Prosedyrer for å betjene publikum
Mandag morgen ankom vi Tan Son Hoa-distriktets offentlige administrative servicesenter. Rett ved inngangen var flere militsmedlemmer på vakt, noen dirigerte parkeringen, andre spurte om folks behov for raskt å veilede dem gjennom de nødvendige prosedyrene.
Innvendig er hovedkvarteret ikke stort, men pent arrangert. Hver disk har et navneskilt med navnet på tjenestemannen og et telefonnummer. Senteret viser også telefonnumrene til direktøren og nestlederen offentlig, slik at folk kan rapportere problemer direkte (om nødvendig).
I midten av april begynte Tan Son Hoa-distriktet å implementere modellen «One-Stop Shop – Multiple Amenities» for bedriftshusholdninger. Ved bedriftsregistreringskontoret er det i tillegg til profesjonelt personale også bankansatte til stede for å bistå med å åpne kontoer og veilede gjennom prosedyrene for bedriftsregistrering. Ting som tidligere krevde at folk reiste til flere steder, er nå organisert på ett sted.
I tillegg får folk innledende rådgivning om skatteforpliktelser, bruk av elektroniske fakturaer og registrering av digitale signaturer. Konsepter som tidligere var ukjente for småbedriftseiere blir nå forklart direkte under behandlingen. Med slik støtte er ikke folks etablering av næringsvirksomhet lenger et stort hinder.
Herr Do Van Tuan (født i 1992, bosatt i Tan Son Hoa-distriktet) kom for å registrere leilighetsvirksomheten sin. Dette er første gang han har gått gjennom denne prosedyren. «Før trodde jeg det ville ta 1–2 dager, og at jeg måtte dra til mange steder for å fullføre det. Nå kan jeg gjøre alt på ett sted, noe som er mye mer praktisk», sa herr Tuan.
Fru Vo Pham Y Nhi, assisterende direktør for det offentlige administrative tjenestesenteret i Tan Son Hoa-distriktet, sa: «I gjennomsnitt mottar distriktet omtrent 30–50 søknader om bedriftsregistrering hver måned. Nå kan folk fullføre nesten hele bedriftsregistreringsprosessen på ett sted, i stedet for å måtte gå til flere etater som før.»
Ut fra små endringer i et lokalområde kan man se at administrativ reform ikke trenger å være noe for storslått; det trenger bare å være en endring i måten tjenester tilbys på, slik at folk ikke trenger å «jage etter prosedyrer», men at prosedyrer omorganiseres for å tjene folket.
Enestående resultater av administrativ reform i Ho Chi Minh-byen.
*2 231 administrative prosedyrer er kunngjort, hvorav 2 066 ikke er avhengige av administrative grenser.
*Fullførte konsolideringen av systemer, og sørget for 2066 administrative prosedyrer i det elektroniske miljøet.
*Gjennomgå og foreslå reduksjoner og forenklinger av over 500 prosedyrer.
*Implementere modeller av «digital borgerstasjon», selvbetjeningskiosker og intelligente roboter ved offentlige administrative servicesentre.
*Implementering av modellen «motta søknader uavhengig av administrative grenser».
Stol på en regjering som er nær folket og tjener folket.
I et annet område bringer lokalmyndighetene også proaktivt offentlige tjenester nærmere folket. Tu Lien (57 år gammel, bosatt i Tay Nam-distriktet) ordnet nøye dokumentene knyttet til familiens tomt, som er over 1400 kvadratmeter, før han dro til nabolagskontoret i Dong Soi.
Han planlegger å dele opp tomten likt mellom sine to barn. Nabolagskontoret er romslig og godt ventilert, utstyrt med noen grunnleggende elektroniske enheter, og medlemmer av lokalsamfunnets digitale transformasjonsteam er til stede for å veilede beboerne ved behov.
Herr Lien sa at han ikke var teknisk kyndig og aldri hadde sendt inn en søknad på nett før. Nabolagsfunksjonærene gjennomgikk hvert dokument, viste ham hvordan han tok bilder og skannet dokumenter, og veiledet ham deretter trinn for trinn gjennom prosessen på telefonen. Det var forvirrende å logge inn i VNeID-applikasjonen; herr Lien gjorde gjentatte feil, men medlemmene av Community Digital Transformation Team veiledet ham tålmodig fra begynnelsen av.
