Скасуйте зустріч, щоб зменшити втому співробітників.

Джошуа Зеркель зі США вважає, що він досяг своєї точки вичерпності через щільний графік зустрічей щотижня.

«Мені хочеться плакати, коли я дивлюся на розклад зустрічей», – сказав директор з маркетингу компанії Asana, що розробляє додатки для управління бізнесом. Нескінченні зустрічі ускладнювали йому виконання роботи.

Зростаюче занепокоєння Церкеля було помічено компанією, яка запропонувала тимчасово скасувати регулярні зустрічі. Вони назвали це Зустрічами Судного Дня .

«Я думаю, що справи йдуть на краще», – сказав Церкель.

Ілюстративне фото: Washington Post — Ілюстративне фото: *Washington Post*

Перевантаження зустрічами – це проблема, з якою стикаються багато офісних працівників. Нове дослідження, опубліковане Microsoft, показує, що 68% опитаних кажуть, що вони стикаються з перебоями в роботі та не мають достатньо часу для зосередження через часті зустрічі.

Під час пандемії Covid-19 компанії збільшили кількість зустрічей, щоб підтримувати зв'язок зі співробітниками. Ця практика продовжується й чотири роки потому, але компанії поступово переглядають свою культуру зустрічей. Вони скорочують кількість зустрічей, щоб підвищити продуктивність і зменшити втому співробітників.

«Наразі спостерігається високий рівень інтересу до офісних зустрічей», – сказав Стівен Рогельберг, професор Університету Північної Кароліни.

Команда Церкеля з дев'яти осіб виключила зі своїх робочих графіків зустрічі по середах, що заощадило їм 11 годин на місяць. Потім правило « Судного дня зустрічей» було застосовано до 60 осіб, що спонукало компанію створити посібник, який керує відділами щодо скорочення запланованих зустрічей.

«Ми ретельно коригуємо графіки та структуру зустрічей», – сказала Ребекка Гайндс, керівник відділу стратегічних досліджень в Asana. «Компанія скасовує зустрічі, які не є дуже продуктивними». Водночас керівники заохочують людей відмовлятися від зустрічей, які не мають цінності.

Наприкінці січня платформа електронної комерції Shopify попросила своїх співробітників скасувати всі зустрічі на два тижні. Прогнозувалося, що до липня співробітники скоротять кількість зустрічей на 14%, а до кінця року цей показник досягне 18%.

Минулого року компанія-розробник програмного забезпечення Techsmith не проводила жодних зустрічей протягом місяця, натомість обравши обмін повідомленнями або відеозв'язок . Внутрішнє опитування показало, що 15% співробітників стали продуктивнішими, а 85% визначили зустрічі, які вони б пропустили або скоротили. Водночас кількість учасників також зменшилася.

«Ми захищаємо енергію наших співробітників, щоб вони могли працювати найкращим чином», – сказала генеральний директор Венді Гамільтон.

Платформа автоматизації Zapier запровадила для своїх співробітників політику «тижня фокусування». Кожна людина ставить цілі та розставляє пріоритети роботи на весь тиждень. Вони не пропускають зустрічі повністю, але заохочують уникати їх за необхідності.

Згідно з опитуванням, проведеним Брендоном Саммутом, керівником відділу кадрів компанії Zapier, 80% співробітників заявили, що досягли своїх цілей.

Додаток для управління персоналом Slack також впроваджує Тиждень інновацій та Фокусні п'ятниці протягом літа, щоб дозволити співробітникам працювати зосереджено та без перерв.

Вони експериментували зі скороченням кількості зустрічей на 50% та заохоченням до збільшення простоїв. Slack використовував штучний інтелект для узагальнення ключових моментів, щоб співробітники могли пропускати зустрічі.

Однак ця зміна також несе багато труднощів. У деяких випадках зменшення кількості зустрічей означає менше можливостей навчатися в інших та спостерігати за ними.

Професор Рогельберг стверджує, що стратегія скорочення кількості зустрічей буде ефективною, якщо вона охопить усі відділи. Керівники відповідають за планування та заохочення інших до участі, тоді як співробітники, у свою чергу, повинні розробляти власні цілі. «Таке поєднання запобіжить їхньому шоку, коли культура зустрічей зміниться», – сказав він.

Церкель висловив подяку компанії за новий графік роботи. «Вони були сміливими та рішучими, впроваджуючи зміни», – сказав він.

Нгок Нган (За Washington Post )

Джерело