Cyfrowa transformacja zasobów ludzkich: „wąskim gardłem” nie jest oprogramowanie

Chociaż transformacja cyfrowa jest uważana za klucz do poprawy efektywności zarządzania, wiele wietnamskich firm wciąż zmaga się z dylematem, czy wybrać oprogramowanie, czy dokumentację, czy dane, a może stare nawyki. Inwestycje w technologię nie uwalniają siły roboczej, a wręcz przeciwnie – wywierają coraz większą presję na dział kadr (HR).

W ostatnich miesiącach roku przedsiębiorstwa muszą rekrutować wielu pracowników.

Technologia jeszcze nie dotarła do firm

Cyfrowa transformacja w zasobach ludzkich od lat jest wymieniana jako nieunikniony trend, ale jej wdrożenie w praktyce napotyka na liczne przeszkody. W wielu firmach kupuje się oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi, wdraża systemy danych, ale stare procesy pozostają bez zmian, co powoduje, że praca nie tylko nie maleje, ale wręcz się podwaja.

W firmie specjalizującej się w produkcji części samochodowych w strefie eksportowej Tan Thuan ( Ho Chi Minh City), pani Minh Thy, kierownik ds. kadr, powiedziała, że ​​firma korzysta z oprogramowania HRM od trzech lat, ale wszystkie dane wciąż muszą być równolegle zapisywane w wersji papierowej. Każdego miesiąca dział kadr musi przetwarzać dziesiątki dokumentów dotyczących rezygnacji, nowych pracowników, ocen okresowych, ewidencji czasu pracy, świadczeń itp., ale dane wprowadzane do oprogramowania służą jedynie „porównaniu”, a ostateczna decyzja nadal opiera się na papierze.

„W przeszłości robienie tego ręcznie było trudne, ale teraz, dzięki oprogramowaniu, nadal musimy to robić ręcznie, bo boimy się popełniać błędy. Więc jest to dwa razy trudniejsze” – dodała pani Minh Thy.

W firmie Hanwan Company Limited w okręgu Tan Binh, pani Nguyen Ha, pracownica działu kadr, powiedziała, że ​​przedsiębiorstwo chciało przejść na rozwiązania cyfrowe, ale aby zaoszczędzić na kosztach, wybrano tanie oprogramowanie o ograniczonych funkcjach, które nie było powiązane z systemem ewidencji czasu pracy i naliczania wynagrodzeń, przez co pracownicy musieli dwukrotnie ręcznie wprowadzać dane.

Poza tym, liderzy firmy nadal przyzwyczajeni są do zarządzania opartego na emocjach, „lubią patrzeć na twarze, żeby przydzielać zadania”, więc raporty technologiczne są tylko formalnością. „Szef nadal bardziej wierzy w papierkową robotę niż w oprogramowanie, więc system cyfrowy służy jedynie do prezentacji” – dodała pani Ha.

Pracownicy w dalszym ciągu muszą składać oświadczenia na papierze podczas wykonywania publicznych procedur administracyjnych.

Podobnie, pan Nguyen Trong Dai, dyrektor ds. kadr w Dai Thanh Paper Company, powiedział, że firmy w procesie transformacji cyfrowej napotykają trudności w rekrutacji doświadczonych pracowników. Chociaż profile w mediach społecznościowych i na platformach rekrutacyjnych są liczne, informacje te nie są autentyczne.

„Wiele osób ma bardzo dobre profile i imponujące stanowiska, ale kiedy zaczynają pracę, ich realne możliwości wynoszą zaledwie około 40%. Trudno jest również zweryfikować ich poprzednie miejsce pracy, ponieważ firmy często nie wymieniają się między sobą danymi personalnymi” – dodał pan Trong Dai.

Według raportu ABeam Consulting, chociaż 68% wietnamskich przedsiębiorstw planuje inwestycję w system zarządzania zasobami ludzkimi (HRIS), większość z nich nadal korzysta z Excela, a dane są rozproszone i niespójne. To sprawia, że ​​technologia nie odgrywa roli pomocniczej, lecz stanowi obciążenie. Te historie pokazują, że największym problemem nie jest brak technologii, ale fakt, że ludzie nie zmienili sposobu pracy, procesy nie zostały zrestrukturyzowane, dane nie zostały ujednolicone, a liderzy nie w pełni wykorzystali możliwości cyfrowego systemu operacyjnego.

