Annuleer de vergadering om de vermoeidheid van de medewerkers te verminderen.

Joshua Zerkel in de VS is van mening dat hij zijn breekpunt heeft bereikt met het overvolle wedstrijdschema dat elke week wordt afgewerkt.

"Ik krijg tranen in mijn ogen als ik naar de vergaderagenda kijk," zei de marketingdirecteur van Asana, een bedrijf dat apps voor bedrijfsbeheer ontwikkelt. De eindeloze vergaderingen maakten het hem moeilijk om zijn werk af te krijgen.

De toenemende bezorgdheid van Zerkel werd opgemerkt door het bedrijf, dat voorstelde om de reguliere vergaderingen tijdelijk af te gelasten. Ze noemden het 'Vergaderingen Doomsday' .

"Ik denk dat het beter gaat," zei Zerkel.

Illustratiefoto: Washington Post — Illustratiefoto: *Washington Post*

Overbelasting door vergaderingen is een probleem waar veel kantoormedewerkers mee te maken hebben. Nieuw onderzoek van Microsoft toont aan dat 68% aangeeft dat hun werk wordt onderbroken en dat ze door de vele vergaderingen onvoldoende tijd hebben om zich te concentreren.

Tijdens de Covid-19-pandemie hielden bedrijven meer vergaderingen om de band met hun werknemers te behouden. Deze praktijk is vier jaar later nog steeds gaande, maar bedrijven heroverwegen geleidelijk hun vergadercultuur. Ze verminderen het aantal vergaderingen om de productiviteit te verhogen en de vermoeidheid bij werknemers te verminderen.

"Er is momenteel veel belangstelling voor vergaderingen op kantoor," aldus Steven Rogelberg, hoogleraar aan de Universiteit van North Carolina.

Het team van Zerkel, bestaande uit negen personen, schrapte de vergaderingen op woensdag uit hun werkschema, waardoor ze 11 uur per maand bespaarden. Vervolgens werd de " Vergaderingen Doomsday" -regel toegepast op 60 mensen, wat ertoe leidde dat het bedrijf een handboek opstelde waarin afdelingen werden begeleid bij het verminderen van geplande vergaderingen.

"We passen de planning en structuur van vergaderingen zorgvuldig aan", aldus Rebecca Hinds, hoofd strategisch onderzoek bij Asana. "Het bedrijf annuleert vergaderingen die niet erg productief zijn." Tegelijkertijd moedigen leiders mensen aan om vergaderingen af te zeggen die geen toegevoegde waarde bieden.

Eind januari vroeg e-commerceplatform Shopify zijn medewerkers om alle vergaderingen gedurende twee weken af te zeggen. Naar verwachting zou het aantal vergaderingen in juli met 14% zijn gedaald, en dit percentage zou tegen het einde van het jaar oplopen tot 18%.

Vorig jaar hield softwarebedrijf Techsmith een maand lang geen vergaderingen, maar koos in plaats daarvan voor berichtenverkeer of videogesprekken . Uit een intern onderzoek bleek dat 15% van de medewerkers productiever was en 85% aangaf welke vergaderingen ze zouden overslaan of inkorten. Tegelijkertijd daalde het aantal deelnemers.

"Wij beschermen de energie van onze medewerkers, zodat ze optimaal kunnen presteren," aldus CEO Wendy Hamilton.

Het automatiseringsplatform Zapier heeft een 'focusweek'-beleid ingevoerd voor zijn medewerkers. Iedereen stelt doelen en prioriteert werkzaamheden voor de hele week. Vergaderingen worden niet volledig overgeslagen, maar medewerkers worden aangemoedigd om ze te vermijden als ze niet nodig zijn.

Volgens een onderzoek van Brandon Sammut, hoofd personeelszaken bij Zapier, gaf 80% van de werknemers aan hun doelen te hebben bereikt.

De HR-applicatie Slack organiseert in de zomer ook Innovation Week en Focus Fridays , zodat medewerkers geconcentreerd en ongestoord kunnen werken.

Ze experimenteerden met het halveren van het aantal vergaderingen en het stimuleren van meer vrije tijd. Slack gebruikte AI om de belangrijkste punten samen te vatten, zodat medewerkers vergaderingen konden overslaan.

Deze verandering brengt echter ook veel uitdagingen met zich mee. In sommige gevallen betekent een afname van het aantal vergaderingen minder mogelijkheden om van anderen te leren en hen te observeren.

Professor Rogelberg betoogt dat een strategie om het aantal vergaderingen te verminderen effectief zal zijn als alle afdelingen erbij betrokken worden. Leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor de planning en het stimuleren van deelname, terwijl medewerkers op hun beurt hun eigen doelen moeten formuleren. "Deze combinatie voorkomt dat ze geschokt raken wanneer de vergadercultuur verandert", aldus Rogelberg.

Zerkel sprak zijn dankbaarheid uit aan het bedrijf voor het nieuwe werkschema. "Ze waren moedig en vastberaden om de veranderingen door te voeren," zei hij.

Ngoc Ngan (volgens Washington Post )

Bron