Melestarikan kenangan melalui dokumen arsip.

QTO - Ada nilai-nilai yang ada secara diam-diam, tak terukur secara materi, tetapi seiring waktu nilai-nilai itu memperkaya kedalaman suatu daerah. Di bekas Quang Binh, sekarang provinsi Quang Tri - daerah yang kaya akan tradisi - Pusat Arsip Sejarah Provinsi melestarikan kenangan-kenangan ini dari hari ke hari melalui setiap dokumen dan berkas arsip, berkontribusi untuk menghubungkan masa lalu dengan masa kini dan melayani pembangunan saat ini.

Diam-diam melestarikan kenangan sejarah.

Sejak Provinsi Quang Binh didirikan kembali pada tahun 1989, pekerjaan pengarsipan secara bertahap mendapat perhatian, terkait dengan proses peningkatan aparatur manajemen negara. Pusat Arsip Sejarah Provinsi, yang sebelumnya merupakan departemen dokumen dan arsip Kantor Komite Rakyat Provinsi, telah beberapa kali direstrukturisasi untuk memenuhi persyaratan tugasnya.

Saat ini, pusat tersebut merupakan unit layanan publik di bawah Departemen Dalam Negeri, yang menjalankan fungsi pengelolaan, pelestarian, dan pemanfaatan arsip sejarah provinsi. Pusat ini mengelola 114 arsip dengan 66.362 berkas, yang disimpan di rak sepanjang hampir 1.900 meter, dengan total luas area yang dapat digunakan hampir 1.000 meter ^persegi . Angka-angka ini mencerminkan skala dan kedalaman dokumentasi suatu wilayah di berbagai periode.

Para petugas dari Pusat Arsip Sejarah Provinsi Quang Tri mengumpulkan dekrit kerajaan Dinasti Nguyen di komune Tuyen Hoa - Foto: QN

Setiap berkas dan dokumen merupakan bagian dari memori sejarah, yang membantu menelusuri pembentukan dan perkembangan Quang Binh terdahulu melalui berbagai periode. Proses pengorganisasian dokumen diidentifikasi sebagai tugas mendasar. Tumpukan dokumen di instansi dan unit dikumpulkan, diklasifikasikan, nilainya dinilai, dan diintegrasikan ke dalam sistem manajemen ilmiah . Dari tahun 2010 hingga saat ini, pusat ini telah mengorganisasi dokumen dari 48 departemen dan instansi provinsi, mencakup lebih dari 4.382 meter rak, dan juga telah menyediakan layanan pengorganisasian dokumen kepada 163 instansi dan unit, mencakup lebih dari 4.587 meter rak.

Menurut arsiparis Hoang Thi Quynh Luu, proses pengorganisasian dokumen tidak hanya melibatkan penataan dan pengklasifikasian berkas, tetapi juga penilaian kondisi dokumen dan pemulihan urutan informasi. Banyak dokumen telah dipulihkan dan digunakan kembali, sehingga nilai dokumen tersebut dapat dimaksimalkan.

Bapak Pham Tan Dan, Wakil Direktur Pusat Arsip Sejarah Provinsi Quang Tri, menyampaikan: “Pekerjaan pengarsipan masih menghadapi kesulitan karena beberapa instansi belum memberikan perhatian yang memadai, dan dokumen masih menumpuk sementara volume dokumen baru terus meningkat. Penerapan teknologi informasi yang tidak konsisten juga memengaruhi kemajuan pengajuan, koneksi, dan berbagi dokumen.”

Realitas ini menunjukkan bahwa pengarsipan tidak boleh terbatas pada penyimpanan saja, tetapi harus dikaitkan dengan kebutuhan inovasi manajemen. Ketika dokumen diorganisir secara ilmiah, nilainya dapat dimanfaatkan secara efektif.

Menghidupkan dokumen melalui transformasi digital.

Dalam konteks transformasi digital, pusat ini secara bertahap menerapkan teknologi, dengan fokus pada digitalisasi dokumen dan pembangunan basis data. Hingga saat ini, lebih dari 2,46 juta halaman dokumen telah didigitalisasi, bersama dengan ribuan negatif film dan foto arsip; volume data telah mencapai lebih dari 2.800 GB.

