Digitalisering av personopplysninger:

Data fra sivilregisteret er viktig informasjon for å løse opptil 80 % av administrative prosedyrer ved implementering av en todelt lokal forvaltningsmodell.

For tiden har kommuner over hele landet implementert digitalisering, og millioner av sivile registreringsbøker har blitt oppdatert i den elektroniske sivile registreringsdatabasen. Implementeringen møter imidlertid mange hindringer, fra programvare og koordinering mellom etater til tjenestemennenes ferdigheter i å bruke systemet. Myndighetene jobber raskt med å overvinne disse manglene for å sikre at systemet fungerer problemfritt.

Nye problemer har dukket opp.

For å støtte provinser og byer i digitalisering av innbyggerdata har Justisdepartementet tatt i bruk programvare for håndtering av sivile registreringsdata siden 2019. Med ønsket om å skape sterk motivasjon og strebe etter å fullføre digitaliseringsplanen for sivile registreringsdata før planen, har Justisdepartementet og kommunene lansert en høyintensiv emuleringskampanje med tittelen «Aksellering av ferdigstillelsen av digitaliseringsplanen for sivile registreringsdata».

Håndtering av administrative prosedyrer for innbyggere ved det offentlige administrative servicepunktet i Cau Giay-distriktet.

Ifølge journalister har justisdepartementene i provinser og byer som Thai Binh, Da Nang og Hanoi tett koordinert med politiet for å veilede gjennomgangen og sammenligningen av data mellom den elektroniske sivilregisterdatabasen og den nasjonale befolkningsdatabasen, for å sikre rene og aktive data. Zalo-grupper er opprettet, og tjenestemenn fra justisdepartementene overvåker områdene nøye, klare til å støtte lokaliteter på ulike måter, som videoopptak , veiledning via telefon eller gjennom UltraViewer-applikasjonen.

Det er verdt å merke seg at i Da Nang opprettet justisdepartementet en arbeidsgruppe for å støtte lokaliteter som henger etter. Gruppen besøkte direkte flere kommuner med lave digitaliseringsrater fra kl. 07.30 til 22.00 for å veilede tjenestemenn i digitaliseringen av dataene sine. Til dags dato har lokaliteter over hele landet digitalisert dataene sine, som er koblet til og synkronisert toveis med den nasjonale befolkningsdatabasen. Hanoi har spesielt digitalisert 96 % av dataene sine, noe som reduserer arbeidsmengden for tjenestemenn som jobber med sivil registrering og forbedrer effektiviteten i administrative prosedyrer. De resterende 4 % manglet tilstrekkelig dataregistrering på grunn av utdaterte dokumenter.

Implementeringen av den todelte lokale forvaltningsmodellen har imidlertid avdekket ytterligere mangler. Et typisk eksempel er endringen i administrative grenser, nærmere bestemt avskaffelsen av distriktsnivået, som har ført til at mange har måttet oppdatere fødsels- og permanent bostedsinformasjon. For eksempel bor mange borgere som tidligere bodde i Yen Hoa-distriktet (Hanoi) nå i Cau Giay-distriktet, men deres personopplysninger har ikke blitt oppdatert, eller tjenestemenn har lagt inn feil data, noe som resulterer i behov for ytterligere papirarbeid når de behandler administrative prosedyrer som ekteskapsregistrering eller fødselsregistrering.

I tillegg, ifølge fru Pham Ho Hong Trang fra Yen Hoa-distriktet, er ikke informasjonssystemene for administrativ behandling av prosedyrer i de fleste områder fullt koblet til programvaren for sivilregistrering og administrasjon og den sammenkoblede programvaren for offentlige tjenester, noe som resulterer i tregere behandlingstider. Samtidig må offentlig ansatte legge inn dokumenter to ganger og overføre papirfiler, og de interaktive elektroniske skjemaene i systemet mangler fullstendige data og integrerer ikke informasjon fra den nasjonale befolkningsdatabasen.

Feilsøking gjennom praktisk veiledning.

Angående denne saken informerte visejustisminister Nguyen Thanh Tinh om at departementet har identifisert vanskelighetene gjennom å overvåke og motta tilbakemeldinger og forslag fra lokalsamfunn via Justisdepartementets støttetelefon og andre støttekanaler.

Herr Nguyen Thanh Tinh uttalte videre at den nye versjonen av systemet for sivilregistrering og forvaltningsinformasjon, implementert av Justisdepartementet fra 1. juli 2025, under en todelt lokalforvaltningsmodell, krever synkronisert koordinering fra mange parter, inkludert: Justisdepartementet (distribusjon av programvaresystemet, overføring av data fra det gamle systemet til det nye systemet); Regjeringskontoret (nasjonal offentlig tjenesteportal); Departementet for offentlig sikkerhet (sammenkoblet programvare for offentlig tjeneste, nasjonal befolkningsdatabase); Vitenskaps- og teknologidepartementet og lokaliteter (system for løsning av administrative prosedyrer på provinsielt nivå), mens implementeringstiden er svært knapp. Derfor er det vanskelig å unngå vanskeligheter i den innledende fasen.

Ved inspeksjon viste det seg at hovedproblemet stammet fra det faktum at teknisk personell på enkelte steder ikke fullt ut forsto den synkroniserte modellen som ble veiledet av Justisdepartementet. Justisdepartementet beordret produksjonen av instruksjonsvideoer om bruk og spesifikk drift av hver funksjon i det elektroniske systemet for registrering og administrasjon av sivilregisteret, og la dem ut på den elektroniske informasjonsportalen og den nasjonale lovportalen slik at brukerne proaktivt kunne studere dem. Når det gjelder tilkoblings- og fil-/dataoverføringsfeil, utnevnte Justisdepartementet et permanent team for å koordinere med kontaktpunktet for informasjonssystemet for administrative prosedyrer på provinsielt nivå og avdelingen for administrativ forvaltning av sosial orden (Ministeriet for offentlig sikkerhet) for å løse problemene.

Ifølge statistikk bruker 26 provinser og byer i-Gate-programvaren levert av Vietnam Post and Telecommunications Group (VNPT). Hanoi og Thai Nguyen-provinsen bruker produkter fra Mobifone Telecommunications Corporation. Quang Ninh-provinsen støttes av FPT Group, og fem kommuner bruker programvare fra andre teknologileverandører. Justisdepartementet har gitt Department of Administrative Justice i oppdrag å samarbeide med VNPT for å bli enige om å identifisere feil og mangler og finne løsninger. Samtidig fortsetter de diskusjonene med de gjenværende tjenesteleverandørene for å sikre at problemene løses før 25. august 2025.

Videre oppdaget Justisdepartementet også at noen enheter på kommunenivå og ledere av folkekomitéer ikke har fått utstedt digitale signaturer, eller har fått dem utstedt, men ikke har oppdatert programvaren for digitale signaturer riktig, noe som fører til behandlingsvansker. Det er også en situasjon der tjenestemenn i justis- og folkeregisteravdelingene gjør feil i bruken av programvaren for sivil registrering og administrasjon og informasjonssystemet for administrative prosedyrer, noe som fører til langvarige forsinkelser.

Justisdepartementet organiserer arbeidsgrupper for å gjennomføre inspeksjoner og gi direkte veiledning på en rekke steder som står overfor mange vanskeligheter og hindringer, og støtter dem i å overvinne disse utfordringene gjennom praktisk opplæring. Dette implementeres på 12 steder, inkludert Hanoi.

Kilde: https://hanoimoi.vn/so-hoa-du-lieu-ho-tich-chu-dong-go-kho-van-hanh-thong-suot-713561.html