צור פרופיל אלקטרוני

יצירת רשומות אלקטרוניות בתוכנת ניהול מסמכים ורישומי עבודה מסייעת להא טין לשפר את פעילויות הניהול המנהלי ולקדם את תהליך בניית ממשל אלקטרוני.

עד כה, מסמכים מנייר ומסמכים המאומתים על ידי חתימה וחותמת של הרשות המוסמכת הבטיחו את חוקיותם ושימשו לניהול, הנחיה ופעולות של סוכנויות מנהליות ממלכתיות. משרד הפנים יעץ גם לוועדת העם המחוזית להוציא מסמכים רבים המכוונים ומנחים את ניהול ויצירת רשומות נייר.

עם זאת, יישום הליכי השימור והארכוב המסורתיים בחלק מהסוכנויות והיחידות טרם הובטח בהתאם לתקנות הנוכחיות, כגון: מסמכים לא תועדו במלואם, עדיין נמצאים בפיגור, לא נאספו, נערכו ולא הוערכו... מתוך מציאות זו, בשנת 2021, הא טין יזמה פיילוט של יוזמה ליצירת רשומות אלקטרוניות בתוכנת ניהול מסמכים ורישומי עבודה.

יצירת רשומות אלקטרוניות - הבסיס לבניית ממשל דיגיטלי

יצירת רשומות אלקטרוניות תקל על פקידים ועובדי מדינה בטיפול בהליכים מנהליים.

סגן מנהל משרד הפנים, מאי טרונג סין - מחבר היוזמה, אמר: "יצירת רשומות אלקטרוניות ואחסון מסמכים אלקטרוניים הם סוג חדש, עם הבדלים רבים בהשוואה לרשומות נייר מסורתיות. מסמכים נוצרים במכשירים אלקטרוניים או עוברים דיגיטציה ממסמכים על גבי נשאי מידע אחרים. ניתן ליצור מסמכים דיגיטליים באופן אוטומטי לרשומות בסביבת רשת הודות לפונקציית יצירת הרשומות המשולבת במערכת ניהול המסמכים".

על פי ההערכה, הא טין היא אחת היישובים המובילים ביישום רשומות אלקטרוניות ודיגיטציה של מסמכים אלקטרוניים; ארגון ניצול המסמכים לפריסה יעילה של שירותים ציבוריים מקוונים, באופן חלקי ומלא.

יצירת רשומות אלקטרוניות - הבסיס לבניית ממשל דיגיטלי

רשומות נוצרות באופן מקוון בתהליך חלק, וחוסך אחסון נייר.

בשנת 2021, הא טין ערכה פיילוט של התוכנית ב-6 יחידות ברמה המחוזית (משרד הוועדה העממית המחוזית, מחלקת הפנים, מחלקת האוצר, מחלקת המידע והתקשורת, מחלקת המדע והטכנולוגיה, מחלקת המשפטים) וב-3 יחידות ברמת המחוז (הוועדה העממית של העיר הא טין, מחוז קאם שוין, מחוז ת'אץ' הא) וכתוצאה מכך נוצרו 3,231 רשומות אלקטרוניות.

עד שנת 2022, יצירת רשומות אלקטרוניות בתוכנת רישום עבודה תופעל בכל המחלקות המחוזיות, הסניפים וועדות העם של המחוזות, הערים והעיירות. המספר הכולל של רשומות שנוצרו ביחידות וביישובים עומד על למעלה מ-51,600 רשומות, מתוכן מספר הרשומות המלאות עומד על למעלה מ-13,000 רשומות. בשנת 2023, הא טין תמשיך לפרוס באופן נרחב את יצירת הרשומות האלקטרוניות בתוכנת רישום העבודה, במטרה להבטיח ש-90% מרשומות העבודה ברמה המחוזית, 80% מרשומות העבודה ברמת המחוז, ו-30% מרשומות העבודה ברמת הקומונה (למעט רשומות עבודה הנמצאות במסגרת סודות מדינה, רשומות עם רכיבי מסמכים מורכבים...) ייווצרו.

בפועל, יצירת רשומות אלקטרוניות הביאה יתרונות רבים לניהול המדינה, קידמה רפורמה מנהלית ושיפרה את יעילות עבודת המסמכים והארכיון.

יצירת רשומות אלקטרוניות - הבסיס לבניית ממשל דיגיטלי

בעזרת הרשומות האלקטרוניות שנוצרו, תהליך החיפוש והעיבוד של מסמכים יתקיים במהירות.

גב' הו טי נים - מומחית במחלקת הרפורמה המנהלית וארכיון המסמכים (משרד הפנים) שיתפה: "מאז יישום יצירת רשומות אלקטרוניות בתוכנת ניהול העבודה, היתרון הראשון הוא שהפחיתה משמעותית את אחסון הרשומות המודפסות כמו בעבר. יתר על כן, כאשר רשומות נוצרות בסביבת הרשת, תהליך החיפוש והעיבוד של מידע טקסטואלי מהיר ונוח. עריכת מסמכים הופכת גם לפשוטה ומהירה, מכיוון שאין עוד זמן להדפיס ולהדפיס מחדש מסמכי נייר פעמים רבות כדי לבקש חוות דעת ממחלקות ומשרדים כמו בעבר. בנוסף, רשומות אלקטרוניות גם מגבילות את אובדן המסמכים, דבר שקל לקרות עם רשומות נייר".

יתרון נוסף של יצירת רשומות אלקטרוניות בתוכנת רישום עבודה הוא שכאשר מסמכים אלקטרוניים מפזרים, כל עובדי המדינה ועובדי הציבור יכולים להשתתף בתהליך עיבוד ופתרון המסמכים באותה מערכת. זה מבטיח חלקות ועקביות בתהליך עיבוד המסמכים. מצד שני, זה עוזר למנהיגי סוכנויות ויחידות לנהל את תהליך הייעוץ והטיפול בעבודתם של כל עובד מדינה ועובד ציבור כאשר הם מופקדים על ניהול הפתרון.

יצירת רשומות אלקטרוניות - הבסיס לבניית ממשל דיגיטלי

המחלקה מיישמת יצירת רשומות אלקטרוניות בתוכנת ניהול מסמכים וקבצי עבודה עבור כל 216 הקומונות, המחוזות והעיירות במחוז בצורת הוראות הנחיה ידנית. היחידה פרסמה גם מסמך המנחה את תהליך יצירת הרשומות האלקטרוניות בתוכנת ניהול קבצי עבודה עם התכנים העיקריים כגון: תהליך ניסוח וחתימה על מסמכים אלקטרוניים; תהליך הזנת רשימת הרשומות של הסוכנות בתוכנת ניהול מסמכים וקבצי עבודה; תהליך יצירת רשומות אלקטרוניות בתוכנת ניהול מסמכים וקבצי עבודה. ניתן לומר שיצירת רשומות אלקטרוניות היא די מסובכת, אך בתהליך בניית ממשל אלקטרוני וממשל דיגיטלי, זוהי דרישה בלתי נמנעת.
מר מאי טרונג סין
סגן מנהל משרד הפנים

פוק קוואנג - מאי הואנג

מָקוֹר