Noen dager senere dro Lien til det offentlige administrative tjenestesenteret i Tay Nam-distriktet. Der fortsatte ungdomsforeningsmedlemmene å hjelpe ham med å sjekke dokumentene hans og supplere eventuelle manglende papirer. Med bunken med utfylte dokumenter i hånden uttrykte Lien: «Gamle mennesker som meg er ikke særlig teknologikyndige, men takket være de unges tålmodighet med å veilede meg trinn for trinn, vet jeg hvordan jeg skal gjøre det nå. Tjenestemennene er veldig entusiastiske og imøtekommende i disse dager.»
Fru Ly Thanh Phuong og datteren hennes dro til Tay Nam Ward Public Administrative Service Center for å korrigere informasjon på svigersønnens fødselsattest. Prosedyren ble fullført på bare noen få minutter. Hastigheten og den vennlige holdningen til personalet som håndterte papirarbeidet overrasket henne. Fra å være en som var nølende med teknologi, har hun gradvis blitt vant til å sende inn dokumenter på nett og er stadig mer trygg på den folkorienterte tilnærmingen til lokale myndigheter.
Ifølge Nguyen Ngoc Phuong Lien, leder av Tay Nam-distriktets folkekomité, har distriktet implementert en modell med «avtalefri dag» hver torsdag for å øke bekvemmeligheten for beboerne. To frivillige blir jevnlig tildelt for å hjelpe beboerne med prosedyrer både personlig og online gjennom den nasjonale offentlige tjenesteportalen.
Et sentralt trekk ved denne modellen er behandling samme dag av 16 administrative prosedyrer under dens jurisdiksjon, uavhengig av geografiske grenser. Dette gjør prosessen mer transparent, forkorter behandlingstiden og reduserer reiser for innbyggerne betydelig. Dette er den tydeligste indikatoren på en administrasjon som gradvis går over fra «forvaltning» til «service».
Når man ser tilbake over et halvt århundre, fra de første dagene da byen ble overtatt med sitt rudimentære administrative apparat, har Ho Chi Minh-byens administrative etater nå toppmoderne teknologi, blant de beste i landet. Men som mange dedikerte tjenestemenn deler: uansett hvor sofistikert systemet er, uansett hvor intelligente robotene er, vil effektiviteten fortsatt være vanskelig å oppnå hvis de mangler den medfølende hjertefølelsen og ansvarsfølelsen til menneskene som implementerer dem.
Innen 2026 vil Ho Chi Minh-byen integrere alle sine offentlige tjenesteportaler i det nasjonale systemet for offentlige tjenester, og dermed skape en sømløs «digital motorvei». Ved offentlige administrative tjenestesentre har «digitale borgerstasjoner», selvbetjeningskiosker og veiledningsroboter gradvis blitt kjent for innbyggere og bedrifter som kontakter dem for arbeid. Dette bidrar til å redusere arbeidsmengden for offentlig ansatte og øke nøyaktigheten i databehandlingen.
I tillegg, bak de høye suksessratene for nettbasert søknadsbehandling eller de tusenvis av ikke-geografiske prosedyrene, finnes det alltid frivillige i blå uniformer og folkeregisteransatte som er villige til å jobbe overtid for å hjelpe småbedriftseiere med skattebetalinger eller for å raskt behandle papirarbeid for innbyggerne.
Resultatene fra hver indikator for administrativ reform i Ho Chi Minh-byen viser tydelig innsatsen til en by som ønsker å hevde sin globale status, samtidig som den opprettholder en sterk tilknytning til sine røtter. Byen har bestemt seg for at digital transformasjon ikke handler om å erstatte mennesker med maskiner, men om å «frigjøre» folk fra tungvinte prosedyrer, slik at de har mer tid til å lytte til og forstå hverandre bedre.
Administrativ reform er den sentrale driveren for vekst.
Nylig publiserte Ho Chi Minh-byens folkekomité planen for administrativ reform for 2026, med fokus på synkronisert implementering av 92 spesifikke oppgaver på tvers av alle seks områdene. Ifølge Ho Chi Minh-byens innenriksdepartement erkjenner Ho Chi Minh-byen, som svar på nye utviklingskrav, at administrativ reform ikke lenger er en frittstående oppgave, men en sentral drivkraft for bærekraftig vekst og utvikling.
Administrativ reform, knyttet til utviklingen av digital forvaltning, er en sentral og kontinuerlig oppgave, med fokus på innbyggere og bedrifter, og bruker tilfredshetsnivåer som et mål på tjenestekvalitet. Innen 2026 har Ho Chi Minh-byen som mål å ha sine indikatorer relatert til administrativ reform blant de 10 beste lokalitetene i landet. Målet er å ha et tilfredshetsnivå blant innbyggere og bedrifter på 96 % eller høyere.
Kilde: https://www.sggp.org.vn/chinh-quyen-gan-dan-vi-dan-phuc-vu-post851213.html
