Отменяйте встречи, чтобы помочь сотрудникам меньше уставать

Американец Джошуа Зеркель считал, что его еженедельный график встреч достиг предела.

«Мне хочется плакать, когда я смотрю на свой график встреч», — говорит директор по маркетингу компании Asana, занимающейся разработкой приложений для управления бизнесом. Постоянные встречи, идущие одна за другой, мешают ему эффективно работать.

Растущая тревога Зеркеля была замечена компанией, которая предложила временно отменить регулярные совещания. Они назвали это «Судным днем совещаний» .

«Думаю, ситуация улучшается», — сказал Зеркель.

Иллюстрация: Washington Post — Иллюстрация: *Washington Post*

Переизбыток совещаний — проблема для многих офисных работников. Новое исследование Microsoft показало, что 68% людей говорят, что их прерывают и они не могут сосредоточиться из-за совещаний.

В период пандемии COVID-19 компании увеличили количество совещаний, чтобы поддерживать связь с сотрудниками. Эта привычка сохраняется и спустя четыре года, но компании постепенно переосмысливают свою культуру проведения совещаний. Они сокращают количество совещаний, чтобы повысить производительность и снизить уровень профессионального выгорания сотрудников.

«К офисным встречам проявляется высокий уровень интереса», — говорит Стивен Рогельберг, профессор Университета Северной Каролины.

Команда Зеркеля из девяти человек исключила из своего расписания совещания по средам, сэкономив 11 часов в месяц. Затем были введены «совещания судного дня» с участием 60 человек, что побудило компанию разработать руководство, предписывающее отделам сократить количество совещаний в качестве общего правила.

«Мы тщательно корректируем расписание и структуру встреч, — говорит Ребекка Хайндс, руководитель отдела стратегии в Asana. — Мы отменяем встречи, которые не имеют большого значения». В то же время руководители призывают людей отказываться от встреч, которые не приносят пользы.

В конце января платформа электронной коммерции Shopify попросила сотрудников отменить все совещания на две недели. К июлю сотрудники рассчитывают сократить количество совещаний на 14%, а к концу года — на 18%.

В прошлом году компания Techsmith, занимающаяся разработкой программного обеспечения, на месяц отказалась от проведения совещаний, предложив сотрудникам текстовые или видеоконференции . Внутренний опрос показал, что производительность сотрудников повысилась на 15%, а 85% указали, что готовы пропускать или сокращать совещания. Также снизилась посещаемость.

«Мы оберегаем энергию наших сотрудников, чтобы они могли работать с максимальной отдачей», — говорит генеральный директор Венди Гамильтон.

Платформа автоматизации Zapier ввела политику «недели сосредоточенности» для своих сотрудников. Каждый человек ставит перед собой цели и расставляет приоритеты в работе на неделю. Совещания не отменяются полностью, но рекомендуется избегать их, если они не являются необходимыми.

Согласно опросу, проведенному Брэндоном Саммутом, директором по персоналу компании Zapier, 80% сотрудников заявляют, что достигли поставленных целей.

В рамках проекта Slack, приложения для управления персоналом, также были запущены «Летние пятницы сосредоточенной работы» и «Недели творчества» , позволяющие сотрудникам работать в режиме интенсивной, непрерывной работы.

Они экспериментируют с сокращением совещаний на 50% и поощряют больше свободного времени. Slack использует ИИ для обобщения ключевых моментов, чтобы сотрудники могли пропускать совещания.

Однако эти изменения также несут в себе множество проблем. В некоторых случаях сокращение количества встреч означает меньше возможностей учиться и наблюдать за действиями других.

Профессор Рогельберг утверждает, что стратегия сокращения количества совещаний будет эффективной, если она охватит весь отдел. Руководители несут ответственность за планирование и вовлечение других, а сотрудники — за разработку собственных целей. «Такое сочетание сделает изменение культуры проведения совещаний менее шокирующим», — говорит он.

Зеркель благодарен компании за новое расписание. «Они проявили смелость и решительность в отношении изменений», — говорит он.

Комментарий (0)