Menurut Bui Quoc Luyen, seorang insinyur TI yang terlibat langsung dalam proses digitalisasi, "Setiap dokumen yang masuk ke sistem harus mempertahankan konten dan format aslinya. Pekerjaan tidak hanya berhenti pada pemindaian; tetapi juga mencakup pengorganisasian data dan pembuatan alat pencarian agar pengguna dapat mengakses informasi dengan cepat dan akurat."

Para petugas dari Pusat Arsip Sejarah Provinsi Quang Tri mengumpulkan dekrit kerajaan Dinasti Nguyen di distrik Dong Hoi - Foto: QN

Digitalisasi mempermudah akses ke dokumen. Dalam lima tahun terakhir, pusat ini telah melayani hampir 1.800 pengunjung yang mencari informasi, memenuhi kebutuhan di berbagai bidang seperti pertanahan, kebijakan untuk veteran perang, manajemen personalia, dan penelitian sejarah.

Bapak Le Trong Duan, seorang peneliti di bidang budaya dan sejarah, berkomentar: "Materi arsip di pusat ini memiliki nilai yang luar biasa, berkontribusi untuk memastikan keakuratan dan ketepatan sejarah dalam penelitian serta dalam kehidupan sosial."

Bersamaan dengan digitalisasi, pusat ini secara aktif mengumpulkan dokumen-dokumen langka dan berharga. Banyak dokumen berharga telah dikatalogkan, termasuk lebih dari 3.000 teks dari arsip kekaisaran Dinasti Nguyen yang berkaitan dengan Quang Binh, bersama dengan banyak dekrit kerajaan, silsilah keluarga, dan buku-buku kuno yang berusia ratusan tahun. Penekanan diberikan pada penerbitan dan penayangan dokumen-dokumen ini, secara bertahap mendekatkannya kepada publik.

Menurut Bapak Le Duc Thiet, kepala klan Le di desa Le Son, klan tersebut saat ini menyimpan 19 dekrit dan titah kerajaan yang dikeluarkan pada berbagai periode, sebagian besar masih dapat dibaca dan diterjemahkan. Namun, karena kondisi cuaca, beberapa dokumen telah menunjukkan tanda-tanda kerusakan.

"Kami berharap dapat menerima dukungan untuk melestarikan dekrit dan titah kerajaan keluarga kami dengan lebih baik," ujar Bapak Thiet.

Menurut Bapak Pham Tan Dan, dalam waktu dekat, pusat ini akan memperkuat promosi nilai dokumen dengan menghubungkannya dengan pameran. Ruang penyimpanan akan diatur secara terbuka, menciptakan kondisi bagi masyarakat dan wisatawan untuk mengakses dokumen asli secara langsung. Dengan investasi yang tepat, ini dapat menjadi salah satu tujuan wisata sejarah di provinsi Quang Tri yang baru dibentuk, dan berkontribusi untuk memperkaya produk pariwisata lokal.

“Pusat ini berfokus pada pembangunan sistem basis data sebagai persiapan untuk integrasi ke dalam Arsip Nasional Vietnam, memperkuat hubungan dengan lembaga dan unit terkait untuk berbagi informasi untuk tujuan manajemen dan penelitian. Pembentukan platform pencarian daring akan membantu masyarakat mengakses dokumen dengan lebih mudah, secara bertahap menjadikan dokumen arsip sebagai sumber informasi praktis untuk kehidupan sehari-hari,” tambah Bapak Dan.

Ruang pameran untuk dokumen dan materi sejarah di Pusat Arsip Sejarah Provinsi Quang Tri - Foto: QN

Dalam konteks pembangunan lokal, pekerjaan kearsipan berkontribusi pada pelestarian dan penghubungan kenangan suatu daerah. Ketika dokumen-dokumen dilestarikan, diorganisir, dan dimanfaatkan secara efektif, nilai-nilai sejarah akan terus menyebar sepanjang hidup. Di masa mendatang, seiring dengan mempromosikan digitalisasi dan meningkatkan kualitas layanan, Pusat Arsip Sejarah Provinsi Quang Tri akan terus mempromosikan perannya, menjadikan dokumen arsip sebagai sumber informasi praktis, melayani pembangunan sosial ekonomi dan melestarikan nilai-nilai sejarah tanah air.

Quang Ngoc

Sumber: https://baoquangtri.vn/van-hoa/202604/gin-giu-ky-uc-tu-nhung-trang-tu-lieu-a8e4873/