ร่าง พ.ร.บ.ว่าด้วยเอกสารราชการ (แก้ไข) : กระทรวงกลาโหม และกระทรวงความมั่นคงสาธารณะ มีอำนาจหน้าที่บริหารจัดการเอกสารราชการอย่างไร ?

ต่อเนื่องจากการประชุมสมัยที่ 7 เมื่อเช้าวันที่ 24 พ.ค. สภานิติบัญญัติแห่งชาติ ได้หารือในห้องประชุมเกี่ยวกับเนื้อหาหลายประการซึ่งมีความเห็นแตกต่างกันเกี่ยวกับร่างกฎหมายว่าด้วยจดหมายเหตุ (แก้ไข)

นายบุ้ย วัน เกวง เลขาธิการรัฐสภา หัวหน้าสำนักงานรัฐสภา รายงานการชี้แจง การรับ และการแก้ไขร่างกฎหมายว่าด้วยเอกสารสำคัญ (แก้ไขแล้ว) ว่า ร่างกฎหมายดังกล่าวหลังจากได้รับและแก้ไขแล้ว รวม 8 บท 65 ข้อ ได้ดำเนินการตามเป้าหมายและมุมมองที่กำหนดไว้ในการร่างกฎหมายอย่างใกล้ชิด เร่งสร้างนโยบายของพรรคให้เป็นรูปธรรม เร่งแก้ไขข้อบกพร่องและข้อจำกัดในการบังคับใช้พระราชบัญญัติว่าด้วยเอกสารและจดหมายเหตุ พ.ศ. 2554 มีส่วนสนับสนุนให้ประชาชนมีสิทธิเข้าถึงข้อมูลตามที่รัฐธรรมนูญกำหนดได้ดีขึ้น พร้อมกันนั้นก็ได้ดำเนินการตามแนวทางส่งเสริมการเข้าสังคมของกิจกรรมด้านเอกสารและการสร้างสังคมด้านเอกสารและจดหมายเหตุ

ภาพการหารือของสภานิติบัญญัติแห่งชาติเกี่ยวกับร่างกฎหมายว่าด้วยจดหมายเหตุ (แก้ไข) ภาพ: ทรองไห่

อำนาจหน้าที่ในการบริหารจัดการเอกสารสำคัญในกระทรวงกลาโหมและ กระทรวงความมั่นคงสาธารณะ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับอำนาจในการจัดการเอกสารจดหมายเหตุและฐานข้อมูลเอกสารจดหมายเหตุ มาตรา 10 ของร่างกฎหมายกำหนดว่า:

สำนักงานที่บ้าน การจัดการเอกสารและฐานข้อมูลประกอบด้วย: เอกสารที่เก็บรักษาไว้ที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ของรัฐในระดับส่วนกลาง ฐานข้อมูลจดหมายเหตุแห่งรัฐเวียดนาม ไฟล์สำรองของหอจดหมายเหตุแห่งรัฐเวียดนาม

กระทรวงกลาโหม กระทรวงความมั่นคงสาธารณะ กระทรวงการต่างประเทศ จัดการและจัดเก็บเอกสารที่จัดทำขึ้นระหว่างปฏิบัติการ เอกสารสำรอง เอกสารสำคัญพิเศษ และฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานกลาโหม ความมั่นคงสาธารณะ และกระทรวงการต่างประเทศ

การจัดการและการเก็บรักษาเอกสารขององค์กรพรรคในด้านการป้องกันประเทศ ความมั่นคงสาธารณะ และกระทรวงการต่างประเทศ ดำเนินการตามระเบียบข้อบังคับของหน่วยงานพรรคที่มีอำนาจหน้าที่

นอกจากนี้ มาตรา 11 ของร่างกฎหมายยังกำหนดไว้ว่า สำหรับฐานข้อมูลเอกสารจดหมายเหตุของกระทรวงกลาโหม ความมั่นคงสาธารณะ และกระทรวงการต่างประเทศ ให้รัฐมนตรีว่าการกระทรวงกลาโหม รัฐมนตรีว่าการกระทรวงความมั่นคงสาธารณะ และรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ กำกับดูแลการจัดสร้าง บริหารจัดการ และการดำเนินงาน

