Aplikasi AI meningkatkan kecekapan prosedur pentadbiran.

VHO - Aplikasi kecerdasan buatan (AI) dalam menyelesaikan prosedur pentadbiran bukan sahaja merupakan penyelesaian optimum untuk situasi yang mungkin timbul semasa proses penyusunan semula peralatan dan unit pentadbiran, tetapi juga merupakan langkah strategik yang membentuk pembangunan masa depan kawasan tempatan ke arah kerajaan digital.

Pasukan kejuruteraan IT VNPT menggunakan penyelesaian teknologi untuk memberi perkhidmatan kepada pelanggan.

Tugas penyusunan semula peralatan dan unit pentadbiran, terutamanya penyusunan semula unit pentadbiran peringkat daerah dan komun, merupakan dasar utama yang mempunyai kepentingan strategik dalam memperkemas peralatan dan meningkatkan keberkesanan serta kecekapan pengurusan. Walau bagaimanapun, proses ini sedang dan akan menimbulkan cabaran yang ketara dalam bidang pengendalian prosedur pentadbiran.

Secara khususnya, perubahan dalam sempadan pentadbiran, nama dan peraturan berkaitan telah mengelirukan rakyat dan perniagaan, yang membawa kepada peningkatan dalam pertanyaan dan prosedur pentadbiran. Tambahan pula, dalam konteks pengurangan tenaga kerja, pegawai dan penjawat awam mesti menyesuaikan diri secara serentak dengan prosedur operasi baharu dan mengendalikan peningkatan jumlah kertas kerja, sekali gus mewujudkan tekanan yang ketara dan meningkatkan risiko kelewatan dan kesilapan.

Bagi menangani cabaran-cabaran ini dengan berkesan, memastikan proses penstrukturan semula yang lancar dan telus, meminimumkan kesulitan untuk rakyat dan perniagaan, serta mengoptimumkan sumber pentadbiran, Vietnam Post and Telecommunications Group (VNPT) telah membangunkan aplikasi AI khusus untuk menyokong pemprosesan prosedur pentadbiran yang cekap semasa tempoh peralihan.

Perkhidmatan "Peribadi" untuk warganegara dan perniagaan.

"Pembantu Maya Warganegara-Perniagaan" ialah platform AI bersepadu yang bertindak sebagai titik sentuh digital pintar tunggal, menyediakan sokongan komprehensif kepada warganegara dan perniagaan mengenai semua prosedur pentadbiran yang timbul daripada proses penggabungan.

Dengan fungsi menjawab maklumat automatik 24/7, aplikasi ini menggunakan teknologi pemprosesan bahasa semula jadi (NLP) untuk memahami dan menjawab dengan tepat dan serta-merta beribu-ribu soalan daripada warganegara dan perniagaan tentang sempadan pentadbiran baharu, perubahan nama dan pelarasan dokumen yang diperlukan (pendaftaran isi rumah, kad pengenalan warganegara, lesen perniagaan, sijil hak guna tanah dan sebagainya). Aplikasi ini juga menyediakan maklumat tentang dasar dan peraturan baharu yang timbul selepas penggabungan dengan cara yang mudah difahami dan diperibadikan untuk setiap kes.

Sebaliknya, berdasarkan maklumat yang diberikan oleh pengguna (jenis dokumen yang akan diubah, alamat lama/baharu, jenis perniagaan), AI akan mengenal pasti prosedur pentadbiran yang perlu dilakukan secara automatik dan memberikan arahan langkah demi langkah yang terperinci tentang dokumen yang perlu disediakan. Ia juga akan menyediakan pautan terus ke borang elektronik yang perlu diisi, malah membantu mengisi sebahagian maklumat secara automatik jika data sudah tersedia daripada pangkalan data kebangsaan, meminimumkan ralat dan menjimatkan masa untuk rakyat.

Sistem AI ini juga mengumpul, menganalisis dan mengemas kini dokumen dan pengumuman undang-undang terkini daripada kementerian, jabatan dan kawasan berkaitan penggabungan secara automatik, bagi memastikan maklumat sentiasa tepat dan tepat pada masanya untuk rakyat dan perniagaan.

Hasil daripada fungsi-fungsi ini, aplikasi AI "Citizen-Business Virtual Assistant" akan mengurangkan beban sesi soal jawab secara langsung untuk pegawai yang bertanggungjawab mengendalikan prosedur pentadbiran dengan ketara, sekali gus membebaskan masa mereka untuk menumpukan pada pemprosesan fail kompleks yang memerlukan penilaian mendalam.

Aplikasi ini juga membantu meningkatkan kepuasan dan pengalaman warga dan perniagaan, membolehkan mereka mencari maklumat secara proaktif dan menjalankan prosedur pentadbiran pada bila-bila masa, di mana sahaja, meminimumkan masa menunggu dan perjalanan, serta mewujudkan ketelusan dan kepercayaan. Khususnya, aplikasi ini memastikan konsistensi dan ketepatan maklumat, mengehadkan situasi di mana tempat yang berbeza memberikan tafsiran yang berbeza, menyebabkan kekeliruan, dan mewujudkan keadilan untuk semua pihak.

AI membantu dalam memproses prosedur pentadbiran.

VNPT juga telah membangunkan satu siri aplikasi AI yang disepadukan secara mendalam ke dalam sistem pemprosesan prosedur pentadbiran bagi membantu pegawai dan penjawat awam mengendalikan prosedur pentadbiran dengan lebih cekap semasa tempoh peralihan.

Pertama, terdapat sistem AI yang menyokong pengelasan dan pengesahan dokumen pintar. AI ini menggunakan teknologi "penglihatan komputer" untuk mengimbas, mengecam dan membaca maklumat secara automatik daripada pelbagai jenis dokumen dan fail; mengklasifikasikan fail secara automatik, mengekstrak data dan menyemak kesahihannya mengikut peraturan dan bentuk baharu unit pentadbiran yang digabungkan; kemudian, memberi amaran secara automatik tentang kekurangan, percanggahan atau fail tidak sah, membantu pegawai mengesan masalah lebih awal dan meminta penambahan tepat pada masanya, sekali gus mengurangkan kadar fail yang dikembalikan.

Seterusnya, AI membantu dalam membuat keputusan dan pemprosesan dokumen. AI ini menganalisis data daripada dokumen, membandingkannya dengan peraturan yang berkaitan dan mencadangkan penyelesaian atau langkah seterusnya untuk pegawai. Dalam kes yang kompleks, AI boleh mengetengahkan perkara yang perlu diberi perhatian atau menyediakan dokumen undang-undang yang berkaitan untuk dirujuk oleh pegawai, sekali gus mempercepatkan proses semakan.

Akhir sekali, terdapat pelaporan dan statistik automatik berkuasa AI. Sehubungan itu, aplikasi ini akan menyusun data secara automatik daripada proses penerimaan dan pengendalian prosedur pentadbiran (bilangan fail, purata masa pemprosesan, jenis prosedur pentadbiran yang paling kerap berlaku, ralat biasa, dsb.).

Ini menghasilkan laporan statistik visual dan masa nyata, memberikan pemimpin dan jabatan tempatan pandangan yang komprehensif tentang keberkesanan prosedur pentadbiran, menjadikannya lebih mudah untuk mengenal pasti kesesakan dan memberikan panduan serta arahan yang tepat pada masanya.

Keputusan ujian dunia sebenar menunjukkan bahawa sistem AI ini telah meningkatkan produktiviti pegawai dengan ketara, mengurangkan tugasan manual, berulang dan mudah ralat, membolehkan pegawai memberi tumpuan kepada tugas profesional mereka dan menyelesaikan masalah yang lebih kompleks; memastikan ketelusan dan keadilan dalam prosedur pentadbiran apabila proses didigitalkan dan dikawal oleh AI, meminimumkan gangguan subjektif dan risiko negatif; dan menyediakan data yang tepat dan tepat pada masanya untuk pihak pengurusan, menyokong pemimpin akar umbi dan tempatan dalam membuat keputusan operasi yang cepat dan berkesan berdasarkan data dunia sebenar.

Alami pentadbiran digital yang moden, pantas dan cekap.

Program rintis untuk mengaplikasikan AI bagi menyokong prosedur pentadbiran di Bandar Raya Ho Chi Minh pada Mei 2025 telah menghasilkan banyak hasil positif. Secara khususnya: masa yang diambil untuk menerima dan menjawab permohonan telah dikurangkan dengan ketara; rakyat dan perniagaan menerima sokongan yang lebih tepat, sekali gus mengurangkan keperluan untuk berbilang perjalanan; dan pegawai telah memperoleh alat tambahan untuk memproses permohonan dengan lebih proaktif dan cekap.

Sehubungan itu, sistem AI telah menyokong pemprosesan purata 10,000-13,000 permohonan yang dikemukakan secara langsung oleh rakyat setiap hari, menjimatkan anggaran 1,400 jam sehari, lebih 30,800 jam sebulan, dan 369,600 jam setahun dalam masa pemprosesan, bersamaan dengan kerja kira-kira 175 pegawai.

Di samping itu, aplikasi AI juga menyokong pemprosesan purata 5,000-6,000 aplikasi dalam talian setiap hari, menjimatkan anggaran 550 jam sehari, 12,100 jam sebulan dan 145,200 jam setahun dalam masa pemprosesan, bersamaan dengan kerja hampir 70 pegawai.

Tambahan pula, apabila rakyat dan perniagaan memantau kemajuan prosedur pentadbiran, mereka boleh mencari dan memaparkan maklumat mereka di platform transaksi ChatBot, sekali gus meningkatkan keseluruhan pengalaman. Aplikasi AI pada Portal Perkhidmatan Awam dan Sistem Maklumat Penyelesaian Prosedur Pentadbiran telah mengoptimumkan proses, mengurangkan masa menunggu dan kos pemprosesan, serta memastikan perkhidmatan yang pantas, telus dan berdedikasi kepada orang ramai.

Bagi VNPT, AI bukan sekadar satu trend, tetapi strategi jangka panjang yang dilancarkan sejak awal lagi. VNPT memahami bahawa penguasaan teknologi AI tidak dapat dicapai melalui tindakan tergesa-gesa; ia memerlukan pelaburan yang sistematik, mampan dan berwawasan. VNPT telah mengenal pasti dengan jelas tiga tonggak yang memerlukan pelaburan: manusia, infrastruktur dan data. Agar AI benar-benar berkembang, pembiayaan sahaja tidak mencukupi; mekanisme yang fleksibel, dasar khas dan komitmen yang teguh terhadap tindakan juga diperlukan.

Teknologi AI yang dibangunkan oleh VNPT dibungkus ke dalam produk dan perkhidmatan tertentu, disepadukan rapat ke dalam ekosistem digital yang digunakan untuk kerajaan, rakyat dan perniagaan. Berkat proses "buat-buat" inilah teknologi AI VNPT sentiasa bertambah baik, dan kakitangan AInya menjadi semakin matang.

Menurut Akhbar THAI LINH/Nhan Dan

Pautan ke artikel asal

Sumber: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html