שימור זיכרונות באמצעות מסמכים ארכיוניים.

QTO - ישנם ערכים שקיימים בשקט, בלתי ניתנים למדידה במונחים חומריים, אך עם הזמן הם מעשירים את עומקה של הארץ. במחוז קואנג בין לשעבר, כיום במחוז קואנג טרי - ארץ עשירה במסורת - מרכז הארכיונים ההיסטוריים המחוזי משמר זיכרונות אלה יום אחר יום באמצעות כל מסמך וקובץ ארכיון, תורם לחיבור העבר עם ההווה ומשרת את התפתחותו של היום.

שימור בשקט של זיכרונות היסטוריים.

מאז ייסוד מחדש של מחוז קואנג בין בשנת 1989, עבודת הארכיון זכתה בהדרגה לתשומת לב, הקשורה לתהליך שיפור מנגנון הניהול המדינתי. מרכז הארכיונים ההיסטוריים המחוזי, לשעבר מחלקת המסמכים והארכיונים של משרד הוועדה העממית המחוזי, עבר ארגון מחדש מספר פעמים כדי לעמוד בדרישות משימותיו.

נכון לעכשיו, המרכז הוא יחידת שירות ציבורי תחת משרד הפנים, המבצעת את תפקידי ניהול, שימור וניצול הארכיונים ההיסטוריים של המחוז. המרכז מנהל 114 ארכיונים עם 66,362 תיקים, השמורים על פני כמעט 1,900 מטר של מדפים, בשטח שמיש כולל של כמעט 1,000 מטרים ^רבועים . נתונים אלה משקפים את היקף ועומק התיעוד של אזור על פני תקופות רבות.

פקידים ממרכז הארכיונים ההיסטוריים המחוזי של קואנג טרי אוספים צווים מלכותיים משושלת נגוין בקומונה של טויאן הואה - צילום: QN

כל קובץ ומסמך הוא חלק מהזיכרון ההיסטורי, המסייע לעקוב אחר היווצרותה והתפתחותה של קואנג בין לשעבר לאורך תקופות שונות. תהליך ארגון המסמכים מזוהה כמשימה בסיסית. צבר המסמכים בסוכנויות וביחידות נאסף, מסווג, ערכם מוערך ומשולב במערכת ניהול מדעית . משנת 2010 ועד היום, המרכז ארגן מסמכים מ-48 מחלקות וסוכנויות מחוזיות, המכסות למעלה מ-4,382 מטרים של מדפים, וסיפק גם שירותי ארגון מסמכים ל-163 סוכנויות ויחידות, המכסים למעלה מ-4,587 מטרים של מדפים.

לדברי הארכיונאי הואנג טי קווין לו, תהליך ארגון המסמכים כרוך לא רק בסידור וסיווג קבצים, אלא גם בהערכת מצב המסמכים ובהשבת סדר המידע. מסמכים רבים שוחזרו והוכנסו לשימוש, מה שממקסם את ערכם.

מר פאם טאן דאן, סגן מנהל מרכז הארכיונים ההיסטוריים של מחוז קוואנג טרי, שיתף: "עבודת הארכיון עדיין נתקלת בקשיים שכן סוכנויות מסוימות לא הקדישו תשומת לב מספקת, והמסמכים נותרו בפיגור בעוד שכמות המסמכים החדשים גדלה. היישום הלא עקבי של טכנולוגיית המידע משפיע גם על התקדמות הגשת המסמכים, חיבורם ושיתוףם."

מציאות זו מראה כי ארכיון לא צריך להיות מוגבל לאחסון, אלא צריך להיות מקושר לדרישות של חדשנות ניהולית. כאשר מסמכים מאורגנים באופן מדעי, ניתן לנצל את ערכם ביעילות.

מחייה מסמכים באמצעות טרנספורמציה דיגיטלית.

בהקשר של טרנספורמציה דיגיטלית, המרכז מיישם בהדרגה טכנולוגיה, תוך התמקדות בדיגיטציה של מסמכים ובניית מאגרי מידע. עד כה, יותר מ-2.46 מיליון עמודי מסמכים עברו דיגיטציה, יחד עם אלפי שליליות של סרטים ותמונות ארכיון; נפח הנתונים הגיע ליותר מ-2,800 ג'יגה-בייט.

