¿Qué deben hacer las empresas para evitar riesgos fiscales?

Para las empresas, los datos originales son especialmente importantes y requieren un control estricto para evitar riesgos legales.

La transparencia de los datos es la base de una gobernanza legítima.

En el contexto de la rápida transformación digital, las operaciones comerciales están cada vez más interconectadas con diversos sistemas de datos. Si bien la diversificación de herramientas mejora la eficiencia de la gestión, también aumenta el riesgo de fragmentación de datos, discrepancias entre departamentos y falta de sincronización entre los sistemas de gestión y financieros.

La transparencia en los datos es fundamental para que las empresas cumplan con sus obligaciones fiscales. (Imagen ilustrativa)

El reto de la estandarización de datos y la mitigación de los riesgos legales en las empresas fue analizado por expertos en el seminario en línea "Transparencia en la contabilidad: la frontera entre la gobernanza y la violación", organizado por la revista Economic and Financial en colaboración con el Departamento de Impuestos el 8 de mayo.

Durante el seminario, la Sra. Truong Thi Mai Phuong, Subdirectora del Departamento de Supervisión de Contabilidad Empresarial de la Oficina de Supervisión de Contabilidad y Auditoría del Ministerio de Finanzas , afirmó que la Ley de Contabilidad ya incluye disposiciones sobre contabilidad de gestión en las empresas. La contabilidad de gestión implica la recopilación, el análisis y el suministro de información financiera según lo requiera el propietario de la empresa para la gestión y la toma de decisiones. Por lo tanto, las empresas pueden organizar la contabilidad de gestión de acuerdo con sus necesidades de administración.

La contabilidad de gestión se centra en el análisis, la previsión y el apoyo a la toma de decisiones, mientras que la contabilidad financiera refleja las transacciones realizadas para preparar los estados financieros y cumplir con las obligaciones de divulgación. «Si los datos de la contabilidad de gestión son inexactos, los datos de la contabilidad financiera también lo serán», recalcó la Sra. Mai Phuong.

Según ella, el criterio fundamental para distinguir entre la gobernanza legítima y los riesgos de mala conducta sigue siendo que los datos deben ser veraces, coherentes, verificables, razonables y responsables.

Recomendaciones para ayudar a las empresas a reducir los riesgos relacionados con los datos.

Dada la situación anterior, desde la perspectiva de la gestión tributaria, la Sra. Nguyen Thi Lan Anh, Jefa del Departamento Jurídico del Departamento de Impuestos (Ministerio de Finanzas), considera que los datos originales son un factor particularmente importante.

En primer lugar , las empresas deben centrarse en crear una fuente de datos primarios completa, precisa y coherente. Una vez que los datos de entrada sean seguros, la gestión, la contabilidad y la declaración de impuestos posteriores serán mucho más sencillas.

En segundo lugar, las empresas deberían limitar el número de entradas de datos o ediciones manuales en las distintas etapas, ya que esto puede dar lugar fácilmente a errores.

En tercer lugar, mejorar la interoperabilidad de los datos entre las facturas electrónicas, las ventas, la contabilidad y la banca, y exportar automáticamente los datos para la declaración de impuestos con el fin de reducir los errores.

Además, las empresas deben realizar conciliaciones y revisiones periódicas. Si se detectan discrepancias, se debe identificar la causa de inmediato para poder brindar explicaciones con prontitud cuando las autoridades reguladoras lo soliciten.

Además, el almacenamiento de datos y el seguimiento del historial de ediciones también son cruciales. Solo cuando los datos están completamente almacenados, claros y rastreables, las empresas pueden tener una base para la rendición de cuentas.

La Sra. Lan Anh informó que las autoridades tributarias alientan encarecidamente a las empresas a aplicar la tecnología de la información y la inteligencia artificial (IA) en la gestión de datos y la declaración de impuestos.

"Los datos deben ser coherentes, transparentes, verificables y reflejar con precisión la naturaleza de las operaciones comerciales", señaló la Sra. Lan Anh.

Desde la perspectiva de una empresa tecnológica, el Sr. Le Hong Quang, Director General de MISA Group, considera que las empresas necesitan desarrollar procesos de datos estandarizados, definiendo claramente cómo se recopilan, procesan, actualizan y transfieren los datos entre departamentos. Además, es necesario establecer un mecanismo para el seguimiento del historial de ediciones que facilite la verificación, la comparación y la explicación cuando sea necesario.

Según el Sr. Quang, la tecnología actual puede ayudar a las empresas a sincronizar datos en tiempo real, conciliar automáticamente ingresos, facturas y transacciones bancarias, reduciendo así la dependencia de las operaciones manuales.

Sin embargo, la tecnología es solo una herramienta de apoyo. "Lo más importante sigue siendo que las empresas sean conscientes del cumplimiento normativo y que mantengan una gestión de datos rigurosa", recalcó el Sr. Quang.

En un contexto donde los datos se están convirtiendo cada vez más en un activo fundamental, la estandarización de los procesos de gobernanza de datos es esencial para que las empresas mitiguen los riesgos legales y fiscales a largo plazo.

Según el Sr. Le Hong Quang, para mitigar los riesgos legales al operar con múltiples sistemas de datos, las empresas deben prestar atención a cuatro factores: datos de origen unificados, minimización de la edición manual, interoperabilidad del sistema y seguimiento completo del historial de datos.

Fuente: https://congthuong.vn/doanh-nghiep-can-lam-gi-de-tranh-rui-ro-thue-455307.html