Eine Tür – viele Vertrauensverhältnisse

Am 1. Juli 2025, dem Tag der offiziellen Inbetriebnahme des kommunalen Verwaltungszentrums, wurden zahlreiche Verfahren in die Dörfer gebracht, was einen Durchbruch in der Verwaltungsreform und der digitalen Transformation auf lokaler Ebene markierte. Nach mehr als zwei Wochen Betrieb zeigen sich jedoch neben positiven Veränderungen in der Serviceorientierung und der Verringerung des Wegeaufwands für die Bevölkerung weiterhin viele Schwierigkeiten des Modells der bürgernahen Anlaufstelle – von der technischen Infrastruktur über die personellen Ressourcen bis hin zum Zugang zu digitalen öffentlichen Dienstleistungen. Um Lösungen zu finden, ist die Beteiligung des gesamten politischen Systems erforderlich.

Ein einheitlicher Prozess

Die Schlussfolgerung Nr. 160-KL/TW des Politbüros legte eine Liste mit 1.060 Aufgaben und Zuständigkeiten fest, die auf Gemeinde- und Stadtteilebene übertragen werden sollen. Diese umfassen zahlreiche Bereiche wie Personenstand, Land, Finanzen, Bildung, Gesundheit, Bauwesen, Sozialversicherung, Mediation, Stadtentwicklung, Kultur und Justiz. Das beispiellos hohe Arbeitsvolumen erfordert vom kommunalen Verwaltungszentrum professionelles und methodisches Arbeiten. Nach mehr als zwei Wochen Betrieb zeigen sich erste Verbesserungen nicht nur in der Bearbeitungsgeschwindigkeit, sondern auch in der Serviceorientierung und der Fähigkeit, Aufgaben vor Ort effizient zu erledigen.

In der Grenzgemeinde Minh Tan hat das neue Bürgerbüro-Modell bereits deutliche Veränderungen mit sich gebracht. Täglich, schon früh morgens, kommen Dutzende Menschen aus abgelegenen Dörfern ins Bürgerbüro, um ihre Behördengänge zu erledigen. Herr Thao Chan Duong aus dem Dorf Tan Son war sehr überrascht, als er das neue System zum ersten Mal sah: „Ich bin hier, um eine neue Geburtsurkunde für mein Kind zu beantragen.“ Da er kein Smartphone besitzt und nicht weiß, wie er sich im Online-Portal anmelden kann, um den Antrag einzureichen, war Herr Duong ziemlich ratlos.

Provinzparteisekretär Hau A Lenh besuchte die Gewerkschaftsmitglieder in der Gemeinde Chiem Hoa und ermutigte sie, die Bevölkerung bei der Erledigung administrativer Aufgaben im digitalen Umfeld zu unterstützen. Foto: Van Nghi

Die Mitarbeiter des Verwaltungszentrums der Gemeinde Minh Tan unterstützten Herrn Duong tatkräftig bei der schnellen Abwicklung der Formalitäten. Herr Duong erklärte: „Früher mussten viele Formalitäten auf Bezirksebene erledigt werden, die lange Anfahrt dauerte den ganzen Tag. Jetzt hat die Gemeinde ein neues Verfahren, das viel bequemer für die Bürger ist. Auf dem Terminzettel für die Ergebnisbekanntgabe ist das Datum klar vermerkt, sodass man nicht mehr mehrmals hin und her fahren und nachfragen muss.“

Die Bearbeitung der Verwaltungsangelegenheiten im Bürgerservicezentrum der Gemeinde Binh Xa verlief ebenfalls sehr zügig. Um einen reibungslosen Ablauf der Regierungsgeschäfte zu gewährleisten, inspizierte der stellvertretende Vorsitzende des Volkskomitees der Gemeinde und Leiter des Zentrums, Nong Van Viet, regelmäßig die Abläufe im Zentrum, trieb die Umsetzung der Aufgaben voran und führte Gespräche mit den Bürgern, um ihnen das neue Regierungsmodell näherzubringen.

Herr Nong Van Viet erklärte: „Durch die Übertragung vieler Aufgaben von der bisherigen Bezirksebene auf die Gemeindeebene ergeben sich zahlreiche Vorteile für die Bevölkerung, kürzere Wege und weniger Zeitaufwand sowie geringere Kosten. Wir haben die Gemeindemitarbeiter angewiesen, alle Anstrengungen zu unternehmen, um die Schwierigkeiten zu überwinden und die Ergebnisse fristgerecht und vor Ablauf der Frist an die Bevölkerung zurückzugeben.“

Im Stadtbezirk Minh Xuan, dessen Einwohnerzahl nach der Eingemeindung 70.000 überstieg, war die Arbeitsbelastung enorm. Allein in den ersten zehn Betriebstagen empfing das Zentrum rund 3.000 Bürger, zeitweise sogar bis zu 400 pro Tag. Der stellvertretende Leiter des Zentrums, Nguyen Manh Cuong, erklärte: „14 Beamte und Angestellte wurden entsprechend ihrer Fachkompetenz eingesetzt. Direkt am Eingang wurden zwei Informationsschalter eingerichtet, um die Bürger bei der Einteilung ihrer Anträge und der frühzeitigen Dokumentenprüfung zu unterstützen. Dadurch konnte die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt werden.“

Gleichzeitig arbeiten und anstehen

Trotz anfänglich günstiger Bedingungen steht die Umsetzung des „One-Stop-Shop“-Modells auf Gemeindeebene weiterhin vor zahlreichen Schwierigkeiten. Das neue System muss unter Bedingungen unkoordinierter Einrichtungen, schwacher technologischer Infrastruktur und ungeschultem Personal funktionieren. Wie viele lokale Funktionäre sagen: „Wir arbeiten, während wir anstehen, und lösen Probleme, wo immer sie auftreten.“

Der Provinzparteiausschuss erkannte die anfänglichen Schwierigkeiten und setzte 22 Inspektionsteams ein, um die Führung, die Leitung und die Organisation der politischen Aufgaben nach der Fusion in Gemeinden und Stadtteilen zu überprüfen, einschließlich der Überprüfung der Aktivitäten des Gemeindeverwaltungszentrums.

Laut dem Inspektionsteam des Ständigen Ausschusses des Provinzparteikomitees in der Gemeinde Yen Nguyen sind viele Büros im Zentrum weiterhin beengt, und die Strom- und Netzwerksysteme sind häufig überlastet. Geräte wie Drucker, Scanner und Seriennummernanzeigen fehlen oder sind defekt. Viele Beamte müssen mehrere Ämter gleichzeitig bekleiden und haben keine umfassende Schulung in neuen Bereichen wie Land, Justiz und Personenstandswesen erhalten, weshalb sie bei neuen Aufgaben oft überfordert sind.

Der Vorsitzende des Provinzvolksrats, Nguyen Van Son, inspizierte den Betrieb des Servicezentrums der öffentlichen Verwaltung der Gemeinde Son Vi. Foto: Ma Hung

In der Gemeinde Hong Thai ist einige Spezialsoftware noch nicht angebunden; veraltete IT-Ausrüstung behindert die Bearbeitung von Datensätzen. Ähnliches gilt für die Gemeinde Chiem Hoa: Die Anbindung von Informationen und Daten an nationale Datenbanken bzw. Software wurde nicht aktualisiert, Gemeindename und -daten sind noch nicht aktualisiert; Führungskräfte, Kader und Beamte verfügen nicht über Benutzerkonten und digitale Signaturen für die Ausübung ihrer Aufgaben; die digitalen Kompetenzen einiger Kader und Beamter sind noch begrenzt; leistungsschwache Geräte genügen nicht den Anforderungen der Netzwerkarbeit.

