¿Qué aprender de la experiencia internacional?

Recientemente, la provincia de Khanh Hoa puso a prueba un sistema de evaluación del desempeño (KPI) para medir la calidad del trabajo de los cuadros, funcionarios y empleados públicos.

Recientemente, la provincia de Khanh Hoa ha puesto en marcha un sistema piloto de evaluación del desempeño (KPI) para medir la calidad del trabajo de cuadros, funcionarios y empleados públicos. Este es un paso importante para mejorar la eficiencia de la gestión y la calidad del servicio del aparato administrativo estatal local.

El KPI (Indicador Clave de Rendimiento) se desarrolló en Estados Unidos en la década de 1980, pero no fue hasta 1992 que este método se aplicó ampliamente. Desde entonces, muchos países, empresas, agencias y organizaciones de todo el mundo , incluyendo Vietnam, han aplicado el KPI. Sin embargo, los conjuntos de indicadores KPI han evolucionado para adaptarse a la escala, las operaciones, los objetivos y los requisitos de cada lugar.

¿Cómo aplican los países los KPI en la gestión de la administración pública ?

Algunas agencias gubernamentales en Estados Unidos han aplicado KPI para medir el desempeño laboral aplicando el conjunto de criterios “Balanced Scorecard” (BSC).

Khanh Hoa implementa una aplicación piloto de KPI para personal, funcionarios y empleados públicos. Foto ilustrativa.

Por ejemplo, la Oficina de Administración y Presupuesto de EE. UU. descubrió que, tras implementar el BSC en la gestión presupuestaria, las agencias federales redujeron los costos administrativos en aproximadamente un 5 % en los primeros dos años. Las agencias lograron asignar presupuestos con mayor eficacia, y aproximadamente el 90 % de los programas gubernamentales se completaron a tiempo y alcanzaron los objetivos presupuestarios (en comparación con el 75 % antes del BSC).

Singapur también es un país típico en la aplicación de KPI para mejorar la eficiencia laboral de los funcionarios. El gobierno singapurense ha creado un sistema de evaluación del desempeño basado en KPI, denominado "Marco de Desempeño del Servicio Público". Este sistema incluye indicadores como la calidad del servicio público, la satisfacción ciudadana, la capacidad de respuesta y la eficacia en la resolución de problemas. En particular, en Singapur, los KPI no solo evalúan el desempeño laboral, sino que también consideran factores como la creatividad y la innovación en el trabajo. Esto ayuda a los funcionarios a motivarse para maximizar su creatividad y mejorar los procesos de trabajo.

En Japón, el gobierno utiliza métricas como el tiempo de procesamiento, la satisfacción ciudadana y el rendimiento del presupuesto para garantizar la transparencia y la eficiencia. Un método importante es el PDCA (Planificar - Hacer - Verificar - Actuar), que ayuda a supervisar y mejorar continuamente las políticas públicas. Por ejemplo, en el sector del transporte, Japón busca reducir los retrasos en los trenes (Planificar), implementar tecnología de monitoreo en tiempo real (Hacer), evaluar los datos sobre retrasos (Verificar) y ajustar las etapas de mantenimiento o los horarios de los trenes para optimizar el rendimiento (Actuar). Mediante la aplicación de KPI y el PDCA, Japón puede ajustar rápidamente las políticas, mejorar la eficiencia de la gestión pública y brindar mejores servicios a la ciudadanía.

¿Qué puede aprender Khanh Hoa de la experiencia internacional?

Actualmente, Khanh Hoa está desarrollando criterios de evaluación de KPI. Por lo tanto, la experiencia internacional puede ayudar a Khanh Hoa a contar con un conjunto completo, óptimo y viable de herramientas para evaluar y mejorar la eficiencia laboral de los cuadros, funcionarios y empleados públicos, así como la calidad del servicio del aparato administrativo estatal en el futuro.

Khanh Hoa puede estudiar la experiencia de Japón en la aplicación del ciclo PDCA para ayudar a monitorear y mejorar continuamente los procedimientos administrativos, como por ejemplo acortar el tiempo de emisión de licencias comerciales.

O bien, construir un sistema de evaluación de funcionarios públicos que no se base únicamente en el desempeño, sino que también fomente la creatividad en el trabajo, siguiendo el modelo de Singapur. Además, el modelo estadounidense de Cuadro de Mando Integral (BSC) puede ayudar a optimizar presupuestos y garantizar que los proyectos públicos se completen a tiempo.

La aplicación del sistema de KPI para evaluar la productividad y la capacidad laboral de los cuadros y funcionarios públicos en Khanh Hoa demuestra un firme compromiso con la reforma administrativa. Sin embargo, para ser verdaderamente eficaz, el sistema debe ser flexible en la creación de indicadores KPI, junto con la capacitación, la supervisión estrecha y el aprendizaje de experiencias de otros países. Solo así se podrá mejorar la calidad del trabajo de los cuadros y funcionarios públicos, promoviendo así el desarrollo sostenible de los gobiernos locales.

El modelo PDCA de Japón:

El modelo PDCA (Planificar - Hacer - Verificar - Actuar) es un modelo de gestión de calidad muy popular, ampliamente aplicado en Japón para mejorar el rendimiento laboral tanto en el sector público como en el privado. Se trata de un proceso iterativo que ayuda a las organizaciones a mejorar continuamente la eficiencia y la calidad del servicio. Los pasos incluyen:

Plan: Identificar el problema a resolver, establecer objetivos específicos y desarrollar un plan de implementación. Por ejemplo, un gobierno podría fijarse el objetivo de reducir el tiempo de tramitación administrativa mediante la digitalización de su proceso de solicitudes.

Implementar: Implementar el plan según lo propuesto. Al aplicar el sistema de registro en línea, las agencias japonesas prueban el proceso con un grupo pequeño antes de expandirlo.

Verificar: Comparar los resultados reales con los objetivos, identificar las fortalezas y debilidades. Por ejemplo, tras tres meses de implementar el registro en línea, el gobierno de Tokio recopiló la opinión de los residentes para evaluar su satisfacción.

Acción (Mejora): Con base en la evaluación, ajustar el proceso para optimizar la eficiencia. Cuando se detectan muchos registros erróneos debido a la introducción de información incorrecta, es necesario mejorar el sistema añadiendo una función de verificación automática de errores.

Fuente: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html