Aplikasi AI meningkatkan kecekapan dalam mengendalikan prosedur pentadbiran

Pasukan jurutera IT VNPT menggunakan penyelesaian teknologi untuk memberi perkhidmatan kepada pelanggan.

Tugas penyusunan semula radas dan unit pentadbiran, khususnya penstrukturan semula unit pentadbiran di peringkat daerah dan komune, merupakan dasar utama yang mempunyai kepentingan strategik dalam memperkemas peralatan dan meningkatkan keberkesanan dan kecekapan pengurusan. Walau bagaimanapun, proses ini dan akan menimbulkan cabaran besar dalam bidang penyelesaian prosedur pentadbiran.

Secara khususnya, perubahan dalam sempadan pentadbiran, nama dan peraturan yang berkaitan telah menyebabkan kekeliruan dan kekurangan maklumat untuk orang ramai dan perniagaan, yang membawa kepada peningkatan mendadak dalam keperluan untuk bertanya dan menjalankan prosedur pentadbiran. Di samping itu, dalam konteks menyelaraskan senarai gaji, pasukan pegawai dan penjawat awam mesti memahami proses perniagaan baharu dan mengendalikan peningkatan jumlah dokumen, menyebabkan tekanan besar dan potensi risiko kelewatan dan kesilapan.

Untuk menangani cabaran ini dengan berkesan, memastikan proses penyusunan berjalan lancar dan telus, meminimumkan kesulitan untuk orang ramai dan perniagaan, dan mengoptimumkan sumber pentadbiran, Vietnam Posts and Telecommunications Group (VNPT) telah membangunkan aplikasi AI khusus untuk menyokong pemprosesan prosedur pentadbiran yang berkesan semasa tempoh peralihan.

"Pemperibadian" untuk memberi perkhidmatan kepada orang ramai dan perniagaan

"Citizen - Business Virtual Assistant" ialah platform AI bersepadu yang bertindak sebagai satu titik sentuh digital pintar, menyokong rakyat dan perniagaan secara menyeluruh dalam semua isu prosedur pentadbiran yang timbul daripada proses penggabungan.

Dengan keupayaan untuk menjawab maklumat secara automatik 24/7, aplikasi ini menggunakan teknologi pemprosesan bahasa semula jadi (NLP) untuk memahami dan menjawab beribu-ribu soalan daripada orang ramai dan perniagaan tentang sempadan pentadbiran baharu, perubahan nama, dan dokumen perlu yang perlu diselaraskan (pendaftaran isi rumah, pengenalan warganegara, lesen perniagaan, sijil hak guna tanah, dll.). Aplikasi ini juga menyediakan maklumat tentang dasar dan peraturan baharu yang timbul selepas penggabungan dengan cara yang mudah difahami dan diperibadikan untuk setiap kes.

Sebaliknya, berdasarkan maklumat yang diberikan oleh pengguna (jenis dokumen yang akan ditukar, alamat lama/baru, jenis perniagaan), AI secara automatik akan mengenal pasti prosedur pentadbiran yang perlu dilakukan dan memberikan arahan terperinci untuk setiap langkah dan setiap dokumen yang perlu disediakan, sambil menyediakan pautan terus ke borang elektronik yang perlu diisi, malah menyokong pengisian automatik sebahagian maklumat jika data sudah tersedia untuk kesilapan dan pangkalan data negara.

Sistem AI ini juga secara automatik mengumpul, menganalisis dan mengemas kini dokumen dan pengumuman undang-undang terkini daripada kementerian, cawangan dan kawasan yang berkaitan dengan penggabungan, memastikan maklumat sentiasa tepat dan tepat pada masanya kepada orang ramai dan perniagaan.

Terima kasih kepada fungsi di atas, aplikasi AI "Pembantu Maya untuk Warganegara - Perusahaan" akan mengurangkan dengan ketara beban soal siasat langsung bagi pegawai yang bertanggungjawab mengendalikan prosedur pentadbiran, membebaskan masa mereka untuk memberi tumpuan kepada pemprosesan rekod kompleks yang memerlukan penilaian mendalam.

Aplikasi ini juga membantu meningkatkan kepuasan dan pengalaman orang dan perniagaan, membantu mereka mencari maklumat secara proaktif dan menjalankan prosedur pentadbiran pada bila-bila masa, di mana sahaja, mengurangkan masa menunggu dan perjalanan, mewujudkan ketelusan dan kepercayaan. Khususnya, aplikasi itu juga memastikan keseragaman dan ketepatan maklumat, mengehadkan situasi di mana setiap tempat menerangkan secara berbeza, menyebabkan kekeliruan, mewujudkan keadilan untuk semua subjek.

AI menyokong pemprosesan prosedur pentadbiran

VNPT juga membangunkan satu siri aplikasi AI yang disepadukan secara mendalam ke dalam sistem pemprosesan prosedur pentadbiran untuk membantu pegawai dan penjawat awam memproses prosedur pentadbiran dengan lebih berkesan semasa tempoh peralihan.

