Utstedelse av veiledningsdokumenter om håndtering av administrative prosedyrer innen immaterielle rettigheter som er desentraliserte og delegerte i henhold til dekret nr. 133/2025/ND-CP

Den 31. august utstedte Departementet for immaterielle rettigheter - Vitenskaps- og teknologidepartementet beslutning nr. 581/QD-SHTT om kunngjøring av dokumentet som veileder koordineringsmekanismen mellom Departementet for immaterielle rettigheter og spesialiserte byråer under folkekomiteene i provinser og sentralstyrte byer i håndteringen av administrative prosedyrer innen immaterielle rettigheter som er desentraliserte og delegerte i henhold til dekret nr. 133/2025/ND-CP.

1. Anvendelsesområde

Dette dokumentet gir veiledning om koordineringsmekanismen mellom det nasjonale kontoret for immateriell eiendom (NOIP) og spesialiserte byråer under folkekomiteene i provinser og sentralstyrte byer i håndteringen av administrative prosedyrer (AP) innen immateriell eiendom (IP) som er desentraliserte og delegerte i henhold til dekret nr. 133/2025/ND-CP datert 12. juni 2025, som regulerer desentralisering og delegering innen statlig forvaltning av Vitenskaps- og teknologidepartementet .

2. Gjeldende emner

Dette dokumentet gjelder for etater, enheter og enkeltpersoner som deltar i håndteringen av administrative prosedyrer innen åndsverk som er desentraliserte og delegerte i henhold til regjeringsdekret nr. 133/2025/ND-CP datert 12. juni 2025 som regulerer desentralisering og delegering innen statsforvaltning av Vitenskaps- og teknologidepartementet.

3. Generelle prinsipper for koordinering

a) Sørg for at avviklingen av administrative prosedyrer knyttet til immaterielle rettigheter skjer desentralisert og delegeres smidig, i samsvar med regelverket og uten avbrudd.

b) Skape maksimal bekvemmelighet for enkeltpersoner og bedrifter ved implementering av administrative prosedyrer for immaterielle rettigheter på lokalt nivå.

c) Sørg for at informasjon og data om immaterielle rettigheter deles fullstendig, konsekvent, raskt og sikkert; i tjeneste for ledelse, statistikk og drift, samtidig som åpenhet og ansvarlighet styrkes.

d) Styrke bruken av informasjonsteknologi i utveksling og behandling av registre og data mellom det nasjonale kontoret for immateriell eiendom og lokaliteter, og sikre nettverkssikkerhet.

d) Forbedre kapasiteten og den faglige ekspertisen til embetsmenn og offentlig ansatte; styrke koordineringen i statlig forvaltning mellom sentralt og lokalt nivå.

e) Fremme lokale myndigheters rolle og kapasitet, samtidig som rollen til Det nasjonale kontoret for immaterielle rettigheter som et samlingspunkt for statlig forvaltning av immaterielle rettigheter bekreftes.

e) Åpen, transparent og rettidig.

4. Kontoret for immaterialrett er ansvarlig for:

a) Varsle lokalsamfunnet om listen over kontaktpersoner (inkludert ledere og embetsmenn) i spesialiserte enheter som deltar i samarbeid med den provinsielle folkekomiteen for å implementere desentraliserte og delegerte administrative prosedyrer i henhold til dekret nr. 133/2025/ND-CP.

b) Etablere kommunikasjonskanaler mellom kontaktpersonene ved det nasjonale kontoret for immateriell eiendom og kontaktpersonene på de ulike stedene for å gi rettidig støtte innen ekspertise, profesjonalitet og håndtering av oppstående situasjoner.

c) Organisere veiledning og opplæring for lokale kontaktpersoner (personlig, på nett, sak for sak...) om ekspertise, yrke og håndtering av oppstående situasjoner.

d) Gi informasjon for å hjelpe spesialiserte etater under folkekomiteene i provinser og sentralstyrte byer med å løse administrative prosedyrer nøyaktig og raskt, og sikre at fristen for avvikling av administrative prosedyrer overholdes i henhold til forskriftene.

