Establecer normas para la gestión y el uso de los registros escolares digitales.

El Ministerio de Educación y Formación acaba de publicar un borrador de circular que regula la gestión y el uso de los registros digitales de los estudiantes en las instituciones de educación general y continua, con el fin de recabar opiniones de organismos, organizaciones e individuos.

Los alumnos de noveno grado de la escuela secundaria Ngo Si Lien (distrito de Hoan Kiem, Hanói ) repasan juntos sus lecciones en la biblioteca de la escuela. (Crédito de la foto: Thanh Tung/TTXVN)

La publicación de esta Circular constituye una base importante para unificar la creación, firma digital, emisión, explotación, compartición, almacenamiento y protección de los expedientes académicos digitales de los estudiantes en todo el sector educativo . Asimismo, contribuye a impulsar la transformación digital en la gestión educativa, reduciendo el papeleo, facilitando el aprendizaje y la comodidad de los padres, y mejorando la eficiencia de la administración estatal.

Según el borrador de la circular, los registros escolares digitales son datos electrónicos jurídicamente válidos que registran sistemáticamente el proceso de aprendizaje, los resultados académicos, los resultados de la formación, los comentarios, las evaluaciones y la información relacionada de los alumnos durante sus estudios en las instituciones educativas.

Los registros escolares digitales, cuando son creados por la autoridad competente, siguiendo los procedimientos correctos, cumpliendo con los estándares de datos, conteniendo todo el contenido requerido y estando válidamente firmados digitalmente, tienen la misma validez legal que los registros escolares en papel; pueden utilizarse en la gestión educativa, los procedimientos administrativos y las transacciones legales relacionadas.

Un aspecto destacable del borrador de la Circular es que, una vez que la transcripción digital, la transcripción electrónica o el extracto electrónico de la transcripción digital cumplen con los requisitos de uso, la agencia u organización receptora no puede solicitar al estudiante, a sus padres o al tutor legal que presenten transcripciones adicionales en papel, salvo en los casos en que la ley disponga lo contrario. Esto contribuye a estandarizar y evitar la duplicación en la gestión y el uso de las transcripciones digitales, y fomenta la digitalización en la gestión educativa y para los estudiantes.

El borrador de la circular estipula que a cada estudiante se le asignará un expediente académico digital único vinculado a su número de registro de aprendizaje permanente. Los datos utilizados para crear el expediente académico digital deben verificarse, cotejarse y autenticarse con los registros del estudiante, sus datos de identificación y los datos de gestión educativa de la institución educativa.

Las transcripciones académicas digitales se utilizan oficialmente tras completar la verificación, autenticación y firma digital de los datos. La firma digital la realizan personas e instituciones educativas autorizadas; esto incluye pasos como la cumplimentación, verificación, comparación y confirmación de los datos, la firma digital individual y la firma digital institucional, así como la actualización del estado de la firma digital en el sistema. Cada vez que se emite una transcripción académica digital, la versión electrónica o el extracto debe registrarse en el sistema, garantizando así su verificación, autenticación y seguimiento hasta su origen.

Según el borrador de la circular, los registros escolares digitales se utilizarán en actividades como el traslado de centros educativos, la matriculación, la confirmación de resultados académicos y de formación, la evaluación de la finalización de programas, la evaluación de la promoción al siguiente curso, la emisión de copias electrónicas, la extracción y verificación de información académica, la realización de trámites administrativos y el apoyo a la gestión educativa.

Para facilitar la labor de estudiantes, padres, escuelas y organismos gestores, los estudiantes pueden acceder, buscar y utilizar sus expedientes académicos digitales; pueden solicitar a las instituciones educativas que revisen y corrijan los datos cuando se detecten errores; y pueden utilizar legalmente sus expedientes académicos digitales en transacciones, procedimientos administrativos y otras actividades según lo estipulado. Los padres o tutores de estudiantes menores de edad pueden consultar los datos del expediente académico digital de sus hijos, supervisar su rendimiento académico y conductual, y solicitar la verificación de datos cuando lo consideren oportuno.

El borrador de la Circular establece claramente que los expedientes académicos digitales de los estudiantes en las instituciones educativas deben estar conectados y sincronizados con la Base de Datos Nacional de Educación y Formación de acuerdo con los estándares técnicos y de datos prescritos por el Ministerio de Educación y Formación ; garantizando la capacidad de integrarlos y utilizarlos en la plataforma nacional de educación digital, el Portal Nacional de la Función Pública, la aplicación de identificación nacional VNeID y los sistemas de información relacionados, cuando se cumplan las condiciones de conexión, autenticación y seguridad de la información.

La explotación y el intercambio de registros escolares digitales deben realizarse dentro de la autoridad, el propósito y el público objetivo adecuados, y solo dentro del alcance de los datos necesarios; deben estar autenticados, se deben otorgar derechos de acceso y se debe registrar el historial de intercambio y explotación.

Los datos de expedientes académicos digitales deben mantenerse seguros durante todo el proceso de creación, actualización, almacenamiento, transmisión, explotación, uso y compartición; el acceso no autorizado, la modificación, la eliminación o la falsificación de datos, la divulgación, la compartición, la venta o el uso no autorizado de datos de expedientes académicos digitales, así como la falsificación de firmas digitales, códigos de autenticación, copias electrónicas o extractos electrónicos de expedientes académicos digitales, están estrictamente prohibidos.

Según el borrador, el Ministerio de Educación y Formación regulará, actualizará y publicará los estándares, formularios, estructura de datos, estándares de visualización, estándares de conexión y requisitos técnicos de los registros digitales de estudiantes; organizará la conexión y sincronización de datos; e inspeccionará y supervisará la implementación.

Fuente: https://baotintuc.vn/ban-tron-giao-duc/xay-dung-quy-dinh-ve-quan-ly-va-su-dung-hoc-ba-so-20260525185042150.htm