Cancelar la reunión para reducir la fatiga de los empleados.

Joshua Zerkel, en Estados Unidos, cree que ha llegado a su límite con la apretada agenda de reuniones cada semana.

"Me dan ganas de llorar cuando veo el calendario de reuniones", dijo el director de marketing de Asana, la empresa de aplicaciones de gestión empresarial. Las interminables reuniones le dificultaban realizar su trabajo.

La creciente ansiedad de Zerkel fue percibida por la empresa, que propuso cancelar temporalmente las reuniones habituales. Lo denominaron el fin del mundo de las reuniones .

"Creo que las cosas están mejorando", dijo Zerkel.

Foto ilustrativa: Washington Post — Foto ilustrativa: *Washington Post*

La sobrecarga de reuniones es un problema al que se enfrentan muchos trabajadores de oficina. Un nuevo estudio publicado por Microsoft revela que el 68 % afirma sufrir interrupciones en su trabajo y carecer de tiempo suficiente para concentrarse debido a la frecuencia de las reuniones.

Durante la pandemia de COVID-19, las empresas incrementaron las reuniones para mantener el contacto con sus empleados. Esta práctica se ha mantenido cuatro años después, pero las empresas están reconsiderando gradualmente su cultura de reuniones. Están reduciendo la frecuencia de las reuniones para aumentar la productividad y disminuir el cansancio de los empleados.

"Actualmente existe un gran interés por las reuniones de oficina", afirmó Steven Rogelberg, profesor de la Universidad de Carolina del Norte.

El equipo de nueve personas de Zerkel eliminó las reuniones de los miércoles de sus horarios de trabajo, ahorrándose 11 horas al mes. Posteriormente, la regla del " fin del mundo de las reuniones" se aplicó a 60 personas, lo que llevó a la empresa a crear un manual para orientar a los departamentos sobre cómo reducir las reuniones programadas.

«Estamos ajustando cuidadosamente los horarios y la estructura de las reuniones», declaró Rebecca Hinds, directora de investigación estratégica de Asana. «La empresa está cancelando las reuniones que no son muy productivas». Al mismo tiempo, los líderes están animando a los empleados a rechazar las reuniones que no aportan valor.

A finales de enero, la plataforma de comercio electrónico Shopify pidió a sus empleados que cancelaran todas las reuniones durante dos semanas. Se preveía que para julio, los empleados habrían reducido las reuniones en un 14%, y que esta cifra alcanzaría el 18% a finales de año.

El año pasado, la empresa de software Techsmith no celebró reuniones durante un mes, optando en su lugar por la mensajería instantánea y las videoconferencias . Una encuesta interna reveló que el 15 % de los empleados fue más productivo y el 85 % identificó las reuniones que omitiría o acortaría. Al mismo tiempo, la asistencia también disminuyó.

"Protegemos la energía de nuestros empleados para que puedan rendir al máximo", dijo la directora ejecutiva Wendy Hamilton.

La plataforma de automatización Zapier ha implementado una política de "semana de enfoque" para sus empleados. Cada persona establece objetivos y prioriza su trabajo para toda la semana. No se eliminan las reuniones por completo, pero se recomienda evitarlas si no son necesarias.

Según una encuesta realizada por Brandon Sammut, jefe de recursos humanos de Zapier, el 80% de los empleados afirmó haber alcanzado sus objetivos.

La aplicación de recursos humanos Slack también implementa la Semana de la Innovación y los Viernes de Enfoque durante el verano para permitir que los empleados trabajen de manera concentrada y sin interrupciones.

Experimentaron con reducir el número de reuniones en un 50 % y fomentar más tiempo libre. Slack utilizó inteligencia artificial para resumir los puntos clave, de modo que los empleados pudieran saltarse las reuniones.

Sin embargo, este cambio también conlleva muchos desafíos. En algunos casos, la reducción de reuniones implica menos oportunidades para aprender de los demás y observarlos.

El profesor Rogelberg sostiene que una estrategia para reducir las reuniones será efectiva si llega a todos los departamentos. Los líderes son responsables de planificar y motivar la participación, mientras que los empleados, a su vez, deben definir sus propios objetivos. «Esta combinación evitará que se sorprendan cuando cambie la cultura de las reuniones», afirmó.

Zerkel expresó su agradecimiento a la empresa por el nuevo horario de trabajo. "Fueron valientes y decididos al realizar los cambios", afirmó.

Ngoc Ngan (Según el Washington Post )

Fuente