ایجاد فایلهای الکترونیکی با استفاده از نرمافزار مدیریت اسناد و فایلهای کاری به ها تین کمک میکند تا مدیریت اداری را بهبود بخشد و فرآیند ایجاد دولت الکترونیک را ارتقا دهد.
از لحاظ تاریخی، اسناد کاغذی که با امضا و مهر مقامات ذیصلاح تأیید شدهاند، از نظر قانونی معتبر تلقی شده و برای عملیات، هدایت و معاملات سازمانهای اداری دولتی مورد استفاده قرار گرفتهاند. وزارت امور داخلی همچنین به کمیته مردمی استان توصیه کرده است که دستورالعملها و رهنمودهای متعددی در مورد مدیریت و ایجاد پروندههای کاغذی صادر کند.
با این حال، اجرای رویههای سنتی حفظ و بایگانی اسناد در برخی از سازمانها و واحدها هنوز با مقررات فعلی مطابقت ندارد، مانند: اسناد به طور کامل بایگانی نمیشوند، پردازش نشده باقی میمانند و جمعآوری، سازماندهی یا ارزیابی ارزش آنها انجام نشده است... بر اساس این واقعیت، در سال 2021، استان ها تین طرح آزمایشی ایجاد فایلهای الکترونیکی با استفاده از نرمافزار مدیریت اسناد و فایلهای کاری را آغاز کرد.
ایجاد پروندههای الکترونیکی، کار مقامات و کارمندان دولت را در انجام مراحل اداری تسهیل میکند.
به گفته مای ترونگ سین، معاون مدیر وزارت امور داخلی و نویسنده این طرح: «ایجاد فایلهای الکترونیکی و ذخیره اسناد الکترونیکی نوع جدیدی از سیستم است که در مقایسه با ایجاد فایلهای سنتی مبتنی بر کاغذ، تفاوتهای زیادی دارد. اسناد در دستگاههای الکترونیکی ایجاد میشوند یا از اسناد موجود در سایر رسانههای ذخیرهسازی دیجیتالی میشوند. اسناد دیجیتال را میتوان به طور خودکار به لطف عملکرد ایجاد فایل که در سیستم مدیریت اسناد ادغام شده است، در یک محیط شبکه به فایل تبدیل کرد.»
طبق ارزیابیها، ها تین یکی از مناطق پیشرو در اجرای ایجاد سوابق الکترونیکی و دیجیتالی کردن اسناد الکترونیکی است؛ سازماندهی بهرهبرداری از اسناد برای اجرای مؤثر خدمات عمومی آنلاین، چه جزئی و چه کامل.
این سوابق به صورت آنلاین و با فرآیندی یکپارچه ایجاد میشوند و در فضای ذخیرهسازی کاغذی صرفهجویی میکنند.
در سال ۲۰۲۱، استان ها تین این سیستم را به صورت آزمایشی در ۶ واحد در سطح استان (دفتر کمیته مردمی استان، وزارت امور داخلی، وزارت دارایی، وزارت اطلاعات و ارتباطات، وزارت علوم و فناوری و وزارت دادگستری) و ۳ واحد در سطح منطقه (کمیته مردمی شهر ها تین، منطقه کام شوین و منطقه تاچ ها) اجرا کرد که منجر به ایجاد ۳۲۳۱ پرونده الکترونیکی شد.
تا سال ۲۰۲۲، ایجاد پروندههای الکترونیکی در نرمافزار پرونده کاری در تمام ادارات و سازمانهای استانی و همچنین کمیتههای مردمی مناطق، شهرها و شهرستانها اجرا شده بود. تعداد کل پروندههای ایجاد شده در این واحدها و محلات بیش از ۵۱۶۰۰ پرونده بود که بیش از ۱۳۰۰۰ پرونده از آنها تکمیل شده بود. در سال ۲۰۲۳، ها تین به اجرای قوی ایجاد پروندههای الکترونیکی در نرمافزار پرونده کاری ادامه داد، با این هدف که اطمینان حاصل شود ۹۰٪ از پروندههای کاری در سطح استان، ۸۰٪ در سطح منطقه و ۳۰٪ در سطح بخش (به استثنای پروندههای طبقهبندی شده به عنوان اسرار دولتی یا حاوی اسناد پیچیده) ایجاد میشوند.
