Batalkan mesyuarat untuk membantu pekerja berasa kurang letih

Joshua Zerkel dari Amerika menganggap dia telah mencapai hadnya dengan jadual mesyuarat mingguannya yang padat.

"Saya mahu menangis apabila melihat jadual mesyuarat saya," kata pengarah pemasaran di syarikat aplikasi pengurusan perniagaan Asana. Pertemuan berulang kali menyukarkan dia untuk menyiapkan kerja.

Kebimbangan Zerkel yang semakin meningkat diiktiraf oleh syarikat itu, yang mencadangkan pembatalan sementara mesyuarat tetap. Mereka memanggilnya Meeting Doomsday .

"Saya fikir keadaan semakin baik," kata Zerkel.

Ilustrasi: Washington Post — Ilustrasi: *Washington Post*

Memenuhi beban yang berlebihan adalah masalah bagi ramai pekerja pejabat. Satu kajian baru oleh Microsoft mendapati bahawa 68% orang mengatakan mereka terganggu dan tidak dapat menumpukan perhatian kerana mesyuarat.

Syarikat meningkatkan mesyuarat semasa Covid-19 untuk terus berhubung dengan pekerja. Tabiat itu masih dikekalkan empat tahun kemudian, tetapi syarikat secara beransur-ansur memikirkan semula budaya pertemuan mereka. Mereka mengurangkan mesyuarat untuk meningkatkan produktiviti dan mengurangkan keletihan pekerja.

"Terdapat tahap minat yang tinggi dalam mesyuarat pejabat," kata Steven Rogelberg, seorang profesor di Universiti North Carolina.

Pasukan sembilan orang Zerkel mengalih keluar mesyuarat Rabu daripada jadual mereka, menjimatkan 11 jam sebulan. Kemudian, Mesyuarat Kiamat telah diperkenalkan dengan 60 orang, mendorong syarikat itu untuk melaksanakan arahan manual jabatan untuk mengurangkan mesyuarat sebagai peraturan.

"Kami mengubah jadual dan struktur mesyuarat dengan teliti," kata Rebecca Hinds, ketua strategi di Asana. "Kami membatalkan mesyuarat yang tidak mempunyai banyak bahan." Pada masa yang sama, pemimpin menggalakkan orang ramai untuk menolak mesyuarat yang tidak menambah nilai.

Pada akhir Januari, platform e-dagang Shopify meminta pekerja membatalkan semua mesyuarat selama dua minggu. Menjelang Julai, pekerja menjangkakan untuk mengurangkan mesyuarat sebanyak 14% dan menjelang akhir tahun sebanyak 18%.

Tahun lepas, syarikat perisian Techsmith pergi tanpa mesyuarat selama sebulan, menawarkan persidangan teks atau video . Tinjauan dalaman mendapati bahawa pekerja adalah 15% lebih produktif, dan 85% mengenal pasti mesyuarat yang akan mereka langkau atau pendekkan. Kehadiran juga berkurangan.

"Kami melindungi tenaga pekerja kami supaya mereka boleh melakukan kerja yang terbaik," kata Ketua Pegawai Eksekutif Wendy Hamilton.

Platform automasi Zapier telah menerima pakai dasar "minggu fokus" untuk pekerjanya. Setiap orang menetapkan matlamat dan mengutamakan kerja mereka untuk minggu itu. Mereka tidak menghapuskan mesyuarat sama sekali, tetapi menggalakkan mereka untuk dielakkan jika mereka tidak perlu.

80% pekerja mengatakan mereka telah mencapai matlamat mereka, menurut tinjauan oleh Brandon Sammut, pengarah orang di Zapier.

Apl organisasi HR Slack turut melancarkan Summer Focus Fridays dan Creator Weeks yang membolehkan pekerja bekerja dalam sesi terfokus dan tanpa gangguan.

Mereka sedang bereksperimen dengan mengurangkan mesyuarat sebanyak 50% dan menggalakkan lebih banyak masa berhenti. Slack menggunakan AI untuk meringkaskan perkara penting supaya pekerja boleh melangkau mesyuarat.

Namun begitu, perubahan ini juga membawa pelbagai cabaran. Dalam sesetengah kes, pengurangan dalam mesyuarat bermakna lebih sedikit peluang untuk belajar dan memerhati daripada orang lain.

Profesor Rogelberg mengatakan bahawa strategi pengurangan mesyuarat akan berkesan jika ia mencapai keseluruhan jabatan. Pemimpin bertanggungjawab untuk merancang dan melibatkan orang lain, manakala pekerja bertanggungjawab untuk membangunkan matlamat mereka sendiri. "Gabungan itu akan menjadikannya kurang mengejutkan apabila budaya pertemuan berubah," katanya.

Zerkel berterima kasih kepada syarikat untuk jadual baharu itu. "Mereka berani dan tegas tentang perubahan itu," katanya.

Ngoc Ngan (Menurut Washington Post )

Sumber