Cyfrowa transformacja zasobów ludzkich: „Wąskim gardłem” nie jest oprogramowanie.

Chociaż transformacja cyfrowa jest postrzegana jako klucz do poprawy efektywności zarządzania, wiele wietnamskich firm wciąż zmaga się z dylematem, czy wybrać oprogramowanie, czy dokumenty papierowe, czy dane, czy stare nawyki. Inwestycje w technologie nie przyniosły ulgi pracownikom, a wręcz zwiększyły presję na działy kadr (HR).

W ostatnich miesiącach roku przedsiębiorstwa mają duże zapotrzebowanie na pracowników.

Technologia jeszcze nie dotarła do przedsiębiorstw.

Transformacja cyfrowa w zasobach ludzkich od lat jest uznawana za nieunikniony trend, jednak jej wdrożenie w praktyce napotyka na liczne przeszkody. W wielu firmach, po zakupie oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi i wdrożeniu systemów danych, stare procesy pozostają niezmienione, co powoduje, że obciążenie pracą nie tylko nie maleje, ale wręcz się podwaja.

W firmie specjalizującej się w produkcji części samochodowych w strefie przetwórstwa eksportowego Tan Thuan ( Ho Chi Minh ), pani Minh Thy, kierownik ds. kadr, powiedziała, że ​​firma korzysta z oprogramowania HRM od trzech lat, ale wszystkie dane nadal muszą być przechowywane w formie papierowej. Każdego miesiąca dział kadr musi przetwarzać dziesiątki dokumentów dotyczących rezygnacji, rekrutacji, ocen okresów próbnych, obecności i świadczeń… ale dane wprowadzane do oprogramowania służą jedynie jako „referencje”, a ostateczna decyzja nadal opiera się na papierze.

„W przeszłości robienie tego ręcznie było ciężką pracą, ale teraz, gdy mamy oprogramowanie, nadal musimy to robić ręcznie z obawy przed popełnieniem błędów. To dwa razy trudniejsze” – dodała pani Minh Thy.

W firmie Hanwan Co., Ltd. w okręgu Tan Binh, pani Nguyen Ha, pracownica działu kadr, powiedziała, że ​​firma chciała przeprowadzić digitalizację, ale wybrała tanie oprogramowanie o ograniczonej funkcjonalności, aby obniżyć koszty. Oprogramowanie to nie łączyło się z systemami ewidencji czasu pracy i naliczania płac, zmuszając pracowników do dwukrotnego ręcznego wprowadzania danych.

Co więcej, liderzy firm nadal przyzwyczajeni są do zarządzania opartego na intuicji, preferując „ocenianie ludzi po wyglądzie” podczas przydzielania zadań, więc raporty technologiczne są jedynie formalistyczne (형식적인). „Szef nadal bardziej ufa dokumentom papierowym niż oprogramowaniu, więc system cyfrowy służy jedynie do prezentacji” – powiedziała pani Ha.

Podczas realizacji procedur administracyjnych pracownicy nadal muszą wypełniać formularze w wersji papierowej.

Podobnie, pan Nguyen Trong Dai, dyrektor ds. zasobów ludzkich w Dai Thanh Paper Company, stwierdził, że w procesie transformacji cyfrowej firmy napotykają trudności w rekrutacji doświadczonych pracowników. Chociaż profile na portalach z ofertami pracy w mediach społecznościowych i platformach rekrutacyjnych są liczne, informacje te nie są weryfikowane.

„Wiele CV wygląda imponująco, z prestiżowymi tytułami, ale kiedy zaczynają pracę, ich rzeczywiste możliwości sięgają zaledwie około 40%. Weryfikacja poprzednich miejsc pracy jest również trudna, ponieważ firmy zazwyczaj nie udostępniają sobie nawzajem danych pracowników” – dodał pan Trong Dai.

Według raportu ABeam Consulting, chociaż 68% wietnamskich firm planuje inwestycję w systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRIS), większość nadal zarządza swoimi danymi za pomocą Excela, co skutkuje rozproszonymi i niepowiązanymi danymi. Oznacza to, że technologia, zamiast pełnić rolę pomocniczą, staje się obciążeniem. Te historie pokazują, że największym problemem nie jest brak technologii, ale raczej niezdolność ludzi do zmiany metod pracy, restrukturyzacja procesów, standaryzacja danych oraz brak pełnego wsparcia ze strony liderów w zakresie cyfrowych systemów operacyjnych.

Zmień swoje nastawienie, aby służyć ludzkości.

