برای کمک به کارمندان در کاهش احساس خستگی، جلسات را لغو کنید

جاشوا زرکل آمریکایی فکر می‌کرد با برنامه‌ی فشرده‌ی جلسات هفتگی‌اش به نهایت توانایی‌اش رسیده است.

مدیر بازاریابی شرکت تولیدکننده اپلیکیشن مدیریت کسب و کار Asana می‌گوید: «وقتی به برنامه جلساتم نگاه می‌کنم، دلم می‌خواهد گریه کنم.» جلسات پشت سر هم انجام کارها را برای او دشوار می‌کند.

شرکت، اضطراب فزاینده زرکل را تشخیص داد و پیشنهاد لغو موقت جلسات عادی را داد. آنها این جلسه را «روز قیامت جلسات» نامیدند .

زرکل گفت: «فکر می‌کنم اوضاع دارد بهتر می‌شود.»

تصویر: واشنگتن پست — تصویر: *واشنگتن پست*

جلسات زیاد برای بسیاری از کارمندان اداری مشکل‌ساز است. یک مطالعه جدید توسط مایکروسافت نشان داد که ۶۸٪ از مردم می‌گویند به دلیل جلسات، حواسشان پرت می‌شود و نمی‌توانند تمرکز کنند.

شرکت‌ها در طول کووید-۱۹ جلسات را افزایش دادند تا با کارمندان خود در ارتباط باشند. این عادت هنوز چهار سال بعد حفظ شده است، اما شرکت‌ها به تدریج در حال بازنگری فرهنگ جلسات خود هستند. آن‌ها جلسات را کاهش می‌دهند تا بهره‌وری را افزایش داده و فرسودگی شغلی کارمندان را کاهش دهند.

استیون روگلبرگ، استاد دانشگاه کارولینای شمالی، می‌گوید: «علاقه زیادی به جلسات اداری وجود دارد.»

تیم نه نفره زرکل جلسات چهارشنبه را از برنامه‌های خود حذف کردند و 11 ساعت در ماه صرفه‌جویی کردند. سپس، جلسات روز قیامت با 60 نفر معرفی شد و شرکت را بر آن داشت تا دستورالعملی را اجرا کند که به بخش‌ها دستور می‌دهد جلسات را به طور معمول کاهش دهند.

ربکا هیندز، رئیس بخش استراتژی در آسانا، می‌گوید: «ما با دقت برنامه و ساختار جلسات را تغییر می‌دهیم. جلساتی را که محتوای زیادی ندارند، لغو می‌کنیم.» در عین حال، رهبران افراد را تشویق می‌کنند که جلساتی را که ارزش افزوده‌ای ندارند، رد کنند.

در اواخر ژانویه، پلتفرم تجارت الکترونیک Shopify از کارمندان خواست تا تمام جلسات را به مدت دو هفته لغو کنند. کارمندان انتظار دارند تا ماه ژوئیه جلسات را ۱۴ درصد و تا پایان سال ۱۸ درصد کاهش دهند.

سال گذشته، شرکت نرم‌افزاری Techsmith به مدت یک ماه جلسات را لغو کرد و کنفرانس متنی یا ویدیویی ارائه داد. یک نظرسنجی داخلی نشان داد که کارمندان ۱۵٪ بهره‌وری بیشتری داشتند و ۸۵٪ اعلام کردند که جلسات را حذف یا کوتاه می‌کنند. همچنین میزان حضور در جلسات کاهش یافت.

وندی همیلتون، مدیرعامل، می‌گوید: «ما از انرژی کارمندانمان محافظت می‌کنیم تا بتوانند بهترین کار خود را انجام دهند.»

پلتفرم اتوماسیون Zapier سیاست «هفته تمرکز» را برای کارمندان خود اتخاذ کرده است. هر فرد اهدافی را تعیین می‌کند و کار خود را برای هفته اولویت‌بندی می‌کند. آنها جلسات را به طور کامل حذف نمی‌کنند، اما در صورت عدم لزوم، از آنها اجتناب می‌کنند.

بر اساس نظرسنجی برندون ساموت، مدیر منابع انسانی در زاپیر، ۸۰ درصد از کارمندان می‌گویند که به اهداف خود رسیده‌اند.

اپلیکیشن مدیریت منابع انسانی Slack همچنین جمعه‌های تابستانی با تمرکز و هفته‌های خالق را راه‌اندازی کرد که به کارمندان اجازه می‌دهد در جلسات متمرکز و بدون وقفه کار کنند.

آنها در حال آزمایش کاهش ۵۰ درصدی جلسات و تشویق به استراحت بیشتر هستند. اسلک از هوش مصنوعی برای خلاصه کردن نکات کلیدی استفاده می‌کند تا کارمندان بتوانند از جلسات صرف نظر کنند.

با این حال، این تغییر چالش‌های زیادی را نیز به همراه دارد. در برخی موارد، کاهش جلسات به معنای فرصت‌های کمتر برای یادگیری و مشاهده از دیگران است.

پروفسور روگلبرگ می‌گوید استراتژی کاهش جلسات در صورتی مؤثر خواهد بود که کل بخش را در بر بگیرد. رهبران مسئول برنامه‌ریزی و مشارکت دیگران هستند، در حالی که کارمندان مسئول تدوین اهداف خود هستند. او می‌گوید: «این ترکیب باعث می‌شود وقتی فرهنگ جلسات تغییر می‌کند، کمتر شوکه‌کننده باشد.»

زرکل از شرکت به خاطر برنامه جدید سپاسگزار است. او می‌گوید: «آنها در مورد تغییرات شجاع و مصمم بودند.»

Ngoc Ngan (به نقل از واشنگتن پست )

منبع