Pemecahan masalah untuk kelancaran operasi

Setelah lebih dari 4 bulan beroperasi, Pusat Layanan Administrasi Publik (PVHCC) di tingkat kecamatan dan kelurahan telah berupaya beradaptasi agar dapat menangani prosedur administratif (AP) secara efektif bagi organisasi dan warga. Namun, di samping hasil yang telah dicapai, operasional PVHCC di tingkat kecamatan masih menghadapi banyak kendala yang perlu segera diatasi agar pemerintah daerah tingkat dua dapat mencapai hasil yang diharapkan.

Pegawai negeri sipil di Pusat Layanan Administrasi Publik distrik Hac Thanh menangani prosedur administratif bagi warga negara.

Sebagai wilayah perkotaan pusat provinsi, Pusat Layanan Publik Kelurahan Hac Thanh memanfaatkan seluruh sistem infrastruktur "satu atap" Kota Thanh Hoa (lama) yang luas dan terpadu. Namun, kelurahan ini merupakan kelurahan dengan populasi terbesar di provinsi ini (lebih dari 197.000 jiwa) dan memiliki banyak bisnis yang beroperasi, sehingga kesulitan terbesar di Hac Thanh adalah banyaknya berkas prosedur administrasi yang diterima dan diproses. Rata-rata, setiap bulan, Pusat Layanan Publik Kelurahan Hac Thanh menerima dan memproses 4.500-5.000 berkas prosedur administrasi. Jumlah berkas memang besar, tetapi stafnya hanya 12 orang, sehingga mereka sering harus bekerja lembur dan bekerja di hari libur. Masyarakat harus menunggu lama, yang menyebabkan frustrasi, yang tidak dapat dihindari.

Untuk mengurangi tekanan pada pejabat dan pegawai negeri sipil serta meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat, baru-baru ini, Komite Rakyat Kecamatan Hac Thanh telah mengirimkan dokumen kepada Komite Rakyat Provinsi yang berisi permintaan penambahan titik penerimaan arsip administrasi. Komite Rakyat Provinsi telah menyetujui secara tertulis usulan Kecamatan Hac Thanh untuk menambah lokasi penerimaan arsip dan pengembalian hasil dari Pusat Layanan Publik Kecamatan di Pusat Layanan Publik Provinsi, yang diharapkan akan terlaksana pada akhir November 2025. Hal ini akan menjadi solusi penting bagi Kecamatan Hac Thanh untuk mencapai tujuan pelayanan kepada organisasi dan warga dengan lebih baik.

Berbeda dengan Hac Thanh, setelah penggabungan, Pusat Layanan Publik Kelurahan Nguyet Vien menggunakan kembali fasilitas dari departemen "layanan terpadu" Kelurahan Hoang Quang yang lama. Sebelumnya, departemen "layanan terpadu" ini hanya melayani organisasi dan warga Kelurahan Hoang Quang, tetapi setelah penggabungan, departemen ini harus melayani organisasi dan warga dari 4 kelurahan, sehingga menjadi cukup sempit. Ibu Do Thi Trang, Wakil Direktur Pusat Layanan Publik Kelurahan Nguyet Vien, mengatakan: “Selain kesulitan fasilitas, banyak warga, terutama lansia, tidak menggunakan ponsel pintar, tidak menggunakan komputer, belum memasang aplikasi VNeID level 2, atau sudah memasangnya tetapi lupa kata sandi, sehingga pegawai negeri sipil di pusat layanan harus menghabiskan banyak waktu untuk memandu mereka saat menggunakan layanan publik daring. Banyak warga, saat mengajukan aplikasi, dibuatkan akun oleh pegawai negeri sipil dan dipandu melalui langkah-langkah pengajuan aplikasi daring, tetapi mereka enggan menerimanya dan ingin pejabat kelurahan dan pegawai negeri sipil yang melakukannya. Selain itu, pengiriman kode OTP untuk mengonfirmasi pelaksanaan prosedur administratif seringkali lambat; sering kali sistem jaringan macet, sehingga pegawai negeri sipil harus memasukkan ulang aplikasi dari awal, yang membutuhkan banyak waktu.”

Bahasa Indonesia: Pada konferensi pelatihan baru-baru ini tentang penggunaan Portal Layanan Publik Nasional dan Sistem Informasi Prosedur Administratif Provinsi untuk lebih dari 1.000 kader, pegawai negeri sipil, dan pegawai negeri dari Komite Rakyat komune dan Pusat Layanan Publik dari 97 komune dan lingkungan, Direktur Pusat Layanan Publik Provinsi Nguyen Tuan Hoa menunjukkan keterbatasan dan kesulitan dalam implementasi: Banyak komune dan lingkungan memiliki catatan penyelesaian yang terlambat karena keterlambatan kader dan pegawai negeri sipil dalam memberi nasihat tentang penyelesaian catatan atau dalam memperbarui hasil penyelesaian pada Sistem Informasi Prosedur Administratif Provinsi. Di beberapa komune dan lingkungan, pegawai negeri sipil dan pegawai negeri sipil belum mengeksploitasi dan menggunakan informasi tentang tempat tinggal warga negara pada Basis Data Kependudukan Nasional yang terhubung dengan Sistem Informasi Prosedur Administratif Provinsi untuk menyelesaikan prosedur administratif, tetapi masih mengharuskan orang untuk menunjukkan informasi sertifikat tempat tinggal, memberitahukan nomor identifikasi pribadi; situasi meminta dokumen tambahan di luar peraturan masih terjadi.

Berkas yang memerlukan informasi tambahan atau dikembalikan kepada perorangan dan badan usaha karena tidak memenuhi persyaratan pemrosesan, banyak daerah belum menangani dan merespons sesuai peraturan. Khususnya, seperti penerbitan dokumen pengembalian berkas setelah batas waktu; dokumen pengembalian berkas dengan alasan warga meminta penarikan, tetapi sistem tidak memiliki permintaan penarikan warga; tidak ada dokumen respons dari unit yang mengizinkan warga menarik berkas; dokumen pengembalian berkas belum diberi stempel sesuai peraturan... Terkait digitalisasi berkas dan hasil penanganan prosedur administratif, banyak daerah masih belum mematuhi peraturan. Khususnya, melalui pemantauan Sistem Umpan Balik Thanh Hoa, banyak kelurahan dan komune merespons warga secara tidak tepat, tidak spesifik, dan tidak jelas.

Untuk membantu Pusat Layanan Publik tingkat Kelurahan beroperasi secara stabil dan lancar, Pusat Layanan Publik Provinsi telah berkoordinasi dengan unit terkait untuk menyelenggarakan berbagai pelatihan profesional bagi pejabat dan pegawai negeri sipil dalam hal penerimaan dan pemrosesan data pada Sistem Informasi Prosedur Administrasi Provinsi; memberikan instruksi tentang cara mengirimkan data secara daring dan melakukan pembayaran daring pada Portal Layanan Publik Nasional; serta mengembangkan eForm secara menyeluruh untuk memudahkan dan mempercepat proses pengiriman data secara daring. Pusat Layanan Publik Provinsi juga telah meninjau daftar prosedur administrasi tingkat provinsi dan kelurahan, memastikan keakuratan dan standarisasi prosedur administrasi; dan sekaligus mempublikasikan daftar pejabat dan pegawai negeri sipil di pusat tersebut agar siap membimbing daerah dalam menangani situasi yang muncul dengan cepat.

Dengan dukungan aktif dari Pusat Administrasi Publik Provinsi, dan sikap belajar proaktif dari staf dan pegawai negeri sipil Pusat Administrasi Publik di lingkungan dan komunitas, kesulitan dan hambatan akan terus teratasi, sehingga model pemerintahan daerah 2 tingkat tidak hanya beroperasi dengan lancar, tetapi juga membangun kepercayaan dengan rakyat.

Artikel dan foto: To Phuong

Sumber: https://baothanhhoa.vn/go-kho-de-van-hanh-tron-tru-269090.htm