Pendekatan "4 di lokasi" dalam reformasi prosedur administrasi.

Menyusul pembentukan sistem pemerintahan lokal dua tingkat, pusat-pusat layanan administrasi publik tingkat komune di provinsi tersebut secara aktif menerapkan model "4-in-1" dalam menerima dan memproses prosedur administrasi. Hal ini dianggap sebagai terobosan dalam reformasi administrasi, yang berkontribusi pada peningkatan efisiensi dalam melayani warga dan bisnis oleh pemerintah daerah.

Model "4-in-1" mencakup: pengajuan permohonan di tempat, penilaian di tempat, persetujuan di tempat, dan penyampaian hasil di tempat. Model ini memungkinkan warga untuk mengajukan permohonan mereka hanya sekali di Pusat Layanan Administrasi Publik tingkat komune dan permohonan tersebut diproses segera jika berada di bawah yurisdiksi komune tersebut. Penilaian dan persetujuan dilakukan di Pusat tersebut, sehingga mempersingkat waktu tunggu. Hasil disampaikan langsung di Pusat atau melalui layanan pos publik, tergantung pada kebutuhan warga.

Menangani prosedur administratif di Pusat Pelayanan Administrasi Publik Komune Kim Bon.

Di Komune Kim Bon, sebuah daerah pegunungan, segera setelah mulai beroperasi, Komite Rakyat komune dengan cepat menata ulang struktur dan personelnya, dan mengoperasikan Pusat Layanan Administrasi Publik Komune sesuai dengan model baru. Pada saat yang sama, komune tersebut fokus pada peninjauan dan melengkapi pusat tersebut sepenuhnya dengan fasilitas dan infrastruktur teknologi informasi yang diperlukan, memastikan kondisi yang diperlukan untuk pengoperasiannya. Komune tersebut melengkapi pusat tersebut dengan dispenser nomor antrian, layar tampilan nomor antrian, papan kode QR untuk prosedur administrasi, pemindai, dan terutama meningkatkan koneksi internet dan router Wi-Fi untuk memudahkan warga saat melakukan prosedur administrasi, memungkinkan mereka untuk mencari informasi atau mengakses Portal Layanan Publik Nasional untuk mengajukan permohonan secara online.

Mulai Oktober 2025, Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Kim Bon akan menerapkan model "4-in-1" dalam menerima dan menyelesaikan prosedur administrasi. Komite Rakyat Komune akan menetapkan proses "4-in-1" untuk prosedur yang berkaitan dengan otentikasi: otentikasi salinan, otentikasi tanda tangan, otentikasi permohonan pinjaman, otentikasi catatan sipil; prosedur pendaftaran pernikahan bagi warga di wilayah tersebut tanpa memerlukan verifikasi; pendaftaran kelahiran baru, kematian, penerbitan salinan catatan sipil, dll. Ini adalah prosedur sederhana, dengan volume besar, dan tidak memerlukan verifikasi di berbagai tingkatan, sehingga Komite Rakyat Komune memprioritaskan pengintegrasiannya dalam proses tersebut.

Bapak Ha Van Giap, Wakil Direktur Pusat Pelayanan Administrasi Publik Komune Kim Bon, mengatakan: "Sebelumnya, banyak dokumen harus dikirim ke pimpinan untuk ditandatangani atau ditinjau oleh departemen lain, yang memakan banyak waktu. Sekarang, dengan prosedur yang termasuk dalam daftar '4-in-1', seluruh proses ditangani dalam satu sistem tertutup langsung di pusat, tanpa perlu mentransfer dokumen ke departemen lain seperti sebelumnya. Ini membantu mempersingkat waktu pemrosesan dan sangat memudahkan masyarakat ketika mereka harus menyelesaikan prosedur administrasi."

Warga komune Ngoc Chien memindai kode QR untuk mencari prosedur administrasi di Pusat Layanan Administrasi Publik komune tersebut.

