Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) florieren im digitalen Zeitalter.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) spielen eine entscheidende Rolle für die Vitalität und Stabilität einer Volkswirtschaft, ähnlich wie die Zellen des Körpers. Allerdings schreitet die Eliminierung dieser Zellen kontinuierlich voran, im digitalen Zeitalter sogar noch schneller, insbesondere durch künstliche Intelligenz (KI).

Die meisten werden Wege finden, sich anzupassen, doch einige wenige werden sich deutlich hervortun. Dieses Ergebnis hängt vor allem von der eingeschlagenen Richtung, der Nutzung von Chancen und der Bewältigung von Herausforderungen ab.

Dr. Vo Dinh Tri, IPAG Business School, Paris, Frankreich

Eine Chance zum Durchbruch.

Das digitale Zeitalter und die KI eröffnen KMU zahlreiche Chancen, von denen früher nur geträumt wurde. Digitale Technologien beschleunigen nicht nur die Aufgabenerledigung, sondern unterstützen Unternehmen auch bei intelligenteren Entscheidungen. Dank optimierter Algorithmen und datengestützter Entscheidungsfindung findet ein Wandel von harter Arbeit hin zu intelligenten Prozessen statt.

Dies zeigt, dass Technologie nicht nur Menschen ersetzt, sondern sie auch von sich wiederholenden Aufgaben befreit, sodass sie sich auf anspruchsvollere, kreative Tätigkeiten konzentrieren können. Eine grundlegende Schwäche vieler KMU ist jedoch die Entscheidungsfindung auf Basis von Intuition, und Intuition kann in einem volatilen Markt mitunter eine tödliche Falle sein. Der Wandel hin zu datengetriebenem Management ist der neue Kompass für Unternehmen.

Zweitens werden dank digitaler Technologien und KI die Produktivität und betriebliche Effizienz von Unternehmen gesteigert. Bewährte Anwendungsbereiche sind Prozessautomatisierung, Kundenpersonalisierung und Kostenoptimierung. Dank RPA (Robotic Process Automation) und generativer KI konnten Dateneingabe und Rechnungsverarbeitung deutlich effizienter gestaltet werden, wodurch Personalressourcen freigesetzt, die Produktivität gesteigert und Kosten gesenkt wurden.

Dank der Vorteile von Big Data können Unternehmen das Konsumverhalten vorhersagen, und Algorithmen können Produkte und Dienstleistungen genau dann vorschlagen, wenn diese am dringendsten benötigt werden. So kann beispielsweise ein Getränkegeschäft basierend auf der Kaufhistorie, dem Wetter, der Tageszeit und sogar der Stimmung des Kunden in Echtzeit das passendste Getränk empfehlen.

Drittens ermöglichen digitale Plattformen und KI kleinen Unternehmen einen einfacheren Zugang zu globalen Kunden als je zuvor und überwinden geografische Barrieren. Früher war der Export ein Luxus, der multinationalen Konzernen mit umfangreichen finanziellen Ressourcen und komplexen Logistiknetzwerken vorbehalten war.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind oft auf ihre Heimatmärkte beschränkt, bedingt durch geografische Barrieren und enorme Kosten für grenzüberschreitendes Marketing. Doch die rasante Entwicklung digitaler Plattformen und künstlicher Intelligenz verändert die Spielregeln und birgt für jedes einzelne Unternehmen das Potenzial, ein global agierendes Unternehmen zu werden.

Letztendlich hat sich der Zugang zu Technologie erweitert, oder besser gesagt, er wurde „indigenisiert“, da die Zugangskosten durch Software as a Service (SaaS) deutlich gesunken sind. Früher war Technologie ein Luxus, eine Festung, die nur multinationale Konzerne mit enormen IT-Budgets erobern konnten.

Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) oder physische Serverinfrastrukturen erfordern anfängliche Investitionsausgaben (CapEx) in Höhe von Hunderttausenden von US-Dollar. Für ein KMU ist diese Summe schlichtweg finanziell unmöglich zu stemmen.

Der Aufstieg des Software-as-a-Service-Modells (SaaS) führt jedoch zu einer umfassenden Demokratisierung der Technologie und macht selbst die leistungsstärksten Werkzeuge zu alltäglichen Produkten, die für jedermann zugänglich sind. Der Schlüssel zu dieser Popularisierung liegt im Wandel vom Kaufmodell zum Abonnementmodell.

Die Umstellung von Investitionsausgaben (CapEx) auf Betriebsausgaben (OpEx) hilft KMU, ihren Cashflow zu sichern, der für sie überlebenswichtig ist. Die flexible „Pay-as-you-go“-Option ermöglicht es diesen Unternehmen, ihre Kapazitäten sofort und ohne hohe Technologieverschuldung flexibel zu skalieren.

