Отмените совещание, чтобы снизить утомляемость сотрудников.

Джошуа Зеркель, проживающий в США, считает, что достиг предела своих возможностей из-за плотного графика еженедельных встреч.

«Мне хочется плакать, когда я смотрю на расписание совещаний», — сказал директор по маркетингу компании Asana, разработчика приложения для управления бизнесом. Бесконечные совещания мешали ему выполнять свою работу.

Растущая тревога Зеркеля была замечена компанией, которая предложила временно отменить регулярные совещания. Они назвали это «Судным днем совещаний» .

«Думаю, ситуация улучшается», — сказал Зеркель.

Иллюстрация: Washington Post — Иллюстрация: *Washington Post*

Переизбыток совещаний — проблема, с которой сталкиваются многие офисные работники. Новое исследование, опубликованное Microsoft, показывает, что 68% респондентов говорят, что из-за частых совещаний они испытывают сбои в работе и им не хватает времени для концентрации.

В период пандемии COVID-19 компании увеличили количество совещаний, чтобы поддерживать связь с сотрудниками. Эта практика продолжается и четыре года спустя, но компании постепенно пересматривают свою культуру проведения совещаний. Они сокращают количество совещаний, чтобы повысить производительность и уменьшить утомляемость сотрудников.

«В настоящее время наблюдается высокий уровень интереса к офисным встречам», — сказал Стивен Рогельберг, профессор Университета Северной Каролины.

Команда Зеркеля из девяти человек исключила совещания по средам из своего рабочего графика, сэкономив 11 часов в месяц. Затем правило « судного дня совещаний» было применено к 60 сотрудникам, что побудило компанию создать руководство для отделов по сокращению запланированных совещаний.

«Мы тщательно корректируем расписание и структуру совещаний», — сказала Ребекка Хиндс, руководитель отдела стратегических исследований в Asana. «Компания отменяет совещания, которые не приносят большой пользы». В то же время руководители призывают сотрудников отказываться от совещаний, не представляющих ценности.

В конце января платформа электронной коммерции Shopify попросила своих сотрудников отменить все совещания на две недели. Предполагалось, что к июлю количество совещаний сократится на 14%, а к концу года эта цифра достигнет 18%.

В прошлом году компания Techsmith, занимающаяся разработкой программного обеспечения, целый месяц не проводила никаких совещаний, предпочитая использовать мессенджеры или видеосвязь . Внутренний опрос показал, что 15% сотрудников стали более продуктивными, а 85% указали, какие совещания они бы пропустили или сократили. В то же время количество участников также уменьшилось.

«Мы оберегаем энергию наших сотрудников, чтобы они могли работать с максимальной отдачей», — заявила генеральный директор Венди Гамильтон.

Платформа автоматизации Zapier внедрила политику «недели сосредоточенности» для своих сотрудников. Каждый человек ставит цели и расставляет приоритеты в работе на всю неделю. Они не пропускают совещания полностью, но поощряют избегать их, если это не необходимо.

Согласно опросу, проведенному Брэндоном Саммутом, руководителем отдела кадров компании Zapier, 80% сотрудников заявили, что достигли поставленных целей.

В приложении для управления персоналом Slack летом также проводятся «Неделя инноваций» и «Фокусные пятницы» , позволяющие сотрудникам работать сосредоточенно и без отвлечений.

Они экспериментировали с сокращением количества совещаний на 50% и поощряли больше свободного времени. Slack использовал искусственный интеллект для обобщения ключевых моментов, чтобы сотрудники могли пропускать совещания.

Однако эти изменения также создают множество проблем. В некоторых случаях сокращение количества встреч означает меньше возможностей учиться у других и наблюдать за их ходом.

Профессор Рогельберг утверждает, что стратегия сокращения количества совещаний будет эффективной, если она охватит все отделы. Руководители несут ответственность за планирование и поощрение участия других, в то время как сотрудники, в свою очередь, должны разработать собственные цели. «Такое сочетание предотвратит их шок при изменении культуры проведения совещаний», — сказал он.

Зеркель выразил благодарность компании за новый график работы. «Они проявили смелость и решительность, внеся эти изменения», — сказал он.

Нгок Нган (по данным Washington Post )

Источник