¿Qué podemos aprender de la experiencia internacional?

Recientemente, la provincia de Khanh Hoa puso en marcha un sistema piloto de Indicadores Clave de Desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) para medir la calidad del trabajo de sus funcionarios, empleados públicos y funcionarios municipales.

Recientemente, la provincia de Khanh Hoa implementó un sistema piloto de Indicadores Clave de Desempeño (KPI) para medir la calidad del trabajo realizado por sus funcionarios, empleados públicos y funcionarios municipales. Este es un paso importante para mejorar la eficiencia de la gestión y la calidad del servicio que presta la administración local.

Los KPI (Indicadores Clave de Desempeño) se desarrollaron en Estados Unidos en la década de 1980, pero no fue hasta 1992 que este método se adoptó ampliamente. Desde entonces, los KPI se han aplicado en numerosos países, empresas, agencias y organizaciones de todo el mundo , incluido Vietnam. Sin embargo, los conjuntos de KPI se han modificado para adaptarse a la escala, el funcionamiento, los objetivos y los requisitos de cada organización.

¿Cómo aplican otros países los KPI en la administración pública ?

Algunas agencias gubernamentales en los Estados Unidos han adoptado indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el desempeño laboral mediante la aplicación de los criterios del "Cuadro de Mando Integral" (CMI).

La provincia de Khanh Hoa está implementando un programa piloto de aplicación de indicadores clave de rendimiento (KPI) para su personal, funcionarios y empleados públicos. (Imagen ilustrativa)

Por ejemplo, la Oficina de Administración y Presupuesto de EE. UU. (OSHA) observó que las agencias federales redujeron los costos administrativos en aproximadamente un 5 % durante los dos primeros años posteriores a la implementación del Cuadro de Mando Integral (CMI). Las agencias pudieron asignar los presupuestos de manera más eficaz, logrando que cerca del 90 % de los programas gubernamentales se completaran a tiempo y cumplieran con los objetivos presupuestarios (en comparación con el 75 % antes de la implementación del CMI).

Singapur es un ejemplo destacado de la aplicación de indicadores clave de rendimiento (KPI) para mejorar el desempeño de sus funcionarios y empleados públicos. El gobierno singapurense ha desarrollado un sistema de evaluación del desempeño basado en KPI, denominado "Marco de Desempeño del Servicio Público". Este sistema incluye indicadores como la calidad de los servicios públicos, la satisfacción ciudadana y la capacidad de respuesta rápida y eficaz ante los problemas. Cabe destacar que, en Singapur, los KPI no solo evalúan el desempeño laboral, sino que también consideran factores como la creatividad y la innovación. Esto motiva a los funcionarios y empleados públicos a maximizar su creatividad y mejorar los procesos de trabajo.

En Japón, el gobierno utiliza indicadores como el tiempo de procesamiento, la satisfacción ciudadana y la eficiencia del gasto presupuestario para garantizar la transparencia y la eficacia. Un método importante es el ciclo PDCA (Planificar - Hacer - Verificar - Actuar), que permite monitorear y mejorar continuamente las políticas públicas. Por ejemplo, en el sector del transporte, Japón busca reducir los retrasos de los trenes (Planificar), implementar tecnología de monitoreo en tiempo real (Hacer), evaluar los datos sobre los retrasos (Verificar) y ajustar las medidas de mantenimiento o los horarios de los trenes para optimizar la eficiencia (Actuar). Mediante la aplicación de indicadores clave de rendimiento (KPI) y el ciclo PDCA, Japón puede ajustar rápidamente las políticas, mejorar la eficiencia de la administración pública y brindar mejores servicios a sus ciudadanos.

¿Qué puede aprender Khanh Hoa de la experiencia internacional?

Actualmente, Khanh Hoa está desarrollando criterios de evaluación de indicadores clave de rendimiento (KPI). Por lo tanto, las experiencias internacionales pueden ayudar a Khanh Hoa a crear un conjunto de herramientas completo, optimizado y viable para evaluar y mejorar la eficiencia laboral de los funcionarios, empleados públicos y demás personal administrativo, así como la calidad del servicio que brindará la administración estatal en el futuro.

Khanh Hoa podría estudiar la experiencia de Japón en la aplicación del ciclo PDCA para supervisar y mejorar continuamente los procedimientos administrativos, como por ejemplo, acortar el tiempo de emisión de licencias comerciales.

Como alternativa, podríamos crear un sistema de evaluación de funcionarios públicos que no solo se base en el desempeño, sino que también fomente la creatividad en el lugar de trabajo, siguiendo el modelo de Singapur. Además, el modelo del Cuadro de Mando Integral (CMI) de Estados Unidos podría ayudar a optimizar los presupuestos y garantizar que los proyectos públicos se completen a tiempo.

La aplicación del sistema de indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar la productividad y la capacidad laboral de los funcionarios y empleados públicos en Khanh Hoa demuestra un firme compromiso con la reforma administrativa. Sin embargo, para que sea realmente eficaz, el sistema requiere flexibilidad en el desarrollo de los indicadores, combinada con una formación y supervisión rigurosas, y el aprendizaje de las experiencias de otros países. Solo así se podrá mejorar la calidad del trabajo de los funcionarios y empleados públicos, impulsando el desarrollo sostenible del gobierno local.

El modelo PDCA japonés:

El ciclo PDCA (Planificar - Hacer - Verificar - Actuar) es un modelo popular de gestión de la calidad, ampliamente adoptado en Japón para mejorar el desempeño laboral tanto en el sector público como en el privado. Se trata de un proceso iterativo diseñado para ayudar a las organizaciones a mejorar continuamente la eficiencia y la calidad del servicio. Los pasos incluyen:

Planificar: Identificar el problema a resolver, establecer objetivos específicos y desarrollar un plan de implementación. Por ejemplo, el gobierno podría buscar reducir el tiempo de procesamiento de documentos administrativos mediante la digitalización del proceso de recepción de documentos.

Ejecución: Implementar el plan exactamente como se describe. Al aplicar el sistema de registro en línea, las agencias japonesas prueban el proceso con un grupo reducido antes de ampliarlo.

Verificar (Verificar, evaluar): Comparar los resultados reales con los objetivos, identificar fortalezas y debilidades. Por ejemplo, después de 3 meses de implementar el registro en línea, el gobierno de Tokio recopiló comentarios de los ciudadanos para evaluar los niveles de satisfacción.

Acción (Mejora): Según la evaluación, ajuste el proceso para optimizar la eficiencia. Si se detectan muchos registros erróneos debido a la introducción incorrecta de información, es necesario mejorar el sistema añadiendo una función de verificación automática de errores.

Fuente: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html