Отменяйте встречи, чтобы помочь сотрудникам меньше уставать

Американец Джошуа Зеркель считал, что достиг своего предела с плотным графиком еженедельных встреч.

«Мне хочется плакать, когда я смотрю на свой график встреч», — сказал директор по маркетингу компании Asana, разрабатывающей приложения для управления бизнесом. Из-за встреч, следующих одна за другой, ему сложно работать.

Компания осознала растущую тревогу Зеркела и предложила временно отменить регулярные встречи. Они назвали это «Судным днём для встреч» .

«Я думаю, что дела идут лучше», — сказал Церкель.

Иллюстрация: Washington Post — Иллюстрация: *Washington Post*

Перегрузка совещаниями — проблема многих офисных работников. Новое исследование Microsoft показало, что 68% опрошенных утверждают, что совещания отвлекают их и не позволяют сосредоточиться.

Компании увеличили количество встреч во время пандемии COVID-19, чтобы поддерживать связь с сотрудниками. Эта привычка сохраняется и спустя четыре года, но компании постепенно пересматривают свою культуру встреч. Они сокращают количество встреч, чтобы повысить производительность и снизить выгорание сотрудников.

«Интерес к офисным встречам очень высок», — говорит Стивен Рогельберг, профессор Университета Северной Каролины.

Команда Зеркела из девяти человек исключила совещания по средам из своего расписания, сэкономив 11 часов в месяц. Затем были введены «Совещания Судного дня» с участием 60 человек, что побудило компанию внедрить руководство, предписывающее отделам сокращать количество совещаний, как правило.

«Мы тщательно меняем расписание и структуру совещаний», — говорит Ребекка Хайндс, руководитель стратегического отдела Asana. «Мы отменяем встречи, которые не несут особой ценности». В то же время руководители поощряют сотрудников отказываться от встреч, которые не приносят никакой пользы.

В конце января платформа электронной коммерции Shopify попросила сотрудников отменить все встречи на две недели. К июлю сотрудники планируют сократить количество встреч на 14%, а к концу года — на 18%.

В прошлом году компания-разработчик программного обеспечения Techsmith на месяц отказалась от совещаний, предложив текстовые и видеоконференции . Внутренний опрос показал, что сотрудники стали на 15% продуктивнее, а 85% указали, какие совещания они бы пропустили или сократили. Посещаемость также снизилась.

«Мы защищаем энергию наших сотрудников, чтобы они могли работать максимально эффективно», — говорит генеральный директор Венди Гамильтон.

Платформа автоматизации Zapier внедрила для своих сотрудников политику «недели фокусировки». Каждый сотрудник ставит цели и расставляет приоритеты на неделю. Совещания не отменяются полностью, но рекомендуется избегать их, если в них нет необходимости.

По данным опроса, проведенного Брэндоном Сэммутом, директором по персоналу компании Zapier, 80% сотрудников утверждают, что достигли своих целей.

Приложение для организации кадрового консалтинга Slack также запустило летние «пятницы фокуса» и «недели творцов» , которые позволяют сотрудникам работать в ходе целенаправленных, непрерывных сессий.

Они экспериментируют с сокращением количества совещаний на 50% и стимулируют больше времени простоя. Slack использует ИИ для краткого изложения ключевых моментов, чтобы сотрудники могли пропускать совещания.

Однако это изменение также влечет за собой множество проблем. В некоторых случаях сокращение количества совещаний означает меньше возможностей учиться и наблюдать за другими.

Профессор Рогельберг утверждает, что стратегия сокращения количества совещаний будет эффективна, если она охватит весь отдел. Руководители отвечают за планирование и вовлечение других, а сотрудники — за постановку собственных целей. «Такое сочетание сделает изменения в культуре совещаний менее шокирующими», — говорит он.

Зеркель благодарен компании за новый график. «Они отнеслись к изменениям смело и решительно», — говорит он.

Нгок Нган (по данным Washington Post )

Источник