פקידים ועובדי מדינה במשרד הפנים מגבירים את השימוש בטכנולוגיית מידע, ובפרט בתוכנה לניטור והערכת ביצועים על סמך מדדי ביצועים (KPI), בניהול עבודה והערכת עובדי מדינה.
מדידת יעילות השירות הציבורי לפי תוצאות עבודה.
במשך שנים רבות, הערכת עובדי מדינה בסוכנויות מנהליות נערכה בעיקר במסגרת סקירת סוף שנה. קריטריוני ההערכה התבססו במידה רבה על הערות בנוגע לאחריות, עמידה במשמעת והשלמת משימות. בעוד ששיטה זו הבטיחה נהלים תקינים, היא הייתה לעיתים איכותית ולא שיקפה באופן מלא את היקף העבודה ויעילותה שביצע כל אדם לאורך השנה.
לדברי החבר טראן ואן הואה - סגן מנהל מחלקת הפנים, צו מס' 335/2025/ND-CP הציג גישה חדשה: העברת מוקד ההערכה מהערות מסכמות למדידת תוצאות ביצוע המשימות. כל משימה שהוקצתה חייבת להיות מקושרת לתפוקות ספציפיות שניתן לנטר, לאמת ולקבל ציון. ההערכה אינה ממוקדת עוד בסוף השנה, אלא מתבצעת באופן קבוע בהתאם להתקדמות העבודה, חודשית או רבעונית. תוצאות הדירוג משקפות את תהליך העבודה כולו, במקום רק הערות מסכמות.
נקודה בולטת אחת היא שגם שיטת הניקוד הותאמה כדי לתת עדיפות לביצועי העבודה. קריטריונים הנוגעים לאיכויות פוליטיות , אתיקה ומשמעת עדיין נלקחים בחשבון, אך מהווים רק מקסימום של 30% מהציון הכולל; בעוד שתוצאות ביצוע המשימות מהוות עד 70%. משמעות הדבר היא שרמת השלמת העבודה - המשתקפת בכמות, באיכות ובזמן של התוצרים - הפכה לגורם מכריע בהערכת עובדי מדינה.
יתר על כן, יישום טכנולוגיית המידע בניטור והערכה מזוהה כדרישה מכרעת. באמצעות תוכנת ניהול משימות, כל משימה מתעדכנת, עוקבת אחריה ונתונים מתועדים לאורך כל ביצועה. כל תוצר עבודה משאיר "עקבות" ברורים, מה שהופך את ההערכה לשקופה יותר, ממזער הערות סובייקטיביות ויוצר מסד נתונים מקיף לסיכומים ודירוגים של סוף השנה.
ממדיניות ליישום קונקרטי
כדי ליישם את שיטת ההערכה החדשה, מחוז פו טו פיתח באופן יזום תוכנית ליישום צו מס' 335/2025/ND-CP ברחבי המחוז. המוקד הוא על בניית מערכת של קריטריונים להערכה המקושרים למשרות, תוך סטנדרטיזציה של רשימת המשימות ותוצרי העבודה של כל סוכנות ויחידה.
על פי משרד הפנים, סוכנויות ויחידות חייבות לבחון מחדש את תפקידיהן ומשימותיהן; לפתח רשימת משימות הקשורות לתוצרי פלט ולהמיר אותן ליחידות מוצר סטנדרטיות שישמשו בסיס להקצאת משימות, ניטור והערכת ביצועי עובדי המדינה. כל משימה המוקצית חייבת להגדיר בבירור את הדרישות בנוגע לכמות, איכות ומועד סיום. ניטור וניקוד העבודה יבוצעו בהתאם להתקדמות, במקום לאסוף תוצאות רק בסוף השנה כמו בעבר.
במקביל, המחוז מקדם את יישום טכנולוגיית המידע בניהול עבודה והערכת עובדי מדינה. תוכנה למעקב והערכה המבוססת על מדדי ביצועים (KPI) מחוברת למערכת ניהול המסמכים והתפעול, מה שמאפשר עדכונים שוטפים על התקדמות המשימות וצבירה של תוצאות ההערכה. כתוצאה מכך, כל תהליך הקצאת המשימות, היישום וההשלמה נרשם במערכת הנתונים, ויוצר בסיס שקוף לדירוג עובדי מדינה.
כהכנה ליישום, ארגן משרד הפנים כנסי הדרכה ל-164 סוכנויות ויחידות, בהשתתפות כמעט 700 פקידים. ההדרכה התמקדה בפיתוח קריטריונים להערכה הקשורים לתפקידים, שיטות לקביעת תוצרי עבודה ונהלים לניטור וניקוד ביצועי משימות.
על פי מפת הדרכים, במרץ 2026, סוכנויות ויחידות יסיימו את קריטריוני ההערכה ואת מערכת תוכנת מעקב העבודה. מאפריל עד יוני 2026, הערכה של עובדי מדינה המבוססת על מדדי ביצוע (KPI) תיעשה במסגרת פיילוט בכ-20 סוכנויות, כולל 5 מחלקות ו-15 קומונות ורובעים. בהתבסס על תוצאות הפיילוט, מודל זה צפוי להיות מיושם באופן סינכרוני ברחבי המחוז החל מיולי 2026.
בהתאם להנחיות הכלליות, סוכנויות רבות יישמו באופן יזום צעדי הכנה ספציפיים. במשרד החקלאות והסביבה, יישום צו 335 בוצע באופן שיטתי, לאור מאפייניו הייחודיים כסוכנות ניהול רב-מגזרית ורב-תחומית, המונה כיום כמעט 20 יחידות כפופות, כולל מחלקות ייעודיות, תת-מחלקות ויחידות קשורות. מר לה שואן דאנג - ראש מחלקת כוח אדם וארגון (משרד החקלאות והסביבה) אמר כי השתתפות בהערכת עובדי מדינה לפי מדדי ביצועים מהווה הזדמנות לבחון את היתכנות מודל ההערכה החדש בניהול מעשי.
על פי התוכנית, מחלקות ויחידות תחת המחלקה החלו לבחון את תפקידיהן ומשימותיהן, ליצור רשימה של פריטי עבודה המקושרים לתוצרי פלט, ולקבוע יחידות תוצר עבודה סטנדרטיות שישמשו בסיס להמרה והערכת ביצועי המשימות. על סמך זה, כל משימה מכומתת לפי כמות, איכות והתקדמות השלמה, ויוצרת בסיס לניטור וניקוד המבוסס על מדדי KPI.
צעדים הכנה אלה אינם מכוונים רק לניסוי של הערכה מבוססת KPI של עובדי מדינה במספר סוכנויות ויחידות, אלא גם תורמים לשכלול הקריטריונים הכוללים של המחוז לפני יישום נרחב. כאשר משימות מתוקננות לתוצרי עבודה ספציפיים ומנוטרות על ידי מערכת נתונים, הערכת עובדי המדינה תתקרב יותר ויותר למטרה של להיות מהותית, שקופה ומבוססת על יעילות עבודה.
הואנג ג'יאנג
מקור: https://baophutho.vn/kpi-thuoc-do-minh-bach-trong-danh-gia-cong-chuc-249983.htm
