαιρουμένων των αρχείων που χαρακτηρίζονται ως κρατικά μυστικά ή περιέχουν πολύπλοκα έγγραφα).
Στην πράξη, η δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων έχει αποδειχθεί ότι προσφέρει πολλά οφέλη στη διοίκηση του κράτους, προωθώντας τη διοικητική μεταρρύθμιση και βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης και της αρχειοθέτησης εγγράφων.
Η δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων θα βοηθήσει στην επιτάχυνση της διαδικασίας αναζήτησης και επεξεργασίας εγγράφων.
Η κα Ho Thi Niem, ειδικός στο Τμήμα Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Αρχειοθέτησης Εγγράφων (Τμήμα Εσωτερικών Υποθέσεων), δήλωσε: «Από την εφαρμογή της δημιουργίας ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό διαχείρισης εργασίας, το πρώτο όφελος είναι η σημαντική μείωση του όγκου αποθήκευσης αρχείων σε χαρτί που χρησιμοποιούνταν προηγουμένως. Επιπλέον, όταν τα αρχεία δημιουργούνται ηλεκτρονικά, η διαδικασία αναζήτησης και επεξεργασίας πληροφοριών και εγγράφων είναι ταχύτερη και πιο βολική. Η επεξεργασία εγγράφων γίνεται επίσης απλούστερη και ταχύτερη, καθώς δεν υπάρχει πλέον ο χρόνος που χάνεται για την επανειλημμένη εκτύπωση έντυπων εγγράφων για τη λήψη σχολίων από διάφορα τμήματα. Επιπλέον, τα ηλεκτρονικά αρχεία μειώνουν επίσης τον κίνδυνο απώλειας εγγράφων, κάτι που είναι πιο πιθανό να συμβεί με τα έντυπα αρχεία.»
Ένα άλλο πλεονέκτημα της δημιουργίας ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό αρχείων εργασίας είναι ότι όταν κυκλοφορούν ηλεκτρονικά έγγραφα, όλοι οι δημόσιοι υπάλληλοι και οι αξιωματούχοι μπορούν να συμμετέχουν στην επεξεργασία και επίλυση των εγγράφων εντός του ίδιου συστήματος. Αυτό διασφαλίζει την ομαλή και συνεπή επεξεργασία εγγράφων. Από την άλλη πλευρά, βοηθά τους επικεφαλής των υπηρεσιών και των μονάδων να διαχειρίζονται τη συμβουλευτική και τη διαδικασία διεκπεραίωσης εργασιών κάθε δημόσιου υπαλλήλου και αξιωματούχου όταν τους ανατίθεται η ηγεσία μιας εργασίας.
Το Τμήμα εφαρμόζει τη δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και αρχείων εργασίας για όλες τις 216 κοινότητες, περιφέρειες και πόλεις της επαρχίας μέσω μιας πρακτικής εκπαίδευσης. Η μονάδα έχει επίσης εκδώσει ένα έγγραφο που καθοδηγεί τη διαδικασία δημιουργίας ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό διαχείρισης αρχείων εργασίας, με βασικά περιεχόμενα όπως: η διαδικασία σύνταξης και υπογραφής ηλεκτρονικών εγγράφων, η διαδικασία εισαγωγής του καταλόγου αρχείων του οργανισμού στο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και αρχείων εργασίας και η διαδικασία δημιουργίας ηλεκτρονικών αρχείων στο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και αρχείων εργασίας. Μπορεί να ειπωθεί ότι η δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων είναι αρκετά περίπλοκη, αλλά στη διαδικασία οικοδόμησης ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και ψηφιακής διακυβέρνησης, αυτή είναι μια απαραίτητη απαίτηση.
Κύριος Μάι Τρουόνγκ Σινχ
Αναπληρωτής Διευθυντής του Τμήματος Εσωτερικών Υποθέσεων
Φουκ Κουάνγκ - Μάι Χοάνγκ
Πηγή
Σχόλιο (0)