در عمل، ایجاد سوابق الکترونیکی مزایای بیشماری را برای مدیریت دولتی به همراه داشته است، اصلاحات اداری را ارتقا داده و کارایی مدیریت اسناد و بایگانی را بهبود بخشیده است.
ایجاد پروندههای الکترونیکی به سرعت بخشیدن به روند جستجو و پردازش اسناد کمک خواهد کرد.
خانم هو تی نیم، متخصص در اداره اصلاحات اداری و بایگانی اسناد (وزارت امور داخلی)، اظهار داشت: «از زمان پیادهسازی ایجاد فایلهای الکترونیکی در نرمافزار مدیریت کار، اولین مزیت، کاهش قابل توجه میزان ذخیرهسازی فایلهای کاغذی است که قبلاً استفاده میشد. علاوه بر این، وقتی فایلها به صورت آنلاین ایجاد میشوند، فرآیند جستجو و پردازش اطلاعات و اسناد سریعتر و راحتتر میشود. ویرایش اسناد نیز سادهتر و سریعتر میشود، زیرا دیگر زمانی برای چاپ مکرر اسناد کاغذی برای دریافت بازخورد از بخشهای مختلف تلف نمیشود. علاوه بر این، فایلهای الکترونیکی خطر گم شدن اسناد را نیز کاهش میدهند، که احتمال وقوع آن در فایلهای کاغذی بیشتر است.»
یکی دیگر از مزایای ایجاد سوابق الکترونیکی در نرمافزار ثبت سوابق کاری این است که وقتی اسناد الکترونیکی به گردش در میآیند، همه کارمندان دولت و مقامات میتوانند در پردازش و حل و فصل اسناد در همان سیستم شرکت کنند. این امر پردازش روان و مداوم اسناد را تضمین میکند. از سوی دیگر، به رهبران سازمانها و واحدها کمک میکند تا فرآیند مشاوره و رسیدگی به کار هر کارمند دولت و مقام رسمی را هنگام تعیین رهبری یک وظیفه، مدیریت کنند.
این اداره در حال اجرای ایجاد فایلهای الکترونیکی در نرمافزار مدیریت اسناد و پروندههای کاری برای همه ۲۱۶ بخش، بخش و شهر در استان از طریق رویکرد آموزش عملی است. این واحد همچنین سندی را منتشر کرده است که فرآیند ایجاد فایلهای الکترونیکی در نرمافزار مدیریت پروندههای کاری را هدایت میکند و مطالب کلیدی آن شامل موارد زیر است: فرآیند تهیه و امضای اسناد الکترونیکی؛ فرآیند وارد کردن کاتالوگ پروندههای سازمان به نرمافزار مدیریت اسناد و پروندههای کاری؛ و فرآیند ایجاد فایلهای الکترونیکی در نرمافزار مدیریت اسناد و پروندههای کاری. میتوان گفت که ایجاد فایلهای الکترونیکی کاملاً پیچیده است، اما در فرآیند ایجاد دولت الکترونیک و دولت دیجیتال، این یک نیاز اساسی است.
آقای مای ترونگ سینه
معاون مدیر کل امور داخلی
فوک کوانگ - مای هوانگ
منبع
![[مجموعه عکس] عکسهای زیبای آئو دای (لباس سنتی ویتنامی) برای تت (سال نو قمری)](https://vphoto.vietnam.vn/thumb/402x226/vietnam/resource/IMAGE/2026/01/10/1767997205400_5j_20260109142705.jpeg)
نظر (0)