5. Spesialiserte etater under folkekomiteene i provinser/byer er ansvarlige for:

a) Organisere implementeringen av desentraliserte og delegerte administrative prosedyrer i samsvar med lovbestemmelser og faglig veiledning fra det nasjonale kontoret for immaterielle rettigheter.

b) Kunngjøre listen over kontaktpersoner (inkludert ledere og embetsmenn) som er tildelt ansvaret for, deltar i mottak og håndtering av administrative prosedyrer innen immaterielle rettigheter på lokalt nivå.

c) Delta fullt ut i veilednings- og opplæringssesjonene til Det nasjonale kontoret for immaterielle rettigheter, og sørg for at administrative prosedyrer håndteres knirkefritt, uten avbrudd og i samsvar med regelverket.

d) Rapportere til det nasjonale kontoret for immaterielle rettigheter eventuelle problemer og vanskeligheter i prosessen med å motta og behandle administrative prosedyrer i tide.

d) Regelmessig gi og oppdatere informasjon om status for mottak og behandling av dossierer og reflektere over problemer slik at det nasjonale kontoret for immaterialrett kan støtte en rask løsning.

e) For situasjoner som oppstår under implementeringsprosessen som ikke har forskrifter eller krever verifisering av originalinformasjon/dokumenter som forvaltes av det nasjonale kontoret for immateriell eiendom, skal lokaliteten sende en forespørsel/forslag om koordinering til det nasjonale kontoret for immateriell eiendom for koordinering for å løse saken.

g) Ansvarlig for å svare innen 48 timer når det nasjonale kontoret for immateriell eiendom ber om ytterligere dokumenter og dataverifisering.

6. Opprette en database for registrering av immaterielle rettigheter for å tjene til avvikling av desentraliserte og delegerte administrative prosedyrer.

a) Det nasjonale kontoret for immaterielle rettigheter skal:

a1) Opprette en delt database mellom det nasjonale kontoret for immateriell eiendom og spesialiserte byråer underlagt den provinsielle folkekomiteen (kalt «delt database») for å håndtere desentraliserte og delegerte administrative prosedyrer, inkludert:

- Elektroniske registreringsdata for immaterielle eiendomsobjekter og data om organisasjoner/representanter for immaterielle eiendomsrettigheter, organisasjoner/takstmenn for immaterielle eiendomsrettigheter;

- Synkronisere data med WIPO IPAS-systemet for registrering av åndsverk (WIPO IPAS-systemet);

a2) Opprett en konto for å håndtere faglige oppgaver på informasjonssystemet for håndtering av administrative prosedyrer til det nasjonale kontoret for immateriell eiendom på adressen: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn.

- Tillater autentisering av IP-beskyttelsessertifikater ved hjelp av søknadsnummer, sertifikatnummer, søkernavn eller informasjon fra IP-representant/IP-vurderer.

- Sørg for at kommunikasjonskanalene fungerer knirkefritt; lokalsamfunn får rask og rettidig støtte.

a3) Levere informasjon/dokumenter for å tjene til avvikling av administrative prosedyrer for lokaliteter innen 48 timer etter mottak av forespørselen på informasjonssystemet for avvikling av administrative prosedyrer i den perioden den delte databasen som er under bygging ennå ikke er i drift. Informasjonen/dokumentene som gis og utveksles av det nasjonale kontoret for immateriell eiendom må være nøyaktige, fullstendige og ha datasporbarhet, noe som sikrer lovlighet.

a4) Teknisk støtte, lokal veiledning om systembruk og passende autorisasjon for hver gruppe administrative prosedyrer.

a5) Ha en reserveplan for tekniske IT-feil.

b) Spesialiserte byråer underlagt folkekomiteene i provinser/byer:

- Bruk den tildelte oppslagskontoen til å slå opp og bruke SHCN-informasjon i prosessen med å håndtere desentraliserte og delegerte administrative prosedyrer.

- Ansvarlig for å bruke tilgangsinformasjon til å utføre desentraliserte og autoriserte administrative prosedyrer og ikke dele den med uautoriserte parter under utnyttelsesprosessen.

- Reagere på problemer og foreslå forbedringer av søkesystemet slik at departementet kan fullføre sine lokale støttefunksjoner.

- Utveksle informasjon om VBBH når informasjon ikke kan slås opp i databasen via kommunikasjonsmedier (Zalo-meldingsapplikasjonen, ...), inkludert representanter for avdelinger/kontorer/enheter med ansvar for feltet etter utstedelse av VBBH.

- Folkekomiteen i en provins/by som er direkte underlagt sentralregjeringen kan foreslå å utvide retten til å slå opp visse funksjoner, dersom behovet oppstår.

- Dersom det ikke finnes data eller det er mistanke om avvik, kan lokaliteten kontakte det nasjonale kontoret for immaterielle rettigheter direkte via informasjonskanaler for å be om verifisering (med søknads-/registreringskode, sertifikatnummer, verifiseringsårsak osv.).

c) Når den delte databasen mellom det nasjonale kontoret for immateriell eiendom og den provinsielle folkekomiteen ennå ikke er ferdigstilt, skal det nasjonale kontoret for immateriell eiendom etablere kommunikasjonskanaler for utveksling under behandlingen av saksdokumenter for å sikre fullstendig og rettidig informasjon til den provinsielle folkekomiteen.

