برای کاهش خستگی کارمندان، جلسه را لغو کنید.

جاشوا زرکل در ایالات متحده معتقد است که با برنامه فشرده جلسات هفتگی به نقطه شکست خود رسیده است.

مدیر بازاریابی شرکت تولیدکننده اپلیکیشن مدیریت کسب و کار Asana گفت: «وقتی به برنامه جلسات نگاه می‌کنم، دلم می‌خواهد گریه کنم.» جلسات بی‌پایان، انجام کارهایش را برایش دشوار می‌کرد.

شرکت متوجه اضطراب فزاینده زرکل شد و پیشنهاد لغو موقت جلسات عادی را داد. آنها این را «روز قیامت جلسات» نامیدند .

زرکل گفت: «فکر می‌کنم اوضاع دارد بهتر می‌شود.»

عکس مصور: واشنگتن پست — عکس مصور: *واشنگتن پست*

جلسات زیاد مشکلی است که بسیاری از کارمندان اداری با آن مواجه هستند. تحقیقات جدید منتشر شده توسط مایکروسافت نشان می‌دهد که ۶۸٪ می‌گویند به دلیل جلسات مکرر، دچار اختلالات کاری می‌شوند و زمان کافی برای تمرکز ندارند.

شرکت‌ها در طول همه‌گیری کووید-۱۹ جلسات را افزایش دادند تا ارتباط خود را با کارمندان حفظ کنند. این رویه چهار سال بعد نیز ادامه یافته است، اما شرکت‌ها به تدریج در حال بازنگری فرهنگ جلسات خود هستند. آن‌ها برای افزایش بهره‌وری و کاهش خستگی کارمندان، جلسات را کاهش می‌دهند.

استیون روگلبرگ، استاد دانشگاه کارولینای شمالی، گفت: «در حال حاضر سطح بالایی از علاقه به جلسات اداری وجود دارد.»

تیم نه نفره زرکل، جلسات چهارشنبه را از برنامه کاری خود حذف کردند و 11 ساعت در ماه در وقتشان صرفه‌جویی شد. سپس، قانون « روز قیامت جلسات» برای 60 نفر اعمال شد و شرکت را به سمت ایجاد کتابچه راهنمایی برای بخش‌ها در مورد کاهش جلسات برنامه‌ریزی‌شده سوق داد.

ربکا هیندز، رئیس تحقیقات استراتژیک در آسانا، گفت: «ما با دقت در حال تنظیم برنامه‌ها و ساختار جلسات هستیم. شرکت جلساتی را که خیلی پربار نیستند لغو می‌کند.» در عین حال، رهبران افراد را تشویق می‌کنند که از جلساتی که فاقد ارزش هستند، صرف نظر کنند.

در پایان ژانویه، پلتفرم تجارت الکترونیک Shopify از کارمندان خود خواست که تمام جلسات را به مدت دو هفته لغو کنند. پیش‌بینی می‌شد که تا ماه ژوئیه، کارمندان جلسات را ۱۴ درصد کاهش دهند و این رقم تا پایان سال به ۱۸ درصد برسد.

سال گذشته، شرکت نرم‌افزاری Techsmith به مدت یک ماه هیچ جلسه‌ای نداشت و در عوض از پیام‌رسان یا ویدیو استفاده می‌کرد. یک نظرسنجی داخلی نشان داد که ۱۵٪ از کارمندان بهره‌وری بیشتری داشتند و ۸۵٪ جلساتی را که حذف یا کوتاه می‌کردند، شناسایی کردند. در عین حال، تعداد شرکت‌کنندگان نیز کاهش یافت.

وندی همیلتون، مدیرعامل، گفت: «ما از انرژی کارمندان خود محافظت می‌کنیم تا بتوانند بهترین عملکرد خود را داشته باشند.»

پلتفرم اتوماسیون Zapier سیاست «هفته تمرکز» را برای کارمندان خود اجرا کرده است. هر فرد اهدافی را تعیین می‌کند و کارهای خود را برای کل هفته اولویت‌بندی می‌کند. آنها جلسات را به طور کامل حذف نمی‌کنند، اما در صورت لزوم، کارمندان را به اجتناب از آنها تشویق می‌کنند.

طبق نظرسنجی برندون ساموت، رئیس منابع انسانی زاپیر، ۸۰ درصد کارمندان گفته‌اند که به اهداف خود رسیده‌اند.

اپلیکیشن منابع انسانی اسلک (Slack) همچنین در طول تابستان، هفته نوآوری (Innovation Week) و جمعه‌های تمرکز (Focus Fridays) را اجرا می‌کند تا کارمندان بتوانند به شیوه‌ای متمرکز و بدون وقفه کار کنند.

آنها با کاهش ۵۰ درصدی تعداد جلسات و تشویق کارمندان به استراحت بیشتر، آزمایش‌هایی انجام دادند. اسلک از هوش مصنوعی برای خلاصه کردن نکات کلیدی استفاده کرد تا کارمندان بتوانند از جلسات صرف نظر کنند.

با این حال، این تغییر چالش‌های زیادی را نیز به همراه دارد. در برخی موارد، کاهش جلسات به معنای فرصت‌های کمتر برای یادگیری و مشاهده دیگران است.

پروفسور روگلبرگ استدلال می‌کند که استراتژی کاهش جلسات در صورتی مؤثر خواهد بود که به همه بخش‌ها برسد. رهبران مسئول برنامه‌ریزی و تشویق دیگران به مشارکت هستند، در حالی که کارمندان نیز به نوبه خود باید اهداف خود را توسعه دهند. او گفت: «این ترکیب مانع از شوکه شدن آنها هنگام تغییر فرهنگ جلسات می‌شود.»

زرکل از شرکت به خاطر برنامه کاری جدید ابراز قدردانی کرد. او گفت: «آنها در ایجاد تغییرات شجاع و مصمم بودند.»

Ngoc Ngan (به نقل از واشنگتن پست )

منبع