Richtlijnen voor de digitalisering van administratieve procedures in de gemeente Nam Dong.

Proactief te werk gaan en de haalbaarheid waarborgen.

In het kader van administratieve hervormingen, de ontwikkeling van digitaal bestuur en de invoering van een lokaal bestuursmodel met twee bestuurslagen, is de implementatie van de Wet op de Burgerlijke Stand van groot belang, omdat deze verbonden is met de wettelijke rechten, belangen en het dagelijks leven van burgers. In lijn met het beleid van decentralisatie en delegatie van bevoegdheden heeft het Ministerie van Justitie de stadscommissies geadviseerd om vóór 1 juli 2025 twee plannen en talrijke richtlijnen op te stellen voor de commissies op gemeentelijk en wijkniveau, om ervoor te zorgen dat zij over de nodige voorwaarden beschikken om volledige bevoegdheid tot burgerlijke stand te verkrijgen.

Het ministerie van Justitie publiceerde ook snel een lijst met administratieve procedures, goedgekeurde interne en elektronische processen, waarmee een basis werd gelegd voor gemeenten en wijken om dossiers te verwerken vanaf de allereerste dag van de invoering van het nieuwe model. Tegelijkertijd organiseerde het trainingsconferenties over burgerlijke registratie, om ambtenaren op lokaal niveau te helpen de regelgeving en procedures goed te begrijpen en verwarring bij het uitvoeren van taken te minimaliseren.

Mevrouw Van Thi Phuong, een ambtenaar van de burgerlijke stand in de gemeente Dan Dien, zei dat de overdracht van de bevoegdheid tot burgerlijke registratie naar gemeentelijk niveau de burgerlijke registratie dichter bij de mensen heeft gebracht. Gemeenteambtenaren hebben een grondige training van het Ministerie van Justitie ontvangen over procedures, professionele vaardigheden en elektronische software; interne en elektronische procedurelijsten en -processen worden snel verstrekt, waardoor een ononderbroken verwerking van aanvragen wordt gewaarborgd. Bij problemen kunnen lokale ambtenaren online communiceren met het ondersteuningsteam van het Ministerie voor snelle begeleiding en een efficiënte afhandeling van complexe zaken.

De heer Pham Cong Phuoc, vicevoorzitter van het Volkscomité van de gemeente Dan Dien, vertelde dat de gemeenteambtenaren in de beginperiode na de volledige overname van de burgerlijke stand onvermijdelijk met moeilijkheden te kampen hadden, met name bij dossiers met buitenlandse elementen. Bovendien belemmerde het verouderde computersysteem met lage specificaties en onvoldoende netwerkcapaciteit de verwerking en afhandeling van procedures. Het Ministerie van Justitie bood tijdig ondersteuning, met name via online kanalen, waardoor de gemeenteambtenaren geleidelijk meer vertrouwen kregen, dossiers correct konden verwerken en fouten konden minimaliseren.

Dankzij gesynchroniseerde oplossingen verloopt de burgerlijke standregistratie in de stad na 1 juli 2025 relatief stabiel, waardoor aan de behoeften van de bevolking wordt voldaan en langdurige knelpunten worden vermeden. De werkdruk op gemeentelijk niveau is echter zeer hoog, terwijl het personeelsbestand niet navenant is toegenomen, met name in dichtbevolkte stedelijke gebieden. Sommige complexe procedures die van districtsniveau naar gemeentelijk niveau zijn overgeheveld, hebben tot operationele fouten geleid, waardoor het Ministerie van Justitie het stadsbestuur heeft geadviseerd om bepaalde dossiers te annuleren of in te trekken om de rechtsgeldigheid te waarborgen.

Doorbraak in online burgerlijke registratie

Naast de decentralisatie van bevoegdheden heeft het Ministerie van Justitie de invoering van online burgerlijke registratie en de afhandeling van procedures ongeacht de woonplaats versneld. De resultaten zijn aanzienlijk: van 1 januari 2025 tot november 2025 ontvingen en verwerkten de Volkscomités van gemeenten en wijken 8.981 dossiers voor burgerlijke registratie, waarvan 99% online dossiers betrof.

Volgens de heer Nguyen Ngoc Phuoc, hoofd van de afdeling Juridische Voorlichting en Justitiële Administratie van het Ministerie van Justitie, heeft de stad tot nu toe meer dan 1,2 miljoen dossiers uit papieren burgerlijke standregisters gedigitaliseerd. Daarmee is het een van de eerste gemeenten in het land die deze taak heeft voltooid. Het werk aan het herzien en opschonen van huwelijksgegevens werd uitgevoerd volgens een intensief plan van 90 dagen, wat bijdraagt ​​aan het verkorten van de procedures voor het vaststellen van de burgerlijke staat en het verminderen van de overlast voor burgers.

Vanaf april 2025 wordt de uitgifte van kopieën van uittreksels uit het burgerlijk register, ongeacht de woonplaats, ingevoerd, wat burgers aanzienlijk zal vergemakkelijken. Elektronische, gekoppelde administratieve procedures zoals geboorteregistratie, registratie van de permanente verblijfsvergunning, uitgifte van zorgverzekeringskaarten voor kinderen jonger dan 6 jaar, of overlijdensregistratie, opheffing van de permanente verblijfsvergunning en uitvaartvergoeding hebben bijgedragen aan het verkorten van de verwerkingstijd en het verminderen van het aantal bezoeken.

Mevrouw Tran Thi Lan, een inwoonster van de gemeente Chan May in het district Lang Co, is een van de directe begunstigden. Voorheen moest ze meerdere keren naar verschillende instanties om een ​​geboorteakte voor haar kind te verkrijgen. Nu hoeft ze de aanvraag alleen nog maar online in te dienen. De procedures tussen de verschillende instanties zijn met elkaar verbonden, waardoor het proces gemakkelijk, transparant en tijdbesparend is.

Momenteel telt de stad Hue 118 ambtenaren in de sector justitie en burgerlijke stand, van wie de meerderheid een universitaire opleiding in de rechten of hoger heeft afgerond en een professionele opleiding heeft genoten. Zij vormen de kern van de organisatie die de kwaliteit van de burgerlijke stand op lokaal niveau waarborgt. Sommige gemeenten hebben echter nog steeds slechts één ambtenaar in de sector justitie en burgerlijke stand, wat een potentieel risico op verstoring van de werkzaamheden met zich meebrengt. Bovendien missen veel nieuw aangestelde ambtenaren ervaring met het behandelen van complexe zaken.

De heer Nguyen Van Hung, directeur van het ministerie van Justitie, bevestigde dat de overdracht van alle bevoegdheden op het gebied van burgerlijke stand aan de Volkscomités op gemeentelijk niveau correct is en in lijn met de administratieve hervorming. De praktijkervaring in Hue laat zien dat dit beleid haalbaar is met een grondige voorbereiding, nauwe samenwerking en gelijktijdige investeringen in personeel en infrastructuur. In de toekomst zal het ministerie van Justitie blijven pleiten voor het versterken van de beroepsopleiding, het verbeteren van de software en het toewijzen van meer personeel en apparatuur aan de gemeentelijke autoriteiten om de bevolking beter van dienst te kunnen zijn.

Door voortdurende inspanningen realiseert het Ministerie van Justitie geleidelijk aan zijn doel om de burgerlijke stand toegankelijker te maken voor de burgers, zodat deze gemakkelijker toegankelijk is en in hun voordeel werkt, en zo bij te dragen aan de opbouw van een modern, professioneel en efficiënt administratief systeem.

Tekst en foto's: THAI BINH

Bron: https://huengaynay.vn/chinh-polit-xa-hoi/dua-cong-tac-ho-tich-ve-cap-xa-161330.html