Zrušte schůzky, aby se zaměstnanci cítili méně unavení

Američan Joshua Zerkel si myslel, že se svým nabitým týdenním programem schůzek dosáhl svých limitů.

„Když se podívám na svůj rozvrh schůzek, chce se mi brečet,“ řekl marketingový ředitel společnosti Asana, která se zabývá aplikacemi pro řízení podniku. Schůzky po sobě mu ztěžují práci.

Zerkelovu rostoucí úzkost si uvědomila společnost a navrhla dočasné zrušení pravidelných schůzek. Nazvali to Schůzky soudného dne .

„Myslím, že se věci zlepšují,“ řekl Zerkel.

Ilustrace: Washington Post — Ilustrace: *Washington Post*

Přetížení schůzkami je problémem mnoha kancelářských pracovníků. Nová studie společnosti Microsoft zjistila, že 68 % lidí uvádí, že jsou kvůli schůzkám vyrušováni a neschopni se soustředit.

Firmy během pandemie covidu-19 zvýšily počet schůzek, aby zůstaly v kontaktu se zaměstnanci. Tento zvyk si zachovávají i po čtyřech letech, ale postupně přehodnocují svou kulturu schůzek. Omezují počet schůzek, aby zvýšily produktivitu a snížily syndrom vyhoření zaměstnanců.

„O kancelářské schůzky je velký zájem,“ říká Steven Rogelberg, profesor na Univerzitě Severní Karolíny.

Zerkelův devítičlenný tým vyřadil ze svých rozvrhů středeční schůzky, čímž ušetřil 11 hodin měsíčně. Poté byl zaveden program Doomsday Meetings s 60 lidmi, což vedlo společnost k zavedení manuálu, který oddělením nařizuje, aby zpravidla omezila počet schůzek.

„Pečlivě měníme harmonogram a strukturu schůzek,“ říká Rebecca Hindsová, vedoucí strategie ve společnosti Asana. „Rušíme schůzky, které nemají moc obsahu.“ Zároveň vedoucí pracovníci povzbuzují lidi, aby odmítali schůzky, které nepřinášejí žádnou přidanou hodnotu.

Koncem ledna požádala e-commerce platforma Shopify zaměstnance, aby na dva týdny zrušili všechny schůzky. Do července zaměstnanci očekávají snížení počtu schůzek o 14 % a do konce roku o 18 %.

Softwarová společnost Techsmith minulý rok na měsíc přestala pořádat schůzky a nabízela textové nebo videokonference . Interní průzkum zjistil, že zaměstnanci byli o 15 % produktivnější a 85 % uvedlo, že schůzky by vynechali nebo zkrátili. Snížila se také účast.

„Chráníme energii našich zaměstnanců, aby mohli odvádět co nejlepší práci,“ říká generální ředitelka Wendy Hamiltonová.

Automatizační platforma Zapier zavedla pro své zaměstnance politiku „týdne zaměření“. Každý si stanoví cíle a priority své práce na daný týden. Schůzky sice úplně neruší, ale doporučují se jim vyhýbat, pokud nejsou nezbytné.

Podle průzkumu Brandona Sammuta, ředitele pro lidské zdroje ve společnosti Zapier, 80 % zaměstnanců uvádí, že dosáhli svých cílů.

Aplikace pro HR oddělení Slack také zavedla letní pátky zaměřené na soustředění a týdny pro tvůrce , které zaměstnancům umožňují pracovat v soustředěných a nerušených sezeních.

Experimentují se zkrácením schůzek o 50 % a podporou delších prostojů. Slack využívá umělou inteligenci k shrnutí klíčových bodů, aby zaměstnanci mohli schůzky vynechat.

Tato změna však s sebou přináší i mnoho výzev. V některých případech znamená omezení počtu schůzek méně příležitostí učit se a pozorovat od ostatních.

Profesor Rogelberg říká, že strategie redukce počtu schůzek bude účinná, pokud se dostane do celého oddělení. Vedoucí pracovníci jsou zodpovědní za plánování a zapojení ostatních, zatímco zaměstnanci jsou zodpovědní za stanovení vlastních cílů. „Tato kombinace učiní změnu kultury schůzek méně šokující,“ říká.

Zerkel je společnosti vděčný za nový harmonogram. „Byli stateční a odhodlaní, co se týče změn,“ říká.

Ngoc Ngan (podle Washington Post )

Zdroj