Скасуйте зустрічі, щоб допомогти співробітникам менше втомлюватися

Американець Джошуа Церкель вважав, що досяг межі своїх можливостей через щільний щотижневий графік зустрічей.

«Мені хочеться плакати, коли я дивлюся на свій графік зустрічей», — сказав директор з маркетингу компанії Asana, що розробляє додатки для управління бізнесом. Зустрічі одна за одною ускладнюють йому виконання роботи.

Компанія усвідомила зростаючу тривогу Церкеля та запропонувала тимчасово скасувати регулярні зустрічі. Вони назвали це «Зустрічами Судного Дня» .

«Я думаю, що справи йдуть на краще», – сказав Церкель.

Ілюстрація: Washington Post — Ілюстрація: *Washington Post*

Перевантаження на зустрічах є проблемою для багатьох офісних працівників. Нове дослідження Microsoft показало, що 68% людей кажуть, що зустрічі переривають їх і вони не можуть зосередитися.

Під час пандемії Covid-19 компанії збільшили кількість зустрічей, щоб підтримувати зв'язок зі співробітниками. Ця звичка все ще зберігається чотири роки потому, але компанії поступово переосмислюють свою культуру зустрічей. Вони скорочують кількість зустрічей, щоб підвищити продуктивність і зменшити вигорання співробітників.

«Існує високий рівень інтересу до офісних нарад», — каже Стівен Рогельберг, професор Університету Північної Кароліни.

Команда Церкеля з дев'яти осіб виключила зі своїх розкладів зустрічі по середах, заощаджуючи 11 годин на місяць. Потім було запроваджено Doomsday Meetings з 60 людьми, що спонукало компанію запровадити посібник, який інструкціює відділам, як правило, скорочувати кількість зустрічей.

«Ми ретельно змінюємо розклад і структуру зустрічей», — каже Ребекка Гайндс, керівник відділу стратегії в Asana. «Ми скасовуємо зустрічі, які не мають особливої сутності». Водночас керівники заохочують людей відмовлятися від зустрічей, які не додають цінності.

Наприкінці січня платформа електронної комерції Shopify попросила співробітників скасувати всі зустрічі на два тижні. До липня співробітники очікують скоротити кількість зустрічей на 14%, а до кінця року – на 18%.

Минулого року компанія-розробник програмного забезпечення Techsmith відмовилася від проведення зустрічей на місяць, пропонуючи текстові або відеоконференції . Внутрішнє опитування показало, що співробітники стали на 15% продуктивнішими, а 85% вказали, що зустрічі вони пропускають або скорочують. Відвідуваність також зменшилася.

«Ми захищаємо енергію наших співробітників, щоб вони могли якнайкраще виконувати свою роботу», — каже генеральний директор Венді Гамільтон.

Платформа автоматизації Zapier запровадила політику «тижня фокусування» для своїх співробітників. Кожна людина ставить цілі та розставляє пріоритети своєї роботи на тиждень. Вони не скасовують зустрічі повністю, але рекомендують уникати їх, якщо вони не є необхідними.

80% співробітників кажуть, що досягли своїх цілей, згідно з опитуванням Брендона Саммута, директора з персоналу в Zapier.

Додаток для управління персоналом Slack також запустив літні «Фокусні п’ятниці» та «Тижні творців» , які дозволяють співробітникам працювати зосереджено та без перерв.

Вони експериментують зі скороченням зустрічей на 50% та заохоченням до більшого часу простою. Slack використовує штучний інтелект для узагальнення ключових моментів, щоб співробітники могли пропускати зустрічі.

Однак ця зміна також несе багато труднощів. У деяких випадках скорочення кількості зустрічей означає менше можливостей навчатися та спостерігати за іншими.

Професор Рогельберг стверджує, що стратегія скорочення кількості зустрічей буде ефективною, якщо вона охопить увесь відділ. Керівники відповідають за планування та залучення інших, тоді як співробітники відповідають за розробку власних цілей. «Таке поєднання зробить зміну культури зустрічей менш шокуючою», – каже він.

Церкель вдячний компанії за новий графік. «Вони сміливо та рішуче поставилися до змін», – каже він.

Нгок Нган (За Washington Post )

Джерело