Le système permet de fournir rapidement, précisément et facilement des informations, des directives procédurales et des réponses aux questions, contribuant ainsi à réduire la charge de travail des fonctionnaires et agents de la fonction publique.
Les premiers résultats montrent qu'il s'agit d'une solution adaptée au processus de transformation numérique, visant à construire un système administratif moderne, transparent, professionnel et centré sur les personnes.
Les citoyens gagnent du temps sur les procédures administratives.
Suite à la fusion, le système des Centres de services administratifs publics de la province de Phu Tho est organisé en trois structures situées dans les districts de Viet Tri, Vinh Phuc et Hoa Binh. Parallèlement, 148 communes et districts de la province ont achevé la mise en place de leurs Centres de services administratifs publics communaux, opérationnels depuis le 1er juillet 2025.
Parallèlement à la rationalisation de la structure organisationnelle, la demande de services administratifs de la part des citoyens et des entreprises est en hausse. Selon le Département provincial des affaires intérieures, depuis le 1er janvier 2026, la province a reçu plus de 320 000 dossiers administratifs ; parmi ceux-ci, plus de 95 % ont été déposés en ligne, et le taux de résultats électroniques, de numérisation des dossiers et de résolution a dépassé les 92 %.
Dans de nombreuses localités à fort volume de transactions, comme les quartiers de Viet Tri, Vinh Yen et Hoa Binh, et les communes de Tho Tang, Phung Nguyen et Yen Tri, le guichet unique reçoit en moyenne plus de 50 demandes par jour. Ces chiffres témoignent de la charge de travail considérable que doivent gérer quotidiennement les fonctionnaires, nécessitant d'importantes ressources humaines ainsi que des procédures de traitement efficaces et précises. Il est donc indispensable d'innover dans les méthodes de travail et de mettre en œuvre la transformation numérique afin d'améliorer la productivité et d'alléger la charge de travail des fonctionnaires.
Depuis septembre 2025, la VNPT Phu Tho collabore au déploiement d'un système d'assistant virtuel basé sur l'IA au Centre provincial des services administratifs publics et dans plusieurs localités à fort volume de transactions. Ce système est directement intégré à la plateforme de traitement des procédures administratives et aux ordinateurs du guichet unique. L'assistant virtuel peut aider les fonctionnaires et les citoyens à rechercher des informations, identifier les éléments constitutifs des documents, synthétiser les documents juridiques, les guider dans leurs démarches administratives et leur fournir des formulaires, des informations sur les frais et les délais de traitement.
Au centre de services administratifs publics du quartier de Hoa Binh, le 16 juin à 9h00, M. Bach Duc Nghia a déclaré : « Auparavant, pour chaque démarche administrative, je devais me renseigner à plusieurs endroits afin de connaître les documents nécessaires. Désormais, grâce à l’assistant IA, il me suffit d’utiliser mon téléphone pour consulter toutes les informations, ce qui me fait gagner du temps et m’évite des déplacements. L’interface est intuitive et le personnel est serviable ; la recherche d’informations est donc plus rapide et plus efficace. »
Le gouvernement réduit la charge de travail.
Le programme pilote d'assistance aux démarches administratives par l'IA a démontré que le délai de traitement d'une demande administrative est passé d'environ 10 minutes à 5 minutes. La possibilité d'offrir une assistance automatisée 24 h/24 et 7 j/7 permet aux citoyens d'accéder facilement à l'information, indépendamment des heures d'ouverture des services administratifs. Ceci est particulièrement utile pour les personnes vivant dans des zones reculées ou celles qui ne peuvent pas se rendre physiquement dans un guichet unique pour se renseigner sur les démarches à suivre.
De plus, les applications d'IA réduisent considérablement la charge de travail du personnel administratif, car de nombreuses questions répétitives sont automatiquement traitées par le système. Cela libère du temps pour des tâches spécialisées, améliorant ainsi la productivité et la qualité du service. En particulier, la standardisation des procédures d'information et de traitement minimise les erreurs de traitement des documents, accélère leur résolution et renforce la satisfaction des citoyens et des entreprises vis-à-vis des administrations.
Parallèlement au modèle d'assistant virtuel basé sur l'IA proposé dans les guichets uniques, de nombreuses localités de la province ont mis en œuvre de manière proactive des solutions numériques. Récemment, le Centre de services administratifs publics de la commune de Tan Lac a lancé l'application « Tan Lac Digital Assistant Utility » sur la plateforme Zalo. Ce modèle de transformation numérique à l'échelle locale facilite l'accès aux services publics. Grâce à cette application, les usagers peuvent consulter les documents requis, les procédures et les frais liés aux démarches administratives dans de nombreux domaines tels que la justice, le foncier, l'état civil, etc. Le système permet également de réserver un créneau horaire en ligne, de suivre l'avancement des dossiers, de prendre rendez-vous à l'avance pour les démarches complexes et de soumettre des commentaires et des suggestions aux organismes concernés.
Le camarade Nguyen Manh Hung, vice-président du Comité populaire de la commune de Tan Lac, a déclaré : « Auparavant, en début de semaine ou aux heures de pointe, le guichet unique était souvent saturé et les usagers devaient patienter de longues heures. La mise en place de l’assistant numérique a permis de fluidifier les démarches, de réduire l’affluence aux guichets et d’améliorer la transparence du service. Outre les informations sur les procédures administratives, cette plateforme propose également des renseignements pratiques sur la vie quotidienne, la culture et le tourisme, contribuant ainsi à la création d’un environnement d’interaction numérique entre l’administration et les citoyens. »
Afin de faire de l'IA un véritable outil de gestion publique, la province de Phu Tho accorde une importance particulière à la formation et au renforcement des compétences numériques de ses fonctionnaires. À ce jour, 100 % des fonctionnaires de la province ont suivi des formations sur l'application de l'intelligence artificielle à leur travail et à la gestion. Parallèlement, la province lie la mise en œuvre de la loi sur l'intelligence artificielle à la promotion de la transformation numérique et de l'innovation, contribuant ainsi au développement socio-économique.
Les premiers résultats de l'application des assistants virtuels IA indiquent que cette approche est prometteuse pour la mise en place d'une administration numérique. Le succès du modèle pilote ouvre la voie à sa réplication à l'échelle de la province. Actuellement, le Département des sciences et technologies collabore activement avec les services concernés afin d'évaluer l'efficacité du système, de l'améliorer et d'y intégrer de nouvelles fonctionnalités telles que la reconnaissance intelligente de documents, la recherche automatique de données, l'évaluation de la satisfaction des citoyens et l'aide à l'analyse des données pour la gestion. Il étudie également la possibilité de déployer et d'étendre ce modèle d'assistant virtuel IA pour l'administration publique dans les différentes localités de la province.
Centrée sur l'humain, l'application de l'IA à la résolution des procédures administratives représente une évolution majeure dans la conception moderne de la gouvernance. Elle jettera les bases d'une administration plus professionnelle, efficace, transparente et à l'écoute des citoyens, contribuant ainsi à la réalisation de l'objectif d'un gouvernement, de citoyens et d'une société numériques dans la province au cours des prochaines années.
Source : https://nhandan.vn/ung-dung-ai-mang-lai-hieu-qua-thiet-thuc-post971767.html