Zmień swoje nastawienie, aby służyć ludziom

Kwestię transformacji cyfrowej w zarządzaniu zasobami ludzkimi należy postrzegać ze strategicznej perspektywy. Według raportu Banku Światowego, 63% firm w Azji Południowo-Wschodniej ma trudności z rekrutacją pracowników o odpowiednich kwalifikacjach. Jednocześnie wskaźnik zmiany pracy w Wietnamie utrzymuje się na poziomie 20-25% rocznie, co jest najwyższą wartością wśród młodych pracowników. Pokazuje to, że utrzymanie pracowników zależy nie tylko od wynagrodzenia i benefitów, ale także od środowiska pracy, kultury i mechanizmów rozwoju kariery.

Aby rozwiązać problem zastosowania technologii cyfrowych w zarządzaniu zasobami ludzkimi, pani Van Hoang, przedstawicielka ABeam Consulting, zasugerowała również, aby firmy zastosowały model portfolio HR. Model ten traktuje ludzi jako aktywa inwestycyjne. Zamiast jedynie przechowywać dane i oceniać wskaźniki KPI, firmy muszą jedynie zbudować centralny system danych dotyczących umiejętności, potencjału, kosztów szkoleń i planowania sukcesji. To nie jest oprogramowanie, ale sposób na reorganizację myślenia o zarządzaniu zasobami ludzkimi.

W związku z tym, niektóre organizacje w Wietnamie również wykazały skuteczność w stosowaniu tego modelu. Na przykład Techcombank wykorzystuje dane z zasobów ludzkich do prognozowania zapotrzebowania na moce przerobowe, systematycznie planując sukcesję i zmniejszając rotację młodych pracowników o 30%. Firma JUKI Vietnam wdrożyła program „Smart Factory HR”, standaryzując dane 5000 pracowników w czasie rzeczywistym za pomocą systemu SAP SuccessFactors, co pomaga ograniczyć błędy i zwiększyć transparentność oceny.

Zastosowanie technologii cyfrowej pomaga zmniejszyć obciążenie pracą i zwiększyć możliwości zarządzania.

„Przyszłość HR leży w połączeniu między ludźmi, danymi i strategią. Pracownicy HR nie są już tylko osobami zajmującymi się dokumentacją, ale liderami zmian, wykorzystującymi dane do prognozowania potrzeb kadrowych i rozwijania zespołów” – dodała pani Hoang Van.

Z perspektywy zarządzania państwem, docent dr Tran Van Minh, ekspert ds. administracji publicznej w Narodowej Akademii Administracji Publicznej, uważa, że ​​transformacja cyfrowa jest skuteczna tylko wtedy, gdy towarzyszy jej reforma procesów. Dodanie jedynie oprogramowania do starego procesu niczym nie różni się od jazdy samochodem po wiejskiej drodze. Przed digitalizacją konieczne jest ujednolicenie procesu, jasne zdefiniowanie obowiązków, przeszkolenie użytkowników, a przede wszystkim zbudowanie zaufania do danych. Technologia to tylko środek, a siłą napędową są ludzie. Aby skutecznie przeprowadzić transformację cyfrową, firmy powinny przeprowadzać ją etapami, testując ją w jednym dziale, a następnie rozszerzać w oparciu o opinie i praktyczne zmiany, zamiast wdrażać ją na masową skalę.

Według Stowarzyszenia Biznesu Ho Chi Minh City, po połączeniu granic administracyjnych wiele akt rejestracyjnych firm i gruntów uległo opóźnieniu z powodu wadliwego oprogramowania administracji publicznej, niedoboru personelu i braku synchronizacji działań. Wskaźnik opóźnień sięga 41%, co pokazuje, że nawet sektor publiczny, w którym transformacja cyfrowa ma wysoki priorytet, nie może uniknąć sytuacji „oprogramowania bez ludzi”.

Dlatego transformacja cyfrowa w zarządzaniu zasobami ludzkimi to nie kwestia dobrego lub złego oprogramowania, ale reorganizacji sposobu, w jaki firmy zarządzają ludźmi. Technologia jest naprawdę wartościowa tylko wtedy, gdy pomaga zmniejszyć obciążenia, zwiększyć produktywność i stworzyć przejrzyste środowisko pracy, zamiast wszystko komplikować. Aby skutecznie przeprowadzić transformację cyfrową, pierwszą rzeczą, która musi się zmienić, jest nastawienie i zaufanie do danych.

Source: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm