Digitalisering van gegevens uit het burgerlijk register:

Momenteel hebben gemeenten in het hele land de digitalisering doorgevoerd en zijn miljoenen burgerregistratieboeken bijgewerkt in de elektronische burgerregistratiedatabase. De implementatie stuit echter op veel obstakels, van software en coördinatie tussen instanties tot de vaardigheden van ambtenaren in het gebruik van het systeem. De autoriteiten werken er hard aan om deze tekortkomingen te verhelpen en een soepele werking van het systeem te garanderen.

Er zijn nieuwe problemen ontstaan.

Om provincies en steden te ondersteunen bij de digitalisering van burgergegevens, heeft het Ministerie van Justitie sinds 2019 software voor het beheer van burgerregistratiegegevens ingezet. Met name om een sterke motivatie te creëren en ernaar te streven het digitaliseringsplan voor burgerregistratiegegevens eerder dan gepland af te ronden, hebben het Ministerie van Justitie en de lokale overheden een intensieve campagne gelanceerd met de titel "Versnelling van de afronding van het digitaliseringsplan voor burgerregistratiegegevens".

Het afhandelen van administratieve procedures voor burgers bij het openbaar administratief servicepunt in de wijk Cau Giay.

Volgens verslaggevers hebben de ministeries van Justitie in provincies en steden zoals Thai Binh, Da Nang en Hanoi nauw samengewerkt met de politie om de gegevens in het elektronisch burgerregister en de nationale bevolkingsdatabase te controleren en te vergelijken, zodat de data actueel en betrouwbaar zijn. Er zijn speciale groepen (Zalo-groepen) opgericht en ambtenaren van het ministerie van Justitie houden de gebieden nauwlettend in de gaten. Zij staan klaar om de lokale bevolking op verschillende manieren te ondersteunen, bijvoorbeeld door middel van video -opnames, telefonische begeleiding of de UltraViewer-app.

In Da Nang heeft het Ministerie van Justitie, ter ondersteuning van achterblijvende gemeenten, een werkgroep opgericht die van 7:30 uur 's ochtends tot 22:00 uur 's avonds diverse gemeenten met een lage digitaliseringsgraad bezocht om ambtenaren te begeleiden bij het digitaliseren van hun gegevens. Inmiddels hebben alle gemeenten in het land hun gegevens gedigitaliseerd, die bidirectioneel gekoppeld en gesynchroniseerd zijn met de nationale bevolkingsdatabase. Hanoi heeft met name 96% van zijn gegevens gedigitaliseerd, waardoor de werkdruk voor ambtenaren in de burgerlijke stand is verminderd en de efficiëntie van administratieve procedures is verbeterd. De resterende 4% had onvoldoende gegevens vanwege verouderde documenten.

De invoering van het tweeledige lokale bestuursmodel heeft echter ook andere tekortkomingen aan het licht gebracht. Een typisch voorbeeld is de wijziging van de administratieve grenzen, met name de afschaffing van het districtsniveau, waardoor veel mensen hun geboorte- en permanente verblijfsgegevens moeten bijwerken. Zo wonen veel burgers die voorheen in de wijk Yen Hoa (Hanoi) woonden nu in de wijk Cau Giay, maar hun persoonsgegevens zijn niet bijgewerkt of ambtenaren hebben onjuiste gegevens ingevoerd. Dit leidt tot extra papierwerk bij administratieve procedures zoals huwelijks- of geboorteregistratie.

Volgens mevrouw Pham Ho Hong Trang van de wijk Yen Hoa zijn de informatiesystemen voor de verwerking van administratieve procedures in de meeste gemeenten bovendien niet volledig gekoppeld aan de software voor burgerlijke standregistratie en -beheer en de bijbehorende software voor openbare diensten, wat resulteert in langere verwerkingstijden. Ambtenaren moeten documenten dubbel invoeren en papieren dossiers overdragen, en de interactieve elektronische formulieren in het systeem bevatten onvolledige gegevens en integreren geen informatie uit de Nationale Bevolkingsdatabase.

Probleemoplossing door middel van praktische begeleiding.

Wat dit betreft heeft onderminister van Justitie Nguyen Thanh Tinh laten weten dat het ministerie, door middel van monitoring en het ontvangen van feedback en suggesties van lokale overheden via de hulplijn en andere kanalen, de problemen heeft vastgesteld.

De heer Nguyen Thanh Tinh verklaarde verder dat de nieuwe versie van het burgerregistratie- en beheersysteem, dat vanaf 1 juli 2025 door het Ministerie van Justitie wordt geïmplementeerd volgens een tweelaags lokaal bestuursmodel, een gecoördineerde aanpak vereist van vele partijen, waaronder: het Ministerie van Justitie (implementatie van het softwaresysteem, gegevensoverdracht van het oude naar het nieuwe systeem); het regeringskantoor (nationaal portaal voor openbare diensten); het Ministerie van Openbare Veiligheid (gekoppelde software voor openbare diensten, nationale bevolkingsdatabase); het Ministerie van Wetenschap en Technologie en de lokale overheden (systeem voor de afhandeling van administratieve procedures op provinciaal niveau). De implementatietijd is bovendien zeer krap. Daarom is het moeilijk om problemen in de beginfase te vermijden.

Bij nader onderzoek bleek het grootste probleem te liggen in het feit dat technisch personeel in sommige regio's het door het Ministerie van Justitie ontwikkelde synchronisatiemodel niet volledig begreep. Het Ministerie van Justitie gaf opdracht tot het maken van instructievideo's over het gebruik en de specifieke werking van elke functie van het Elektronisch Burgerlijk Register en Beheersysteem. Deze video's werden geplaatst op het Elektronisch Informatieportaal en het Nationaal Juridisch Portaal, zodat gebruikers ze proactief konden bestuderen. Wat betreft verbindings- en bestands-/gegevensoverdrachtsfouten, heeft het Ministerie van Justitie een vast team aangesteld om samen te werken met het provinciaal aanspreekpunt voor administratieve procedures en de Afdeling Administratief Beheer van de Sociale Orde (Ministerie van Openbare Veiligheid) om de problemen op te lossen.

Volgens de statistieken maken 26 provincies en steden gebruik van de i-Gate-software van de Vietnam Post and Telecommunications Group (VNPT). Hanoi en de provincie Thai Nguyen gebruiken producten van Mobifone Telecommunications Corporation. De provincie Quang Ninh wordt ondersteund door de FPT Group en vijf plaatsen gebruiken software van andere technologieleveranciers. Het Ministerie van Justitie heeft de Dienst Administratieve Justitie opdracht gegeven om samen met VNPT fouten en tekortkomingen te identificeren en oplossingen te vinden. Tegelijkertijd worden er gesprekken gevoerd met de overige dienstverleners om ervoor te zorgen dat de problemen vóór 25 augustus 2025 zijn opgelost.

Bovendien heeft het Ministerie van Justitie vastgesteld dat sommige gemeentelijke eenheden en leiders van Volkscomités geen digitale handtekening hebben ontvangen, of deze wel hebben ontvangen maar de software voor digitale handtekeningen niet correct hebben bijgewerkt, wat tot verwerkingsproblemen leidt. Ook is er sprake van ambtenaren bij de afdelingen justitie en burgerlijke stand die fouten maken bij het gebruik van de software voor burgerlijke stand en het administratieve verwerkingssysteem, wat tot langdurige vertragingen leidt.

Het Ministerie van Justitie organiseert werkgroepen om inspecties uit te voeren en directe begeleiding te bieden in een aantal regio's die met veel moeilijkheden en obstakels te kampen hebben. De werkgroepen ondersteunen de regio's bij het overwinnen van deze uitdagingen door middel van praktische instructie. Dit wordt uitgevoerd in twaalf regio's, waaronder Hanoi.

Bron: https://hanoimoi.vn/so-hoa-du-lieu-ho-tich-chu-dong-go-kho-van-hanh-thong-suot-713561.html