Herr Nguyen Son Tung, Spezialist im Verwaltungszentrum des Bezirks Minh Xuan, bestätigte die genannten Schwierigkeiten: „Es gibt viele Fälle, in denen Menschen Grundstücksangelegenheiten bearbeiten wollen, aber die Originaldokumente nicht vorgelegt wurden oder die Informationen in den Systemen nicht übereinstimmen, sodass die Bearbeitung nicht sofort erfolgen kann. Das landesweite vernetzte System ist instabil und zeitweise völlig lahmgelegt.“

Eine weitere Schwierigkeit in Berg- und Grenzgemeinden besteht darin, dass das Verständnis der Bevölkerung für öffentliche Dienstleistungen und digitale Technologien noch sehr begrenzt ist. Viele Menschen sprechen kein Mandarin, sind Analphabeten und können daher die Online-Portale der Behörden nicht selbstständig nutzen, um ihre Anliegen zu bearbeiten.

Frau Giang Thi Lia (Dorf Phin Lo, Gemeinde Son Vi) war ratlos: „Ich spreche kein Mandarin und verstehe die Dokumente nicht, deshalb muss ich die Gemeindebeamten um Hilfe bitten.“ Diese Situation führt dazu, dass die Gemeindebeamten die Bürger sowohl anleiten als auch die Arbeit für sie erledigen müssen, was zu einer Überlastung führt. In manchen Orten ist das Team für digitale Technologien – die zentrale Kraft für den Zugang der Bürger zu öffentlichen Online-Diensten – noch nicht vollständig ausgebildet, was die Lage zusätzlich erschwert.

Synchronisierung von der Richtlinie zur Aktion

Schwierigkeiten, die bei der Umsetzung des neuen Modells auftraten, wurden vom politischen System von der Provinz bis zur Basis schnell erkannt und gelöst.

In der ersten Woche nach Einführung des Zwei-Ebenen-Systems hat das Volkskomitee der Provinz Tuyen Quang eine Hotline eingerichtet, um Feedback und Unterstützung bei administrativen Angelegenheiten zu erhalten. Alle Rückmeldungen und Fragen zu administrativen Abläufen und öffentlichen Dienstleistungen werden über das Informationszentrum für öffentliche Dienstleistungen der Provinz Tuyen Quang (0219.1022) und über den offiziellen Zalo-Account „1022 Tuyen Quang Provincial Public Administration Service Center“ entgegengenommen.

Die Provinzpolizei hat in den Gemeinden und Stadtteilen 36 Ausgabestellen für Personalausweise und elektronische Identifikationsnummern eingerichtet, um den Bürgern den Zugang zu erleichtern und Wege zu minimieren. Der Jugendverband der Provinz Tuyen Quang hat zudem über 140 ehrenamtliche Jugendteams mit 2.000 Mitgliedern mobilisiert, um die Bevölkerung bei der Nutzung öffentlicher Online-Dienste zu unterstützen, die VNeID-App anzuwenden, technische Beratung vor Ort anzubieten und digitale Kompetenzen für Gemeindebeamte – insbesondere in abgelegenen Gemeinden – zu vermitteln.

Insbesondere im schwierigen und sensiblen Bereich der Landwirtschaft hat das Ministerium für Landwirtschaft und Umwelt vier spezielle Arbeitsgruppen eingerichtet, um die Gemeinden bei der Führung ihrer Landdatenbanken und der Abwicklung administrativer Verfahren zu unterstützen. Die stellvertretende Ministeriumsleiterin, Frau Nguyen Thi Thanh Thuy, erklärte: „Die Arbeitsgruppen werden regelmäßig tagen und sind jederzeit bereit, die Gemeinden professionell zu unterstützen und gleichzeitig die Mitarbeiter der Landverwaltung in den Verfahren zu schulen. Das Ministerium hat außerdem eine virtuelle Assistentensoftware (KI) unter der Domain https://trolyaocanbocongchuc.dx.gov.vn/ eingeführt, die Fragen beantwortet und die Beamten und Bürger bei der Durchführung administrativer Verfahren im Bereich Landwirtschaft und Umwelt im Rahmen der Umsetzung der zweistufigen lokalen Selbstverwaltung unterstützt.“

Insbesondere hat das Ministerium für natürliche Ressourcen und Umwelt kürzlich das „Handbuch zur Landverwaltung in der Zwei-Ebenen-Regierung“ herausgegeben – ein Fachdokument mit konkreten Leitlinien für lokale Beamte. Demnach hat das Volkskomitee auf Gemeindeebene bis zu 45 Aufgaben, der Vorsitzende des Volkskomitees auf Gemeindeebene 44 separate Aufgaben im Bereich Landmanagement. Dies ist eine wichtige Grundlage für die Gemeinden, ihre Befugnisse ordnungsgemäß auszuüben und Überschneidungen sowie Verfahrensfehler zu vermeiden.

