Établir une réglementation pour la gestion et l'utilisation des dossiers scolaires numériques.

Le ministère de l'Éducation et de la Formation vient de publier un projet de circulaire réglementant la gestion et l'utilisation des dossiers numériques des élèves dans les établissements d'enseignement général et de formation continue afin de recueillir les commentaires des agences, des organisations et des particuliers.

Des élèves de troisième du collège Ngo Si Lien (district de Hoan Kiem, Hanoï ) révisent leurs leçons ensemble à la bibliothèque de l'établissement. (Crédit photo : Thanh Tung/TTXVN)

La publication de cette circulaire constitue un fondement essentiel pour l'harmonisation de la création, de la signature numérique, de la délivrance, de l'exploitation, du partage, du stockage et de la protection des relevés de notes numériques des élèves dans l'ensemble du secteur de l'éducation . Elle contribue également à promouvoir la transformation numérique de la gestion de l'éducation, à réduire les formalités administratives, à faciliter l'apprentissage et à simplifier les démarches pour les parents, ainsi qu'à améliorer l'efficacité de la gestion publique.

Selon le projet de circulaire, les dossiers scolaires numériques sont des données électroniques juridiquement valides qui enregistrent systématiquement le processus d'apprentissage, les résultats scolaires, les résultats de formation, les commentaires, les évaluations et les informations connexes des apprenants pendant leurs études dans les établissements d'enseignement.

Les dossiers scolaires numériques, lorsqu'ils sont créés par l'autorité compétente, en suivant les procédures appropriées, en respectant les normes de données, en contenant tout le contenu requis et en étant valablement signés numériquement, ont la même valeur juridique que les dossiers scolaires papier ; ils peuvent être utilisés dans la gestion de l'éducation, les procédures administratives et les transactions juridiques connexes.

Un point important du projet de circulaire est que, dès lors que le relevé de notes numérique, le relevé de notes électronique ou l'extrait électronique du relevé de notes numérique répond aux exigences d'utilisation, l'établissement destinataire n'est pas autorisé à demander à l'élève, à ses parents ou à son tuteur de fournir des relevés de notes papier supplémentaires, sauf disposition légale contraire. Cette mesure contribue à uniformiser la gestion et l'utilisation des relevés de notes numériques et à éviter les doublons, favorisant ainsi la numérisation de la gestion de l'éducation et des services offerts aux élèves.

Le projet de circulaire stipule que chaque étudiant se verra attribuer un dossier scolaire numérique unique, lié à son numéro d'identification pour la formation continue. Les données utilisées pour créer ce dossier devront être vérifiées, recoupées et authentifiées à partir des dossiers de l'étudiant, de ses données d'identification et des données de gestion pédagogique de l'établissement d'enseignement.

Les relevés de notes numériques sont officiellement utilisés après vérification, authentification et signature numérique des données. La signature numérique est effectuée par les personnes autorisées et les établissements d'enseignement ; elle comprend les étapes suivantes : saisie, vérification, comparaison et confirmation des données, signature numérique individuelle, signature numérique de l'établissement et mise à jour du statut de la signature numérique dans le système. Chaque fois qu'un relevé de notes numérique est émis, sa version électronique ou un extrait doit être enregistré dans le système, ce qui permet de le vérifier, de l'authentifier et d'en retracer l'origine.

Selon le projet de circulaire, les dossiers scolaires numériques seront utilisés dans des activités telles que le transfert d'école, l'inscription, la confirmation des résultats scolaires et de formation, l'évaluation de l'achèvement du programme, l'évaluation du passage à la classe supérieure, la délivrance de copies électroniques, l'extraction et la vérification des informations scolaires, la réalisation de procédures administratives et la gestion de l'éducation.

Pour faciliter les démarches des élèves, des parents, des établissements scolaires et des organismes de gestion, les élèves peuvent accéder à leurs dossiers scolaires numériques, les consulter et les utiliser. Ils peuvent demander aux établissements d'enseignement de vérifier et de corriger les données en cas d'erreur. Ils peuvent également utiliser légalement leurs dossiers scolaires numériques pour les transactions, les procédures administratives et autres activités prévues par la loi. Les parents ou tuteurs d'élèves mineurs peuvent consulter les données du dossier scolaire numérique de leur enfant, suivre ses résultats scolaires et son comportement, et demander une vérification des données lorsque cela est jugé nécessaire.

Le projet de circulaire stipule clairement que les relevés de notes numériques des étudiants des établissements d'enseignement doivent être connectés et synchronisés avec la base de données nationale sur l'éducation et la formation conformément aux normes de données et techniques prescrites par le ministère de l'Éducation et de la Formation ; garantissant la possibilité de les intégrer et de les utiliser sur la plateforme nationale d'éducation numérique, le portail national des services publics, l'application nationale d'identification VNeID et les systèmes d'information connexes lorsque les conditions de connexion, d'authentification et de sécurité de l'information sont remplies.

L’exploitation et le partage des dossiers scolaires numériques doivent se faire dans le respect des autorités compétentes, de la finalité et du public cible, et se limiter aux données nécessaires ; ils doivent être authentifiés, les droits d’accès accordés et l’historique du partage et de l’exploitation enregistré.

Les données des relevés de notes numériques doivent être sécurisées tout au long du processus de création, de mise à jour, de stockage, de transmission, d'exploitation, d'utilisation et de partage ; tout accès, modification, suppression ou falsification non autorisés des données, divulgation, partage, vente ou utilisation non autorisée des données des relevés de notes numériques, la contrefaçon de signatures numériques, de codes d'authentification, de copies électroniques ou d'extraits électroniques de relevés de notes numériques sont strictement interdits.

Selon le projet, le ministère de l'Éducation et de la Formation réglementera, mettra à jour et publiera les normes, les formulaires, la structure des données, les normes d'affichage, les normes de connexion et les exigences techniques des données des dossiers numériques des élèves ; organisera la connexion et la synchronisation des données ; et inspectera et surveillera la mise en œuvre.

Source : https://baotintuc.vn/ban-tron-giao-duc/xay-dung-quy-dinh-ve-quan-ly-va-su-dung-hoc-ba-so-20260525185042150.htm