Pertama sekali, terdapat sistem AI yang menyokong pengelasan pintar dan penyemakan rekod. AI ini menggunakan teknologi "penglihatan komputer" untuk mengimbas, mengenal pasti dan membaca maklumat secara automatik daripada dokumen dan rekod; mengklasifikasikan rekod secara automatik, mengekstrak data dan menyemak kesahihan mengikut peraturan baharu dan bentuk unit pentadbiran selepas penggabungan; kemudian secara automatik memberi amaran tentang kekurangan, kesilapan atau rekod tidak sah, membantu pegawai mengesan awal dan meminta tambahan tepat pada masanya, mengurangkan kadar rekod yang mesti dikembalikan.

Seterusnya ialah AI yang menyokong pembuatan keputusan dan pemprosesan fail. AI ini akan menganalisis data daripada fail, membandingkannya dengan peraturan yang berkaitan untuk mencadangkan penyelesaian atau mencadangkan langkah seterusnya untuk kakitangan. Dalam kes yang rumit, AI boleh menunjukkan perkara untuk diperhatikan atau dokumen undang-undang yang berkaitan untuk dirujuk oleh kakitangan, mempercepatkan proses penilaian.

Akhir sekali, AI mengautomasikan pelaporan dan statistik. Sehubungan itu, aplikasi akan secara automatik mensintesis data daripada proses menerima dan memproses prosedur pentadbiran (bilangan rekod, purata masa pemprosesan, jenis prosedur pentadbiran yang paling banyak timbul, ralat biasa, dll.).

Dari situ, cipta laporan statistik masa nyata visual, membantu pemimpin tempatan, jabatan dan cawangan mempunyai pandangan yang komprehensif tentang keberkesanan penyelesaian prosedur pentadbiran, mengenal pasti kesesakan untuk memberi arahan tepat pada masanya.

Keputusan ujian praktikal menunjukkan bahawa sistem AI ini telah meningkatkan produktiviti kakitangan dengan ketara, mengurangkan tugas manual, berulang dan mudah ralat, membantu kakitangan memberi tumpuan kepada tugas profesional serta menyelesaikan masalah yang lebih kompleks; memastikan ketelusan dan keadilan dalam mengendalikan prosedur pentadbiran apabila proses didigitalkan dan dikawal oleh AI, meminimumkan campur tangan subjektif dan risiko negatif; pada masa yang sama, menyediakan data yang tepat dan tepat pada masanya untuk pengurusan, menyokong akar umbi dan pemimpin tempatan untuk membuat keputusan operasi yang cepat dan berkesan berdasarkan data sebenar.

Alami pentadbiran digital yang moden, pantas dan cekap

Aplikasi perintis AI dalam menyokong pemprosesan prosedur pentadbiran di Bandar Raya Ho Chi Minh pada Mei 2025 telah membawa banyak hasil yang positif. Khususnya: Masa untuk menerima dan bertindak balas kepada orang telah dikurangkan dengan ketara; orang dan perniagaan disokong dengan lebih tepat, mengurangkan keperluan untuk melakukan perjalanan berkali-kali; pada masa yang sama, pegawai juga mempunyai alat tambahan untuk menyokong pemprosesan dokumen dengan lebih proaktif dan berkesan.

Sehubungan itu, sistem AI telah menyokong penerimaan purata 10,000-13,000 dokumen yang diserahkan secara langsung oleh warganegara setiap hari, membantu menjimatkan masa pemprosesan dengan anggaran 1,400 jam/hari, lebih daripada 30,800 jam/bulan dan 369,600 jam/tahun, bersamaan dengan kerja lebih kurang 175 pegawai.

Di samping itu, aplikasi AI juga menyokong penerimaan purata 5,000-6,000 permohonan dalam talian setiap hari, menjimatkan masa pemprosesan dengan anggaran 550 jam sehari, lebih daripada 12,100 jam sebulan dan 145,200 jam setahun, bersamaan dengan kerja hampir 70 kakitangan.

Di samping itu, apabila orang ramai dan perniagaan memantau kemajuan prosedur pentadbiran, mereka boleh mencari dan memaparkan maklumat orang ramai tentang transaksi ChatBot, membantu mengalami keseluruhan proses. Menggunakan AI pada Portal Perkhidmatan Awam dan Sistem Maklumat Prosedur Pentadbiran telah membantu mengoptimumkan proses, mengurangkan masa menunggu dan kos pemprosesan, memastikan perkhidmatan yang cepat, telus dan berkhidmat kepada orang ramai dengan sepenuh hati.

Bagi VNPT, AI bukan sahaja trend tetapi juga strategi jangka panjang yang dimulakan sangat awal. Kerana VNPT memahami bahawa menguasai teknologi AI tidak boleh dilakukan dalam pecut, tetapi memerlukan pelaburan yang sistematik, mampan dan berwawasan. VNPT dengan jelas mengenal pasti tiga tonggak yang memerlukan pelaburan: manusia, infrastruktur dan data. Untuk AI benar-benar membangun, kewangan sahaja tidak mencukupi, tetapi juga memerlukan mekanisme yang fleksibel, dasar khas dan keazaman untuk bertindak.

Teknologi AI yang dibangunkan oleh VNPT semuanya dibungkus ke dalam produk dan perkhidmatan tertentu, disepadukan rapat ke dalam ekosistem digital yang digunakan untuk kerajaan, orang ramai dan perniagaan. Terima kasih kepada proses "melakukannya secara nyata - menggunakannya secara nyata", teknologi AI VNPT semakin disempurnakan, dan pasukan sumber manusia AI juga semakin matang.

Komen (0)