Im Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung des 2. Bezirks von Ha Giang steht direkt neben dem Eingang ein Computer mit Internetanschluss. Besucher können sich einloggen und Dokumente online einreichen; bei Bedarf hilft das Personal. Zusätzlich befinden sich im Wartebereich zwei Tische, an denen die Formulare bequem ausgefüllt werden können.

Frau Pham Thi Nguyet, Spezialistin im Servicezentrum für öffentliche Verwaltung des Bezirks 2 von Ha Giang, erklärte: „Um die anfänglichen Schwierigkeiten zu überwinden, müssen wir ständig lernen, unsere Qualifikationen, Fähigkeiten und politischen Qualitäten verbessern, jeden Bürger als „besonderen Kunden“ betrachten und die Zufriedenheit der „besonderen“ Kunden als Maßstab für die Erfüllung unserer Aufgaben nehmen.“

Um das Bewusstsein der Bevölkerung für die digitale Transformation zu stärken, haben das Komitee der Vaterländischen Front Vietnams und seine Mitgliedsorganisationen ihre Aufklärungsarbeit intensiviert. Herr Phan Van Dui, Vorsitzender des Komitees der Vaterländischen Front Vietnams in der Gemeinde Minh Tan, erklärte: „Die meisten Einwohner der Gemeinde gehören ethnischen Minderheiten an, sprechen keine gemeinsame Sprache, leben unter schwierigen Bedingungen, nutzen keine Smartphones und haben wenig Kenntnisse über öffentliche Online-Dienste. Um diese Schwierigkeiten zu überwinden, gehen wir zu jedem einzelnen Haushalt und unterstützen die Menschen, damit sie öffentliche Dienstleistungen selbstständig in Anspruch nehmen können.“

Mit synchronen und zeitnahen Lösungen sind wir überzeugt, dass die Schwierigkeiten im Betrieb des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung auf Gemeindeebene bald überwunden sein werden. Gemäß der Anweisung von Generalleutnant Trinh Van Quyet, Sekretär des Zentralkomitees der Partei und Direktor der Politischen Hauptabteilung der Vietnamesischen Volksarmee, anlässlich der Verkündung des Beschlusses zur Zusammenlegung der Verwaltungseinheiten auf Provinzebene und zur Neuordnung der Verwaltungseinheiten auf Gemeindeebene in der Provinz Tuyen Quang am 30. Juni 2025, müssen alle Arbeiten unter der Zuständigkeit beider Ebenen (Provinz und Gemeinde) reibungslos, ohne Verzögerungen und ohne Arbeitsausfälle im Sinne einer besseren Versorgung von Bürgern und Unternehmen durchgeführt werden; dabei muss das Bild und der Stil der Beamten „vom Dienen der Verwaltung zum Dienen der Bevölkerung“ gewahrt bleiben.

Für Gemeinden mit Fachkräftemangel muss die Provinz umgehend und umfassend Maßnahmen ergreifen, um eine reibungslose und effektive Arbeit zu gewährleisten. Für Grenz- und Berggemeinden ist die Entfernung zum Provinzzentrum oft sehr groß, teilweise über 300 km; daher ist es unerlässlich, den Einsatz von Wissenschaft und Technologie sowie die digitale Transformation massiv voranzutreiben, um Denk- und Managementmethoden zu verändern und eine Kluft zwischen Provinzregierung, Gemeindeebene und Bevölkerung zu vermeiden.

Quelle: https://baotuyenquang.com.vn/xa-hoi/202507/mot-cua-nhieu-niem-tin-cf955dc/