Transformasi digital sumber daya manusia: 'Hambatan' bukan terletak pada perangkat lunak

Meskipun transformasi digital dianggap sebagai kunci untuk meningkatkan efisiensi manajemen, banyak bisnis di Vietnam masih terkendala antara perangkat lunak dan dokumen, antara data dan kebiasaan lama. Teknologi telah diinvestasikan tetapi tidak membebaskan tenaga kerja, dan bahkan menciptakan lebih banyak tekanan bagi departemen sumber daya manusia (SDM).

Bisnis perlu merekrut banyak pekerja pada bulan-bulan terakhir tahun ini.

Teknologi belum menjangkau bisnis

Transformasi digital dalam sumber daya manusia telah disebut-sebut sebagai tren yang tak terelakkan selama bertahun-tahun, tetapi ketika diimplementasikan dalam praktik, transformasi ini menghadapi banyak kendala. Di banyak perusahaan, perangkat lunak manajemen sumber daya manusia dibeli, sistem data disiapkan, tetapi proses kerja lama tetap sama, yang menyebabkan pekerjaan tidak hanya berkurang, tetapi malah berlipat ganda.

Di sebuah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur suku cadang mobil di Kawasan Pemrosesan Ekspor Tan Thuan (Kota Ho Chi Minh ), Ibu Minh Thy, manajer sumber daya manusia perusahaan tersebut, mengatakan bahwa perusahaan telah memiliki perangkat lunak SDM selama tiga tahun, tetapi semua catatan masih harus disimpan secara paralel di atas kertas. Setiap bulan, departemen SDM harus memproses puluhan catatan pengunduran diri, rekrutmen baru, evaluasi masa percobaan, pencatatan waktu, tunjangan, dll., tetapi data yang dimasukkan ke dalam perangkat lunak hanya untuk "perbandingan", dan keputusan akhir masih berbasis kertas.

"Dulu, mengerjakannya secara manual itu sulit, tetapi sekarang dengan perangkat lunak, kita masih harus melakukannya secara manual karena takut membuat kesalahan. Jadi, prosesnya dua kali lebih sulit," tambah Ibu Minh Thy.

Di Hanwan Company Limited di Tan Binh Ward, Ibu Nguyen Ha, seorang karyawan SDM di perusahaan ini, mengatakan bahwa perusahaan ingin melakukan digitalisasi, tetapi demi menghemat biaya, mereka memilih perangkat lunak yang murah dengan fungsi terbatas, tidak terhubung dengan sistem pencatatan waktu dan penggajian, sehingga karyawan harus memasukkan data secara manual dua kali.

Selain itu, para pemimpin perusahaan masih terbiasa mengelola berdasarkan perasaan, "suka melihat wajah untuk memberikan pekerjaan", sehingga laporan teknologi hanyalah formalitas. "Pimpinan masih lebih percaya pada dokumen daripada perangkat lunak, jadi sistem digital hanya untuk presentasi," ungkap Ibu Ha.

Pekerja masih harus membuat pernyataan di atas kertas ketika melaksanakan prosedur administrasi publik.

Senada dengan itu, Bapak Nguyen Trong Dai, Direktur SDM Dai Thanh Paper Company, mengatakan bahwa ketika bertransformasi secara digital, bisnis menghadapi kesulitan dalam merekrut tenaga kerja berpengalaman. Meskipun profil di media sosial dan platform rekrutmen berlimpah, informasi yang tersedia tidak autentik.

"Banyak orang memiliki profil yang sangat bagus dan jabatan yang mengesankan, tetapi ketika mereka mulai bekerja, kapasitas aktual mereka hanya sekitar 40%. Verifikasi riwayat pekerjaan mereka juga sulit karena perusahaan sering kali tidak berbagi data kepegawaian satu sama lain," tambah Bapak Trong Dai.

Menurut laporan ABeam Consulting, meskipun 68% perusahaan di Vietnam berencana berinvestasi dalam sistem manajemen sumber daya manusia (HRIS), sebagian besar masih mengelola menggunakan Excel, dengan data yang tersebar dan minim koneksi. Hal ini membuat teknologi tidak lagi berperan sebagai pendukung, melainkan beban. Laporan ini menunjukkan bahwa masalah terbesar bukanlah kurangnya teknologi, melainkan fakta bahwa manusia belum mengubah cara kerja mereka, proses belum direstrukturisasi, data belum distandarisasi, dan para pemimpin belum sepenuhnya memberdayakan sistem operasi digital.

