Wat kun je leren van internationale ervaringen?

In de provincie Khanh Hoa is onlangs een proefproject gestart met een prestatiebeoordelingssysteem (KPI) om de kwaliteit van het werk van kaderleden, ambtenaren en overheidsmedewerkers te meten.

De provincie Khanh Hoa heeft onlangs een proefproject gestart met een prestatiebeoordelingssysteem (KPI) om de kwaliteit van het werk van kaderleden, ambtenaren en overheidsmedewerkers te meten. Dit is een belangrijke stap in het verbeteren van de managementefficiëntie en de servicekwaliteit van het lokale overheidsapparaat.

KPI (Key Performance Indicator) werd in de jaren 80 in de Verenigde Staten ontwikkeld, maar pas in 1992 werd deze methode op grote schaal toegepast. Sindsdien worden KPI's door veel landen, bedrijven, instanties en organisaties over de hele wereld toegepast, waaronder Vietnam. De KPI-indexsets zijn echter aangepast aan de schaal, de bedrijfsvoering, de doelen en de vereisten van elke locatie.

Hoe passen landen KPI's toe in het management van de publieke administratie ?

Sommige overheidsinstanties in de Verenigde Staten gebruiken KPI's om werkprestaties te meten. Hiervoor gebruiken ze de criteria van de "Balanced Scorecard" (BSC).

Khanh Hoa test KPI-applicatie voor personeel, ambtenaren en overheidsmedewerkers. Illustratieve foto

Zo verlaagden federale overheidsinstanties bij het Amerikaanse Office of Management and Budget de kosten van budgetbeheer met ongeveer 5% in de eerste twee jaar na de implementatie van BSC. De overheidsinstanties konden budgetten effectiever toewijzen, waarbij ongeveer 90% van de overheidsprogramma 's op tijd werd afgerond en de budgetdoelstellingen werden gehaald (vergeleken met 75% vóór de implementatie van BSC).

Singapore is ook een typisch land voor het toepassen van KPI's om de werkefficiëntie van ambtenaren en overheidsdienaren te verbeteren. De Singaporese overheid heeft een op KPI's gebaseerd prestatiebeoordelingssysteem ontwikkeld, het "Public Service Performance Framework". Dit systeem omvat indicatoren zoals de kwaliteit van de publieke dienstverlening, tevredenheid van burgers, reactievermogen en efficiëntie bij het oplossen van problemen. In Singapore evalueren KPI's niet alleen de werkprestaties, maar houden ze ook rekening met factoren zoals creativiteit en innovatie in het werk. Dit helpt ambtenaren te motiveren om hun creativiteit te maximaliseren en werkprocessen te verbeteren.

In Japan gebruikt de overheid meetgegevens zoals verwerkingstijd, tevredenheid van burgers en de prestaties van de begrotingsuitgaven om transparantie en efficiëntie te garanderen. Een belangrijke methode is PDCA (Plan - Do - Check - Act), dat helpt bij het monitoren en continu verbeteren van overheidsbeleid. In de transportsector streeft Japan er bijvoorbeeld naar om treinvertragingen te verminderen (Plan), realtime monitoringtechnologie te implementeren (Do), gegevens over vertragingen te evalueren (Check) en onderhoudsstappen of treindienstregelingen aan te passen om de prestaties te optimaliseren (Act). Door KPI's en PDCA toe te passen, kan Japan snel beleid aanpassen, de efficiëntie van het overheidsbeheer verbeteren en de bevolking betere diensten bieden.

Wat kan Khanh Hoa leren van internationale ervaringen?

Khanh Hoa is momenteel bezig met het ontwikkelen van KPI-beoordelingscriteria. Internationale ervaringen kunnen Khanh Hoa daarom helpen om in de komende tijd een complete, optimale en haalbare toolkit te ontwikkelen om de werkefficiëntie van kaderleden, ambtenaren en overheidsmedewerkers en de kwaliteit van de dienstverlening van het overheidsapparaat te evalueren en te verbeteren.

Khanh Hoa kan de Japanse ervaring met het toepassen van de PDCA-cyclus bestuderen om administratieve procedures te monitoren en voortdurend te verbeteren, zoals het verkorten van de tijd die nodig is voor het verstrekken van bedrijfsvergunningen.

Of bouw een evaluatiesysteem voor ambtenaren dat niet alleen gebaseerd is op prestaties, maar ook creativiteit in het werk stimuleert volgens het Singaporese model. Bovendien kan het Amerikaanse Balanced Scorecard (BSC)-model helpen bij het optimaliseren van budgetten en ervoor zorgen dat overheidsprojecten op tijd worden afgerond.

De toepassing van het KPI-systeem bij het evalueren van de productiviteit en werkcapaciteit van kaderleden en ambtenaren in Khanh Hoa toont een sterke toewijding aan bestuurlijke hervorming. Om echter echt effectief te zijn, moet het systeem flexibel zijn in het ontwikkelen van KPI-indicatoren, gecombineerd met training, nauwlettend toezicht en het leren van ervaringen uit andere landen. Alleen dan kan de kwaliteit van het werk van kaderleden en ambtenaren worden verbeterd en de duurzame ontwikkeling van lokale overheden worden bevorderd.

Het Japanse PDCA-model:

PDCA (Plan - Do - Check - Act) is een populair kwaliteitsmanagementmodel dat in Japan veel wordt toegepast om de werkprestaties in zowel de publieke als de private sector te verbeteren. Dit is een iteratief proces dat organisaties helpt hun efficiëntie en servicekwaliteit continu te verbeteren. De stappen omvatten:

Plan: Identificeer het op te lossen probleem, stel specifieke doelen en ontwikkel een implementatieplan. Een overheid kan bijvoorbeeld de administratieve verwerkingstijd verkorten door de aanvraagprocedure te digitaliseren.

Doen (Implementeren): Voer het plan uit volgens de voorgestelde strategie. Bij de implementatie van het online registratiesysteem testen Japanse instanties het proces op een kleine groep voordat ze het uitbreiden.

Controle: vergelijk de werkelijke resultaten met de doelen en identificeer sterke en zwakke punten. Zo verzamelde de overheid van Tokio na drie maanden online registratie feedback van inwoners om de tevredenheid te meten.

Act (Verbeteractie): Pas het proces aan op basis van de beoordeling om de efficiëntie te optimaliseren. Wanneer veel records onjuist blijken te zijn vanwege onjuiste informatie-invoer, moet het systeem worden verbeterd door een automatische foutcontrole toe te voegen.

Bron: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html