Creați înregistrări electronice

Crearea de înregistrări electronice în programe software de gestionare a documentelor și a înregistrărilor de lucru ajută orașul Ha Tinh să îmbunătățească activitățile de management administrativ și să promoveze procesul de construire a guvernării electronice.

Până în prezent, documentele pe hârtie și documentele autentificate prin semnătura și sigiliul autorității competente și-au asigurat legalitatea și au fost utilizate pentru gestionarea, conducerea și tranzacțiile agențiilor administrative de stat. Departamentul Afacerilor Interne a sfătuit, de asemenea, Comitetul Popular Provincial să emită numeroase documente care să direcționeze și să ghideze gestionarea și crearea evidențelor pe hârtie.

Cu toate acestea, implementarea procedurilor tradiționale de conservare și arhivare la unele agenții și unități nu a fost încă asigurată conform reglementărilor actuale, cum ar fi: documentele nu au fost înregistrate complet, sunt încă în restanțe, nu au fost colectate, editate și evaluate... Pornind de la această realitate, în 2021, Ha Tinh a pilotat inițiativa de creare a înregistrărilor electronice pe un software de gestionare a documentelor și a înregistrărilor de muncă.

Crearea de înregistrări electronice va facilita funcționarii și administratorii publici în gestionarea procedurilor administrative.

Directorul adjunct al Departamentului de Interne, Mai Truong Sinh - autorul inițiativei, a declarat: „Crearea de înregistrări electronice și stocarea documentelor electronice reprezintă un tip nou, cu multe diferențe față de înregistrările tradiționale pe hârtie. Documentele sunt create pe suport electronic sau digitalizate din documente pe alți suporturi de informații. Documentele digitale pot fi create automat în înregistrări într-un mediu de rețea datorită funcției de creare a înregistrărilor integrate în sistemul de gestionare a documentelor”.

Conform evaluării, Ha Tinh este una dintre localitățile de top în implementarea înregistrărilor electronice și digitalizarea documentelor electronice; organizarea exploatării documentelor pentru a implementa eficient serviciile publice online, parțial și integral.

Înregistrările sunt create online printr-un proces fără probleme, economisind spațiu de stocare pe hârtie.

În 2021, Ha Tinh a pilotat programul în 6 unități la nivel provincial (Biroul Comitetului Popular Provincial, Departamentul de Interne, Departamentul de Finanțe, Departamentul de Informații și Comunicații, Departamentul de Știință și Tehnologie, Departamentul de Justiție) și 3 unități la nivel de district (Comitetul Popular al orașului Ha Tinh, districtul Cam Xuyen, districtul Thach Ha), rezultatul fiind crearea a 3.231 de înregistrări electronice.

Până în 2022, crearea de înregistrări electronice pe software-ul de evidență a muncii va fi implementată în toate departamentele provinciale, sucursalele și comitetele populare din districte, orașe și comune. Numărul total de înregistrări create la unități și localități este de peste 51.600, dintre care numărul de înregistrări complete va ajunge la peste 13.000. În 2023, Ha Tinh va continua să implementeze cu tărie crearea de înregistrări electronice pe software-ul de evidență a muncii, urmărind să se asigure că sunt create 90% din înregistrările de muncă la nivel provincial, 80% din înregistrările de muncă la nivel de district și 30% din înregistrările de muncă la nivel de comună (cu excepția înregistrărilor de muncă care intră sub incidența secretului de stat, a înregistrărilor cu componente complexe de documente...).

În practică, crearea de înregistrări electronice a adus numeroase beneficii managementului statului, a promovat reforma administrativă și a îmbunătățit eficiența activității de arhivare și documentare.

Cu înregistrările electronice create, procesul de căutare și procesare a documentelor se va desfășura rapid.

Dna Ho Thi Niem - specialistă în cadrul Departamentului de Reformă Administrativă și Arhivă a Documentelor (Departamentul de Interne) a declarat: „De la implementarea creării de înregistrări electronice în software-ul de gestionare a muncii, primul beneficiu este acela că s-a redus considerabil stocarea înregistrărilor pe hârtie, ca înainte. Mai mult, atunci când înregistrările sunt create în mediul de rețea, procesul de căutare și procesare a informațiilor text este rapid și convenabil. Editarea documentelor devine, de asemenea, simplă și rapidă, deoarece nu mai este nevoie de timp pentru imprimarea și retipărirea documentelor pe hârtie de nenumărate ori pentru a solicita opinii de la departamente și birouri, ca înainte. În plus, înregistrările electronice limitează, de asemenea, pierderea documentelor, ceea ce se poate întâmpla cu ușurință în cazul înregistrărilor pe hârtie”.

Un alt beneficiu al creării de înregistrări electronice în software-ul de evidență a muncii este că, atunci când circulă documente electronice, toți funcționarii publici și angajații publici pot participa la procesul de procesare și rezolvare a documentelor în același sistem. Acest lucru asigură fluiditatea și consecvența procesului de procesare a documentelor. Pe de altă parte, ajută liderii agențiilor și unităților să gestioneze procesul de consultare și de gestionare a activității fiecărui funcționar public și angajat public atunci când este desemnat să prezideze rezoluția.

Departamentul implementează crearea de înregistrări electronice în software-ul de gestionare a documentelor și a evidenței muncii pentru toate cele 216 de comune, sectoare și orașe din provincie, sub forma unor instrucțiuni practice. Unitatea a emis, de asemenea, un document care ghidează procesul de creare a înregistrărilor electronice în software-ul de gestionare a evidenței muncii, cu conținutul principal, cum ar fi: procesul de redactare și semnare a documentelor electronice; procesul de introducere a listei de înregistrări a agenției în software-ul de gestionare a documentelor și a evidenței muncii; procesul de creare a înregistrărilor electronice în software-ul de gestionare a documentelor și a evidenței muncii. Se poate spune că crearea de înregistrări electronice este destul de complicată, dar în procesul de construire a guvernării electronice și a guvernării digitale, aceasta este o cerință inevitabilă.

Domnul Mai Truong Sinh

Director adjunct al Departamentului de Interne

Phuc Quang - Mai Hoang

Sursă: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm