Die Lösung hilft den Mitarbeitern, Zeitpläne zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und die Arbeit angemessen zu verteilen.

Neu und innovativ

Herr Le Vinh Chien, Direktor von HueCIT, erhält täglich eine Vielzahl von Dokumenten und offiziellen Schreiben von der Stadt, Behörden und Institutionen. Dazu gehören Schreiben zur Umsetzung der Regierungsverordnungen Nr. 296, 312 und 317, Pläne zur Umsetzung der Regierungsresolution Nr. 349 sowie Beschlüsse des Volkskomitees der Stadt Hue, mit denen Behörden, Unternehmen, Bildungseinrichtungen , Gemeinden und Stadtteile ausgezeichnet werden, die die Standards für „Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz“ erfüllen. Würde er sich ausschließlich auf die fristgerechte Bearbeitung all dieser Dokumente konzentrieren, müsste seine eigentliche Arbeit zeitweise unterbrochen, mitunter sogar verzögert werden. Seit der Einführung der von HueCITs Ingenieurteam entwickelten KI-Software genügt es Herrn Chien jedoch, mit dem virtuellen Assistenten zu chatten, um eine Zusammenfassung des Hauptinhalts des Dokuments, der ausstellenden Behörde oder Institution, des Umsetzungsdatums und der Fristen für die Fertigstellung zu erhalten. So kann er die Aufgaben für die Bearbeitung und Umsetzung der Anweisungen schnell und präzise an die zuständigen Abteilungen weiterleiten.

Frau Nguyen Thi Thanh Thuy, stellvertretende Direktorin von HueCIT und Vertreterin des Forschungsteams, erklärte, dass nach der Einführung eines zweistufigen lokalen Verwaltungssystems zwar die Anzahl der Kontaktpunkte gesunken sei, der Dokumentenumfang und die Arbeitsanforderungen für jede Stelle jedoch gestiegen seien. Da der Druck auf die Beamten ohne intelligente Unterstützungswerkzeuge enorm wäre, wird diese Anwendung als „elektronischer Schreibtisch“ betrachtet, der Beamten helfen soll, operative Aufgaben zu vereinfachen und zu beschleunigen, sodass sie sich stärker auf fachliche Inhalte und Beratungstätigkeiten konzentrieren können.

Diese Anwendung ist in das Dokumentenmanagement- und Verwaltungssystem (Arbeitsdateisystem) der Stadt Hue integriert. Basierend auf künstlicher Intelligenz (KI) und unter Einbeziehung von natürlicher Sprachverarbeitung (NLP), maschinellem Lernen und der Analyse historischer Daten unterstützt das System Beamte in nahezu allen Phasen des Verwaltungsprozesses – vom Lesen, Suchen und Klassifizieren von Dokumenten über Lösungsvorschläge bis hin zur Fortschrittsverfolgung und Beratung. Eine zentrale Innovation der Lösung ist ihre Fähigkeit, die spezifischen Daten der jeweiligen Region zu erlernen und sich daran anzupassen. Die KI führt nicht nur einfache automatisierte Operationen durch, sondern analysiert auch historische Dokumentendaten, um Lösungen zu liefern, die dem Kontext, den Prozessen und den Zuständigkeiten der einzelnen Behörden, Einheiten und Abteilungen entsprechen.

Das Projekt „Anwendung künstlicher Intelligenz (KI) zur Steigerung der Effizienz von Dokumentenmanagement und -verwaltung in einem zweistufigen Regierungsmodell“ hat mit seinen zahlreichen innovativen Merkmalen und seiner hohen Effektivität den ersten Preis im Technischen Innovationswettbewerb der Stadt Hue 2025 gewonnen. Dieses Ergebnis bestätigt nicht nur die Forschungs- und Anwendungskompetenz der lokalen IT-Fachkräfte, sondern unterstreicht auch Hues Entschlossenheit, eine Vorreiterrolle bei der Implementierung hochpraktischer digitaler Regierungslösungen einzunehmen.

Modernisierung der öffentlichen Verwaltung

Über das ursprüngliche technologische Konzept hinaus wurde das Projekt nun im Büro des Volkskomitees der Stadt Hue und bei HueCIT praktisch angewendet und hat seine Machbarkeit und Effektivität im Bereich der öffentlichen Verwaltung unter Beweis gestellt. Angesichts lokaler Fusionen, der Verschlankung des Verwaltungsapparats und der gleichzeitigen Einführung eines zweistufigen Kommunalverwaltungsmodells gilt es als leistungsstarker „digitaler Assistent“, der dazu beiträgt, die Arbeitsbelastung der Beamten zu reduzieren und die Qualität der Beratung sowie die Bearbeitung von Verwaltungsverfahren wissenschaftlich , schnell und effizient zu verbessern.

Der Einsatz dieser KI-integrierten Funktion trägt dazu bei, den Aufwand für die manuelle Verwaltung zu reduzieren, wiederkehrende Aufgaben zu minimieren und Zeit und Ressourcen zu sparen. Anstatt zusätzliches Personal einzustellen oder manuell zu suchen, unterstützt das System die schnelle Informationsgewinnung aus einer großen, vernetzten Textdatenbank. So können Verwaltungsmitarbeiter Informationen einfach zusammenfassen und analysieren, um Beratungsleistungen zu erbringen, Aufgaben professionell zu bearbeiten und zeitnah und präzise Entscheidungen zu treffen.

Das System ist mit einer offenen Architektur konzipiert und integriert bestehende Dokumentenmanagement- und Betriebssoftware sowie weitere gemeinsam genutzte Softwaresysteme innerhalb des lokalen digitalen Verwaltungssystems. Dadurch lässt es sich weiterentwickeln, auf andere Softwaresysteme ausweiten und zukünftig auf verschiedenen Verwaltungsebenen skalieren. Besonders wichtig ist, dass diese Lösung mit minimalem Infrastrukturaufwand implementiert werden kann und somit dem Trend zum Outsourcing von IT-Dienstleistungen ohne Vorabinvestitionen in die Infrastruktur entspricht, was die Skalierbarkeit erleichtert.

Diese praxisnahe, innovative und kreative Lösung wird über 7.000 Beamten in der Region zugutekommen, indem sie deren Arbeitsbelastung reduziert und die Qualität ihrer Beratungsleistungen verbessert. Laut Herrn Le Vinh Chien, Direktor von HueCIT, handelt es sich dabei nicht nur um ein Softwareprodukt, sondern um einen Paradigmenwechsel im Umgang mit Technologie in der Staatsverwaltung und der Modernisierung der Administration. Künstliche Intelligenz wird Beamte unterstützen, Entscheidungsprozesse erleichtern und die Servicequalität für Bürger und Unternehmen verbessern. Gleichzeitig trägt sie zum Aufbau einer effizienten, transparenten und bürgernahen digitalen Verwaltung in Hue bei.

Text und Fotos: HOAI THUONG

Quelle: https://huengaynay.vn/kinh-te/hieu-qua-cua-ban-lam-viec-dien-tu-161602.html