Wyzwanie transformacji cyfrowej w zarządzaniu zasobami ludzkimi należy postrzegać ze strategicznej perspektywy. Według raportu Banku Światowego, 63% firm w Azji Południowo-Wschodniej ma trudności z rekrutacją pracowników o odpowiednich kwalifikacjach. Co więcej, wskaźnik zmiany pracy w Wietnamie utrzymuje się na poziomie 20-25% rocznie, co jest najwyższą wartością wśród młodych specjalistów. Pokazuje to, że utrzymanie pracowników zależy nie tylko od wynagrodzenia i świadczeń, ale także od środowiska pracy, kultury i mechanizmów rozwoju kariery.

Aby sprostać wyzwaniu, jakim jest zastosowanie technologii cyfrowej w zarządzaniu zasobami ludzkimi, pani Van Hoang, przedstawicielka ABeam Consulting, zasugerowała również, aby firmy zastosowały model Portfela HR. Model ten traktuje ludzi jako aktywa inwestycyjne. Zamiast jedynie przechowywać dane i oceniać wskaźniki KPI, firmy muszą jedynie zbudować centralny system danych dotyczący umiejętności, kompetencji, kosztów szkoleń i planów sukcesji. To nie jest oprogramowanie, ale sposób na reorganizację podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi.

W związku z tym, kilka organizacji w Wietnamie również wykazało skuteczność tego modelu. Na przykład Techcombank wykorzystuje dane z zasobów ludzkich do prognozowania zapotrzebowania na moce produkcyjne, systematycznie planując sukcesję i zmniejszając rotację wśród młodych pracowników o 30%. JUKI Vietnam wdraża program „Smart Factory HR”, standaryzując dane 5000 pracowników w czasie rzeczywistym za pomocą systemu SAP SuccessFactors, co pomaga ograniczyć błędy i zwiększyć transparentność ocen okresowych.

Zastosowanie technologii cyfrowej pomaga zmniejszyć obciążenie pracą i poprawić możliwości zarządzania.

„Przyszłość HR leży w połączeniu ludzi, danych i strategii. Specjaliści HR nie są już tylko osobami przetwarzającymi dokumenty, ale liderami zmian, wykorzystującymi dane do prognozowania potrzeb kadrowych i rozwoju zespołów” – dodała pani Hoang Van.

Z perspektywy administracji publicznej, docent dr Tran Van Minh, ekspert ds. administracji publicznej w Narodowej Akademii Administracji Publicznej, argumentuje, że transformacja cyfrowa jest skuteczna tylko wtedy, gdy towarzyszy jej reforma procesów. Samo wprowadzenie oprogramowania do starych procesów przypomina jazdę samochodem po wiejskiej drodze. Przed digitalizacją procesy muszą zostać ujednolicone, obowiązki jasno zdefiniowane, użytkownicy przeszkoleni, a co najważniejsze, należy zbudować zaufanie do danych. Technologia to jedynie narzędzie, a siłą napędową są ludzie. Aby transformacja cyfrowa była skuteczna, firmy powinny wdrażać ją etapami, testując ją w jednym dziale, a następnie rozszerzając w oparciu o opinie i praktyczne modyfikacje, zamiast wdrażać ją w całości naraz.

Według Stowarzyszenia Biznesu Ho Chi Minh City, po połączeniu granic administracyjnych, wiele wniosków o rejestrację działalności gospodarczej i gruntów jest rozpatrywanych powoli z powodu wadliwego oprogramowania administracji publicznej, niewystarczającej liczby pracowników i niespójnego systemu operacyjnego. Wskaźnik opóźnień w rozpatrywaniu wniosków sięga 41%, co pokazuje, że nawet w sektorze publicznym, gdzie transformacja cyfrowa jest priorytetem, problem „niedopasowania oprogramowania do potrzeb ludzi” nadal występuje.

Dlatego transformacja cyfrowa w zarządzaniu zasobami ludzkimi nie polega na tym, czy oprogramowanie jest silne, czy słabe, ale na reorganizacji sposobu, w jaki firmy zarządzają swoimi pracownikami. Technologia jest naprawdę wartościowa tylko wtedy, gdy pomaga zmniejszyć obciążenia, zwiększyć produktywność i stworzyć przejrzyste środowisko pracy, a nie komplikować. Aby transformacja cyfrowa zakończyła się sukcesem, pierwszą rzeczą, która musi się zmienić, jest nastawienie i wiara w dane.

Source: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm