Come ottimizzare Outlook per una gestione della posta elettronica più efficiente rispetto a Gmail.

Sebbene Gmail sia attualmente leader di mercato, Microsoft Outlook vanta ancora numerose funzionalità avanzate in grado di ottimizzare significativamente i flussi di lavoro. Tuttavia, molti strumenti utili di Outlook non sono abilitati per impostazione predefinita, impedendo agli utenti di trasformare una casella di posta disordinata in uno spazio di lavoro professionale. Di seguito, alcuni suggerimenti importanti per migliorare la gestione della posta elettronica.

Migliora la tua privacy e blocca il tracciamento.

Le aziende spesso utilizzano "pixel di tracciamento" nascosti nelle email per sapere quando le apri. Per proteggere la tua privacy su Outlook.com, vai su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) > Posta > Posta indesiderata . In Opzioni di sicurezza , seleziona Blocca allegati, immagini e link da chiunque non sia presente nell'elenco Mittenti e domini attendibili . Questo aiuta a prevenire il tracciamento occulto e i tentativi di phishing.

Inoltre, puoi andare su Mail > Layout per disattivare l' opzione "Non mostrare le immagini del mittente" e, nella scheda Gestione messaggi , deselezionare l'opzione per visualizzare i loghi del mittente relativi allo shopping. Per assicurarti che le email importanti non vadano perse, aggiungi gli indirizzi attendibili ai Mittenti sicuri nello stesso menu delle impostazioni.

Pulisci automaticamente la tua casella di posta con la funzione Sweep.

La funzione Pulizia è un potente strumento che automatizza la pulizia delle email provenienti da mittenti specifici. Ad esempio, è possibile impostare Outlook in modo che conservi solo le email relative alle transazioni bancarie degli ultimi 10 giorni e archivi automaticamente le email più vecchie.

Per farlo, seleziona un'email, fai clic sulla scheda Home e scegli Sweep . Si aprirà una finestra con quattro opzioni di elaborazione principali:

Các tùy chọn tính năng Sweep trong Outlook — Questa interfaccia consente di configurare la funzione Sweep per spostare o eliminare automaticamente le email in base a una regola predefinita.

Sposta tutti i messaggi fuori dalla Posta in arrivo.
Sposta tutti i messaggi, sia quelli correnti che quelli futuri.
Conserva solo i messaggi più recenti.
Sposta automaticamente i messaggi più vecchi di 10 giorni.

Velocizza l'elaborazione con gesti di scorrimento e scorciatoie di Gmail.

Sull'app mobile, puoi personalizzare il gesto di scorrimento a sinistra o a destra per eliminare, archiviare o contrassegnare le email andando su Impostazioni > Email > Opzioni di scorrimento . Per gli utenti di computer che hanno familiarità con le scorciatoie da tastiera di Google, Outlook consente di passare alle scorciatoie da tastiera di Gmail in Impostazioni > Generali > Accessibilità > Scorciatoie da tastiera .

Una funzionalità degna di nota è "Passaggi rapidi ". Questo strumento consente di combinare più azioni in un unico clic, come ad esempio contrassegnare un'email come letta e spostarla nella cartella Archivio. È possibile configurarlo in Mail > Passaggi rapidi .

Controllo dell'intelligenza artificiale e delle funzionalità aggiuntive.

Se desideri la massima sicurezza dei dati e non vuoi utilizzare Copilot AI, puoi andare su Impostazioni > Copilot per disattivare questa funzione. Inoltre, nella sezione Privacy e dati , dovresti disabilitare le opzioni per la raccolta di dati diagnostici e l'analisi dei contenuti per assicurarti che Microsoft non raccolga informazioni dalle tue email.

Infine, abilita la funzione Annulla invio in Mail > Componi e rispondi . Puoi impostare un timeout fino a 30 secondi per poter annullare l'invio di email recapitate erroneamente o contenenti errori prima che vengano effettivamente inviate.

Fonte: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html