Dank digitaler Technologien und künstlicher Intelligenz werden die Produktivität und die betriebliche Effizienz von Unternehmen gesteigert.

Herausforderungen im Übergangsprozess

Die Transformation im digitalen Zeitalter und im Zeitalter der KI verläuft nicht reibungslos. Denn wie es in der Natur der Sache liegt, gehen Chancen stets mit Risiken und Herausforderungen einher. Hier sind einige Punkte, auf die KMU besonders achten sollten.

Die erste und größte Hürde ist stets das Geld. Auch wenn SaaS immer beliebter wird, kann die „Technologie-Falle“ Unternehmen immer noch in die Knie zwingen, indem sie der modernsten und teuersten Software hinterherjagen und glauben, dass Spitzentechnologien automatisch effiziente Prozesse und bessere Ergebnisse generieren. Es kommt häufig vor, dass Unternehmen in Technologien investieren, die noch nicht ausgereift sind: Sie investieren in ein hochentwickeltes System, während die Mitarbeiter weiterhin manuelle Prozesse nutzen.

Eine weitere, subtilere Falle lauert in den Gesamtbetriebskosten (TCO). Bei der Budgetgenehmigung achten Unternehmer oft nur auf den Preis der Softwarelizenz und übersehen dabei die versteckten Kosten: Schulungskosten, Kosten der Datenintegration und Produktivitätseinbußen während der Übergangsphase. Laut einer Studie von Gartner können die versteckten Kosten der Softwareeinführung das Drei- bis Vierfache des ursprünglichen Lizenzpreises betragen.

Zweitens gibt es das Problem der Datenqualität. Im Hype um digitale Transformation und künstliche Intelligenz (KI) geraten KMU oft in einen schillernden Technologiewettlauf. Wir sprechen viel über Big Data und maschinelles Lernen, verdrängen aber häufig eine bittere Wahrheit: Die Datengrundlage der meisten KMU ist sehr rudimentär und fragmentiert.

Datenqualitätsbarrieren sind nicht nur ein kleiner technischer Fehler; sie sind ein stiller Dieb, der Gewinne abschöpft und ein Bollwerk gegen alle Modernisierungsbemühungen darstellt.

Mangelhafte Datenqualität (fehlerhafte Daten) verursacht hohe Kosten durch den zusätzlichen Aufwand für die Datenbereinigung. Werden die Daten nicht bereinigt, können die Schäden weitaus größer sein, beispielsweise durch den Versand von Waren an die falsche Adresse, die Ausstellung fehlerhafter Rechnungen oder den Verlust von Kunden. Bei der Entwicklung von KI-Anwendungen mit Daten bestimmt die Qualität der Eingabedaten die Qualität der Ausgabe: Sind die Eingabedaten fehlerhaft, liefert die KI schädliche Empfehlungen.

Drittens herrscht ein Mangel an digital qualifizierten Fachkräften. Ein Paradoxon im digitalen Transformationsprozess: Wir verfügen über die Technologie, die Software und die Cloud-Plattformen, aber es fehlen uns die Menschen, die sie bedienen können. Für KMU stellt der Mangel an digital qualifizierten Fachkräften nicht mehr nur eine technische Hürde dar, sondern entwickelt sich zu einer Ressourcenkrise.

Wir glauben oft fälschlicherweise, dass die größten Hürden für die digitale Transformation die Kosten für Technologieinvestitionen sind. Die Realität sieht jedoch anders aus. Technologie wird zwar immer günstiger, aber qualifizierte Fachkräfte, die sie anwenden können, sind teurer und knapper denn je.

Ein weiterer schädlicher Irrglaube vieler KMU-Inhaber ist die Gleichsetzung von digitalen Kompetenzen mit IT-Fachkräften. Das eigentliche Problem ist nicht der Mangel an Programmierern, sondern vielmehr der Mangel an Mitarbeitern in Vertrieb, Buchhaltung, Personalwesen, Marketing und anderen Bereichen mit digitalen Kompetenzen.

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wissen die Vertriebsmitarbeiter nicht, wie sie Daten-Dashboards aus Vertriebssoftware lesen sollen, die Buchhalter wissen nicht, wie sie automatisierte Rechnungsstellungstools nutzen sollen, und die Marketingmitarbeiter verstehen keine Werbealgorithmen – dies ist ein Mangel an digitalen Talenten.

Viertens stellt die unkontrollierte Nutzung von KI durch Mitarbeiter ein Sicherheitsrisiko dar. Unter unkontrollierter KI versteht man das Phänomen, dass Mitarbeiter KI-Tools (wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Bildbearbeitungsprogramme) ohne Genehmigung, Kontrolle oder gar Wissen der IT-Abteilung bzw. des Managements für ihre Arbeit nutzen. Die Mitarbeiter möchten schneller arbeiten, bessere E-Mails schreiben und schneller programmieren. Diese spontane Nutzung birgt jedoch erhebliche Risiken.

