ایجاد سوابق الکترونیکی

ایجاد سوابق الکترونیکی در نرم‌افزار مدیریت اسناد و سوابق کاری به ها تین کمک می‌کند تا فعالیت‌های مدیریت اداری را بهبود بخشد و فرآیند ایجاد دولت الکترونیک را ارتقا دهد.

تاکنون، اسناد و مدارک کاغذی که با امضا و مهر مرجع ذیصلاح تأیید شده‌اند، قانونی بودن آنها را تضمین کرده و برای مدیریت، هدایت و معاملات سازمان‌های اداری دولتی مورد استفاده قرار گرفته‌اند. وزارت امور داخلی همچنین به کمیته مردمی استان توصیه کرده است که اسناد زیادی را صادر کند که مدیریت و ایجاد سوابق کاغذی را هدایت و راهنمایی کند.

با این حال، اجرای رویه‌های سنتی حفظ و بایگانی در برخی از سازمان‌ها و واحدها هنوز مطابق با مقررات فعلی تضمین نشده است، مانند: اسناد به طور کامل ثبت نشده‌اند، هنوز در حال انجام هستند، جمع‌آوری، ویرایش و ارزش‌گذاری نشده‌اند... با توجه به این واقعیت، در سال 2021، ها تین ابتکار ایجاد سوابق الکترونیکی در نرم‌افزار مدیریت سوابق اسناد و مدارک کاری را به صورت آزمایشی اجرا کرده است.

ایجاد پرونده‌های الکترونیکی، انجام مراحل اداری توسط مقامات و کارمندان دولت را تسهیل می‌کند.

معاون مدیر وزارت امور داخلی، مای ترونگ سین - نویسنده این طرح گفت: «ایجاد سوابق الکترونیکی و ذخیره اسناد الکترونیکی نوع جدیدی است که در مقایسه با سوابق کاغذی سنتی تفاوت‌های زیادی دارد. اسناد بر روی رسانه‌های الکترونیکی ایجاد می‌شوند یا از اسناد موجود در سایر حامل‌های اطلاعات دیجیتالی می‌شوند. اسناد دیجیتال را می‌توان به طور خودکار به لطف عملکرد ایجاد سوابق که در سیستم مدیریت اسناد ادغام شده است، در یک محیط شبکه به سوابق تبدیل کرد.»

طبق این ارزیابی، ها تین یکی از مناطق پیشرو در پیاده‌سازی سوابق الکترونیکی و دیجیتالی کردن اسناد الکترونیکی است؛ سازماندهی بهره‌برداری از اسناد برای استقرار مؤثر خدمات عمومی آنلاین به صورت جزئی و کلی.

سوابق به صورت آنلاین و با فرآیندی یکپارچه ایجاد می‌شوند و در فضای ذخیره‌سازی کاغذ صرفه‌جویی می‌کنند.

در سال ۲۰۲۱، ها تین این برنامه را در ۶ واحد در سطح استان (دفتر کمیته مردمی استان، وزارت امور داخلی، وزارت دارایی، وزارت اطلاعات و ارتباطات، وزارت علوم و فناوری، وزارت دادگستری) و ۳ واحد در سطح منطقه (کمیته مردمی شهر ها تین، منطقه کام شوین، منطقه تاچ ها) به صورت آزمایشی اجرا کرد که نتیجه آن ایجاد ۳۲۳۱ پرونده الکترونیکی بود.

تا سال ۲۰۲۲، ایجاد پرونده‌های الکترونیکی در نرم‌افزار ثبت سوابق کاری در تمام ادارات استانی، شعب و کمیته‌های مردمی مناطق، شهرها و شهرستان‌ها مستقر خواهد شد. تعداد کل پرونده‌های ایجاد شده در واحدها و محلات بیش از ۵۱۶۰۰ پرونده است که از این تعداد، تعداد پرونده‌های کامل به بیش از ۱۳۰۰۰ پرونده خواهد رسید. در سال ۲۰۲۳، ها تین به طور جدی ایجاد پرونده‌های الکترونیکی در نرم‌افزار ثبت سوابق کاری را گسترش خواهد داد، با این هدف که اطمینان حاصل شود ۹۰٪ از پرونده‌های کاری در سطح استان، ۸۰٪ از پرونده‌های کاری در سطح منطقه، ۳۰٪ از پرونده‌های کاری در سطح بخش (به جز پرونده‌های کاری در محدوده اسرار دولتی، پرونده‌هایی با اجزای سند پیچیده و...) ایجاد می‌شوند.

در عمل، ایجاد سوابق الکترونیکی مزایای زیادی برای مدیریت دولتی به همراه داشته، اصلاحات اداری را ارتقا داده و کارایی کار اسناد و بایگانی را بهبود بخشیده است.

با سوابق الکترونیکی ایجاد شده، فرآیند جستجو و پردازش اسناد به سرعت انجام خواهد شد.

خانم هو تی نیم - متخصص اداره اصلاحات اداری و بایگانی اسناد (وزارت کشور) اظهار داشت: «از زمان اجرای ایجاد پرونده‌های الکترونیکی در نرم‌افزار مدیریت کار، اولین مزیت آن این است که مانند قبل، ذخیره‌سازی پرونده‌های کاغذی را تا حد زیادی کاهش داده است. علاوه بر این، وقتی پرونده‌ها در محیط شبکه ایجاد می‌شوند، فرآیند جستجو و پردازش اطلاعات متنی سریع و راحت است. ویرایش اسناد نیز ساده و سریع می‌شود، زیرا دیگر نیازی به چاپ و چاپ مجدد اسناد کاغذی به دفعات زیاد برای درخواست نظر از ادارات و دفاتر مانند قبل نیست. علاوه بر این، پرونده‌های الکترونیکی همچنین گم شدن اسناد را که به راحتی با پرونده‌های کاغذی اتفاق می‌افتد، محدود می‌کنند.»

یکی دیگر از مزایای ایجاد سوابق الکترونیکی در نرم‌افزار ثبت سوابق کاری این است که هنگام گردش اسناد الکترونیکی، همه کارمندان دولت و کارمندان عمومی می‌توانند در فرآیند پردازش و حل و فصل اسناد در همان سیستم شرکت کنند. این امر، روان بودن و ثبات در فرآیند پردازش اسناد را تضمین می‌کند. از سوی دیگر، به رهبران سازمان‌ها و واحدها کمک می‌کند تا فرآیند مشاوره و رسیدگی به کار هر کارمند دولت و کارمند عمومی را هنگام تعیین ریاست حل و فصل، مدیریت کنند.

این اداره در حال اجرای ایجاد پرونده‌های الکترونیکی در نرم‌افزار مدیریت سوابق اسناد و مدارک کاری برای تمام ۲۱۶ بخش، بخش و شهر در استان در قالب دستورالعمل‌های دستی است. این واحد همچنین سندی را منتشر کرده است که فرآیند ایجاد پرونده‌های الکترونیکی در نرم‌افزار مدیریت سوابق کاری را با محتوای اصلی مانند: فرآیند تهیه و امضای اسناد الکترونیکی؛ فرآیند وارد کردن فهرست سوابق سازمان در نرم‌افزار مدیریت سوابق اسناد و مدارک کاری؛ فرآیند ایجاد پرونده‌های الکترونیکی در نرم‌افزار مدیریت سوابق اسناد و مدارک کاری هدایت می‌کند. می‌توان گفت که ایجاد پرونده‌های الکترونیکی کاملاً پیچیده است، اما در فرآیند ایجاد دولت الکترونیک و دولت دیجیتال، این یک الزام اجتناب‌ناپذیر است.

آقای مای ترونگ سینه

معاون مدیر کل وزارت امور داخلی

فوک کوانگ - مای هوانگ

منبع: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm