בשיחה עם כתבים אמר מר פאם קוואנג קואנג, סגן מנהל מחלקת המדע והטכנולוגיה: "המחלקה מייעצת לוועדת העם המחוזית ליישם משימות ופתרונות מרכזיים רבים בהתאם לרוח החלטה מס' 57-NQ/TW של הפוליטביורו בנושא פריצות דרך בפיתוח מדע וטכנולוגיה, חדשנות וטרנספורמציה דיגיטלית לאומית. זה כולל ייעוץ בפיתוח תשתית דיגיטלית מסונכרנת, תוך הבטחת קישוריות חלקה לעיבוד עבודה באינטרנט. נכון לעכשיו, רשת העברת הנתונים הייעודית התחברה ל-100% מהמחלקות והסוכנויות המחוזיות, ולכל 38 הקומונות והרובעים, מה שמבטיח את עיבוד המסמכים הסודיים ומערכות המידע המשותפות. מערכת ניהול המסמכים והתפעול מחוברת ל-100% מכל רמות הממשל, המחלקות, הסוכנויות והארגונים; מחוברת לציר חילופי המסמכים הלאומי עם כ-9,800 חשבונות; ושיעור חילופי המסמכים האלקטרוניים ברחבי המחוז הגיע ל-100%. הפרובינציה כולה הנפיקה 13,367 תעודות דיגיטליות ליחידים ולארגונים של סוכנויות מדינה בפרובינציה, כולל: התקני טוקן, SIM-PKI ופתרונות חתימה דיגיטלית מרכזיים.
משרד המדע והטכנולוגיה טיפל בליקויים בתשתית טכנולוגיית המידע וברשתות LAN; תיאם הנחיות, הכשרה ותמיכה לסוכנויות וליחידות בתהליך ניצול ושימוש במערכות דיגיטליות כדי להבטיח עיבוד עבודה חלק, בטוח ויעיל בפלטפורמות מסחר אלקטרוני.
ביישום החלטה מס' 57-NQ/TW, קומונות ומחוזות באזור הטמיעו באופן יזום פתרונות רבים לשיפור הקיבולת הדיגיטלית של קאדרים ועובדי מדינה; תוך שימת דגש על השקעה בתשתיות וחיבורי אינטרנט, והפכו בהדרגה את עיבוד המסמכים בפלטפורמות מסחר אלקטרוני לנוהג קבוע בפעילויות התפעוליות היומיומיות.
נכון לעכשיו, ועדת העם של קהילת Than Uyên מעבדת 100% מהמסמכים הנכנסים והיוצאים באופן מקוון, למעט מסמכים חסויים. כדי להבטיח יעילות, הקומונה הורתה לפקידיה ולצוות שלה לפעול בקפדנות אחר הנהלים לקבלה, הקצאה, ייעוץ, הגשה לחתימה, חתימה דיגיטלית והנפקת מסמכים במערכת ניהול המסמכים והתפעול. במקביל, הם משתמשים בתוכנה לניהול התקדמות עבודה מבוססת KPI כדי לנטר את התקדמותן ואיכותן של המשימות המבוצעות על ידי כל מחלקה, משרד ופקיד. זה מאפשר עידוד בזמן ושיפור האחריותיות בטיפול בעבודה, תורם למנהיגות וניהול מדויקים, יעילים ושקופים יותר בתוך הקומונה, ולטפח בהדרגה סביבת עבודה דיגיטלית.
פקידים וצוות מחלקת התרבות והרווחה של קהילת ת'אן אויאן מנהלים ישיבות ללא נייר ומעבדים מסמכים נכנסים ויוצאים באופן אלקטרוני.
לדברי החבר לה הואנג דונג, ראש מחלקת התרבות והחברה של קהילת ת'ו לום, לאחר יישום מודל השלטון המקומי הדו-שכבתי, מספר המסמכים הנכנסים והיוצאים במחלקה גדל משמעותית. בממוצע, המחלקה מקבלת כ-40-50 מסמכים מדי יום דרך מערכת ניהול המסמכים וערוצי תפעול אחרים; מתוכם כ-25-30 מסמכים קשורים ישירות לפונקציות ולמשימות הדורשות מחקר וייעוץ. כדי להבטיח עיבוד בזמן של מסמכים, היחידה מורה לפקידי המדינה האחראים על ניהול המסמכים לפתוח באופן קבוע את מערכת ניהול המסמכים, לקבל, לעדכן ולהעביר באופן מיידי מסמכים להנהלת המחלקה לעיבוד ולהקצאה לפקידי המדינה לייעוץ ויישום, תוך התמקדות בארבעה היבטים "ברורים" (אדם אחראי ברור, תוכן עבודה ברור, מועד אחרון ברור להשלמה ותוצאה צפויה ברורה).
בנוסף ליישום מערכות ניהול מסמכים אלקטרוניות, מחלקות, סוכנויות ורשויות מקומיות רבות במחוז מנצלות באופן יזום גם פלטפורמות דיגיטליות כגון Google Calendar ו-Google Sheets כדי לנהל לוחות זמנים של עבודה, לעקוב אחר התקדמות משימות, להקל על מתן מטלות, תזכורות ולפתור קשיים בתהליך ביצוע משימות.
היותה בין הפרובינציות המובילות ברחבי הארץ מבחינת קצב עיבוד מסמכים מקוון אינה רק תוצאה חיובית בתהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית של לאי צ'או, אלא גם כוח מניע עבור הפרובינציה להמשיך ולשפר את איכות הממשל בעתיד. זה לא רק מאשרר את מעמדה של לאי צ'או כאחד היישובים המובילים בטרנספורמציה דיגיטלית באזור ההררי הצפוני, אלא גם שואף לניהול מודרני ושקוף המשרת את הציבור והעסקים בצורה יעילה יותר.
מקור: https://baolaichau.vn/khoa-hoc-cong-nghe/but-pha-trong-xu-ly-van-ban-dien-tu-1321951
