Creați un profil electronic

Crearea de fișiere electronice folosind software de gestionare a documentelor și a fișierelor de lucru ajută orașul Ha Tinh să îmbunătățească managementul administrativ și să promoveze procesul de construire a unei guvernări electronice.

Din punct de vedere istoric, documentele pe hârtie autentificate prin semnăturile și sigiliile autorităților competente au fost considerate valabile din punct de vedere juridic și utilizate pentru funcționarea, conducerea și tranzacțiile agențiilor administrative de stat. Departamentul Afacerilor Interne a sfătuit, de asemenea, Comitetul Popular Provincial să emită numeroase directive și îndrumări privind gestionarea și crearea dosarelor pe hârtie.

Cu toate acestea, implementarea procedurilor tradiționale de conservare și arhivare a documentelor în unele agenții și unități încă nu respectă reglementările actuale, cum ar fi: documentele nu sunt arhivate complet, rămân neprocesate și nu au fost colectate, organizate sau evaluate pentru valoarea lor... Pe baza acestei realități, în 2021, provincia Ha Tinh a pilotat inițiativa de creare a fișierelor electronice folosind software de gestionare a documentelor și a fișierelor de lucru.

Crearea de înregistrări electronice - fundamentul construirii unui guvern digital.

Crearea de înregistrări electronice va facilita munca funcționarilor și a celor care efectuează proceduri administrative.

Potrivit lui Mai Truong Sinh, director adjunct al Departamentului de Afaceri Interne și autor al inițiativei: „Crearea de fișiere electronice și stocarea documentelor electronice reprezintă un nou tip de sistem cu multe diferențe față de crearea tradițională de fișiere pe hârtie. Documentele sunt create pe dispozitive electronice sau digitalizate din documente de pe alte suporturi de stocare. Documentele digitale pot fi create automat în fișiere într-un mediu de rețea datorită funcției de creare de fișiere integrate în sistemul de gestionare a documentelor.”

Conform evaluărilor, Ha Tinh este una dintre localitățile de top în implementarea creării de înregistrări electronice și digitalizarea documentelor electronice; organizarea exploatării documentelor pentru implementarea eficientă a serviciilor publice online, atât parțial, cât și integral.

Crearea de înregistrări electronice - fundamentul construirii unui guvern digital.

Înregistrările sunt create online printr-un proces fără probleme, economisind spațiu de stocare pe hârtie.

În 2021, provincia Ha Tinh a pilotat sistemul în 6 unități la nivel provincial (Biroul Comitetului Popular Provincial, Departamentul de Afaceri Interne, Departamentul de Finanțe, Departamentul de Informații și Comunicații, Departamentul de Știință și Tehnologie și Departamentul de Justiție) și 3 unități la nivel de district (Comitetul Popular al orașului Ha Tinh, Districtul Cam Xuyen și Districtul Thach Ha), rezultând în crearea a 3.231 de fișiere electronice.

Până în 2022, crearea de fișiere electronice pe software-ul de fișiere de lucru fusese implementată în toate departamentele și agențiile provinciale, precum și în Comitetele Populare din raioane, orașe și comune. Numărul total de fișiere create în aceste unități și localități a fost de peste 51.600, dintre care peste 13.000 au fost finalizate. În 2023, Ha Tinh a continuat să implementeze cu tărie crearea de fișiere electronice pe software-ul de fișiere de lucru, urmărind să se asigure că 90% din fișierele de lucru sunt create la nivel provincial, 80% la nivel de raion și 30% la nivel de comună (excluzând fișierele clasificate drept secrete de stat sau care conțin documente complexe).

În practică, crearea de înregistrări electronice s-a dovedit a oferi numeroase beneficii managementului statului, promovând reforma administrativă și îmbunătățind eficiența gestionării și arhivării documentelor.

Crearea de înregistrări electronice - fundamentul construirii unui guvern digital.

Crearea de înregistrări electronice va ajuta la accelerarea procesului de căutare și procesare a documentelor.

Dna Ho Thi Niem, specialistă în cadrul Departamentului de Reformă Administrativă și Arhivare a Documentelor (Departamentul de Afaceri Interne), a declarat: „De la implementarea creării de fișiere electronice în software-ul de gestionare a muncii, primul beneficiu este o reducere semnificativă a volumului de stocare a fișierelor pe hârtie utilizat anterior. În plus, atunci când fișierele sunt create online, procesul de căutare și procesare a informațiilor și documentelor este mai rapid și mai convenabil. Editarea documentelor devine, de asemenea, mai simplă și mai rapidă, deoarece nu se mai pierde timpul imprimând în mod repetat documente pe hârtie pentru a obține feedback de la diverse departamente. În plus, fișierele electronice reduc, de asemenea, riscul de pierdere a documentelor, care este mai probabil să apară în cazul fișierelor pe hârtie.”

Un alt beneficiu al creării de înregistrări electronice în software-ul de evidență a activității este că, atunci când documentele electronice sunt puse în circulație, toți funcționarii publici și oficialii pot participa la procesarea și rezolvarea documentelor în cadrul aceluiași sistem. Acest lucru asigură o procesare fluidă și consecventă a documentelor. Pe de altă parte, ajută liderii agențiilor și unităților să gestioneze procesul de consiliere și de gestionare a lucrărilor fiecărui funcționar public și oficial atunci când este însărcinat să conducă o sarcină.

Comentariu (0)

Profesorul meu de școală

Ceremonia de ridicare a drapelului și arborarea drapelului național în comemorarea celei de-a 135-a aniversări a nașterii președintelui Ho Și Min.

kthuw