La notarisation électronique : gain de temps, réduction des coûts et des tracas.

Les documents notariés électroniquement peuvent être utilisés pour accéder aux services publics sur le portail national des services publics ou sur les portails électroniques des services publics des collectivités locales, des agences et des organisations.

Effectuer la légalisation simultanément depuis différents endroits.

Actuellement, la mise en œuvre de la notarisation électronique est encouragée par les organisations professionnelles. Au lieu de signer à l'encre et d'apposer un cachet manuel sur les documents, les notaires utiliseront des signatures numériques et des sceaux électroniques pour certifier les documents. Ce processus est similaire à la notarisation traditionnelle, mais présente l'avantage de permettre des transactions en ligne, autorisant ainsi les parties à signer simultanément depuis différents lieux sous la supervision en ligne du notaire présent dans chacun d'eux.

Dao Duy An, secrétaire général de l'Association des notaires du Vietnam. Photo : PV

Selon Dao Duy An, secrétaire général de l'Association vietnamienne des notaires, la légalisation électronique est indispensable au bon fonctionnement des services publics en ligne. Pour les particuliers comme pour les entreprises, elle permet de gagner du temps, de réduire les coûts et de limiter les désagréments.

Afin de promouvoir la notarisation électronique, l'Association vietnamienne des notaires a collaboré avec les autorités compétentes pour normaliser les procédures de réception et d'utilisation des documents notariés électroniques, ainsi que les procédures de traitement des services publics en ligne à partir de documents notariés électroniques et de copies certifiées conformes, rendant ainsi la prestation de services publics plus pratique.

Réduire la fraude et le manque de transparence.

Un notaire accompagne un client tout au long du processus de légalisation électronique. Photo : PV

Selon Hoang Thu Huong, notaire de l'Association des notaires de la ville de Hanoï , la fourniture de services publics sur des plateformes numériques apporte généralement d'énormes avantages, non seulement aux citoyens qui sollicitent une certification notariale, mais à la société dans son ensemble.

Les documents notariés électroniques permettent une vérification simple et infaillible, réduisant considérablement le risque de falsification. Ils peuvent être stockés sur des appareils électroniques, facilement envoyés et reçus, et sauvegardés sans limite, tout en conservant leur validité juridique.

« L’application du processus de notarisation électronique permet d’éliminer quasiment les pratiques frauduleuses et opaques, tant de la part des clients que des notaires. Toutes les activités sont suivies à des fins de vérification. Parallèlement, la falsification de documents est réduite, car les notaires ont accès aux bases de données des autorités émettrices. »

La sécurité juridique est indispensable lors de la légalisation de documents, qu'elle soit traditionnelle ou électronique. « Cependant, la légalisation électronique nous offre des outils modernes pour renforcer la sécurité, tels que la vérification automatique de la validité de la signature, l'identification biométrique et l'enregistrement automatique de l'heure de signature du contrat », a déclaré Mme Hoang Thu Huong.

Notaire Hoang Thu Huong. Photo de : PV

Il est nécessaire de mettre en place un processus unifié pour la réception des documents notariés électroniques.

S'adressant aux journalistes, M. Nguyen Van Giang (résidant au 161 Yen Phu, Hanoi) a déclaré qu'il avait déjà suivi la procédure de certification de copies électroniques et de signature de contrats hypothécaires en utilisant la notarisation électronique.

« Auparavant, je rédigeais les contrats de prêt hypothécaire par voie électronique, puis j'enregistrais l'hypothèque en ligne très rapidement. Je n'avais aucun document à fournir ni aucun déplacement à effectuer ; je faisais tout sur mon téléphone. J'ai été très surpris par la rapidité et la simplicité du service, et le coût est resté inchangé », a déclaré M. Giang.

Pour que la notarisation électronique se développe, les documents notariés électroniquement doivent être acceptés par les administrations. À Hanoï, le Centre des services administratifs publics de la ville a récemment mené une action concertée avec l'Association des notaires du Vietnam afin de mettre en œuvre de nombreuses initiatives. Le Centre accepte désormais les documents notariés électroniquement pour le traitement des actes de transfert de propriété et, plus récemment, a conclu un accord avec les organismes de notariat de Hanoï et la Banque d'État du Vietnam (Région 1) concernant l'enregistrement en ligne des transactions garanties.

Les citoyens n'ont plus besoin de se rendre dans les bureaux d'enregistrement ou les centres de services administratifs ; ils peuvent s'inscrire en ligne, et le délai de traitement est rapide. Les résultats seront envoyés sur le compte du citoyen sur le Portail national des services publics ou par courriel.

« Il s'agit d'une réforme que je considère comme novatrice et très pratique, et les banques y sont désormais très favorables et travaillent en étroite collaboration avec les études notariales pour la mettre en œuvre. »

« Nous espérons vivement que la procédure de réception des documents notariés électroniques sera généralisée à l'échelle nationale. Actuellement, seules quelques provinces et villes appliquent une procédure unifiée, la plupart des autres étant encore en cours de mise en œuvre. De ce fait, même les fonctionnaires chargés de la réception des données électroniques ne sont pas encore familiarisés avec ce système. Nous espérons que, dans un avenir proche, les citoyens de tout le pays pourront utiliser ce service aussi facilement que possible », a déclaré M. Dao Duy An.

Source : https://hanoimoi.vn/cong-chung-dien-tu-tiet-kiem-thoi-gian-chi-phi-giam-bot-phien-ha-973526.html