Dengan menerapkan proses "4-in-1", Kelurahan Chiềng Sinh telah berinvestasi dalam sistem fasilitas dan infrastruktur TI yang komprehensif untuk memenuhi persyaratan pemrosesan dokumen dan prosedur secara daring; pada saat yang sama, kelurahan ini telah berkoordinasi erat dengan kepolisian kelurahan dalam mencari dan memverifikasi basis data penduduk, memastikan bahwa informasi yang dinyatakan oleh warga akurat, benar, dan lengkap.

Terkait sumber daya manusia, Komite Rakyat Kelurahan Chieng Sinh telah menugaskan seorang petugas peradilan khusus untuk menilai dokumen di tempat, menyerahkannya untuk ditandatangani, dibubuhi stempel, dan menyampaikan hasilnya. Bapak Lo Phong Nam, Ketua Komite Rakyat Kelurahan Chieng Sinh, menyampaikan: Sejak menerapkan proses "4-in-1", produktivitas penanganan prosedur administrasi di Pusat Layanan Administrasi Publik kelurahan telah meningkat secara signifikan. Pusat tersebut menerima dan memproses sekitar 50 permohonan notaris per hari, terkadang hingga 70 permohonan. Berkat penerapan proses "4-in-1", waktu pemrosesan telah dipersingkat, dengan setiap permohonan hanya membutuhkan waktu 10-15 menit untuk diselesaikan.

Para pejabat di komune Muong Gion menangani prosedur administrasi di tempat untuk masyarakat.

Bagi komune Muong Gion, model "4-in-1", yang diidentifikasi oleh Pusat Pelayanan Administrasi Publik Komune, merupakan salah satu solusi kunci untuk meningkatkan efisiensi pelayanan. Seluruh proses prosedur administrasi yang termasuk dalam daftar "4-in-1" ditangani langsung di Pusat tersebut. Petugas di Pusat tersebut diinstruksikan tentang proses penerimaan, secara proaktif memanfaatkan data elektronik, dan sama sekali tidak mengharuskan warga untuk menunjukkan atau menyerahkan dokumen yang telah terintegrasi ke dalam VNeID atau sistem. Hasilnya, prosedur administrasi dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah.

Ibu Lo Thi Nhung, dari desa Bo Xanh, komune Muong Gion, mengatakan: "Pusat ini menampilkan kode pindai untuk prosedur administrasi secara publik, membantu masyarakat memahami langkah-langkah yang terlibat dalam prosedur yang mereka minati sebelumnya. Selain itu, petugas ditugaskan untuk membantu masyarakat ketika mereka datang untuk menyelesaikan prosedur tersebut. Berkat ini, proses penerimaan dan penyelesaian prosedur menjadi cepat dan nyaman. Kami sangat puas dengan inovasi dalam metode pelayanan pemerintah komune."

Dapat dipastikan bahwa model "4-in-1" telah berkontribusi dalam mengatasi penundaan, saling lempar tanggung jawab, penghindaran, dan mengurangi ketidaknyamanan, pelecehan, serta praktik negatif dalam proses penyelesaian prosedur administrasi bagi warga dan bisnis. Semua berkas penugasan tugas diproses menggunakan perangkat lunak, yang membantu menilai tingkat penyelesaian tugas setiap departemen dan individu. Ketika terjadi penundaan, mudah untuk melacak dan mengidentifikasi tanggung jawab. Hal ini, pada gilirannya, meningkatkan akuntabilitas pejabat dan pegawai negeri sipil di departemen dan unit yang ditugaskan untuk menangani prosedur administrasi.

Dengan motto "cepat - terbuka - transparan - melayani rakyat," model "4-in-1" merupakan terobosan dalam transformasi menuju semangat pelayanan pemerintah daerah di kedua tingkatan. Hal ini menciptakan pergeseran yang kuat dalam pola pikir, kesadaran, dan gaya kerja, berkontribusi pada percepatan reformasi prosedur administrasi dan pembangunan pemerintahan yang dekat dengan rakyat dan melayani rakyat.

Sumber: https://baosonla.vn/cai-cach-hanh-chinh/-4-tai-cho-trong-cai-cach-thu-tuc-hanh-chinh-Nelgh3oDg.html