Er blijven echter obstakels bestaan met betrekking tot de interoperabiliteit van gegevens en het juridische kader, die op korte termijn moeten worden aangepakt.
Noodzakelijke en voldoende voorwaarden
Er wordt verwacht dat digitale schooldossiers de administratieve procedures zullen vereenvoudigen, de managementefficiëntie zullen verbeteren en de digitale transformatie in het onderwijs zullen bevorderen. De daadwerkelijke implementatie in veel regio's laat echter zien dat het niet simpelweg een kwestie is van het vervangen van papieren dossiers door elektronische versies.
De heer Nguyen Huu Thinh, directeur van de Huong Phung middelbare school ( Quang Tri ), zei dat de school al jaren gebruikmaakt van het VNEDU-leerlingmanagementsysteem en vanaf schooljaar 2025-2026 digitale rapportkaarten voor leerlingen in het laatste jaar zal invoeren. Alle docenten hebben al een digitale handtekening gekregen, waardoor de implementatie relatief soepel verloopt.
Volgens de heer Thinh is de grootste uitdaging momenteel echter het synchroniseren van gegevens tussen systemen. Elk semester moeten gegevens worden overgezet van de beheersoftware van de school naar de database van het onderwijsbedrijf, maar er ontstaan nog steeds problemen omdat de platforms nog niet volledig zijn geharmoniseerd. Hij stelde voor om de codes voor vakken zoals Technologie en Vreemde Talen zo snel mogelijk te standaardiseren in de database van het onderwijsbedrijf om de interoperabiliteit van gegevens te garanderen.
De heer Vo Dang Chin, directeur van de Tra Nam Ethnic Boarding Primary and Secondary School (Tra Linh, Da Nang ), deelt deze mening en is van mening dat het grootste knelpunt momenteel het gebrek aan onderlinge verbondenheid is. Volgens hem zijn digitale leerlingdossiers weliswaar al jaren in gebruik, maar worden gegevens tussen schooljaren nog steeds niet naadloos gekoppeld. Wanneer leerlingen naar een nieuwe klas gaan, verschijnen de gegevens en digitale handtekeningen van het vorige schooljaar niet in het huidige dossier. Dit dwingt docenten om elk schooljaar afzonderlijk te raadplegen of de gegevens opnieuw af te drukken.
Bovendien verhoogt het gebruik van meerdere verschillende beheerplatformen ook het risico op fouten. Zelfs een kleine afwijking in tekens of gegevensopmaak kan ertoe leiden dat het systeem een foutmelding geeft, waardoor docenten de fout handmatig moeten controleren en corrigeren. Volgens onderwijsbestuurders is de kans klein dat digitale leerlingdossiers effectief zijn als de gegevens verspreid blijven, niet gestandaardiseerd zijn en er geen uniform, landelijk platform bestaat.
Vanuit een infrastructuurperspectief gaf de heer Vo Thanh Phuoc, directeur van de Nguyen Hue middelbare school (Hai Chau district, Da Nang), aan dat zelfs bij gebruik van het lokale datanetwerk er tijdens piekuren nog steeds netwerkvertragingen of -congestie optreden.
De problemen zijn nog groter in bergachtige gebieden. Volgens de heer Vo Dang Chin moeten veel leraren aan het einde van het schooljaar 's avonds laat of 's ochtends vroeg nog snel gegevens invoeren om overbelasting van het systeem te voorkomen. Op plaatsen met een instabiele internetverbinding kan zelfs een kleine technische fout ervoor zorgen dat de verwerking van documenten uren duurt.
Volgens onderwijsbestuurders zijn investeringen in technologische infrastructuur, verbetering van de dataverwerkingscapaciteit en het waarborgen van interoperabiliteit essentiële voorwaarden voor een effectieve werking van het systeem, mocht de landelijke invoering van digitale schooldossiers in de nabije toekomst van start gaan.
De laatste schakel voltooien
Op de Le Dinh Chinh basisschool (Hoa Cuong, Da Nang) werd bij de invoering van het elektronische leerlingdossiersysteem financiële steun verleend aan leerkrachten om zich te registreren voor een persoonlijke digitale handtekening. Tegelijkertijd werden de administratief medewerkers, IT-docenten en schoolleiders vooraf getraind in het systeem om leerkrachten op de hele school te kunnen begeleiden en ondersteunen.
Mevrouw Huynh Thi Thu Nguyet, directeur van basisschool Le Dinh Chinh, zei dat de overgang van handmatige naar digitale handtekeningen aanvankelijk aanzienlijke druk op de leerkrachten legde. Met name sommige tijdelijke leerkrachten die leerkrachten vervingen die met zwangerschapsverlof waren, hadden nog geen account om digitale handtekeningen te kunnen gebruiken.
In dergelijke gevallen moet de school flexibel omgaan met de situatie door een docent met een vaste aanstelling namens het personeel te laten tekenen nadat de overdracht van verantwoordelijkheden is voltooid, of door contact op te nemen met een docent die met zwangerschapsverlof is om te helpen bij het invullen van de benodigde documenten. Dit zijn obstakels die zich voordoen tijdens het overgangsproces en die de school proactief moet aanpakken om te voorkomen dat de voortgang van het werk wordt belemmerd.
Volgens de heer Vo Thanh Phuoc, directeur van de Nguyen Hue middelbare school (district Hai Chau, stad Da Nang), vormen digitale handtekeningen een van de eerste problemen bij de implementatie van digitale schooladministratie. Momenteel bestaan er twee vormen naast elkaar: digitale handtekeningen uitgegeven door het overheidscomité voor digitale handtekeningen en digitale handtekeningen die via diensten worden aangeboden.
Veel docenten melden echter dat gratis digitale handtekeningen soms fouten vertonen of dat het lang duurt voordat technische problemen zijn opgelost. Om ervoor te zorgen dat hun werk ongestoord kan doorgaan, moeten veel docenten gebruikmaken van betaalde diensten voor digitale handtekeningen, die enkele honderdduizenden dong per gebruikscyclus kosten.
Volgens de heer Phuoc zijn technische problemen echter niet het grootste probleem. Wat scholen zorgen baart, is dat ondanks investeringen in technologische infrastructuur, het trainen van docenten, het uitrusten van hen met digitale handtekeningen en de invoering van elektronische rapportkaarten, digitale rapportkaarten nog steeds niet volledig worden erkend als wettelijk bindend en papieren rapportkaarten niet volledig kunnen vervangen. Daarom moeten de meeste scholen nog steeds zowel papieren als elektronische rapporten tegelijkertijd bijhouden. Docenten moeten zowel digitaal in het systeem tekenen als papieren rapportkaarten afdrukken om ze direct te ondertekenen en te bewaren. Wanneer leerlingen van school wisselen of van leerjaar veranderen, blijven papieren rapporten in veel gevallen verplicht.
De heer Vo Dang Chin is van mening dat dit de reden is waarom het doel om administratieve procedures te verminderen niet is bereikt zoals verwacht. "Digitale transformatie had de werkdruk voor docenten moeten verlagen, maar op sommige gebieden heeft het juist meer werk gecreëerd", aldus de heer Chin.
Volgens onderwijsbestuurders zal de digitale transformatie in het onderwijs moeite hebben om de beoogde doelen te bereiken, namelijk het verminderen van de administratieve druk, het verbeteren van de managementefficiëntie en het optimaal benutten van data, als data verspreid blijft, systemen niet synchroon met elkaar verbonden zijn en papieren dossiers naast elektronische dossiers blijven bestaan.
Digitale schooldossiers zijn een onvermijdelijke trend en bieden veel voordelen op de lange termijn. Voor een daadwerkelijke implementatie van dit systeem is voorbereiding op schoolniveau echter slechts een deel van het verhaal. Belangrijker nog is de oprichting van een uniform ecosysteem voor onderwijsdata op nationaal niveau, waarin leerlinggegevens van groep 1 tot en met groep 12 worden opgeslagen, platforms met elkaar verbonden kunnen worden, digitale handtekeningen gemakkelijk gebruikt kunnen worden en digitale schooldossiers volledig wettelijk erkend zijn. - Dhr. VO THANH PHUOC - Directeur van de Nguyen Hue Middelbare School (Hoa Cuong, Da Nang)
Bron: https://giaoducthoidai.vn/hoc-ba-so-go-vuong-tu-du-lieu-den-phap-ly-post781379.html