Ubah pola pikir Anda untuk melayani orang lain

Isu transformasi digital dalam manajemen sumber daya manusia perlu dilihat dari perspektif strategis. Menurut laporan Bank Dunia, 63% bisnis di Asia Tenggara kesulitan merekrut personel dengan keterampilan yang tepat. Selain itu, tingkat perpindahan karyawan di Vietnam masih mencapai 20-25% per tahun, tertinggi di kalangan karyawan muda. Hal ini menunjukkan bahwa mempertahankan karyawan bukan hanya tentang gaji atau tunjangan, tetapi juga tentang lingkungan kerja, budaya, dan mekanisme pengembangan karier.

Untuk mengatasi permasalahan penerapan teknologi digital dalam manajemen sumber daya manusia, Ibu Van Hoang, perwakilan ABeam Consulting, juga menyarankan agar bisnis dapat menerapkan model Portofolio SDM. Model ini menganggap manusia sebagai aset investasi. Alih-alih hanya menyimpan data dan mengevaluasi KPI, bisnis hanya perlu membangun sistem data terpusat terkait keterampilan, kapasitas, biaya pelatihan, dan perencanaan suksesi. Ini bukan perangkat lunak, melainkan cara untuk menata ulang pemikiran manajemen sumber daya manusia.

Sejalan dengan itu, beberapa organisasi di Vietnam juga telah menunjukkan efektivitas dalam penerapan model ini. Misalnya, Techcombank menggunakan data sumber daya manusia untuk memperkirakan kebutuhan kapasitas, sehingga merencanakan suksesi secara sistematis dan mengurangi tingkat pergantian karyawan muda hingga 30%. Perusahaan JUKI Vietnam menerapkan program "Smart Factory HR", yang menstandardisasi data 5.000 karyawan secara real-time dengan sistem SAP SuccessFactors, membantu mengurangi kesalahan dan meningkatkan transparansi dalam evaluasi.

Menerapkan teknologi digital membantu mengurangi beban kerja dan meningkatkan kemampuan manajemen.

Masa depan SDM terletak pada hubungan antara manusia, data, dan strategi. SDM bukan lagi sekadar pengelola berkas, melainkan pemimpin perubahan, yang menggunakan data untuk memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia dan mengembangkan tim," tambah Ibu Hoang Van.

Dari perspektif manajemen negara, Associate Professor Dr. Tran Van Minh, pakar administrasi publik dari National Academy of Public Administration, meyakini bahwa transformasi digital hanya efektif jika disertai dengan reformasi proses. Jika hanya perangkat lunak yang ditambahkan ke proses lama, hal itu sama saja dengan mengendarai mobil di jalan raya. Sebelum digitalisasi, proses perlu distandarisasi, tanggung jawab harus didefinisikan secara jelas, pelatihan pengguna, dan terutama membangun kepercayaan terhadap data. Teknologi hanyalah sarana, manusia adalah penggeraknya. Untuk bertransformasi secara digital secara efektif, bisnis sebaiknya melakukan transformasi digital secara bertahap, dengan melakukan pengujian di satu departemen, kemudian mengembangkannya berdasarkan umpan balik dan penyesuaian praktis, alih-alih menerapkannya secara masif.

Menurut Asosiasi Bisnis Kota Ho Chi Minh, setelah penggabungan batas administratif, banyak berkas pendaftaran usaha dan tanah tertunda akibat perangkat lunak administrasi publik yang bermasalah, kekurangan staf, dan operasional yang tidak sinkron. Tingkat keterlambatan berkas mencapai 41%, menunjukkan bahwa bahkan sektor publik, yang sangat memprioritaskan transformasi digital, tidak dapat lepas dari situasi "perangkat lunak tanpa manusia".

Oleh karena itu, transformasi digital dalam manajemen sumber daya manusia bukanlah soal perangkat lunak yang kuat atau lemah, melainkan tentang reorganisasi cara bisnis mengelola sumber daya manusia. Teknologi hanya benar-benar berharga ketika membantu mengurangi beban, meningkatkan produktivitas, dan menciptakan lingkungan kerja yang transparan, alih-alih membuat segalanya lebih rumit. Untuk berhasil bertransformasi secara digital, hal pertama yang perlu diubah adalah pola pikir dan kepercayaan terhadap data.

Sumber: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm