יצירת פרופיל אלקטרוני

יצירת קבצים אלקטרוניים באמצעות תוכנה לניהול מסמכים וקבצי עבודה מסייעת להא טין לשפר את הניהול המנהלי ולקדם את תהליך בניית ממשל אלקטרוני.

מבחינה היסטורית, מסמכים מודפסים שאומתו על ידי חתימות וחותמות של רשויות מוסמכות נחשבו תקפים מבחינה משפטית ושימשו לפעילות, ניהול ופעולות של סוכנויות מנהליות ממלכתיות. משרד הפנים יעץ גם לוועדת העם המחוזית להוציא הנחיות והנחיות רבות בנוגע לניהול ויצירת תיקים מודפסים.

עם זאת, יישום הליכי שימור וארכיון מסמכים מסורתיים בכמה סוכנויות ויחידות עדיין אינו תואם את התקנות הנוכחיות, כגון: מסמכים אינם מתויקים במלואם, נותרים ללא עיבוד, ולא נאספו, אורגנו או הוערכו מבחינת ערכם... בהתבסס על מציאות זו, בשנת 2021, מחוז הא טין יזם פיילוט ביוזמה של יצירת קבצים אלקטרוניים באמצעות תוכנת ניהול מסמכים וקבצי עבודה.

יצירת רשומות אלקטרוניות - הבסיס לבניית ממשל דיגיטלי.

יצירת רשומות אלקטרוניות תקל על עבודתם של פקידים ועובדי מדינה בטיפול בהליכים מנהליים.

לדברי מאי טרונג סין, סגן מנהל משרד הפנים ומחבר היוזמה: "יצירת קבצים אלקטרוניים ואחסון מסמכים אלקטרוניים הם סוג חדש של מערכת עם הבדלים רבים בהשוואה ליצירת קבצים מסורתית מבוססת נייר. מסמכים נוצרים במכשירים אלקטרוניים או עוברים דיגיטציה ממסמכים על גבי מדיות אחסון אחרות. ניתן ליצור מסמכים דיגיטליים באופן אוטומטי לקבצים בסביבת רשת הודות לפונקציית יצירת הקבצים המשולבת במערכת ניהול המסמכים."

על פי הערכות, הא טין היא אחת היישובים המובילים ביישום יצירת רשומות אלקטרוניות ודיגיטציה של מסמכים אלקטרוניים; ארגון ניצול המסמכים לצורך יישום יעיל של שירותים ציבוריים מקוונים, הן באופן חלקי והן באופן מלא.

יצירת רשומות אלקטרוניות - הבסיס לבניית ממשל דיגיטלי.

הרשומות נוצרות באופן מקוון בתהליך חלק, וחוסכות באחסון נייר.

בשנת 2021, מחוז הא טין ביצע פיילוט של המערכת ב-6 יחידות ברמת המחוז (משרד הוועדה העממית המחוזית, מחלקת הפנים, מחלקת האוצר, מחלקת המידע והתקשורת, מחלקת המדע והטכנולוגיה ומשרד המשפטים) וב-3 יחידות ברמת המחוז (הוועדה העממית של העיר הא טין, מחוז קאם שוין ומחוז ת'אץ' הא), וכתוצאה מכך נוצרו 3,231 קבצים אלקטרוניים.

עד שנת 2022, יצירת קבצים אלקטרוניים בתוכנת קבצי עבודה יושמה בכל המחלקות והסוכנויות המחוזיות, כמו גם בוועדות העם של המחוזות, הערים והעיירות. המספר הכולל של קבצים שנוצרו ביחידות וביישובים אלה היה מעל 51,600, מתוכם מעל 13,000 הושלמו. בשנת 2023, הא טין המשיכה ליישם באופן נמרץ את יצירת הקבצים האלקטרוניים בתוכנת קבצי העבודה, במטרה להבטיח ש-90% מקבצי העבודה ברמה המחוזית, 80% ברמת המחוז ו-30% ברמת הקומונה (לא כולל קבצים המסווגים כסודות מדינה או המכילים מסמכים מורכבים) ייווצרו.

בפועל, יצירת רשומות אלקטרוניות הוכחה כמציעה יתרונות רבים לניהול המדינה, מקדמת רפורמה מנהלית ומשפרת את יעילות ניהול המסמכים והארכוב.

יצירת רשומות אלקטרוניות - הבסיס לבניית ממשל דיגיטלי.

יצירת רשומות אלקטרוניות תעזור להאיץ את תהליך החיפוש והעיבוד של מסמכים.

גב' הו טי נים, מומחית במחלקת הרפורמה המנהלית וארכיון מסמכים (מחלקת הפנים), שיתפה: "מאז יישום יצירת קבצים אלקטרוניים בתוכנת ניהול העבודה, היתרון הראשון הוא הפחתה משמעותית בכמות אחסון הקבצים מבוסס הנייר ששימשה בעבר. יתר על כן, כאשר קבצים נוצרים באופן מקוון, תהליך החיפוש והעיבוד של מידע ומסמכים מהיר ונוח יותר. עריכת מסמכים הופכת גם לפשוטה ומהירה יותר, מכיוון שאין עוד זמן מבוזבז על הדפסה חוזרת ונשנית של מסמכי נייר כדי לקבל משוב ממחלקות שונות. בנוסף, קבצים אלקטרוניים גם מפחיתים את הסיכון לאובדן מסמכים, דבר שסביר יותר שיקרה עם קבצי נייר."

יתרון נוסף של יצירת רשומות אלקטרוניות בתוכנת רישום עבודה הוא שכאשר מסמכים אלקטרוניים מופצים, כל עובדי המדינה והפקידים יכולים להשתתף בעיבוד ובפתרון המסמכים באותה מערכת. זה מבטיח עיבוד מסמכים חלק ועקבי. מצד שני, זה עוזר למנהיגי סוכנויות ויחידות לנהל את תהליך הייעוץ וטיפול בעבודה של כל עובד מדינה ופקיד כאשר מוטל עליו להוביל משימה.

יצירת רשומות אלקטרוניות - הבסיס לבניית ממשל דיגיטלי.

המחלקה מיישמת את תהליך יצירת הקבצים האלקטרוניים בתוכנת ניהול המסמכים והקבצים לעבודה עבור כל 216 הקומונות, המחוזות והעיירות בפרובינציה באמצעות גישת הכשרה מעשית. היחידה פרסמה גם מסמך המנחה את תהליך יצירת הקבצים האלקטרוניים בתוכנת ניהול המסמכים והקבצים לעבודה, עם תכנים עיקריים הכוללים: תהליך ניסוח וחתימה על מסמכים אלקטרוניים; תהליך הזנת קטלוג הקבצים של הסוכנות לתוכנת ניהול המסמכים והקבצים לעבודה; ותהליך יצירת הקבצים האלקטרוניים בתוכנת ניהול המסמכים והקבצים לעבודה. ניתן לומר שיצירת קבצים אלקטרוניים היא מורכבת למדי, אך בתהליך בניית ממשל אלקטרוני וממשל דיגיטלי, זוהי דרישה חיונית.
מר מאי טרונג סין
סגן מנהל מחלקת הפנים

פוק קוואנג - מאי הואנג

מָקוֹר