לדברי בוי קווק לוין, מהנדס IT המעורב ישירות בתהליך הדיגיטציה, "כל מסמך הנכנס למערכת חייב לשמור על תוכנו ופורמטו המקוריים. העבודה לא מסתיימת רק בסריקה; היא כוללת גם ארגון נתונים ובניית כלי חיפוש שיאפשרו למשתמשים גישה למידע במהירות ובדייקנות."

פקידים ממרכז הארכיונים ההיסטוריים של מחוז קוואנג טרי אוספים צווים מלכותיים משושלת נגוין ברובע דונג הוי - צילום: QN

דיגיטציה מאפשרת גישה נוחה יותר למסמכים. בחמש השנים האחרונות, המרכז שירת כמעט 1,800 מבקרים שחיפשו מידע, וענה על צרכים בתחומים שונים כגון קרקעות, מדיניות לוותיקי מלחמה, ניהול כוח אדם ומחקר היסטורי.

מר לה טרונג דואן, חוקר תרבות והיסטוריה, העיר: "חומרי הארכיון במרכז הם בעלי ערך יוצא דופן, התורמים להבטחת דיוק היסטורי ודיוק במחקר כמו גם בחיים החברתיים."

לצד הדיגיטציה, המרכז אוסף באופן פעיל מסמכים נדירים ויקרים. מסמכים יקרי ערך רבים קוטלגו, כולל למעלה מ-3,000 טקסטים מהארכיון הקיסרי של שושלת נגוין הקשורים לקואנג בין, יחד עם צווים מלכותיים רבים, יוחסיני משפחה וספרים עתיקים בני מאות שנים. דגש מושם על פרסום והצגת מסמכים אלה, תוך קירובם הדרגתי לציבור.

לדברי מר לה דוק טיאט, ראש שבט לה בכפר לה סון, השבט משמר כיום 19 צווים מלכותיים ותקנות שהונפקו בתקופות שונות, שרובם עדיין קריאים וניתנים לתרגום. עם זאת, עקב תנאי מזג האוויר, חלק מהמסמכים הראו סימני הידרדרות.

"אנו מקווים לקבל תמיכה כדי לשמר טוב יותר את הצווים והחוקים המלכותיים של משפחתנו", שיתף מר ת'יט.

לדברי מר פאם טאן דאן, בתקופה הקרובה, המרכז יחזק את קידום ערך המסמכים על ידי קישורם לתערוכות. שטח האחסון יאורגן בצורה פתוחה, וייצור תנאים לאנשים ולתיירים גישה ישירה למסמכים מקוריים. עם השקעה מתאימה, זה יכול להפוך לתחנה בסיורים היסטוריים במחוז קואנג טרי שהוקם לאחרונה, ולתרום להעשרת מוצרי התיירות המקומיים.

"המרכז מתמקד בבניית מערכת מסדי נתונים כהכנה לשילוב בארכיון הלאומי של וייטנאם, בחיזוק קשרים עם סוכנויות ויחידות רלוונטיות לשיתוף מידע למטרות ניהול ומחקר. הקמת פלטפורמות חיפוש מקוונות תעזור לאנשים לגשת למסמכים בצורה נוחה יותר, ותהפוך בהדרגה מסמכים ארכיוניים למקור מידע מעשי לחיי היומיום", הוסיף מר דן.

חלל תצוגה למסמכים וחומרים היסטוריים במרכז הארכיונים ההיסטוריים של מחוז קוואנג טרי - צילום: QN

בהקשר של פיתוח מקומי, עבודת ארכיון תורמת לשימור וחיבור זיכרונות האזור. כאשר מסמכים נשמרים, מאורגנים ומנוצלים ביעילות, ערכים היסטוריים ימשיכו להתפשט לאורך החיים. בעתיד הקרוב, לצד קידום הדיגיטציה ושיפור איכות השירות, מרכז הארכיונים ההיסטוריים של מחוז קוואנג טרי ימשיך לקדם את תפקידו, ויהפוך מסמכים ארכיוניים למקור מידע מעשי, ישרתו את הפיתוח החברתי-כלכלי וישמרו על הערכים ההיסטוריים של המולדת.

קוואנג נגוק

מקור: https://baoquangtri.vn/van-hoa/202604/gin-giu-ky-uc-tu-nhung-trang-tu-lieu-a8e4873/