El estadounidense Joshua Zerkel pensó que había llegado a su límite con su apretada agenda de reuniones semanales.
"Me dan ganas de llorar cuando miro mi agenda de reuniones", dijo el director de marketing de Asana, la empresa de aplicaciones de gestión empresarial. Las reuniones consecutivas le dificultan trabajar.
La creciente ansiedad de Zerkel fue reconocida por la empresa , que propuso una cancelación temporal de las reuniones regulares. Lo llamaron el Día del Juicio Final de las Reuniones .
"Creo que las cosas están mejorando", dijo Zerkel.
Ilustración: Washington Post
La sobrecarga de trabajo en las reuniones es un problema para muchos oficinistas. Un nuevo estudio de Microsoft reveló que el 68 % de las personas afirman sufrir interrupciones y no poder concentrarse debido a las reuniones.
Las empresas aumentaron las reuniones durante la COVID-19 para mantenerse conectadas con sus empleados. La costumbre persiste cuatro años después, pero las empresas están replanteando su cultura de reuniones. Están reduciendo las reuniones para impulsar la productividad y reducir el agotamiento laboral.
“Hay un alto nivel de interés en las reuniones de oficina”, dice Steven Rogelberg, profesor de la Universidad de Carolina del Norte.
El equipo de nueve personas de Zerkel eliminó las reuniones de los miércoles de su agenda, ahorrando 11 horas al mes. Posteriormente, Doomsday Meetings se implementó para 60 personas, lo que llevó a la empresa a implementar un manual que instruía a los departamentos a reducir las reuniones como norma.
“Modificamos cuidadosamente el horario y la estructura de las reuniones”, afirma Rebecca Hinds, directora de estrategia de Asana. “Cancelamos las reuniones que no aportan mucho contenido”. Al mismo tiempo, los líderes animan a los participantes a rechazar las reuniones que no aportan valor.
A finales de enero, la plataforma de comercio electrónico Shopify solicitó a sus empleados la cancelación de todas las reuniones durante dos semanas. Para julio, se espera reducir las reuniones en un 14 % y, para finales de año, en un 18 %.
El año pasado, la empresa de software Techsmith eliminó las reuniones durante un mes, optando por las videoconferencias o las llamadas de texto. Una encuesta interna reveló que los empleados eran un 15 % más productivos y el 85 % indicó que se saltaba o acortaba las reuniones. La asistencia también se redujo.
“Protegemos la energía de nuestros empleados para que puedan hacer su mejor trabajo”, afirma la directora ejecutiva Wendy Hamilton.
La plataforma de automatización Zapier ha adoptado una política de "semana de concentración" para sus empleados, donde cada persona establece objetivos y prioridades para la semana. No eliminan las reuniones por completo, pero animan a evitarlas si no son necesarias.
El 80% de los empleados dicen haber logrado sus objetivos, según una encuesta realizada por Brandon Sammut, director de personas en Zapier.
La aplicación de organización de la fuerza laboral Slack también lanzó los Viernes de Enfoque de Verano y las Semanas de Innovación que permiten a los empleados trabajar en sesiones enfocadas e ininterrumpidas.
Están experimentando con la reducción de reuniones a la mitad y fomentando más tiempo libre. Slack usa IA para resumir puntos clave, de modo que los empleados puedan saltarse las reuniones.
Sin embargo, este cambio también conlleva muchos desafíos. En algunos casos, la reducción de reuniones implica menos oportunidades para aprender y observar a los demás.
El profesor Rogelberg afirma que las estrategias para reducir el número de reuniones serán eficaces si se extienden a todo el departamento. Los líderes son responsables de planificar e involucrar a los demás, mientras que los empleados son responsables de desarrollar sus propios objetivos. «Esa combinación hará que les resulte menos impactante cuando cambie la cultura de las reuniones», afirma.
Zerkel agradece a la empresa el nuevo horario. «Fueron valientes y decididos con los cambios», afirmó.
Ngoc Ngan (Según el Washington Post )
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