Оцифрування записів – скорочення часу, підвищення ефективності

Відразу після впровадження дворівневої системи місцевого самоврядування, Центри державних адміністративних послуг (PVHCC) у провінції зосередилися на прискоренні цифровізації...

У Провінційному центрі державних послуг процес отримання та обробки адміністративних документів зазнав значних змін порівняно з минулим. З початкового етапу надання інструкцій громадяни можуть сканувати публічно розміщені QR-коди, щоб знайти процедуру, необхідні документи, час обробки та пов'язані з ними збори. Автоматизована система черг зменшує скупченість та час очікування, створюючи цивілізоване та сучасне середовище для адміністративних операцій.

Посадовці Центру державних адміністративних послуг комуни Хонг Лао консультують мешканців щодо використання QR-кодів для пошуку процесу вирішення адміністративних процедур.

Посадовці центру регулярно допомагають громадянам подавати онлайн-заявки через Національний портал державних послуг або додаток електронної ідентифікації VNeID. Завдяки зв'язку з Національною базою даних населення та спеціалізованими системами, багато персональної інформації було автоматично синхронізовано, що мінімізує необхідність для громадян повторного подання документів, які вже є в системі. Процедури, пов'язані з місцем проживання, посвідченнями особи громадян, страхуванням, електроенергією тощо, використовують електронні дані. Це усуває необхідність для громадян носити з собою кілька документів, як раніше, та значно зменшує потребу в повторному поданні документів.

Пан Нгуєн Зуй Сі, який проживає в житловому районі № 18 (район Тан Фонг), сказав: «Коли я пішов поновлювати своє посвідчення особи громадянина, оскільки його термін дії закінчився, мені потрібно було лише надати свою особисту інформацію, щоб співробітник міг знайти її в електронній базі даних. Весь процес був швидким та ефективним, і мені більше не довелося копіювати та нотаріально засвідчувати багато документів, як раніше».

Провінційний центр державних послуг також сприяє онлайн-оплаті багатьох видів адміністративних зборів та платежів. Громадяни можуть використовувати свої облікові записи VNeID або інші електронні способи оплати для виконання своїх фінансових зобов'язань, скануючи QR-коди на стійці транзакцій або на своїх мобільних пристроях. За словами пані Ву Тхі Хай, державної службовки Департаменту промисловості і торгівлі, допомога громадянам у вході до їхніх облікових записів електронної ідентифікації, подачі документів та здійснення онлайн-платежів стала звичним процесом. Коли всі документи оцифровані, обробка між установами синхронізується та пришвидшується, що зменшує навантаження на посадовців та підвищує ефективність міжвідомчої координації.

Посадовці енергетичної компанії Lai Chau допомагають мешканцям пройти адміністративні процедури в Провінційному центрі державних послуг.

Не лише на рівні провінції, але й оцифрування записів та документів виявляється ефективним на низовому рівні. У Центрі державних послуг комуни Хонг Лао 100% посадовців та державних службовців отримали та використовують цифрові підписи у своїй роботі. У квітні 2026 року центр отримав 361 заявку на адміністративну процедуру, з яких 339 було подано онлайн; рівень оцифрування досяг 84,5%. Примітно, що рівень задоволеності громадян вирішенням адміністративних процедур досяг 100%.

Пан Лі Куок Хюй, державний службовець Центру державних послуг комуни Хонг Лао, сказав: «Раніше багато документів доводилося друкувати на папері, підписувати безпосередньо, а потім надсилати через численні спеціалізовані відділи, що призводило до втрати часу та витрат на друк. Завдяки використанню цифрових підписів документи затверджуються та підписуються безпосередньо в електронній системі. В результаті час обробки процедур значно скоротився, а всі документи синхронно оновлюються в інформаційній системі для обробки адміністративних процедур на всіх рівнях».

Згідно зі звітом, з початку року дотепер у всій провінції було оброблено 37 110 онлайн-заявок, що становить 76,92%. Тільки за перші чотири місяці агентства та підрозділи отримали 62 723 заявки, з яких 56 373 було подано онлайн, що становить 93,37%. Примітно, що з 60 342 опрацьованих заявок 59 809 було оброблено вчасно або раніше запланованого терміну, що становить 99,08%; рівень прострочених заявок становив лише 0,92%.

Продовжуючи підвищувати ефективність цифрової трансформації, у найближчий період провінція зосередиться на вдосконаленні інфраструктури інформаційних технологій та підвищенні цифрових навичок посадовців та державних службовців у центрах державних послуг усіх рівнів. Одночасно вона зміцнюватиме комунікацію та впроваджуватиме рух «Цифрова грамотність для народу», допомагаючи людям поступово формувати звичку користуватися онлайн-державними послугами. Очікується, що підтримка та розширення оцифрування записів та документів створить міцну основу для побудови цифрового уряду, сприяння комплексній цифровій трансформації та руху до сучасного, професійного, прозорого управління, яке дедалі краще служить потребам народу.

Джерело: https://baolaichau.vn/chinh-polit/so-hoa-ho-so-rut-ngan-thoi-gian-tang-hieu-qua-525923