มาตรา 19 แห่งร่างกฎหมายกำหนดว่า เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาจัดเก็บเอกสารในปัจจุบันแล้ว การจัดเก็บเอกสารสำคัญของกระทรวงกลาโหม กระทรวงความมั่นคงสาธารณะ และกระทรวงการต่างประเทศอย่างถาวร จะต้องอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของรัฐมนตรีว่าการกระทรวงกลาโหม รัฐมนตรีว่าการกระทรวงความมั่นคงสาธารณะ และรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ

จัดเก็บเอกสารกระดาษควบคู่กับการจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล

เนื้อหาที่น่าสังเกตประการหนึ่งในร่างกฎหมายฉบับนี้คือเรื่องการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

ก่อนหน้านี้ในระหว่างการหารือ ผู้แทนบางคนเสนอแนะให้มีการควบคุมแผนงานสำหรับการนำการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ไปปฏิบัติให้สอดคล้องกับขีดความสามารถของทรัพยากร และบูรณาการเนื้อหาการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับระเบียบที่เกี่ยวข้อง มีข้อเสนอแนะว่าสำหรับเอกสารดิจิทัลถาวรควรพิมพ์ออกมาและวางไว้ในไฟล์เก็บถาวร

เกี่ยวกับประเด็นนี้ เลขาธิการรัฐสภาและหัวหน้าสำนักงานรัฐสภา บุ้ย วัน เกวง กล่าวว่า การจัดการ การใช้ประโยชน์ และใช้เอกสารดิจิทัลเป็นข้อกำหนดเชิงวัตถุประสงค์และจำเป็นในการสร้างรัฐบาลดิจิทัลและสังคมดิจิทัล

อย่างไรก็ตาม เพื่อให้เหมาะสมกับความเป็นจริงของการเก็บถาวรเอกสาร (ปัจจุบันส่วนใหญ่เป็นการเก็บถาวรเอกสารกระดาษ) โดยเฉพาะอย่างยิ่งความสามารถของทรัพยากรที่จะให้สามารถดำเนินการได้จริง จึงได้ร่างกฎหมายขึ้นในทิศทางของการกำกับดูแลการเก็บถาวรเอกสารกระดาษควบคู่กับการเก็บถาวรเอกสารดิจิทัล และดำเนินการแปลงจากการเก็บถาวรเอกสารกระดาษเป็นการเก็บถาวรเอกสารดิจิทัลตามแผนงานการสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ (e-Government) รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ และแนวทางของรัฐบาลดิจิทัล

ขณะเดียวกัน เมื่อพิจารณาจากความคิดเห็นของสมาชิกสภานิติบัญญัติแห่งชาติ โครงสร้างของร่างกฎหมายที่แก้ไขใหม่ ไม่ได้กำหนดบทเฉพาะเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ได้รวมไว้ในบทที่ 3 ว่าด้วยการดำเนินการจัดเก็บเอกสาร เพื่อให้แน่ใจว่าการปฏิบัติงานด้านเอกสารเก็บถาวรมีความสอดคล้องกัน เพื่อให้แน่ใจว่าระเบียบปฏิบัติสำหรับเอกสารเก็บถาวรแต่ละประเภทมีความชัดเจนและสมบูรณ์ยิ่งขึ้น และทำให้การจัดระเบียบและการดำเนินการทำได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ มาตรา 22 ของร่างกฎหมาย กำหนดให้มีการจัดตั้งหน่วยเก็บถาวรสำรองสำหรับหน่วยเก็บถาวรที่มีมูลค่าพิเศษ และหน่วยเก็บถาวรถาวรที่มีความเสี่ยงต่อความเสียหายร้ายแรง ดังนั้นจึงเสนอให้ไม่เพิ่มบทบัญญัติเกี่ยวกับการแปลงเอกสารดิจิทัลเป็นเอกสารกระดาษสำหรับการจัดเก็บ

แหล่งที่มา