7. Angående innkreving av gebyrer og avgifter for immaterielle rettigheter

a) Generelle prinsipper

- Innkreving av gebyrer/avgifter må være i samsvar med regelverket (innhold, gebyrnivå, innkrevingsmyndighet) som foreskrevet i rundskriv nr. 263/2016/TT-BTC;

- Lokale myndigheter krever inn gebyrer innenfor sin myndighet for å håndtere administrative prosedyrer (desentralisert);

– Det nasjonale kontoret for immaterialrett krever inn gebyrer/avgifter knyttet til kontorets arbeidsinnhold, inkludert: publiserings- og registreringsavgifter.

b) Spesialiserte byråer underlagt provinsens/byens folkekomité skal:

- Beregn og varsle gebyrer/avgifter som tilsvarer arbeidsinnholdet som utføres lokalt (hvis noen);

- Instruksjoner for personer og bedrifter om å betale avgifter og gebyrer til den provinsielle folkekomiteen og publiserings-/registreringsavgifter til det nasjonale kontoret for immaterielle rettigheter i henhold til følgende informasjon:

Mottaker: Kontoret for immaterielle rettigheter

Kontonummer: 1038988888

Bank: Vietnams aksjebank for utenrikshandel ( Vietcombank )

Betalingsmåte: Bankoverføring eller skann QR-koden på lenken: https://ipvietnam.gov.vn/huong-dan-nop-don-phi-le-phi-shcn-online.

Instruksjoner for registrering av overføringsinnholdet: TTCT [Transaksjonsprosedyrekode] [Søkerens navn]

- Send informasjon om søkeren til det nasjonale kontoret for immaterielle rettigheter (via det nasjonale kontoret for immaterielle rettigheters informasjonssystem for administrative prosedyrer på: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/ for å bekrefte beløpet for betalte gebyrer og slå opp gebyrkvitteringen for søkeren.

c) Immaterialrettskontoret skal:

- Sjekk, sammenlign og bekreft beløpet for gebyrer og avgifter som er betalt til det nasjonale kontoret for immaterielle rettigheter gjennom det nasjonale kontorets informasjonssystem for håndtering av administrative prosedyrer på: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/.

- Send elektroniske kvitteringer via e-post til søkere; varsle eller sende gebyrkvitteringer til spesialiserte byråer under den provinsielle folkekomiteen (via informasjonssystemet for håndtering av administrative prosedyrer til det nasjonale kontoret for immaterielle rettigheter).

- Sjekk data med lokaliteter jevnlig eller på forespørsel for å sikre at det ikke er duplikater/feilaktig innsamling.

8. Fremleggelse av resultater av lokalt administrativt prosedyreforlik

a) Innen 1 måned fra datoen for utstedelsen av beslutningen om å løse administrative prosedyrer, skal det spesialiserte byrået under Folkekomiteen i provinsen/byen sende beslutningen om å løse administrative prosedyrer til det nasjonale kontoret for immaterielle rettigheter for publisering og registrering i henhold til forskriftene.

b) Administrative prosedyrer som håndteres av lokaliteter er knyttet til andre prosedyrer som utføres ved det nasjonale kontoret for immaterialrett. Resultatene av den administrative prosedyren sendes til søkeren som et supplement til prosedyrene ved det nasjonale kontoret for immaterialrett.

9. Gi informasjon om status for mottak og håndtering av administrative prosedyrer

- Med jevne mellomrom eller plutselig gir spesialiserte byråer underlagt folkekomiteene i provinser/byer informasjon til det nasjonale kontoret for immaterielle rettigheter om antall mottatte og behandlede administrative saksbehandlingssaker.

- Tidspunkt for informasjonsformidling: senest den 17. i hver måned;

- Metode for å gi informasjon: i henhold til skjemaet i tillegg I til forskriften.

- Tidspunkt for å samle inn månedlig statistikk: fra den 15. i forrige måned til den 14. i statistikkmåneden.

10. Koordineringsorganisasjon

Det nasjonale kontoret for immateriell eiendom (NOIP) og spesialiserte byråer underlagt folkekomiteene i provinser og sentralstyrte byer skal koordinere for å løse administrative prosedyrer med sine respektive rettigheter og desentralisering på grunnlag av dette dokumentet. Dersom det oppstår problemer under implementeringsprosessen, skal enhetene omgående rapportere til NOIP for syntese, forskning og forslag til løsninger.

Vennligst les bruksanvisningen her:

Kilde: https://skhcn.laichau.gov.vn/tin-tuc/tin-kh-cn-trong-tinh/ban-hanh-tai-lieu-huong-dan-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-linh-vuc-so-huu-tri-tue-duoc-phan-cap-phan-quyen-theo-ng.html