Für KMU, in denen die Governance-Prozesse oft weniger streng sind als in multinationalen Konzernen, kann diese Zahl sogar noch höher liegen. Wenn Unternehmen keine standardisierten Tools bereitstellen, suchen sich die Mitarbeiter ihre eigenen Wege. Und genau dann werden Sicherheitsbarrieren von innen heraus durchbrochen.

Das größte Risiko von Schatten-KI ist der Diebstahl von geistigem Eigentum und Kundendaten. Viele Mitarbeiter kleiner und mittlerer Unternehmen glauben fälschlicherweise, dass Chats mit KI privat seien. Tatsächlich verwenden die meisten öffentlich zugänglichen KI-Modelle die Eingabedaten standardmäßig zum erneuten Trainieren des Modells.

Heutige Hacker nutzen KI auch, um nach Sicherheitslücken zu suchen und groß angelegte, hochpräzise automatisierte Phishing-Angriffe zu erstellen. Schatten-KI öffnet eine zusätzliche Hintertür für diese Angriffe.

Das Herunterladen von KI-integrierten Erweiterungen aus unbekannten Quellen durch Mitarbeiter ist auch der schnellste Weg für Schadsoftware, in interne Systeme einzudringen, Daten zu verschlüsseln und Geld zu erpressen (Ransomware).

Illustratives Bild

Eine Richtung wählen

Für Unternehmen stehen Effizienz und Rentabilität an erster Stelle. Um dies zu erreichen, ist jedoch ein Umdenken erforderlich, das bei den größten Schwachstellen des Unternehmens beginnt. Anstatt Technologie einfach nur zu kaufen, sollten Unternehmer sie als Investition in Lösungen betrachten. Anstatt alles auf einmal zu implementieren, sollten sie sich zunächst die größte Schwachstelle (z. B. die Bestandsverwaltung) vornehmen und diese mithilfe von Technologie gründlich lösen.

Fangen Sie klein an (denken Sie groß, fangen Sie klein an), um den tatsächlichen Return on Investment kontrollieren und messen zu können; klein anzufangen ist auch einfacher umzusetzen, wenn der Prozess reibungslos läuft, bevor man die Technologie einsetzt.

Bei Investitionsmöglichkeiten sollten Sie sorgfältig abwägen, ob Sie ein eigenes System entwickeln oder eine SaaS-Lösung erwerben. Berücksichtigen Sie dabei versteckte Kosten und die Gesamtkosten. Obwohl SaaS immer beliebter wird, sollten Sicherheitsbedenken nicht außer Acht gelassen werden. Aktuell gibt es On-Demand-Dienste, bei denen die Daten auf den Servern des Unternehmens verbleiben und der Dienstanbieter lediglich die algorithmischen Schlüssel bereitstellt.

Im digitalen Zeitalter und im Zeitalter der KI sind Daten von immenser Bedeutung. Daher müssen wir uns auf saubere Daten konzentrieren und sie als wertvolles Gut behandeln, das gepflegt, standardisiert und regelmäßig geprüft werden muss. Kontrolle sollte auf Vertrauen basieren, jedoch mit Verifizierungsmechanismen wie dem Aufbau von Testumgebungen, Schulungen für Mitarbeitende und der Festlegung klarer KI-Richtlinien.

Die Transformation sollte schrittweise von klein nach groß erfolgen und einem Pyramidenmodell folgen: von grundlegend über mittel bis hin zu fortgeschritten. Auf der grundlegenden Ebene liegt der Fokus auf Datenqualität und Prozessen. Auf der mittleren Ebene auf Automatisierung und schließlich auf dem Einsatz von Deep-Learning-Modellen oder KI.

Schließlich und vor allem ist die Qualität der Belegschaft entscheidend. Die Weiterbildung des bestehenden Teams sollte priorisiert werden, beispielsweise durch KI-Schulungen, Trainings zur Bedienung von Befehlszeilen, Einarbeitung am Arbeitsplatz und die Förderung einer Kultur des lebenslangen Lernens.

Im rasanten Wandel des digitalen Zeitalters und der KI sind die Chancen und Herausforderungen für KMU klar und enorm. Doch nicht jeder kann sich behaupten; die Gewinner werden großzügig belohnt und erleben einen gewaltigen Aufschwung, vergleichbar mit einem Karpfen, der über das Drachentor springt.

Dr. Vo Dinh Tri, IPAG Business School, Paris, Frankreich

Quelle: https://www.sggp.org.vn/smes-vuon-minh-trong-ky-nguyen-so-post838797.html